Departamento de compras

Departamento de compras

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ADMINISTRAÇÃO DE COMPRAS

A FUNÇÃO COMPRA

Introdução e objetivos

A função compras É um segmento essencial do Departamento de Material Suprimentos que tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços planejá-las quantitativamente e satisfá-las no momento certo com as quantidade corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar andamento. Compras É, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento.

Qualquer atividade industrial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços que possa operar. No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início á primeira operação, os materiais e insulso gerais devem estar dispondo e mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos material sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo.

Em todo sistema empresarial, para se manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimizarão de custos deve ser perseguida e alcançada, principalmente os que se referem materiais utilizados, já que representam uma parcela pôr demais considerável estrutura de custo total.

Podemos concluir então que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam:

  1. Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programa produção.

  2. Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento afete a operacionalidade da empresa.

  3. Comprar materiais e insumos aos menores preços obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos.

  4. Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.

Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da Seção de Compras e, consequentemente, para o alcance de todos os objetivos é a previsão das necessida­des de suprimento. Nunca é demais insistir na informação dessas quantidades, das qualidades e prazos que são necessários para a fábrica operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção dispor do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados.

Com os preços de venda extremamente competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas. O alto custo das matérias-primas, foi a responsável pôr uma série de modificações na maneira de ver a função do setor de suprimentos dentro da empresa. Até alguns anos atrás, o controle dos suprimentos era quase sempre atribuição secundária do gerente industrial ou de níveis hierárquicos inferiores e foi somente quando algumas empresas começaram a parar pôr falta de estoque de determinados produtos básicos que se reconheceu a importância de planejar e controlar o fluxo de materiais de forma científica e centralizada.

A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada pôr todos os empre­sários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de raciona­lizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços.

A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instala­ções e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.

  • autoridade para compra;

  • registro de compras;

  • registro de preços;

  • registro de estoques e consumo;

  • registro de fornecedores;

  • arquivos e especificações;

  • arquivos de catálogos.

Completando a organização, podemos incluir como atividades típicas da seção de

Compras:

a) Pesquisa dos Fornecedores

  • estudo do mercado;

  • estudo dos materiais;

  • análise dos custos;

  • investigação das fontes de fornecimento;

  • inspeção das fábricas dos fornecedores;

  • desenvolvimento de fontes de fornecimento;

  • desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

b) Aquisição

  • conferência de requisições;

  • análise das cotações;

  • decidir comprar pôr meios de contratos ou no mercado aberto;

  • entrevistar vendedores;

  • negociar contratos;

5.1.2. organização de compras

Pelo histórico inicio da vida de uma empresa, a administração cabe a um único homem, o dono, que cuida das três responsabilidades: vendas, produção e finanças. Com o crescimento dos negócios, torna se necessário adicionar uma assistência mais profis­sional e delegar autoridade e responsabilidade. Continuando o crescimento, o dono passa a responder pela adoção de diretrizes de ação e toma se o dirigente do empreendimento. Até este ponto as três funções tem sido subordinadas, mas estão tornando-se responsabilidade executivas separadas, coordenadas em hierarquia, reportando-se a um órgão administrativo geral comum e sendo coordenadas pelo mesmo.

Independente do porte da empresa, os princípios básicos da organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim consideradas:

  • Autoridade para compra;

  • Registro de compra;

  • Registro de preço;

  • Registro de estoque e consumo;

  • Registro de fornecedores;

  • Arquivos e especificações;

  • Arquivo de catálogos;

Completando a organização, podemos incluir como atividade típicas da seção de compras:

  1. Pesquisa dos fornecedores

  • Estudo do mercado

  • Estudo dos materiais

  • Analise dos custos

  • Investigação das fontes de fornecimento

  • Desenvolvimento de fontes de fornecimento

  • Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos

  1. Aquisição

  • Conferencia de requisições

  • Analise dos cotações

  • Decidir comprar pôr meios de contratos ou mercado aberto

  • Entrevistar vendedores

  • Negociar contratos

  • Efetuar as encomendas de compras

  • Acompanhar o recebimento de materiais

c) Administração

  • manutenção de estoques mínimos;

  • transferências de materiais;

  • evitar excessos e obsolescência de estoque;

  • padronizar o que for possível.

d) Diversos

  • fazer estimativa de custo;

  • dispor de materiais desnecessários, obsoletos ou excedentes;

  • cuidar das relações comerciais recíprocas.

Além das atividades típicas dentro da organização de compras, outras responsa­bilidades poderão ser partilhadas com outros setores:

  • determinação do que fabricar ou comprar;

  • padronização e simplificação;

  • especificações e substituições de materiais;

  • testes comparativos;

  • controle de estoques;

  • seleção de equipamentos de produção;

  • programas de produção dependentes da disponibilidade de materiais.

E lógico que esses não são completos, pois variam de empresa para empresa, devendo adaptar se ao tipo de organização de cada uma.

Normalmente as grandes empresas envolvem várias fábricas; quase sempre enquadram se nesses casos as multinacionais. O volume de operações de compras, dependendo do empreendimento, pode alcançar quantidades apreciáveis; nesses casos é necessário saber se todas as compras da organização devem ser feitas em um ponto centralizado, ou estabelecer se em seções de compras separadas para cada fábrica ou divisão operacional. Ambos os métodos poderão ser empregados. As razões para se estabelecer a descentralização das compras podem ser assim resumidas:

  • distancia geográfica;

  • tempo necessário para a aquisição de materiais;

  • facilidade de diálogo.

A centralização completa das compras reúne certas vantagens, conforme podemos verificar.

  • oportunidade de negociar maiores quantidades de materiais;

  • homogeneidade da qualidade dos materiais adquiridos;

  • controle de materiais e estoques

a Organização de compras pôr divisão de grupos é funcional quando as seções são de tamanho moderado e quando tais atribuições são entregues a compradores individuais. Os itens de cada grupo são especificados de acordo com a origem, necessidade e valor do material.

A pesquisa é o elemento básico para a própria operação da seção de compras. A busca e a investigação estão vinculadas diretamente ás atividades básicas de compras:

a determinação e o encontro da qualidade certa, a localização de uma fonte de suprimento, a seleção de um fornecedor adequado, o estudo para determinar se o produto deve ser fabricado ou comprado, o estabelecimento de padrões e análises de valores são exemplos de pesquisas.

Mais do que nunca as compras requerem procura sistemática e análise dos fatos a fim de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes bem como da estrutura econômica dos fornecedores com os quais negociamos.

A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e orientação analítica os departamentos interessados. O campo da pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se aplicam essas atividades.

  1. Estudo dos materiais -- Avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto prazo e longo prazo das ofertas e demandas, tendência dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações.

  2. Análise econômica Efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes.

  3. Análise de fornecedores Qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, aval ação do seu desempenho, análise da condição financeira.

  4. Análise do custo e do preço Razões subjacentes ás variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais.

  5. Análise das embalagens e transportes Efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais.

  6. Análise administrativa Controle dos formulários, simplificação do trabalho, empre­go de processamento eletrônico de dados, preparação de relatórios.

Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações pôr causa do mesmo. Vejamos os mais importantes:

  1. Produção. A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o beneficio geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções.

  2. Engenharia. A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se principalmente ao redor dos assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares ás verdadeiras exigências de produção.

  3. Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa, Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre Compras e Contabilidade é. portanto, de vital importância e freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada.

  4. Vendas. O departamento de Vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto as expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantias de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já esta transferido-se para o PCP, que fica responsável pôr estas informações.

  5. P.CP. A relação existente entre Compras e o P.C.P. é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado pôr esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o mo­mento de aquisição até ao de entrega e utilização.

  6. Controle de Qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam as especificações. O Controle de Qualidade geralmente faz testes de aceitação de materiais comprados. Nesse caso deve-se esclarecer a Seção de compras e, pôr intermédio desta. ,0 fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade.

Chefe de Compras

Estudar e analisar as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentosem geral; inteirar-se das necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitante5; coordenar pesquisa de fornecedores e coleta de preços; organizar concor­rências e estudar Os seus resultados, optando pelo que melhor condições oferecer; manter contato com fornecedores; solicitar testes de qualidade das matérias-primas adquiridas; assessorar as várias seções com informações e soluções técnicas; controlar prazos de entrega; elaborar previsões periodicamente de compras; examinar cadastro geral dos fornecedores; manter contatos com setores de produção; elaborar relatórios e estatísticas de controle geral.

Comprador de materiais diversos

Efetuar e acompanhar pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; classificar e analisar requisições de compras remetidas por outros setores; pesquisar cadastro de fornecedores e efetuar coleta de preços; estudar preços e qualidades, optando pelo que obter melhores condições; efetuaras compras e controlar a entrega dos materiais; manter arquivo de catálogos e fornecedores.

Comprador Técnico

Efetuar compras de materiais especiais de produção mediante a supervisão e orientação da chefia; classificar e analisar solicitações de compra; estudar e analisar necessidades técnicas; pesquisar cadastro de fornecedores; preparar concorrência. analisar informações recebidas e informar á chefia as melhores condições; manter e atualizar cadastro geral de fornecedores; assessorar as várias seções com informações técnicas; acompanhar e controlar a entrega dos materiais.

Comprador de Matéria-prima

Efetuar compras de matérias Primas utilizadas em urna ou várias unidades fabris, sob supervisão da chefia da seção: classificar analisar solicitação de compra remetidas pôr outro setor; pesquisar cadastro de fornecedores; consultar em publicações específicas as cotações dos produtos; organizar pequenas concorrências; analisar as informações e opinar sobre as melhores ofertas; providenciar as compras e acompanhar as entregas das mesmas.

Auxiliar de Compras

Controlar o recebimento de solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados; pesquisar arquivo de publicações técnicas; elaborar relações de fornecedores para cada material, emitir pedidos de Compra; controlar arquivo de catálogos e documentos referentes às compras efetuadas.

Acompanhador de Compras Follow-up

Acompanhar, documentar e fiscalizar as encomendas realizadas em observância aos respectivos prazos de entrega; informar ao comprador o resultado do acompanha­mento; efetuar cancelamentos, modificações e pequenas compras conforme determinação da chefia.

Qualificação de compradores

Mesmo para aqueles mais novos na atividade de compras já deve ter-se tornado evidente a importância dessa função e o quanto ela é interessante. Aos mais antigos no exercício do cargo deve ter ocorrido a diferença entre a função de comprador atual e o primitivo "Colocador de Pedido", que antes somente fazia a entrega de formulários preenchidos e assinados, para cuja decisão ou formalização em nada tinham contribuído e influído.

Antigamente os homens de compras iniciavam-se como almoxarifes, aos quais eram delegadas a responsabilidade de compra de "algumas coisas" de uso geral na fábrica e a acomodação das providências finais do recebimento e armazenagem de mercadorias. Algumas vezes nem sabiam que mercadorias eram ou para que se destinavam.

Possivelmente era um Gerente de Fábrica que encomendava diretamente, sem concorrência, sem pedido, sem solicitação, sem nada, e o comprador era o último a saber, ou seja, ficava sabendo somente na hora da chegada da mercadoria.

Atualmente o comprador é um elemento experiente e a função é tida e reconhe­cida como uma das mais importantes em uma empresa. O padrão atual exige que o comprador tenha ótimas qualificações e esteja preparado para usá-las em todas as ocasiões. Para conduzir eficazmente suas compras, deve demonstrar conhecimentos amplos das características dos produtos dos processos e das fases de fabricação dos itens comprados. Deve estar preparado para discutir em igual nível de conhecimento com os fornecedores.

O comprador ideal deve saber ouvir atentamente os argumentos apresentados pelo vendedor, para depois agir sensatamente. Muitas vezes as razões e opiniões apresentadas pelo vendedor poderão ser bem contra-argumentadas, levando a nego­ciação a representar um benefício para a empresa. Assim, uma agressividade bem orientada, pôr firmeza de convicções leva a um bom termo uma negociação que, a primeira vista, poderia parecer de resultado inglório.

Outra característica do bom comprador é estar perfeitamente identificado com a política e os padrões de ética definidos pela empresa, como, pôr exemplo, a manutenção do sigilo nas negociações que envolvam mais de um fornecedor ou até mesmo quando um só está envolvido.

As concorrências, as discussões de preços e a finalização da compra devem ser orientadas pêlos mais elevados níveis. O objetivo é obter dos fornecedores negócios honestos e compensadores, sem que pairem dúvidas quanto à dignidade daqueles que o conduziram.

No caso de a empresa vir a tomar decisões que possam afetar as operações ou influir expressivamente nas relações comerciais com o fornecedor, é de boa ética e do interesse de Compras da Empresa que os envolvidos sejam comunicados rapidamente. E uma atitude que vem reforçar a política da manutenção de boas relações e permite um planejamento de operações com vista ás atividades futuras, sem perdas e estreme­cimentos de relações.

Outro padrão a ser seguido é o de não restringir a liberdade do fornecedor, que deve poder discutir em qualquer nível da Empresa, para obter esclarecimentos sobre qualquer aspecto das suas relações ou que lhe causaram dúvidas ou surpresas.

Compradores com boa qualificação profissional fornecem às empresas condições de fazer bons negócios; dai vem a maior responsabilidade, constituindo o comprador uma força vital, que faz parte da própria vida da empresa, pois o objetivo é comprar bem e eficientemente, e com isso atender aos objetivos de lucro, uma vez que o departamento de Compras é, em igualdade de condições com outras áreas, um centro de lucro. E será mais ainda um centro de lucro quando os fornecedores forem encora­jados a enfrentar novas idéias e novos projetos, dispondo-se a aproveitar a oportunidade de fazerem novos negócios.

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