Organização de Empresas

Organização de Empresas

(Parte 1 de 6)

Organização

de

Empresas

Carlos Eduardo M. de Oliveira (CaEd)

3° CTR PD

21/02/97

Empresas

Uma empresa pode ser vista como um grande sistema, onde subsistemas menores interagem para fazer com que seja atingido um objetivo comum, que é a geração de resultados.

INSUMOS

PROCESSAMENTOS

MERCADO

A

Homens

B

Materiais Combinados para

:

Máquinas produzir produtos ou serviços

N

Serviços

Caixa

Lucros Impostos

Se olharmos bem para área de processamento, poderemos verificar a existência de vários subsistemas interdependentes e interatuantes, tais como: fabricação, manutenção, almoxarifado, recursos humanos, e de forma auxiliar, os sistemas de informação e controle.

- Interferências no Sistema

A empresa não é um sistema fechado e imune a interferências. Durante o ciclo operacional, sofre interferências externas e internas, que podem levar a alterações significativas na forma operacional, e como conseqüência, nos resultados esperados.

  • Interferências Externas

As principais são:  mercado, como força mais poderosa que pode intervir na empresa;  a legislação, como regra básica que norteia e delimita a ação da empresa durante sua existência;  as alterações constantes introduzidas pelo governo determinando modificações nos procedimentos internos da empresa gerando custos;  o meio ambiente deriva de alterações climáticas e da poluição crescente em áreas densamente industrializadas com modificações da qualidade de vida da região;  Comunidade é um fator de sucesso quando se dá a aceitação, e conflitos quando se dá a rejeição. Uma empresa que polui o ambiente geralmente entra em conflito com a comunidade que a cerca.

  • Interferências Internas

 Cultura da empresa: é o seu jeito de ser e de atuar, é a sua personalidade. É formada ao longo do tempo, estabelecendo usos e costumes.

 Relacionamento entre os subsistemas: a forma como se interrelaciona e interagem os diversos subsistemas da empresa é espelhado da sua cultura interna.

 Política de compras: tem uma função fundamental de interferir no capital de giro da empresa.

 Política de vendas: a forma de vender numa empresa interfere diretamente nos subsistemas financeiros, de compras, de estoque e de produção. Deve ser harmonizada com os demais sob a pena de desarticular a empresa como um todo.

 Política de pessoal: toda empresa deve ter uma política de pessoal clara e objetiva, onde o empregado saiba quais as suas possibilidades de progresso, deveres e obrigações; especialmente o que a empresa espera dele.

 Política operacional: o funcionamento ou operação da empresa deve ter como base uma política que deixe claro aos empregados como se espera que os mesmos trabalhem e tratem as máquinas e equipamentos e o que se deseja em termos de qualidade (padronização).

- Funções Administrativas

Administração de uma empresa é baseada no pré suposto de que aquele que a administra está apto à desenvolver uma série de ações que à levem a atingir em objetivo.

O objetivo primordial de uma empresa é a satisfação do cliente, razão de ser do empreendimento.

Para atingir o objetivo estabelecido para empresa devemos utilizar os recursos humanos, materiais e financeiros numa ação ordenada das chamadas funções administrativas: planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar.

28/02/97

PLANEJAR

É ordenar os idéias, estabelecendo o objetivo da empresa e fixando o tempo que levará para atingi-lo. É quantificar e qualificar os recursos que serão utilizados e fixar as metas antes do objetivo.

ORGANIZAR

É fundamentalmente arrumar o que se faz no dia-a-dia, pois uma pessoa desarrumada com suas coisas pessoais jamais conseguirá organizar o que quer que seja, e transmitirá para a empresa o seu modo pessoal de organização. A organização deve começar pela própria pessoa.

COORDENAR

É motivar os recursos humanos a agir de forma harmoniosa na utilização dos recursos materiais e financeiros, em benefício comum dos objetivos da empresa.

DIRIGIR

É determinar o que deve ser feito em cada ação para que seja atingido os objetivos.

CONTROLAR

É estabelecer padrões de avaliação, acompanhar operação da empresa, coletando dados relativo ao desempenho de cada setor, avaliando este desempenho em relação aos padrões, fixando correções no desempenho operacional dessa empresa.

COMUNICAÇÃO

Comunicação entre os seres humanos é uma das coisas mais críticas que existe, especialmente na língua portuguesa, onde nem sempre o que se pretende comunicar é o que acaba sendo escrito.

Uma boa comunicação exige clareza, discrição e uma linguagem no nível de quem recebe a comunicação. Saber ouvir é importante. Quem recebe uma comunicação e não consegue interpretá-la, não pode dizer que sabe se comunicar.

LIDERANÇA

A liderança pode ser definida como a habilidade que uma pessoa tem de exercer influência interpessoal, utilizando os meios de comunicação que levem as outras pessoas a se envolverem e participar do processo operacional de uma empresa, empregando toda a sua criatividade para atingir um determinado objetivo.

Existe uma diferença entre liderança encarada como um atributo pessoa, onde o indivíduo influencia as pessoas por ter qualidades pessoais reconhecidas por todos, e a liderança derivada de uma função na empresa decorrente da atribuição de autoridade de uma cadeia de comando.

O comportamento de um líder, voltado para o planejamento, informação, avaliação de controle, além do estímulo e recompensa deve auxiliar o grupo a atingir seus objetivos.

- Profissionais de O&M (organização e método)

  • Perfil do Analista

É uma especialidade dentro da administração, voltado para o estudo da estrutura organizacional, dos métodos de trabalhos e dos sistemas administrativos, visando a maximização dos resultados, com adequação dos recursos disponíveis, ao menor custo possível.

  • Perfil do Técnico de Organização

  • Gostar do que faz

  • Raciocínio lógico

  • Imaginação e criatividade

  • Visão do conjunto

  • Autoconfiança

  • Personalidade marcante

  • Argumentação e influenciação

  • Comunicação e diplomacia

  • Percepção e observação

  • Modéstia

  • Persistência

  • Espírito de equipe

  • Interesse acentuado

  • Capacidade técnica

FUNÇÕES BÁSICAS

  1. Assessorar a alta administração da empresa em assuntos de planejamento geral, comunicações, administração e desenvolvimento da organização.

  1. Desenvolver estudos e análises, tendo em vista o aprimoramento e desenvolvimento da estrutura organizacional.

  1. Atender as necessidades dos usuários de linha na resolução dos seus problemas.

  1. Estudar a viabilidade técnica, econômica e operacional de utilização de recursos de informática, como a necessidade de treinamento.

  1. Desenvolver e submeter a alto administração ao plano anual de desenvolvimento de sistemas.

  1. Propor à alto administração o escopo e amplitude dos projetos de sistemas aprovados para desenvolvimento.

O&M e Informática - muita coisa em comum

- Objetivando melhores resultados operacionais para empresa.

- Visão sistêmica dos problemas.

- Metodologia de trabalho relativamente similar.

- Semelhança do perfil operacional.

- Apoio às demais áreas.

- Atividades mutuamente complementares.

RELACIONAMENTO - O&M, INFORMÁTICA E USUÁRIO

- Ser ativos e não passivos, procurando os clientes e não esperar que eles apareçam.

- Divulgar permanentemente as realizações.

- Identificar os problemas existentes e os clientes potenciais na organização.

- Demonstrar dinamismo na área, não só junto aos clientes mas também junto às esferas diretivas da empresa.

- Manter um clima harmonioso de relacionamento com todas as áreas da empresa.

FASES DE UM PROJETO DE SISTEMAS

  1. Definição do problema

- Levantamento dos dados

  1. Estudo da viabilidade do sistema

- Análise do custo/benefício

  1. Análise dos dados levantados

- Diagrama de fluxo de dados

- Dicionário de dados

- Algoritmos

  1. Projeto do sistema

- Diagrama de fluxo de sistema

- Análise de custo/benefício

  1. Projeto detalhado

- Especificações de hardware e software

- Pseudocódigo

- Plano de testes preliminares

- Programação da implantação

  1. Implantação e testes

- Programas códigos e documentações

- Procedimentos operacionais

- Procedimentos de segurança

- Procedimentos de auditoria

- Plano de testes

- Desenvolvimento dos usuários

- Treinamento dos usuários

  1. Manutenção do sistema

- Adaptação e apoio aos usuários

07/03/97

Ciclo Empresarial

Uma empresa seja qual for sua grandeza apresenta um ciclo do trabalho após sua constituição que envolve basicamente a alocação de recursos humanos e materiais da produção de bens ou serviços que serão posteriormente vendidos à clientes.

Os recursos obtidos com essas vendas serão utilizados pela empresa para pagar materiais e mão de obra, remunerar o capital dos acionistas (e com isso teria atendido os três princípios ou fatores básicos: terra, trabalho e capital) e amortizar, saldar e remunerar os compromissos assumidos com o mercado de capitais, terceiros que, dependendo da necessidade suprem a empresa de recursos financeiros.

É admitido em termos normais que a empresa gere da sua operação recurso suficiente para manter o giro do negócio, só recorrendo à financiamentos para outros fins, como por exemplo expansões.

A análise do ciclo empresarial permite identificar funções empresariais tais como: abastecimento, produção, vendas e finanças. Existem outras funções não tão visíveis no ciclo empresarial mas que são de máxima importância (funções administrativas).

Administração Científica (Fayol e Taylor)

Dentro do panorama agitado do fim do século passado, dois homens (Fayol e Taylor) conseguiram em parte equacionar os problemas da administração da empresa.

As soluções que apontaram serviram como referência da empresa de 1900 à 1940.

  • Henry Fayol

Nasceu em Constantinopla à 29 de julho de 1841. Em 1860 aos 19 anos colou o grau de engenheiro na escola nacional de Saint Etienne. Entrou no mesmo ano para a empresa de mineração onde iniciou sua carreira. Em 1866 com 25 anos foi feito diretor da empresa e em 1888 foi elevado a diretor geral. Essa empresa, nesta época se encontrava nas portas da falência. A gestão de Fayol, como com um toque de mágica, prontamente debelou a crise, prosperou e consolidou, graças ao admirável gênio administrativo.

Definição de Administração

Faremos em seguida um resumo das idéias de Fayol conforme apresentada em seu livro Administração Geral e Industrial.

Segundo Fayol o conjunto de todas operações da empresa pode ser dividido em 6 grupos, ou seja em 6 funções essenciais:

  1. Operações técnicas (produção, fabricação e transformação)

  2. Operações comerciais (compra, venda e troca ou permuta)

  3. Operações financeiras (responsável pela obtenção e gerenciamento dos recursos financeiros)

  4. Operações de segurança (responsável pela proteção de bens materiais e pessoas)

  5. Operações contáveis (responsável pelo inventário, custo, balanço e estatística)

  6. Operações administrativas (consiste na previsão, organização, direção, coordenação e controle)

Esses 6 grupos de operações ou funções essenciais existem sempre em qualquer empresa, seja ela simples ou complexa, pequena ou grande.

Princípios Gerais de Administração

Algumas teorias clássicas da administração mostram que essa função se subdivide em 5 funções da seguinte forma:

- Prever: é traçar um programa de ação que estabeleça ações futuras.

- Organizar: é constituir o duplo organismo, material e social da empresa.

- Comandar: fazer funcionar as equipes dentro de cada função.

- Coordenar: ligar, unir, harmonizar todos os esforços.

- Controlar: consiste em fazer com que o planejado ocorra dentro das regras estabelecidas.

Importância Relativa das Diversas Capacidades

Cada grupo de operações ou funções correspondem a uma capacidade especial necessária ao pessoal da empresa. Existe dentro de uma empresa todas as 6 funções citadas anteriormente. Cada uma dessas capacidades ou funções repousa num conjunto de aptidões, qualidades e conhecimentos que podem ser resumidos:

1) Qualidades físicas: saúde, vigor, destreza, força muscular, agilidade, coordenação, rapidez e precisão.

2) Qualidades intelectuais: aptidão para compreender, aprender e ter discernimento (ou saber diferenciar), força e agilidades intelectuais, habilidade analítica, julgamento e engenhosidade.

3) Qualidades morais: energia, firmeza, coragem de aceitar as responsabilidades, iniciativa, decisão, tato e dignidade.

4) Cultura geral: conhecimentos variados que não são exclusivamente da função exercida.

5) Conhecimentos especiais: relativos unicamente a função exercida, seja ela técnica, comercial, financeira, administrativa, etc.

6) Experiência: conhecimento resultante da prática das funções, adquirido na vivência de problemas reais e na própria realização de trabalho.

Esse é o conjunto de qualidades e conhecimentos que forma qualquer uma das capacidades essenciais. A importância de cada um dos elementos que compõem a capacidade que se relaciona com a natureza e a importância da função.

Podemos resumir:

1) A capacidade principal do operário é a técnica.

2) A medida que se sobe na escada hierárquica, a importância relativa a capacidade técnica diminui e a administrativa aumenta.

3) A capacidade principal de um diretor é a administrativa.

Os Princípios

Fayol expõe os princípios de administração em seu livro Administração Geral e Industrial. São eles:

1) Divisão do trabalho: este princípio faz parte da natureza. É uma imposição de ordem natural. É observada em todo o universo.

A divisão do trabalho tem por finalidade produzir mais e melhor com o menor esforço. Cada mudança de ocupação ou tarefa implica num esforço de adaptação que tem como causa a diminuição da produção.

A divisão do trabalho permite reduzir o número de objetivos sob os quais devem ser aplicados à atenção e o esforço. Tendo como conseqüência a especialização das funções e a separação dos poderes.

Entretanto a divisão do trabalho tem suas limitações que a experiência e o bom senso ensinam a não ultrapassar.

2) Autoridade e responsabilidade

É o direito de comandar e de poder fazer-se obedecer. Distingue-se em um chefe a autoridade estatutária, inerente a função concedida por lei. A autoridade pessoa com origem na inteligência, no saber, na experiência, no valor moral, na capacidade de comando e nos serviços prestados.

3) Disciplina

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