A importã?ncia da gestã?o na manutenã?ã?o

A importã?ncia da gestã?o na manutenã?ã?o

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A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO NA MANUTENÇÃO

ou

Como evitar as “armadilhas” na Gestão da Manutenção

Júlio NASCIF Xavier (1)

Luiz Carlos DORIGO (2)

RESUMO

De modo a se tornarem mais competitivas, as empresas necessitam que as funções básicas representadas pelos diversos departamentos de sua estrutura apresentem resultados excelentes. A Manutenção, como função estratégica das organizações e responsável direta pela disponibilidade dos ativos, tem uma importância capital nos resultados da empresa. Esses resultados serão tanto melhores quanto mais eficaz for a Gestão da Manutenção. No entanto, ao lado de empresas nas quais a Manutenção é modelo, existe um número significativo de outras empresas que, cometem diversos erros, ou melhor, caem em “armadilhas” no modo de gerenciar, não conseguem apresentar os resultados desejados e desse modo acabam não ajudando a empresa. Esse trabalho está baseado nos trabalhos de consultoria que a TECÉM desenvolve somada à experiência de seus consultores no Brasil e na América Latina.

1 – ESQUEMA DE ATRIBUIÇÕES DA MANUTENÇÃO

Podemos representar as principais atribuições da Manutenção através do esquema mostrado na figura 1, no qual três aspectos são indispensáveis para que os resultados sejam alcançados:

- RELACIONAMENTO – pode ser dividido em relacionamento interpessoal - que trata das relações entre as pessoas da organização, e relacionamento institucional - que trata da relação entre os departamentos que compõem a estrutura organizacional da empresa. Em uma Matriz “5W2H” esse atributo seria definido pela palavra QUEM (ou COM QUEM).

  1. Júlio Nascif Xavier, engenheiro mecânico, diretor da Abraman regional MG, diretor da TECÉM-Tecnologia Empresarial Ltda.

  2. Luiz Carlos Dorigo, engenheiro eletricista, membro da diretoria da Abraman regional MG, consultor da TECÉM-Tecnologia Empresarial Ltda.

- TÉCNICA – aspecto ligado à capacidade de resolver os problemas dos ativos – equipamentos e sistemas – através de ações de engenharia. A palavra que definiria esse tipo de ação em uma matriz “5W2H” seria COMO.

- GESTÃO – define o conjunto de ações para o gerenciamento global que para ser representado necessita das demais palavras da matriz “5W2H” tamanha a sua importância: O QUE, PORQUE, ONDE, QUANTO, QUANDO.

Figura 1 – Esquema de atribuições da Manutenção

2 – ANÁLISE DAS ATRIBUIÇÕES E DAS PRINCIPAIS FALHAS NO SEU CUMPRIMENTO

2.1 - RELACIONAMENTO

Apesar de haver uma tendência de se separar o relacionamento interpessoal do relacionamento institucional, constata-se que as falhas em um deles afeta o outro e vice versa.

Enquanto o relacionamento interpessoal pode ser encarado como a capacidade de se comunicar, conviver ou trabalhar harmonicamente com as outras pessoas, o relacionamento institucional pode ser definido como uma relação entre segmentos da organização.

figura 2 – Relacionamento interpessoal

Figura 3 – Relacionamento Institucional

Em qualquer organização o relacionamento institucional deve estar acima de divergências ou diferenças pessoais pois, caso contrário, os resultados serão afetados negativamente. Quando as vaidades e ambições pessoais são colocadas em primeiro plano e pior, consentidas, as relações institucionais são afetadas negativamente. Por outro lado, quando há falta de definição clara dos limites e das atribuições de cada segmento da organização, o relacionamento interpessoal acaba sendo influenciado negativamente pelos atritos ou desgastes que, inevitavelmente, essas indefinições geram.

Podemos afirmar que a maior falha nessa área é:

Omissão dos gerentes na condução dos problemas, definição das atribuições e das prioridades, exercício da liderança e promoção da integração entre os membros da equipe.

No relacionamento institucional, verifica-se que duas áreas – Engenharia e Suprimentos – devem ter a interface com a Manutenção bem definida em função do impacto que causam tanto nos serviços de manutenção como nos resultados empresariais.

Figura 4 – Interfaces

Contudo, mesmo sabendo que essas interfaces são essenciais, seu tratamento deixa a desejar em um grande número de empresas. Como resultado ocorrem, dentre outros:

Interface Manutenção - Suprimentos

Perda de tempo na requisição ou localização dos itens em estoque

Requisição errada de sobressalentes

Inexistência do item em estoque (estoque “zero”)

Material danificado por armazenamento inadequado

Material requisitado diferente do especificado (compra ou recebimento mal feito)

Todos esses problemas acarretam um TMPR (Tempo Médio para Reparo) maior que o desejável ou programado refletindo diretamente na redução da disponibilidade dos ativos.

Interface Manutenção - Engenharia

Pouca ou nenhuma participação da Manutenção nos projetos de novas obras ou melhorias

Inexperiência do pessoal da Engenharia em equipamentos / sistemas

Falta de planejamento ou inclusão no projeto de: treinamento de pessoal, comissionamento, testes e start-up

Aquisição inadequada de sobressalentes e equipamentos

Documentação inadequada e inexistência de “as-built”

Esses problemas, dentre outros:

  • induzem a ocorrência de uma “taxa de mortalidade infantil” elevada;

  • afetam a confiabilidade dos equipamentos, sistemas ou instalações;

  • diminuem a continuidade operacional (disponibilidade da planta);

  • geram um grande passivo para a Manutenção enquanto, via de regra, é sua a responsabilidade pela instalação após a entrega da obra.

2.1 – TÉCNICA

Considerandoa parte técnica como oatributo ligado à capacidade de resolver os problemas dos ativos – equipamentos e sistemas – através de ações de engenharia, verifica-se que seu atendimento depende da:

  • política adotada na manutenção dos ativos.

  • existência e funcionamento de um grupamento de Engenharia de Manutenção;

  • sistemática de treinamento e capacitação de pessoal;

  • planejamento e coordenação dos trabalhos de manutenção

2.1.1 – Política adota na manutenção dos ativos

A primeira e mais importante ação na definição da política a ser adotada na manutenção dos ativos é a elaboração da Matriz de Criticidade, ou seja, definição da importância dos equipamentos e sistemas em relação à produção, segurança, meio ambiente e custos.

A FALHA DO EQUIPAMENTO:

1 - Coloca em risco a segurança do pessoal e das instalações ?

2 - Impacta a continuidade operacional ?

3 - Impacta a qualidade do produto ?

4 – Impacta o negócio no aspecto estratégico?

Através das respostas às perguntas mostradas no quadro acima, os equipamentos são classificados em três categorias – A, B e C. A partir daí, a definição da política de manutenção a ser adotada está baseada em critérios objetivos ligados aos resultados do negócio.

O segundo aspecto a ser levado em consideração está relacionado com a aplicação dos diversos tipos de manutenção que podem ser adotados.

Os principais tipos de manutenção são:

  • Corretiva Não Planejada

  • Corretiva Planejada (resultado da preditiva ou detectiva)

  • Preventiva

  • Preditiva

  • Detectiva

Em qualquer planta vamos conviver com todos os tipos de manutenção listados acima. A importância ou criticidade do equipamento / sistema somada à possibilidade de aplicação irá determinar a utilização deste ou daquele tipo de manutenção. Entretanto, como o produto final da Manutenção é a garantia da DISPONIBILIDADE dos ativos associada a CUSTOS ADEQUADOS, deve ser levado em consideração que:

  • A aplicação da Manutenção Preventiva implica na parada do equipamento tornando-o indisponível enquanto dura a Manutenção;

  • A relação de custos em função do tipo de manutenção é o seguinte:

Tipo de Manutenção

Custo

Corretiva Não Planejada

2,0

Preventiva

1,5

Preditiva + Corretiva Planejada

1,0

Apesar dessas constatações não serem novas, verifica-se que em diversas empresas, a Manutenção não tem, ainda, essa política definida. É muito comum a adoção de manutenção preventiva de forma exagerada em detrimento da adoção de técnicas preditivas que atualmente estão disponíveis a custos relativamente baixos.

Outra constatação que se faz é a prática de mascarar a indisponibilidade dos ativos pela adoção de Manutenção Preventiva alocando esses tempos em Manutenção Planejada ou Programada, isto é, “desde que combinado com a Produção a parada não é computada ou considerada”. Em empresas onde a Manutenção está em um estágio mais atrasado a prática dominante é de Manutenção Corretiva não Planejada para todos os ativos o que, definitivamente não produz os resultados desejados nem permite um caminhar na busca da melhoria.

2.1.2 – Existência e funcionamento de um grupamento de Engenharia de Manutenção

A Engenharia de Manutenção é uma mudança cultural necessária em qualquer Manutenção que busque a melhoria dos resultados. Engenharia de Manutenção significa, dentre outras:

  • Praticar a análise de falhas de modo a eliminar as causas de mau desempenho (atuar na causa básica)

  • Atuar efetivamente em materiais e sobressalentes

  • Desenvolver procedimentos de trabalho (juntamente com a execução)

  • Treinar o pessoal nos Padrões

  • Participar dos projetos de obras novas e melhorias (“sustaining”)

Para que se pratique Engenharia de Manutenção é necessário que a estrutura organizacional da Manutenção contemple essa função. Isso significa ter pessoal com qualificação adequada alocado para esses tipos de atividades. Quando o pessoal alocado para as atividades de Engenharia de Manutenção é totalmente absorvido pelas necessidades ou emergências do dia-a-dia não se consegue desenvolver os trabalhos e produzir os resultados. As empresas que obtém sucesso nessa prática têm esse grupamento perfeitamente identificado, com atribuições bem definidas, trabalhando em MELHORIA. Empresas cuja manutenção não tem a ROTINA ESTABILIZADA dificilmente conseguem praticar Engenharia de Manutenção.

2.1.3 – Sistemática de treinamento e capacitação de pessoal

Essa função é bem atendida quando os conhecimentos gerais estão disponibilizados pelas instituições de ensino do mercado como o Senai, as Escolas Técnicas e as Escolas de Engenharia.

Paradoxalmente, quando há necessidade de uma especialização, particularização ou aprofundamento dos conhecimentos em função da especificidade dos equipamentos e sistemas, dessa ou daquela indústria, os resultados deixam a desejar. Isso ocorre basicamente pela ineficácia do treinamento interno nas empresas e, particularmente na Manutenção.

Os principais problemas que se detectam em relação a essa ineficácia são:

  • Inexistência total de treinamento de pessoal

  • Existência de intenção de treinamento mas falta de planejamento

  • Existência de Planejamento mas falta de cumprimento (qualquer coisa adia os treinamentos)

  • Falta de organização e tecnologia para aplicação adequada de treinamento no trabalho (“on-the-job-training”)

Em conseqüência a obtenção de conhecimentos se dá de forma lenta, inadequada e sujeita às características pessoais de cada colaborador. Os principais problemas nesse tipo de aprendizagem incluem a transmissão dos vícios, erros conceituais e percepções pessoais muitas vezes negativas que acabam se tornando “verdades”.

O levantamento das necessidades de treinamento da Manutenção deve ser feito através de Matrizes de Conhecimento (ou de Treinamento) para cada empregado. Além da Matriz de Conhecimento Individual, deve ser feita a Matriz de Conhecimento por grupamento específico (Mecânica, Eletricidade, Instrumentação..) de modo que se tenha noção do grau de carência de treinamento dos diversos grupos em relação a técnicas ou equipamentos.

As figuras 5 e 6 mostram as duas Matrizes de Conhecimento referidas no texto.

EMPRESA X

MATRIZ DE CONHECIMENTO

MANUTENÇÃO ELÉTRICA

Nível de conhecimento

ALTO

MÉDIO

BAIXO

Equipamentos,

Sistema ou

Processo

Nome

Equipamento A

Equipamento B

Equipamento C

Técnica A

Técnica B

Processo C

Sistema Y

Supervisor 1

Supervisor 2

Eletricista 1

Eletricista 2

Eletricista 3

Eletricista 4

Figura 5 – Matriz de conhecimento do grupamento de Manutenção Elétrica

EMPRESA X

MATRIZ DE CONHECIMENTO INDIVIDUAL

ELETRICISTA

Nome

José Antônio da Silva e Souza

Cargo

Eletricista

Matrícula

012345

Nível de conhecimento

ALTO

MÉDIO

BAIXO

Equipamento, Sistema ou Processo

Nível de conhecimento

Equipamento A

Equipamento B

Sistema Y

Técnica 2

Figura 6 – Matriz de conhecimento individual

Uma vez perfeitamente identificadas as necessidades, faz-se o planejamento e executa-se o treinamento priorizando o treinamento no trabalho através dos Procedimentos.

A capacitação de pessoal é uma das atividades mais importantes em qualquer empresa e na Manutenção é fundamental na medida em que tem reflexos diretos na qualidade dos serviços, tempo médio para reparo e disponibilidade dos ativos.

2.1.4 – Planejamento e Coordenação dos Trabalhos de Manutenção

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