Introdução ao gerenciamento de projetos

Introdução ao gerenciamento de projetos

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Gerenciamento de Projetos

Introdução e Conceitos

Elaborado e Revisado por

Luiz Antonio Dias Faria luandifa@gmail.com

Pós Graduado em Gerenciamento de Projetos Bacharel em Física Eng. Eletrônico Compl. Eng Civil Auditor ISO 9000

Historicamente3
Caminho Crítico (Rede PERT/CPM)4
Estrutura Básica de um Projeto5
O Projeto5
Rede de Precedência7
Calendário de Produção (Calendário do Projeto)8
Custos de Projeto8
Cálculo de Tempo9
Plano de Contingência10
WBS – Work Breakdown Structure – Estrutura de Tópicos10
Relatórios1
Avaliação de um Projeto12
Equipe de Gerenciadores12
Baseline / Linha de Base13
Documentação14
Ferramentas de Gerenciamento15
Processos de Gerenciamento de Projetos:15
Integração do gerenciamento de projetos16
Gerenciamento do escopo do projeto17
Gerenciamento do tempo do projeto17
Gerenciamento dos custos do projeto17
Gerenciamento da qualidade do projeto18
Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto18
Gerenciamento das comunicações do projeto19
Gerenciamento de riscos do projeto19

Conteúdo Gerenciamento de aquisições do projeto .................................................................. 19

Historicamente

Henry Gantt, engenheiro mecânico que em meados de 1931 desenvolveu a técnica de avaliação de atividades através de barras horizontais como forma de visualizar e administrar o andamento destas atividades, propiciando a analise de interferências ou interdependências das tarefas de forma a identificar o nível de comprometimento destas atividades.

A este comprometimento, corresponde o nível critico destas atividades, onde pela sua relação de interdependência definem a cadencia ou andamento do projeto.

Chamadas de “Caminhos Críticos” as atividades cuja interferência possa proporcionar alterações nos planos do projeto identificam diretamente as “antecipações” ou “atrasos.

Definitivamente por se encontrarem em demanda produtiva e evidentemente “tempo perdido” é prejuízo e irrecuperável, ao contrario também, “tempo ganho” reverte em disparo de outras atividades dependentes, podemos concluir que alterações de atividades efetivamente alteram o projeto.

Nesse momento é importante estabelecer um pensamento muito claro sobre “ganhos de projeto”, pois é fácil visualizar pela lógica superficial que um projeto atrasado gera prejuízo e um antecipado iria gerar lucros. Daí o motivo de tardiamente os gerentes descobrirem que seu plano foi um fracasso,

Preferencialmente um plano atrasado ainda que contratualmente incorra em multas e penalidades, proporciona correções de curso (Caminho Crítico) favorecendo um maior controle e tomada de decisões mais acertadas, pois podemos, por exemplo, suspender momentaneamente um projeto para uma reavaliação e assim manter a logística ou estratégia das atividades, resolvendo o problema.

Já um plano antecipado, não devera nunca ser “comemorado” pelos gerentes ou gerenciadores como um grande feito na carreira. Não sem antes ver o plano diretor da produção ou produtividade proposta pela organização como um todo e concluir que essa antecipação não afetou as demais áreas ou projetos.

Um plano atrasado interfere diretamente em todos os projetos existentes; um plano antecipado interfere diretamente em todos os projetos existentes.

Controversa a colocação, mas analogamente é preciso haver um “balanceamento” das circunstancias de cadencia do projeto, pois atrasar gera custos e antecipar também.

Imaginemos um caso, onde a equipe produtiva seja contratada para determinado projeto e constata-se que houve atrasos. Como resultante, o gerenciamento é diretamente o responsável por suas conseqüências, já que a equipe produtiva, seus recursos sejam humanos ou materiais serão custeados por todo o prazo do projeto.

Por outra visão, antecipou-se o prazo de entrega do projeto. Os recursos financeiros contratados geralmente serão honrados como se todo o prazo tivesse sido consumido. Haverá nesse momento, uma disponibilidade onerosa de H (hora/homem) e portanto concluímos que a “a pressa é inimiga da perfeição”.

Devemos estabelecer como “fundamento” que uma atividade antecipada envolve suas dependências externas. Isso se deve ao fato de que essa determinada atividade requer que um fornecedor externo de insumos consiga reduzir o prazo de entrega do mesmo, e isso conseqüentemente dispara o processo de utilização do insumo e assim o “prazo de início é antecipado”.

Não devemos nunca traduzir como “antecipação” uma cadencia produtiva acelerada. Em outras palavras, não é colocando um “feitor com chicotes” fazendo a equipe dar mais produtividade do que sua capacidade conhecida que iremos abreviar um projeto.

Conceito – Um projeto antecipado depende da antecipação dos insumos externos.

Caminho Crítico (Rede PERT/CPM)

Caminho Crítico designa um conjunto de tarefas vinculadas a uma ou mais tarefas que não têm margem de atraso.

Matematicamente, sabemos que uma tarefa é crítica quando o tempo “mais cedo” da tarefa é igual ao tempo “mais tarde” que a tarefa pode ter sem alterar a data final do projeto.

O caminho crítico é a seqüência de atividades que devem ser concluídas nas datas programadas para que o projeto possa ser concluído dentro do prazo final.

Se o prazo final for excedido, é porque no mínimo uma das atividades do caminho crítico não foi concluída na data programada.

É importante entender a seqüência do caminho crítico para saber onde você tem e onde você não tem flexibilidade.

Por exemplo, você poderá ter uma série de atividades que foram concluídas com atraso, no entanto, o projeto como um todo ainda será concluído dentro do prazo, porque estas atividades não se encontravam no caminho crítico.

Por outro lado, se o seu projeto está atrasado, e você alocar recursos adicionais em atividades que não estão no caminho crítico não fará com que o projeto termine mais cedo.

O Método do “Caminho Critico” está diretamente ligado no planejamento do tempo, com o objetivo de minimizar o tempo da duração total do projeto.

As atividades ou tarefas críticas definem assim o caminho crítico, ou seja, revela a seqüência de tarefas que condicionam a duração total do projeto.

Com isto, fornece também informação útil para que com isso se possa elaborar um projeto atendendo aos recursos necessários em função das restrições aliadas ás tarefas críticas, conseguindo então uma equilibrada gestão de recursos por todo o projeto.

Tambem conhecido como PERT, As então redes PERT/CPM são técnicas de planejamento e controle de projetos. A partir do escalonamento das diversas atividades é possível montar gráficos e estudar o planejamento do projeto.

As principais vantagens da utilização deste método são:

Clareza e facilidade de compreensão das fases do projeto e o projeto como um todo;

Verificação das atividades;

Mostrar a coerência técnica do projeto;

Compreensão da lógica interna do projeto e

Guia para execução e controle do projeto.

As redes PERT/CPM evidenciam relações de precedência entre atividades e permitem calcular o tempo total de duração do projeto bem como o conjunto de atividades que necessitam de atenção especial, caso contrário os atrasos em sua execução causarão atrasos no projeto com um todo. Este conjunto de atividades é denominado de Caminho Crítico.

Estrutura Básica de um Projeto

Gerentes e Gerenciadores

Nesse momento é importante analisar a diferença entre Gerente e Gerenciador, ainda que gramaticalmente seja simples. Faz-se necessário para que desde já seja estabelecida a visão sobre o assunto.

Gerente de Projetos

É o coordenador e responsável direto pelo plano e resultado do projeto, viabilizando todas as necessidades requeridas. É o facilitador do projeto, onde devera ter todas as respostas para que o projeto efetivamente seja posto em andamento.

Gerenciador de Projetos

É o delegado do projeto. Profissional que irá controlar a metrologia, a capacidade produtiva, interferências e caminho crítico. Irá, no plano executivo, detectar, analisar e resolver as necessidades do projeto, alimentando o Gerente (facilitador).

O Projeto

Não existe uma fórmula mágica para elaborar um projeto, porém uma regra simples que se respondida corretamente, nos levam a ter um projeto totalmente estruturado e com possibilidade de controle integral de suas atividades.

Pensemos num questionário, onde a acuidade e qualidade das respostas irão determinar a complexidade ou não do plano.

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