Comunicação gerencia de projeto

Comunicação gerencia de projeto

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Daniele da Silva Blanco 2007

A COMUNICAÇÃO NA GERÊNCIA DE PROJETOS Daniele da Silva Blanco

Monografia apresentada no Curso de Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos, da Escola Politécnica, da Universidade Federal do Rio de Janeiro.

Orientador: Scheila Regina Viola de Mello

Rio de Janeiro Maio, 2007

Daniele da Silva Blanco

Orientador: Scheila Regina Viola de Mello

Monografia submetida ao Curso de Pós-graduação Gerenciamento de Projetos, da Escola Politécnica, da Universidade Federal do Rio de Janeiro – UFRJ, como parte dos requisitos necessários à obtenção do título de Especialista em Gerenciamento de Projetos.

Aprovada por:

Prof. Marcelo Tadeu Grimaldi

Rio de Janeiro Maio, 2007

BLANCO, Daniele da Silva.

A Comunicação na Gerência de Projetos /

BLANCO, D. da S. Rio de Janeiro: UFRJ/EP, 2007. viii, 42f.: il.; 29,7cm. Orientador: Scheila Regina Viola de Mello. Monografia (especialização) – UFRJ/ Escola

Politécnica/ Curso de Especialização em Gerenciamento de Projetos, SEGRAC, 2007.

Referência Bibliográfica: f.42 1. Gerenciamento de Pessoas. 2. Comunicação. -

Monografia. I. MELLO, S. R. V. de I. Universidade Federal do Rio de Janeiro, Escola Politécnica, Pósgraduação. I. Especialista.

iv

“O que a comunicação faz para uma empresa se parece com o que a corrente sangüínea faz para o organismo. A corrente sanguínea supre todas as células do organismo com oxigênio. O sistema de comunicação supre todas as necessidades – departamentos, pessoas – da empresa com informação. Privadas de oxigênio, as células funcionam mal e morrem. Sem a informação necessária, as pessoas e departamentos dentro da empresa funcionam mal, o que na certa leva a uma espécie de ineficiência final para elas e para empresa com um todo”. Hamptom

Daniele da Silva Blanco

Resumo da Monografia submetida ao Curso de Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos, da Escola Politécnica, da Universidade Federal do Rio de Janeiro – UFRJ, como parte dos requisitos necessários à obtenção do título de Especialista em Gerenciamento de Projetos.

O ambiente competitivo da economia globalizada tem exigido das empresas um novo posicionamento estratégico que afeta não só os processos produtivos, mas principalmente o processo de gerenciamento de pessoas. Nesse cenário, destaca-se o gerenciamento de projetos baseado no foco em prioridades e objetivos. Com isso, o sucesso ou o fracasso de um projeto está praticamente na responsabilidade e competências do gerente de projetos. Com base nesse contexto, o objetivo deste trabalho é analisar a importância da comunicação eficaz como competência gerencial estratégica na condução de equipes de projetos.

Palavras chaves: Gerenciamento de pessoas e Comunicação.

Rio de Janeiro Maio, 2007

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1 - APRESENTAÇÃO DA PESQUISA1
1.1 - Introdução1
1.2 - Objetivo1
1.3 - Metodologia2
2 - A COMUNICAÇÃO3
2.1 - O que é comunicação3
2.2 - Os tipos de comunicação4
2.3 - O processo da comunicação5
2.4 - Barreiras da comunicação8
2.5 - Estilos de comunicação9
2.5.1 - Comunicação formal9
2.5.2 - Comunicação informal10
3 - A COMUNICAÇÃO NO AMBIENTE DE TRABALHO1
3.1 - Forças impulsionadoras e restritivas1
3.2 - Dimensões da interação humana14
3.2.1 - Dimensão intrapessoal14
3.2.2 - Dimensão interpessoal14
3.2.3 - Necessidades interpessoais17
4 - O PAPEL DA COMUNICAÇÃO NA ATUAÇÃO DO LÍDER DE PROJETO19
4.1 - Comunicação objetiva21
4.2 - Comunicação subjetiva21
4.3 - Assertividade23
4.3.1 - Atitudes de base para assertividade24
4.3.2 - O grande vilão da assertividade: o medo26
6 - GERÊNCIA DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS30
6.1 - O Gerenciamento das comunicações no projeto30
6.2 - Planejamento das comunicações31
6.2.1 - Requisitos da comunicação31
6.2.2 - Tecnologias das comunicações32
6.3 - Distribuição das Informações3
6.3.1 - A Reunião de kick-off3
6.3.2 - Quem deverá participar3
6.3.3 - Objetivos da reunião de kick-off34
6.4 - Relatório de desempenho35
6.5 - Gerenciamento das partes interessadas (Stakeholders)36
6.5.1 - Criando comunicações bem-sucedidas com a equipe do projeto37
7 – CONSIDERAÇÕES FINAIS40
7.1 - Parecer final40
7.2 - Futuras pesquisas40
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS42
ESTUDO DE CASO1

viii

Figura 1 – Modelo de mão única8
Figura 2 – Modelo de Interação8
Figura 3 – Relacionamento entre duas pessoas8
Figura 4 – Forças existentes nos grupos12
Figura 5 – Aspectos considerados no planejamento de um projeto19
Figura 6 – Habilidades do gerente de projetos20
Templates- Modelos de documentos
Q.I- Quociente de inteligência
PMI- Project Management Institute
SPAM- Mensagens não desejadas que chegam no correio eletrônico
Kick–off- Reunião de lançamento de um projeto
PMBoK- Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos
PCP- Programa de Controle da Produção
ROI- Retorno de Investimento
Stakeholders- Partes interessadas no projeto

LISTA DE SIGLAS E TERMOS Feedback - Percepção do outro EAP - Estrutura Analítica de Projeto RH - Recursos Humanos E-mail - Correio eletrônico Sites - Páginas da internet SAP - Sistema Integrado de Gestão Brainstorming - Troca de idéias em reunião de equipe

1 – APRESENTAÇÃO DA PESQUISA 1.1 - Introdução

A gestão de pessoas tem sido um tema de constante discussão, que vem emergindo e apresentando novos paradigmas de acordo com as transformações da sociedade atual, impulsionada pelo avanço tecnológico. Cada vez mais está havendo uma valorização do potencial humano e suas competências, sendo que a capacidade de refletir e agir é a que vem conquistando maior destaque, em detrimento do estilo padronizado de comportamento, o qual por muito tempo foi requerido e utilizado nas organizações. Aspectos que envolvem a competência interpessoal estão sendo valorizados tanto quanto os inerentes à formação técnica de um candidato a uma vaga em uma empresa ou de um profissional que pretende manter a sua empregabilidade.

A comunicação interpessoal é de fundamental importância para o desenvolvimento do profissional deste milênio. Na gestão de pessoas, o líder deve saber comunicar-se para motivar seus colaboradores a buscar agregar valor no trabalho em equipe, que é a "alma" da gestão, onde através de uma atuação eficaz o líder consegue aliar os objetivos da organização aos dos colaboradores.

1.2 - Objetivo

O objetivo deste trabalho é apresentar como o Gerenciamento da

Comunicação pode ser utilizado para otimizar os processos descritos no Gerenciamento de Projetos. O gerenciamento da comunicação em projetos tem como objetivos:

a) explicar os elementos de um plano de comunicações; b) descrever os diferentes métodos para distribuir a informação; c) compreender como os resultados dos relatórios de desempenho auxiliam os interessados; d) listar os métodos para aprimorar a comunicação nos projetos, tais como administração dos conflitos, condução de reuniões eficazes, uso de e-mail e outras tecnologias e a adoção de modelos de documentos (templates).

1.3 - Metodologia

A metodologia empregada para a concepção deste trabalho implicou em ampla pesquisa bibliográfica. A pesquisa foi conduzida na forma de consultas em livros da área, sites da internet, com o propósito de obter-se, através destas fontes, o maior número possível de dados e informações que possibilitem o agrupamento de idéias, e através de estudo de caso, demonstrando os fatos decorrentes da utilização ou não da gerência das comunicações nos projetos.

2 - A COMUNICAÇÃO 2.1 - O que é comunicação

Comunicar tem sua origem na raiz latina, communicare, cujo significado é tornar comum ou compartilhar.

As organizações estão se preocupando cada vez mais com o processo comunicativo. É somente pela comunicação que as organizações conseguem agir ou exercer influência sobre seus colaboradores. Ela permeia todas as atividades e as tomadas de decisão da empresa. É o fator essencial para o desenvolvimento interpessoal e a mais básica de todas as necessidades, depois da sobrevivência fisiológica.

Para Martino (2001), o termo comunicação vem do latim communicatio, do qual distinguimos três elementos: uma raiz munis - que significa “estar carregado de” - que acrescido do prefixo co - o qual expressa simultaneidade, reunião - temos a idéia de “atividade realizada conjuntamente”,completada pela terminação tio - que por sua vez reforça a idéia de atividade. E, efetivamente, foi este seu primeiro significado no vocabulário religioso, onde o termo aparece pela primeira vez.

Para Martino, o significado de comunicação pode também ser decomposto “comum + ação”, que significa “ação em comum”, desde que levado em conta que o “algo em comum” refere-se a um mesmo objeto de consciência, e não a coisas materiais. Portanto, a comunicação refere-se ao processo de compartilhar um objeto de consciência. Martino cita ainda a distinção entre informação e comunicação.

assistirenfim decodificar ou interpretar aqueles traços

“A informação é uma comunicação que pode ser ativada a qualquer momento, desde que outra consciência venha resgatar, quer dizer, ler, ouvir, materiais de forma a reconstituir a mensagem”.

Sendo assim, o termo informação refere-se à parte material, à organização dos traços materiais por uma consciência, enquanto a comunicação é a totalidade do processo de duas ou mais consciências. Nesse sentido, não existe comunicação sem informação e também informação sem a possibilidade de tornar-se comunicação.

Assim, a comunicação na organização deve manter todos os colaboradores com informação e compreensão para a eficácia de suas atividades. Mas, para um perfeito entendimento de comunicação, Chiavenato (2002) conceitua a distinção de dado, informação e comunicação. Para Chiavenato, dado é um registro a respeito de determinado evento ou ocorrência. A informação é um conjunto de dados com determinado significado que reduz a incerteza a respeito de algum assunto. E o processo de comunicação acontece quando uma informação é transmitida pelo emissor e compartilhada pelo receptor.

Polistchuck e Trinta (2002) enfatizam a conceituação da comunicação como a própria prática cotidiana das relações sociais: conservar aparências e guardar distâncias; vestir a roupa da moda; adotar tal ou qual atitude em relação a esta ou àquela pessoa; falar num certo tom de voz e assim por diante. Isso quer dizer que as situações de comunicação são muitas e diversificadas.

A comunicação e a informação são elementos como o “oxigênio” necessário para o funcionamento da organização. Sem eles, a organização não se viabiliza como inovadora.

2.2 - Os tipos de comunicação

De acordo com Paul Dinsmore (2006), a comunicação quanto ao tipo pode ser classificada como:

Verbal – esta pode ser oral ou escrita e ainda é o tipo mais utilizado para transmitir informações e um dos mais eficazes, mesmo que nos dias de hoje esteja perdendo terreno para forma escrita, em decorrência das facilidades tecnológicas. É comum pessoas próximas umas das outras, utilizar a comunicação escrita através de e-mails. O PMI destaca a importância da proximidade do time para manter uma comunicação eficaz.

A comunicação oral é mais rápida que a escrita, pois permite manter a mensagem simples e a apresentar os pensamentos de forma mais organizada e rápida.

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