Tomadas de decisão em grupo

Tomadas de decisão em grupo

Traduzido e adaptado de Teaching Tips, no âmbito da parceria com o Centre for Teaching Excellence, University of Waterloo (Waterloo, Ontario, Canada).

Tomada de Decisões em Grupo

Visto que o desempenho de um grupo implica ter em consideração as necessidades e opiniões de cada membro do grupo, ser capaz de chegar a uma decisão imparcial o mais eficientemente possível é importante para o funcionamento do mesmo. Existem várias maneiras de tomar decisões enquanto grupo; o modelo de sete passos para a tomada de decisão apresentado a seguir fornece uma estrutura eficaz para a escolha do modo de actuação mais apropriado numa determinada tarefa ou projecto. Também poderá ser um método eficiente na abordagem de um problema ou conflito interpessoal que surja no seio do grupo. A seguir são realçados vários métodos apenas para a tomada de decisão.

1. Identificar a decisão a tomar. Antes de começar a recolher informação e enumerar as alternativas, é importante que enquanto grupo percebam exactamente o que estão a tentar decidir, de modo que possam direccionar a discussão para um determinado objectivo. Possíveis questões serão: Quais são os detalhes da tarefa atribuída? O que é que temos que fazer? Que conflito é que está a afectar a nossa eficiência enquanto grupo? Qual é barreira é que temos que ultrapassar para trabalharmos eficientemente enquanto grupo?

2. Analisar a questão alvo de discussão. Assim que tiverem definido o objectivo (i.e., a decisão a tomar ou o problema a ultrapassar), analisem os dados e os recursos que já têm e identifiquem a informação adicional que poderão precisar. Perguntem-se: O que é que está a causar o problema? Para quem é que é um problema? O que é que está errado na situação actual? Por que precisamos de lidar com esta questão/decisão? Aonde é que poderemos arranjar recursos?

3. Estabelecer critérios. Identifiquem os critérios ou condições que determinarão se uma determinada solução é ou não bem sucedida. Idealmente, uma solução seria praticável, faria o grupo progredir e iria ao encontro às necessidades de cada membro do grupo. Poderá ser útil ordenar os critérios por ordem de importância (i.e., as circunstâncias poderão fazer com nem todas as questões sejam totalmente resolvidas. Há critérios mais relevantes que outros?). Ponderem sobre as questões: O que é que tornaria uma solução/decisão bem sucedida? Que questões é que têm que ser abordadas dentro da solução? Quais os critérios que nos ajudarão a determinar se todos estão satisfeitos com a solução/decisão?

4. Encontrar possíveis soluções. Utilizem os recursos e a informação recolhida anteriormente e reflictam sobre possíveis soluções para o problema ou decisão identificado no passo 1. Isto requer a recolha do máximo de ideias possível. Nesta fase, as ideias não devem ser criticadas ou avaliadas. Algumas das questões incluem: Que soluções possíveis iriam ao encontro à maioria dos critérios estabelecidos? Existem opções que poderemos ter ignorado? O que é que poderíamos fazer se não houvessem limitações?

5. Avaliar as opções e seleccionar a melhor. Assim que tiverem uma lista de possíveis soluções, estão prontos para as avaliar e encontrar a melhor de acordo com os critérios estabelecidos no passo 3. Lembrem-se que poderão combinar ideias para encontrar uma solução. Idealmente, todos estariam de acordo relativamente à solução (consenso), mas nem todos poderão concordar. Neste caso, precisarão utilizar diferentes métodos de tomada de decisão (ver métodos na secção a seguir). Outras questões que devem ser colocadas ao avaliar as alternativas são: Quais são os prós/contras de cada opção? Qual é a

Traduzido e adaptado de Teaching Tips, no âmbito da parceria com o Centre for Teaching Excellence, University of Waterloo (Waterloo, Ontario, Canada).

opção mais realista neste momento? Qual é opção que mais provavelmente resolverá o problema a longo prazo?

6. Implementar a solução. Este passo requer a identificação dos recursos necessários para implementar a decisão, assim como a identificação de possíveis obstáculos. Decidam: O que é que deve ser feito? Por quem? Quando? Qual a ordem em que deve ser feito?

7. Monitorizar e avaliar o resultado. Com base nos critérios estabelecidos no passo 3, avaliem se a decisão foi bem sucedida. Se não for, voltem ao passo 4 para avaliar outras opções ou encontrar novas ideias.

Métodos de Tomada de Decisão

De modo a passar de possíveis ideias para resolver um problema à implementação de soluções, os membros do grupo têm que tomar decisões. Existem vários métodos de tomada de decisão que um grupo pode utilizar. A seguir são resumidamente descritos alguns métodos, com as vantagens na coluna da esquerda e as desvantagens na da direita.

Decisão por autoridade O grupo sugere ideias e realiza discussões, mas a decisão final cabe apenas a uma pessoa.

Apropriado quando há claramente um especialista na questão em causa. Muito rápido.

Não maximiza as aptidões dos indivíduos do grupo. O grupo poderá não se empenhar em implementar uma decisão tomada por uma pessoa.

Decisão por maioria

O grupo realiza uma votação acerca de uma determinada questão, a seguir a um período de discussão. A maioria ganha.

Utiliza a participação democrática. Rápido.

A decisão da maioria pode ofuscar as perspectivas das minorias, quem sabe encorajando a criação de facções.

Decisão por minoria negativa

O grupo realiza uma votação acerca da ideia mais impopular e elimina-a. Repetem este processo até só restar uma ideia.

Democrático. Útil quando existem muitas ideias e poucos votantes.

Os membros do grupo poderão ficar ressentidos por as suas ideias serem impopulares. Demorado.

Decisão por ranking

Os membros do grupo apontam individualmente as cinco (ou menos) ideias que gostam mais, depois ordenam-nas de 1 a 5, sendo a 5 a que gostam mais. É feita a contagem e soma dos votos. A ideia com pontuação mais alta é escolhida.

Requer a realização de uma votação, e por isso dá a impressão que a decisão final representa a opinião de cada um.

Não é adequado para questões.

Demorado. Poderá resultar numa decisão que ninguém apoia na totalidade.

Decisão por unanimidade

Traduzido e adaptado de Teaching Tips, no âmbito da parceria com o Centre for Teaching Excellence, University of Waterloo (Waterloo, Ontario, Canada).

Todos os membros do grupo devem concordar acerca da melhor decisão.

Os membros do grupo sabem que não vão ter que fazer nada que não aprovem. Um acordo unânime poderá ser impossível.

Decisão por consenso A decisão é discutida e negociada até que todas as pessoas afectadas a compreendam e concordem com o que se vai fazer. O consenso na tomada de decisão significa que todos os membros concordam genuinamente que a decisão é aceitável. Após o grupo ter identificado a decisão a tomar, cada membro tem que dizer o que acha da decisão proposta escolhendo uma das seguintes respostas: A. Posso dar um “sim” absoluto à decisão. B. Considero a decisão aceitável. C. Posso aceitar a decisão, mas não me entusiasma especialmente. D. Não concordo totalmente com a decisão, mas não vou boicota-la. E. Não concordo com a decisão e acho que deveríamos explorar outras opções. Se todas as respostas dos membros do grupo forem A, B, C, ou D, têm um consenso e estão prontos para avançar.

Todos os membros sentem que tiveram oportunidade de influenciar a decisão e continuarão a apoiar o grupo. É a melhor maneira de tomar decisões, se houver tempo disponível.

Poderá ser difícil chegar a um consenso. Poderá requerer muito tempo.

Combinar Ideias

Em vez de desistir de uma ideia e escolher outra, o grupo procura maneiras de implementar as duas ou as juntar numa solução.

Poderá evitar a tomada de decisão. A implementação poderá demorar mais visto que se considera mais do que uma ideia.

Exemplo:

1. Identificar a decisão a tomar. Quando é que deverão ser marcadas as reuniões do grupo?

vamos precisar para cada reunião? Com que regularidade deverão ser marcadas as reuniões?

2. Analisar a questão alvo de discussão. Determinem o actual calendário de compromissos de cada membro (e.g., aulas, actividades). Fins-de-semana e noites são uma possibilidade? De quando tempo

3. Estabelecer critérios. O horário ideal de reunião (por ordem de importância): a. Não coincidir com o horário escolar ou extra-curricular de qualquer membro. b. Ser a uma hora que promova a produtividade do grupo (e.g., quando os níveis de energia tiverem mais altos e quando os membros estiverem mais preparados para participar). c. Ser durante o durante o horário laboral, de dia (i.e., entre as 9:0 e as 17:0, de Segunda a Sexta).

4. Encontrar possíveis soluções. Testes são os horários que todos os membros do grupo não têm compromissos: a. Segundas das 12:0 às 13:30. b. Quartas das 18:0 às 19:30.

Traduzido e adaptado de Teaching Tips, no âmbito da parceria com o Centre for Teaching Excellence, University of Waterloo (Waterloo, Ontario, Canada).

5. Avaliar as opções e seleccionar a melhor.

Segundas das 12:0 às 13:30

Prós: - A questão da reunião ficaria logo tratada no início da semana. - Teriam o fim-de-semana mesmo antes para preparar a reunião.

Contras: - À hora de almoço, todos os membros teriam que almoçar antes ou depois, ou trazer o almoço.

Prós: - Depois do jantar, os membros não teriam fome e teriam descansado no intervalo do jantar. - A reunião a meio da semana disponibiliza tempo antes ou depois da reunião para fazer qualquer tarefa de última hora para o projecto.

Contras: - Um dos membros do grupo tem um compromisso às 19:30, por isso poderá ter que sair uns minutos mais cedo para conseguir chegar a horas.

Prós: - Nenhum dos membros do grupo tem aulas ou actividades até às 1:0 às Sextas, por isso haveria bastante tempo para a reunião.

de uma reunião na manhã seguinte

Contras: - Se houver compromissos sociais à Quinta à noite, alguns membros do grupo poderão não ser a favor

se a um acordo

Melhor solução: Quartas das 18:0 às 19:30 é o horário mais favorável e é escolhido para a reunião com base nos critérios estabelecidos. O grupo decide que seria este o horário mais produtivo, depois do intervalo para jantar. Este horário não está de acordo com o terceiro critério (e.g., a reunião ideal seria durante o horário laboral, de dia), mas este foi considerado o critério menos importante, por isso chegou-

6. Implementar a solução. Escolher membros do grupo para: Reservar a sala de reuniões.

Confirmar a hora e o local com todos os membros do grupo.

Designar papéis de grupo para cada membro nas reuniões (ver Ficha de Dicas Optimização do Desempenho de Grupo)

7. Monitorizar e avaliar o resultado. Condições necessárias para o sucesso com base nos critérios estabelecidos: Todos os membros do grupo devem comparecer regularmente. Todos os membros do grupo devem participar activamente nas reuniões.

Se surgirem incompatibilidades de horário imprevistas, o grupo terá que voltar ao passo 4 e encontrar um horário mais adequado.

Traduzido e adaptado de Teaching Tips, no âmbito da parceria com o Centre for Teaching Excellence, University of Waterloo (Waterloo, Ontario, Canada).

Recursos Moore, C.M. (1987) Group Techniques for Idea Building. Newbury Park: Sage Publications Parker, G. (1998) Teamwork: Action Steps for building powerful teams. Aurora, IL: Successories Shalinsky, W. and S. Snider (1985) Working in Small Groups: How to Do It Better. University of Waterloo: TRACE Wilson, G.L. and M.S. Hanna (1986) Groups in Context: Leadership and Participation in Small Groups. New York, NY: Random House, Inc.

Comentários