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XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006

A gestão de estoques no setor de serviços: o estudo em uma empresa de venda a varejo.

Idamar Sidnei Cobianchi Nigro (UNIMINAS) idamar_nigro@uniminas.br Waldemir Teixeira Gomes (UNIMINAS) waldemirtg@hotmail.com

Resumo: Este estudo mostra como é feita a gestão de estoques numa empresa que atua no mercado de varejo. O estudo foi realizado com o objetivo geral de analisar a gestão de estoques em uma empresa que fornece insumos para o setor agropecuário e para o varejo voltado para nutrição animal. De forma específica buscou-se estudar o comportamento da demanda dos principais produtos da empresa estudada através do levantamento de uma curva ABC e, assim, elaborar um modelo de gestão dos estoques considerando o nível de serviço desejado pela organização. A pesquisa pautou-se pelo levantamento dos dados junto à organização. A partir daí elaborou-se um modelo de gestão de estoques que se adequasse melhor ao sistema da empresa. Após o modelo escolhido, os resultados mostraram que além dos níveis de estoque diminuirem, o número de pedidos reduz consideravelmente. Palavras-chave: Gestão de estoques; Classificação ABC, Nível de estoque, Redução de custos.

1. Introdução

A competitividade de uma organização é um fator determinante para o seu sucesso em um mercado de acirrada concorrência. Há diversas maneiras de se incrementar a competitividade de uma organização. Este trabalho irá discutir a gestão de estoques como fator de grande importância na construção de uma vantagem competitiva que permita a sobrevivência da mesma no mercado. O principal argumento para se estudar a gestão de estoques é o grande impacto financeiro que é possível se obter através do aumento da eficácia e da eficiência das operações da organização.

As políticas de estoque são suficientemente importantes para que gerentes de produção, de marketing e de finanças trabalhem de forma conjunta com a finalidade de cumprir o que foi determinado no planejamento estratégico da empresa. O fato de existirem pontos de vista conflitantes, no que tange às políticas de estoques, ressalta o equilíbrio que deve existir entre metas divergentes tais como, reduzir custos de produção, reduzir investimentos em estoques e aumentar o nível de atendimento do cliente.

Para tornar-se mais competitiva, em relação às organizações que são suas rivais na disputa por um mercado, torna-se necessário a elaboração de estratégias operacionais que suportem a estratégia organizacional. A gestão de estoques é uma excelente ferramenta para conciliar os interesses da organização (a lucratividade que a ferramenta proporciona é resultado de tais interesses) em disponibilizar o produto ao cliente possibilitando que o mesmo tenha suas expectativas atendidas.

O estoque é um conjunto de bens armazenados. A manutenção do estoque, seja em pequenas ou grandes quantidades, é uma garantia para que sejam atingdas as metas e objetivos de qualquer organização. Tal necessidade dá-se em função da estratégia da organização em relação aos clientes e fornecedores. A decisão dos volumes a serem estocados é determinante para definir quais custos a organização incorrerá ao longo de sua operação e, os custos dos processos é que serão importantes na determinação dos volumes a serem estocados. Assim, a manutenção de estoques de materiais e insumos são encarados como necessários à sua operação e impactam de sobremaneira, o atendimento do cliente.

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A importância dos estoques pode ser compreendida sob diversos ângulos: O atendimento da demanda prevista, permitir uma maior etabilidade na realização das operações, proporcionar uma separação entre as operações no sistema de produçãodistribuição, desenvolver uma proteção física contra faltas e os aumentos de preços, obter ganhos com descontos sobre a quantidade adquirida além de viabilizar as operações da organização. Numa cadeia de suprimentos, os estoques aparecem sob diferentes formatos: matérias-primas, produtos em processamento, produtos acabados, peças de reposição, materiais de apoio, etc. Cada um destes formatos exige mecanismos de controle específicos. A dificuldade em determinar estes mecanismos reside no fato de que a combinação das estratégias funcionais (Marketing, Finanças e Operações) interagem entre si e, por inúmeras vezes, apresentam objetivos conflitantes. Existem, porém, razões para manter estoques relacionadas diretamente com o nível de serviço oferecido ao cliente ou com as economias de custo derivadas da não manutenção do estoque. Os sistemas operacionais, em geral, não podem ser projetados para responder imediatamente as exigências dos clientes de produtos e serviços sem que isso ocasione um custo adicional de estocagem. Portanto, um balanceamento entre estoques e níveis de serviço assume um papel de relevância nas decisões estratégicas de qualquer organização.

Para uma melhor compreensão do uso da estratégia de gestão dos estoques foi realizado um estudo com o objetivo geral de estudar a gestão de estoques em uma empresa que fornece insumos para o setor agropecuário e para o varejo voltado para nutrição animal. De forma específica buscou-se analisar o comportamento da demanda dos principais produtos da empresa estudada através do levantamento de uma curva ABC, avaliar como são contabilizados os custos de estocagem e, assim, proposto um modelo de gestão dos estoques considerando o nível de serviço desejado pela organização. A pesquisa pautou-se pelo levantamento dos dados primários junto à organização.

2. A abordagem teórica da gestão de estoques

2.1 Alguns conceitos sobre a gestão dos estoques

A meta de uma empresa é, sem dúvida, maximizar a lucratividade sobre o capital investido nas operações de transformação, em financiamentos das vendas, em reserva de caixa e nos estoques. Para atingir obter a maximização do resultado toda organização deve utilizar o capital disponível para expansão de suas operações no mercado em que atua. Espera-se, então, que o capital que está sendo investido em estoques permita elevar o nível de serviço prestado pela empresa e o atendimento dos clientes. Conforme Muffatto e Panizzolo (1995), hoje em dia, um cliente satisfeito é considerado como um dos fatores competitivos mais importantes para o futuro bem como um dos melhores indicadores de lucro de uma empresa.

Todo sistema deve ser modelado no sentido de produzir saídas úteis, ou seja, todos os recursos disponíveis na organização devem estar direcionados para sua atividade fim, seja a produção de bens ou a realização de um serviço:

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FIGURA 1 – A transformação de entradas em saídas Fonte: Stevenson (2001).

A tarefa da gestão dos estoques busca maximizar o uso da informação: vendas não realizadas e quantidade a ser mantida em estoque. Simultaneamente, a gestão dos estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é significativo e aumenta continuamente, em função do custo financeiro do capital investido. Sem estoque é impossível uma organização atender seus clientes devido a sua função de amortecedor nos vários estágios existentes entre a operação e a entrega do produto ao cliente.

Para Corrêa et al. (2001), os estoques representam acúmulos de recursos materiais entre fases específicas de um processo de transformação. Esta razão, acúmulo de materiais, significa acréscimo nos custos para a organização e propicia à gestão de estoques (realizada de maneira efetiva) tornar-se uma ferramenta de incremento da competitividade da organização. A gestão dos estoques para ser realizada de maneira eficiente e eficaz depende de um estudo sobre o comportamento da demanda à qual a organização está sujeita ao longo de sua existência.

De acordo com Ching (2001), para compreender totalmente o papel dos estoques, é necessário que seja examinado dentro do contexto de todo o negócio, tornando-se parte das atividades do planejamento empresarial. O conhecimento das funções desempenhadas pela organização bem como os clientes, o comportamento da demanda e dos concorrentes é crucial para a construção de um modelo adequado de gestão dos estoques.

Quanto maior o investimento nos vários tipos de estoque, maior é a capacidade e a responsabilidade de cada departamento na empresa. Para a gerência financeira, a minimização dos estoques é uma das metas prioritárias, já o setor de vendas almeja elevar os níveis de produtos em estoque para facilitar sua atuação (principalmente se houver uma grande variedade de itens), já o setor de operações deseja que a diversidade de itens seja reduzida para facilitar o gerenciamento do estoque.

De acordo com Slack et al. (2001), esse conceito originou-se na função de compras que compreendeu a importância de integrar o fluxo de materiais às suas funções de suporte, tanto por meio do negócio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos. Isso inclui as funções de acompanhamento e gestão de distribuição física.

2.2 A gestão da demanda

Uma organização do setor de serviços de varejo (como a do objeto de estudo do trabalho) é caracterizada pela relação de independência da sua demanda, ou seja, os itens de demanda independente são produtos acabados, vendidos para terceiros. No setor varejista é a parte considerável, uma vez que a ausência do item leva à cessação da venda e, consequentemente, da receita do negócio. Em geral, considera-se que não existe uma maneira

XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 de precisa para determinar o número de itens que serão encomendados durante determinado período de tempo porque, normalmente, a demanda tem nela a incerteza embutida. Não se sabe o momento exato no qual o cliente irá requerer uma transação e, sequer as quantidades ou os itens envolvidos. Portanto, a previsão da demanda desempenha um papel importante em decisões de estoques e as necessidades de estoque para itens de demanda dependente são determinadas em função do estudo detalhado do comportamento esperado para a demanda.

O atendimento do cliente passa a envolver decisões que irão afetar o custo total da transação a ser desenvolvida ente fornecedor e clientes. Nos negócios, os estoques constituem uma parte vital. Eles são necessários para as operações, e também contribuem para o nível de satisfação do cliente. Stevenson (2001) afirma que a significância dos estoques é percebida na medida em que se considera a seguinte informação: considerando as especificidades de cada organização, uma empresa típica terá provavelmente cerca de 30% de seu ativo realizável e talvez até 90% de seu capital de giro investidos em estoques. Assim, é de elevada relevância para a competitividade da organização uma gestão, eficiente e eficaz, dos estoques para que não se inviabilizem suas operações devido à elevação dos custos, seja por manter grandes níveis de estoques ou pela falta dos mesmos. Independentemente de qual custo incorra a organização, da falta ou do excesso, ambos afetam a competitividade da mesma no mercado.

Para Corrêa et al. (2001) a gestão da demanda passa pela conjugação de 5 elementos que estão presentes em toda organização: a habilidade em prever uma demanda, o estabelecimento de canais de comunicação com o mercado, o poder de influenciar a demanda, a habilidade de prometer prazos e a habilidade de priorizar e alocar.

2.3 A competitividade: conhecendo o grau de eficácia da organização

A concorrência acirrada demanda a compreensão da importância da competitividade da organização face aos seus concorrentes diretos, portanto compreender a definição e todas as dimensões que incrementam a competitividade se torna importante. Em relação à competitividade de uma organização, é necessário deixar claro de que se trata de um diferencial, ou seja, uma característica que permita à organização superar seus concorrentes na disputa pelo cliente e se torna um fator importante para análise do futuro das organizações. Para Gaither & Frazier (2001) volta sua atenção para prioridades competitivas, buscando como foco novas fatias no mercado, com o acerto do que os clientes querem ou desejam, no caso de serviços. Com a combinação das prioridades, a organização busca uma vantagem competitiva. As prioridades competitivas se dividem em baixos custos de produção, voltados para baixos custos unitários de cada serviço; desempenho de entrega, voltado para o desempenho na entrega rápida e no tempo certo; produtos e serviços de alta qualidade, visando o grau de percepção das necessidades dos clientes e serviço ao cliente e flexibilidade, que proporciona um feedback às alterações de mercado exigidas pelos clientes e flexibilidade nos processos. Em Davis (2001), competitividade se refere a sua posição relativa ao mercado consumidor, com o que se compete com as outras empresas. É necessário ainda se focar na estratégia de produção como função administrativa, para se obter vantagens competitivas. Tais estratégias se dividem em elementos estruturais, localização, capacidade, integração e processos e em elementos infra-estruturais, que são a força de trabalho, a qualidade, o planejamento e controle e a estrutura organizacional. Traz ainda a importância das prioridades competitivas para o alcance dos objetivos da organização.

Slack (2001) aborda o termo competitividade como um critério adotado pelos consumidores para a escolha do seu parceiro ideal. Mostra que as organizações competitivas estão cada dia mais confiante em suas relações fornecedores/clientes/clientes dos clientes.

Assim, as etapas de planejar e controlar na medida em que forem mais acuradas dentro da organização irão permitir a alocação apenas dos recursos necessários para a execução da

XIII SIMPEP - Bauru, SP, Brasil, 6 a 8 de Novembro de 2006 estratégia da organização

2.4 Planejamento e Controle: ferramentas para uma empresa competitiva

Na abordagem do conceito de planejamento e controle, é possível se estabelecer um paralelo entre as informações em que alguns autores abordam como, por exemplo, Slack (2001), o qual afirma que as exigências dos consumidores tendem a ser atendidas, incluindo ainda algumas abordagens a tipos de operações específicas. Os recursos, na organização, devem ser tratados como estratégias, sempre ligados aos objetivos estratégicos da produção, com foco nas melhorias e nos projetos, interligando com as saídas, que são a demanda por produtos e serviços. Assim, planejamento e controle terminam sendo os elos de ligação entre os recursos para operações, a fim de oferecer produtos e serviços, as demandas, tanto gerais como específicas dos consumidores. Já, para Stevenson (2001), a abordagem se dá na importância de um planejamento bem feito e de um controle que satisfaça a organização em seus objetivos. No caso de serviços, aborda a importância de um “planejamento agregado em serviços”, onde destaca pontos de diferenciação com os industriais, deixando claro que, para a indústria, é fácil gerar estoques para atender uma demanda futura, o que não ocorre com os serviços, que são necessários para a hora em que são utilizados, sendo que, se este não estiver a disposição, corre-se o risco de irem a outros locais se seus desejos não forem totalmente satisfatórios.

O objetivo, daqueles que gerem qualquer organização, é a elaboração de uma política de estoques que permita o atendimento dos clientes e simultaneamente, minimizar o volume de recursos disponibilizados em material estocado. Para Ching (2001), o gerenciamento do estoque envolve ações de planejamento (determinar o que, quando e quanto será necessário disponibilizar ao cliente), o controle (garantia de que os registros de materias refletem a real posição do estoque) e a retroalimentação (ferramenta que compare o planejado com o executado, permitindo identificar desvios).

2.5 A gestão de estoques

A gestão de estoque está diretamente ligada aos resultados e à lucratividade que a empresa obtém ou poderá obter de acordo com Slack et al., (2001):

“O conceito de gestão de estoques originou-se na função de compras em empresas que compreenderam a importância de integrar o fluxo de materiais a suas funções de suporte, tanto por meio do negócio, como por meio do fornecimento aos clientes imediatos. Isso inclui a função compras, acompanhamento, gestão de armazenagem, planejamento e controle de produção e gestão de distribuição física”.

A política de estoque, com definição de normas de se comprar e em que quantidades acabam tornando-se a questão mais difícil do gerenciamento de estoque. O nível de serviço ao cliente, que deve ser fixado pela alta gerência, com os objetivos a serem cumpridos em relação às necessidades do cliente, sendo o gerenciamento um fator importante integrado a logística, em busca dos níveis objetivados; estoque médio, que se trata de quantidades normalmente mantidas; estoque básico, que no início das atividades, está em seu nível máximo, chegando a atendimento a clientes diariamente, a seu nível zero; estoque de segurança, destinado a armazenar o impacto de incertezas, sendo parte do estoque médio; estoque em trânsito, objeto de cuidado para o ressuprimento de estoque. Certo de suas importâncias, Bowersox & Closs(2001) definem tais termos como fundamentais ao entendimento da dinâmica dos estoques

Os pedidos de utilização do estoque ocorrem em ciclos. Um ciclo tem início com o recebimento de um pedido, que é retirado do estoque a uma taxa constante ao longo do tempo.

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Quando a quantidade disponível se torna suficiente para atender a demanda durante o lead time (tempo de espera), é emitido um pedido ao fornecedor. Como se pressupõe que a taxa de utilização do estoque, assim como o lead time, não variam, o pedido será recebido pela empresa que o emitiu no momento em que o estoque disponível cai para zero. Dessa forma, para se evitar o excesso de estoque e a falta de estoque, as datas de emissão de pedidos devem estar ajustadas ao comportamento da demanda. A busca por determinar o ponto ideal de se colocar um pedido e a recepção do mesmo deve refletir o equilíbrio entre o custo de manutenção do estoque e o de encomenda do mesmo: o ponto ótimo (relação entre os custos) é denominado de lote econômico de compra (LEC). A figura 2 representa o tamanho ideal do lote a ser pedido e o momento certo de se fazer um pedido.

FIGURA 2-Lote Econômico de Compra Fonte: Stevenson (2001)

Outra ferramenta de elevada importância para a gestão de estques é a classificação

ABC. Para Slack, (2001), em qualquer estoque que contenha mais de um item alguns itens serão mais importantes para organização do que outros.

Figura 3-Classificação ABC Fonte: Stevenson (2001)

Valor m o netário a n ual dos i t e ns

C Baixo

Poucos Muitos Número de Itens

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