5

ELEMENTOS ESSENCIAIS DO PLANEJAMENTO

Planejamento é importante porque:

  • Contribui para o sucesso

  • Dá algum controle sobre o futuro

  • Permite ampliar o foco mental e ver o quadro mais amplo

  • Colabora para o crescimento corporativo

Da mesma forma, apresenta algumas desvantagens:

  • Pode interferir na espontaneidade necessária para o sucesso

  • Pode criar antolhos projetados para focalizar a direção e bloquear a visão periférica

  • Antídoto: proporcionar folga no plano para capitalizar sobre o inesperado.

UMA VISÃO GERAL PARA PLANEJAMENTO

O planejamento é um processo complexo e abrangente, que envolve uma série de elementos ou estágios que se sobrepõem e se entrecruzam.

As etapas do planejamento são sempre seguidas na ordem abaixo:

  1. Definir a situação atual – avaliar sucessos, examinar capacidades internas e desafios externos (ameaças e oportunidades)

  2. Estabelecer metas e objetivos – metas são mais amplas do que objetivos, que funcionam como pequenas metas.

  3. Prever auxílios e barreiras às metas e objetivos – fatores internos e externos que irão promover ou atrapalhar a consecução dos fins desejados, com base na intuição e consulta a outros

  4. Desenvolver planos de ação para atingir as metas e objetivos – plano de ação é a etapa específica necessária para atingir uma meta ou objetivo.

  5. Desenvolver orçamentos – indicação da disponibilidade de recursos para uso em cada ação do plano, mesmo que algumas praticamente não necessitem recursos..

  6. Implementar os planos – colocação em execução, não os abandonando em função da prática habitual.

  7. Controlar os planos – o processo de controle visa medir o progresso em direção ao atingimento da meta e a tomada de medidas corretivas, se o desvio da rota for grande

Fazer planos de contingência é uma necessidade – são planos alternativos para usar se o plano original não puder ser implementado ou se surgir uma crise.

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E ESTRATÉGIA DE NEGÓCIO

Planejamento estratégico é o estabelecimento de planos gerais que moldam o destino da firma e normalmente são de longo prazo.

Planejamento tático é o desdobramento do plano estratégico para os níveis intermediários de gestão e costuma ser de médio prazo.

Planejamento operacional é o estabelecimento de planos que se relacionam com a operação da firma no dia-a-dia, em uma base de curto prazo.

A NATUREZA DA ESTRATÉGIA

Estratégia – plano da organização, ou plano abrangente, para a consecução de sua missão e suas metas no seu ambiente (o que a firma quer ser).

Liderança de custos – produzir um produto ou serviço a um preço baixo, de modo a praticar preços baixos e ganhar participação de mercado.

Imitação – consiste em dois componentes-chave, seguimento e imitação estratégica e aprendizado pela observação.

Diferenciação de produto – oferecer um produto ou serviço que é percebido pelo cliente como diferente das alternativas disponíveis.

Formação de alianças estratégicas – compartilhar recursos com outras empresas para explorar uma oportunidade de mercado (corporação virtual).

Alta velocidade – usar o tempo como recurso competitivo, usando velocidade no desenvolvimento de produtos, na resposta de vendas e no serviço ao cliente.

Diversificação global – buscar mais negócios internacionais, de modo a expandir a empresa.

Aferrar-se às competências centrais – concentrar esforços nos negócios em que são mais bem sucedidas.

Trazer de volta a emoção ao negócio – se o administrador não está apaixonado pelos produtos ou serviços da companhia, terá dificuldade em convencer outras pessoas, o que levará os clientes para outras firmas que estejam oferecendo produtos ou serviços mais excitantes.

O MODELO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Abrange as atividades que conduzem à afirmação de metas e objetivos e à escolha de estratégias para atingi-las.

Um modelo de planejamento estratégico tem 5 etapas, passíveis de empreendimento simultâneo:

  1. Analisar o ambiente – para compreender fatores como características do setor, demanda do produto, tecnologia dominante e regulamentação governamental.

  2. Analisar a organização – para compreender sua posição no mercado, situação financeira, habilidades técnicas, estrutura e força de trabalho.

  3. Determinar as habilidades-chave – sucesso pode depender de atingir rapidamente os clientes ou compreender o que eles realmente querem.

  4. Identificar problemas e oportunidades – quais os que poderiam influenciar a decisão estratégica.

  5. Desenvolver, avaliar e selecionar estratégias alternativas – para aproveitar melhor as oportunidades, pois recursos comumente limitados obrigam à escolha de poucas estratégias para implementar.

Declarações de visão, missão, estratégia e políticas – a missão identifica o propósito da empresa e onde ela se encaixa no mundo; a visão se assemelha à missão, mas projeta a empresa mais para o futuro e é mais genérica; planejamento estratégico é uma atividade da alta administração, mas o pessoal de nível mais baixo está mais próximo das informações disponíveis sobre as forças que afetam a empresa.

“Satisfazer o apetite do mundo com bons alimentos, bem servidos, a um preço que as pessoas possam consumir”- McDonalds.

“A Chrysler Corporation tem o compromisso de proporcionar a nossos clientes o mais alto nível de satisfação com os nossos produtos e serviços” – Chrysler Corp.

PLANOS OPERATIVOS, POLÍTICAS, PROCEDIMENTOS E REGRAS

Planos operativos – são os meios pelos quais os planos estratégicos alteram o destino da empresa; envolvem eficiência organizacional (fazer corretamente), enquanto os estratégicos envolvem a eficácia (fazer as coisas certas); proporcionam detalhes de que como os planos estratégicos serão atingidos, enfatizam mais a empresa e se dirigem ao curto prazo.

Políticas - são linhas de conduta para se seguir na tomada de decisões e nas ações; podem ser escritas ou implícitas; são projetadas para serem coerentes com os planos estratégicos, a que devem dar apoio em cada área, e permitem espaço para a interpretação pelo gerente individual.

Procedimentos – São considerados planos porque estabelecem um método costumeiro de lidar com atividades futuras; guiam mais a ação, no sentido de que afirmam a maneira específica pela qual uma determinada atividade precisa ser cumprida.

Regras – cursos específicos de ação ou de conduta que precisam ser seguidos; nem sempre se relacionam com a estratégia organizacional.

ADMINISTRAÇÃO POR OBJETIVOS: UM SISTEMA DE PLANEJAMENTO E REVISÃO

Administração por objetivos (APO) é uma aplicação sistemática de fixação de metas e de planejamento para ajudar indivíduos e firmas a serem mais produtivos; as pessoas definem muitos objetivos para si mesmas; um programa APO envolve cinco etapas:

Estabelecimento de metas organizacionais – fixadas pela alta administração, são freqüentemente estratégicas; os gerentes determinam o que as unidades organizacionais precisam fazer para atingir essas metas.

Estabelecimento de objetivos das unidades – os objetivos fixados nos níveis inferiores precisam ser projetados para atingir as metas gerais fixadas pela alta administração; os gerentes de nível mais baixo e os operadores fornecem subsídios, pois as metas gerais provêem espaço para inclusão de objetivos individuais.

Revisão das propostas dos subordinados – cada membro da equipe tem oportunidade de fixar objetivos além daqueles que vão ao encontro das metas estratégicas.

Negociação ou acordo – gerentes e membros da equipe conferenciam para concordar sobre os objetivos fixados pela equipe ou negociar mais.

Criação de planos de ação para atingir os objetivos – às vezes, o plano de ação é evidente por si só e não se precisa definir planos de ação.

Revisão de performance – é realizada em intervalos acordados, semestral ou anual; se objetivos não são atingidos, analisa-se em conjunto o que saiu errado e discutem-se ações corretivas e novos objetivos para o próximo período. O feed-back é indispensável para o sucesso da APO.

Um estudo de 70 casos de APO mostrou que houve aumento de produtividade em 68 deles, com um ganho médio de 44,6%; quando havia alto envolvimento da alta administração, o aumento foi de 56,5% e, quando baixo, de apenas 6,1%.

PLANEJAMENTO HOSHIN: UNIÃO DAS ATIVIDADES DIÁRIAS COM OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Com origem no TQM, proporciona um sistema de administração disciplinado para obter prioridades estratégicas, sendo considerado como especialmente apropriado para obter saltos qualitativos; seus seis princípios-chave são:

Alinhar metas da organização com as mudanças no ambiente – membros da organização são instruídos exatamente sobre o que a organização precisa fazer para manter-se competitiva.

Enfatizar poucas prioridades vitais – dispor e rastrear apenas umas poucas prioridades em cada nível da organização, para que os indivíduos focalizem com rapidez as atividades mais vantajosas para a organização.

Pedir aos empregados que desenvolvam planos para cobrir lacunas – para evitar problemas para a empresa, as equipes projetam seus planos, revêem seus programas e coordenam seus esforços com outras equipes.

Especificar os meios e medidas para cobrir as lacunas – traduzir cada objetivo de alto nível em um ou mais meios, designando-se uma medida ou indicador para avaliá-los.

Tornar visível a relação de causa e efeito – nesse método de planejamento, requer-se que os gerentes compreendam as relações de causa e efeito que movem seu negócio.

Incrementar continuamente o processo de planejamento – no cerne desse processo está o princípio PLAN – Planeje para testar uma idéia, Faça com que todos adiram ao plano, Estude as discrepâncias para identificar as causas dos obstáculos, Atue com as medidas apropriadas. Se o plano funciona, use-o de novo; se não, revise-o .

CARACTERÍSTICAS COMUNS DE METAS E OBJETIVOS:

  • São claros, concisos e objetivos

  • São acurados em termos de afirmação de verdade final ou condição buscada

  • São exequíveis por trabalhadores competentes.

  • Incluem três níveis de dificuldade: rotina, desafio e inovação

  • São atingidos através da participação dos membros da equipe

  • Relacionam-se com pequenas porções de realização

  • Especificam o que está sendo realizado, quem está realizando, quando deve ser realizado e como será realizado.

ATIVIDADE DE CONSTRUÇÃO DE HABILIDADES:

SUPERAÇÃO DA RESISTENCIA ÁS METAS

Para tornar-se um planejador efetivo, uma pessoa precisa escolher e perseguir metas. Ainda assim, muitas pessoas resistem à idéia de metas. O problema não parece ser mentir ao escolher as metas, mas persegui-las. Pense nas razões que descrevemos a seguir para não perseguir diligentemente as metas profissionais ou pessoais. Verifique aquelas que se aplicam a você.

____ 1. Se eu realizar minhas metas, as pessoas irão esperar que eu atinja ainda mais metas.

____ 2. É opressivo para mim pensar que terei de gastar o resto da minha vida perseguindo metas.

____ 3. Eu realmente detesto tentar e falhar.

____ 4. Eu ficaria embaraçado se os amigos soubessem que eu estava perseguindo algo e fracassei.

____ 5. O que a maior parte das pessoas considera serem metas na verdade são padrões culturais impostos a nós.

____ 6. Não gosto de ver minha vida sendo programada por metas.

____ 7. Acho que sou talentoso demais para dar-me o incomodo de ter que fixar metas.

____ 8. Gosto demais de minha liberdade para ficar amordaçado por metas.

____ 9. É difícil acreditar que metas ao realmente tão boas.

____10. Vivi muito bem até este ponto de minha vida sem prestar muita atenção a metas.

Quanto mais as afirmações acima se aplicam a você, maior seu problema de resistência a metas. Mas com a autoconsciência, freqüentemente ocorrem mudanças. Manter esse problema em mente servirá como um despertador diário para empreender algumas ações construtivas a cada dia no sentido de perseguir suas metas. Outro caminho de crescimento é rever as metas que você fixou para si mesmo e aquelas impostas pelos demais. Persiga primeiro as mais significativas, caso as prioridades permitam. Se suas metas não parecem tão relevantes, veja se elas podem ser modificadas para ficarem mais relevantes. A chave do sucesso é perseguir metas com as quais você esteja verdadeiramente comprometido.

Fonte: DuBRIN, Andrew J. Princípios de Administração. 4.ed. Rio de Janeiro: LTC, 1998.

Comentários