Administração de materiais

Administração de materiais

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Prof. Ivan Arenque Passos

FACULDADE SÃO GERALDO

E- mail: mktpassos @gmail. co m

Síntese da vida profissional

Prof. Ivan Arenque Passos

Ivan Arenque Passos, casado, 38 anos, Bacharel em Administração em Comércio Exterior –UNIP/SP, MBAmarketing –FGV/ES, Administração Estratégica –UniversityCentral Florida EUA, Mestrando Administração Estratégica. Membro do Programa de Administração de Varejo da Fundação Instituto de Administração (FIA-USP)

Esteve trabalhando nas seguintes empresas:

Consultoria e treinamento em Adm. E Marketing –MKTPASSOS Se especializou nas áreas:

Gestão da Qualidade Total, Marketing Varejo, Produto, Serviços, Pessoal, Social e Cultural e Administração.

Evolução e conceitos de administração de materiais, Funções e objetivos da administração de materiais, Localização e alcance da administração de materiais nas organizações, Normalização e qualidade, Armazenamento de materiais, Logística, A função compras, A organização e o pessoal de compras, Compra na quantidade certa, Compra no preço certo, Fontes de fornecimento, Organizações alternativas para compras, Fabricar ou comprar, Terceirização

1) UMA INTRODUÇÃO HISTÓRICA À ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS.

A atividade de material existe desde a mais remota época, através das trocas de caças e de utensílios atéchegarmos aos dias de hoje, passando pela Revolução Industrial. Produzir, estocar, trocar objetos e mercadorias éalgo tão antigo quanto a existência do ser humano. A Revolução Industrial, meados dos séc. XVIII e XIX, acirrou a concorrência de mercado e sofisticou as operações de comercialização dos produtos, fazendo com que “compras”e “estoques” ganhassem maior importância. Este período foi marcado por modificações profundas nos métodos do sistema de fabricação e estocagem em maior escala. O trabalho, atéentão, totalmente artesanal foi em parte substituído pelas máquinas, fazendo com a produção evoluísse para um estágio tecnologicamente mais avançado e os estoques passassem a ser vistos sob um outro prisma pelas administrações.

A constante evolução fabril, o consumo, as exigências dos consumidores, o mercado concorrente e novas tecnologias deram novo impulso àAdministração de Materiais, fazendo com que a mesma fosse vista como uma arte e uma ciência das mais importantes para o alcance dos objetivos de uma organização, seja ela qualquer que fosse. Um dos fatos mais marcantes e que comprovaram a necessidade de que materiais devem ser administrados cientificamente foi, sem dúvida, as duas grandes guerras mundiais, isso sem contar com outros desejos de conquistas como, principalmente, o empreendimento de Napoleão Bonaparte. Em todos os embates ficou comprovado que o fator abastecimento ou suprimento se constituiu em elemento de vital importância e que determinou o sucesso ou o insucesso dos empreendimentos. Soldados e estratégias por mais eficazes que fossem, eram insuficientes para o alcance dos resultados esp erados.

. Munições, equipamentos, víveres, vestuários adequados, combustíveis foram, são e serão necessários sempre, no momento oportuno e no local certo, isto quer dizer que administrar materiais écomo administrar informações: “quem os têm quando necessita, no local e na quantidade necessária, possui ampla possibilidade de ser bem sucedido”.

2) CONCEITOS BÁSICOS: Empresa, Capital e Trabalho

Toda produção depende da existência conjunta de três fatores de produção:

natureza, capital e trabalho, integrados por um quarto fator denominado empresa. Para os economistas, todo processo produtivo se fundamenta na conjunção desses quatro fatores de produção desses quatro fatores de produção.

Cada um dos quatro fatores de produção tem uma função específica, a saber:

a)Natureza: éo fator que fornece os insumos necessários à produção, como as matérias-primas, os materiais, a energia etc. Éo fator de produção que proporciona as entradas de insumos para que a produção possa se realizar.

Dentre os insumos, figuram os materiais e matérias-primas; b) Capital: éo fator que fornece o dinheiro necessário para adquirir os insumos e pagar o pessoal. O capital representa o fator de produção que permite meios para comprar, adquirir e utilizar os demais fatores de produção; c) Trabalho: éo fator constituído pela mão-de-obra, que processa e transforma os insumos, através de operações manuais ou de máquinas e ferramentas, em produtos acabados ou serviços prestados. O trabalho representa o fator de produção que atua sobre os demais, isto é, que aciona e agiliza os outros fatores de produção. Écomumente denominado mão-de-obra, porque se refere principalmente ao operário manual ou braçal que realiza operações físicas obre as matérias-primas, com ou sem o auxílio de máquinas e equipa mentos; d) Empresa: éo fator integrador capaz de aglutinar a natureza, o capital e o trabalho em um conjunto harmonioso que permite que o resultado alcançado seja muito maior do que a soma dos fatores aplicados no negócio. A empresa constitui o sistema que aglutina e coordena todos os fatores de produção envolvidos, fazendo com que o resultado do conjunto supere o resultado que teria cada fator isoladamente. Isto significa que a empresa tem um efeito multiplicador, capaz de proporcionar um ganho adicional, que éo lucro. Mas adiante, ao falarmos de sistemas, teremos a oportunidade de conceituar esse efeito multiplicador, também denominado efeito sinergísticoou sinergia. Modernamente, esses fatores de produção costumam ser denominado recurso empresarial.

Os principais recursos empresariais são:

Recursos Materiais, Recursos Financeiros, Recursos Humanos, Recursos Mercadológicos Recu rso s Administrativos

3. ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES

A Administração de Materiais édefinida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições.

Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, atéas operações gerais de controle de estoques etc.

Em outras palavras: “A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total”.

A Administração de Materiais moderna éconceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor cu st o.

A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do material Necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqüências: quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do necessário podem levar àinsuficiência de estoque, o que éprejudicial àeficiência operacional da organização.

Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais, nestas condições podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, inutilizaçãode material, compras adicionais, etc.

Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem, portanto, os meios necessários à consecução das quatro condições básicas alinhadas acima, para uma boa Administração de material.

Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais, além de outras mais específicas de organizações mais complexas:

3.1 -Subsistemas Típicos:(normas e qualidade)

3.1.1-Controle de Estoque -subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimentode material. O estoque énecessário para que o processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.

3.1.2-Classificação de Material-subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material.

3.1.3 -Aquisição / Compra de Material -subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. Éda responsabilidade de Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não ésomente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável possível, jáque o custo da matéria-prima éum componente fundamental no custo do produto.

3.1.4-Armazenagem / Almoxarifado -subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O Almoxarifado éo responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. Éo local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores;

3.1.5-Movimentação de Material -subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.

3.1.6 -Inspeção de Recebimento -subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

3.1.7 -Cadastro -subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras.

3.2 -Subsistemas Específicos:

3.2.1 -Inspeção de Suprimentos -subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administração de Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções.

3.2.2 -Padronização e Normalização -subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques.

3.2.3 -Transporte de Material -subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. A colocação do produto acabado nos clientes e as entregas das matériasprimas na fábrica éde responsabilidade do setor de Transportes e Distribuição. Énesse setor que se executa a Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta.

A integração destas subfunções funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organização.

Assim, quando um item de material érecebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.

Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção éacionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque éinformado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada.

. O subsistema de Cadastro também éinformado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento.

Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução éprovidenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.

Quando o material érequisitado dos estoques, este evento écomunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de reposiçã o.

Neste caso, éemitida pelo subsistema de Controle de

Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto àorganização pelo subsistema de Cadastro. Após a concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material.

Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua atividade-fim, e do número de itens do inventário.

4. RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS a) Suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento; b) Avaliar outras empresas como possíveis fornecedores; c) Supervisionar os almoxarifados da empresa; d) Controlar os estoques; e) Aplicar um sistema de reaprovisionamentoadequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa; f) Manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc. g) Estabelecer sistema de estocagem adequado; h) Coordenar os inventários rotativos.

Seguem os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais:

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