sistemas de gestao de custos

sistemas de gestao de custos

(Parte 1 de 3)

21 Rev. FAE, Curitiba, v.2, n.3, set./dez., 1999, p.21-28

DIFICULDADES NA IMPLANTAÇÃO

Cleonice Bastos Pompermayer*

Este artigo apresenta uma série de reflexões sobre dificuldades detectadas no momento da implantação de sistemas de gestão de custos nas organizações. Essas dificuldades, em algumas situações, podem ser decorrentes de questões de abrangência conceitual, envolvendo desde o entendimento do conceito de custo e uma visão gerencial acerca deste, até a compreensão das características dos diversos métodos disponíveis. Em outras vezes, o que se dá é uma falta de clareza quanto à definição dos objetivos a serem alcançados com o sistema de custos e à sua correta adequação às estratégias genéricas da empresa. Por fim, podem ocorrer obstáculos internos que surgem no momento da implantação do sistema de custos na organização.

Palavras-chave: custos, sistemas de custos, recursos, sistemas de gestão, necessidades gerenciais.

This article presents a series of reflections on the difficulties which occur when cost management systems are implanted in an organization. These difficulties in some cases lead to questions of conceptual compromise which must be understood in terms of costs, na overall vision, and the methods available. In other cases their is a lack of understanding in defining objectives in order to reach the correct cost management strategies of a particular company. There could also be internal obstacles at the moment of the implementationof a cost system in an organization.

Key words: costs, systems of costs, resources, systems of management.

*Economista, Doutoranda em Engenharia da Produção pela UFSC. Professora da FAE e do CDE, Coordenadora do Núcleo de Pesquisa Acadêmica da FAE e do Curso de Especialização em Finanças da FAE/CDE. Consultora de Empresas.

No ambiente competitivo em que as empresas estão inseridas atualmente, verifica-se um crescimento significativo da divulgação sobre a importância de uma adequada gestão de seus custos, objetivando a manutenção de sua sustentação competitiva no mercado.

Para ser bem-sucedida nesse aspecto, a empresa deve implantar em seu ambiente operacional uma tecnologia de gestão compatível com as suas necessidades gerenciais de controle dos elementos que compõem seus produtos, de avaliação dos resultados, de análise de margens de contribuição, de tomada de decisões de mudanças em processos de produção, de análise dos benefícios da utilização de tecnologias avançadas de produção e de apoio ao planejamento estratégico da organização.

A busca de um sistema de gestão de custos que atenda a essas necessidades deverá ser empreendida mediante um prévio conhecimento por parte da empresa sobre as dificuldades com as quais poderá se defrontar neste percurso.

O presente artigo tem como objetivo tecer alguns comentários que possam ser úteis no sentido de elevar a compreensão sobre tais dificuldades. Esses comentários resultam de reflexões da autora baseadas em sua experiência como consultora na implantação de sistemas de custos, em empresas de diversos ramos de atividade. As dificuldades usualmente encontradas foram sistematizadas através de uma base teórica e agrupadas em três áreas distintas: uma delas refere-se a aspectos conceituais; outra enfoca a compatibilização de objetivos; e a última considera os obstáculos na implantação, propriamente dita.

1 DIFICULDADES CONCEITUAIS

No nível das questões conceituais, é muito comum a verificação de uma dicotomia entre o conceito real de custos – fundamentado no uso dos recursos (materiais, mão-de-obra, equipamentos e tecnologia) e na exigência que estes recursos demandam pela sua remuneração na forma de salários, manutenção, impostos, retorno, que se traduzem em custos – e o habitual conceito utilizado para os custos sob a visão apenas monetária que eles representam.

Normalmente, a visão monetária dos custos leva as empresas a adotarem ações no sentido de controles e reduções muitas vezes de forma indiscriminada, sem uma análise mais adequada sobre quais os recursos ou benefícios atingidos na forma de produtos ou serviços, não permitindo, ainda, a prática de técnicas de otimização dos recursos. Por otimização de recursos entenda-se, aqui, o esforço para produzir mais, com mais qualidade e menor desperdício.

A aceitação por parte da empresa de que os custos têm sua origem no uso dos recursos colocados à disposição da produção, visando-se, assim, atingir a produção planejada, evidencia que a ocorrência de custos não deverá ser encarada negativamente pela empresa, mas sim que esses custos estarão presentes sempre que haja atividade econômica e produção.

Ainda quanto às questões conceituais, outro aspecto relevante é o entendimento e internalização, pelos membros da empresa, de uma visão de custos sob a ótica de um sistema de informações gerenciais estratégico. Nos termos de Abreu (1999, p.32), sistemas de informações estratégicos são aqueles que mudam os objetivos, produtos, serviços ou relações ambientais de uma empresa. Os sistemas que têm este efeito sobre uma organização literalmente mudam a maneira pela qual a empresa faz negócios. Neste nível, a tecnologia da informação leva a organização a novos padrões de comportamento, ao invés de simplesmente dar suporte e sustentação à estrutura existente, aos produtos existentes e/ou aos procedimentos de negócios existentes.

Essa visão introduzirá na empresa a possibilidade de uma nova leitura sobre os custos. O primeiro e importantíssimo aspecto a ser considerado consiste na interpretação diferenciada e fundamental entre dados e informações de custos. Em seguida, a promoção da integração entre as diversas áreas operacionais dentro da empresa e, por último, o reconhecimento de que um sistema de custos ultrapassa o conceito teórico e prático, aplicado a ele, de constituir apenas uma planilha eletrônica, devendo, além disso, oferecer informações capazes de apoiar a tomada de decisões estratégicas da empresa.

Na figura a seguir, extraída de Leone (1989, p.212), podem ser visualizadas as três fases da contabilidade de custos em uma empresa:

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Fase I - Coleta de dados

O trabalho de coleta e seleção de dados internos e externos, quantitativos e monetários se dará em subsistemas de apoio, constituídos pelas áreas funcionais e instrumentos de controle da empresa, tais como: etapas de produção, sistemas de controle de materiais, controle de patrimônio e planejamento de produção.

A atuação desses subsistemas implicará um planejamento, treinamento, organização e integração entre esses setores, o que promoverá uma postura participativa e um entendimento sobre a importância da gestão de custos para a empresa.

Fase I - Processamento dos dados

Nesta fase, o centro processador de informações receberá os dados e executará a operação de acumulação, organização, análise e interpretação desses dados, transformando-os em informações compatíveis com as saídas esperadas, definidas na arquitetura dos sistemas de custos, modelados especialmente para a empresa.

Fase I - Informações

Os dados gerados pelo sistema de custos constituem-se em importante elemento do sistema de informações gerenciais, pois representam os resultados de um trabalho de processamento alicerçado num modelo de sistema exaustivamente desenhado e elaborado para atender às necessidades gerenciais específicas da empresa, levando em conta seus objetivos e metas, seus parâmetros e prioridades. Essas informações deverão advir de contatos iniciais com os usuários do sistema (gerentes de produção, finanças, recursos humanos, vendas, marketing, contabilidade, engenharia, projetos, desenvolvimento de produtos) para que o sistema de custos produza relatórios gerenciais confiáveis, eficientes e úteis para as diversas áreas funcionais da empresa.

Uma outra área conceitual que apresenta certa dificuldade nas organizações refere-se à compreensão e/ou ao conhecimento dos sistemas e métodos de custos disponíveis, o que pode leválas a escolhas impróprias ou inadequadas no momento da implantação. Por sistema de custos entende-se, aqui, o conjunto dos meios que a empresa utilizará para coletar e sistematizar os dados de que necessita para produzir informações gerenciais úteis para toda a organização e seus níveis hierár quicos.

A materialização deste conceito na vida da empresa necessitará de uma cuidadosa seleção e combinação dos princípios, critérios e métodos de custeio, já desenvolvidos na base científica da Contabilidade de Custos, que atualmente passa, inclusive, por mudanças bastante significativas.

Pode-se, portanto, afirmar que para a implantação de um sistema de gestão de custos deve-se proceder a uma criteriosa análise da adequação desses métodos, disponíveis na literatura, e de sua compatibilização às necessidades gerenciais da empresa.

FIGURA 1 - AS FASES DA CONTABILIDADE DE CUSTOS

Seleção dos Dados

Planejamento Treinamento Organização

Acumulação Organização

Análise Interpretação

Relatórios Gerenciais

Apoio da Administração Sistema de Custos

Critérios básicos Procedimentos Registros

Em Conjunto com os Usuários

Os métodos de custeio atualmente são apresentados e discutidos sob a luz de duas correntes. Uma delas é representada pelos chamados sistemas de custeio tradicionais, que tiveram sua origem na necessidade de se avaliar os estoques na indústria nascente, após a Revolução Industrial (século XVIII), que era uma tarefa mais simples, até então, na empresa tipicamente mercantilista, conforme Martins (1996, p. 23).

Com o passar do tempo, os objetivos dos sistemas de custeio tradicionais evoluíram para a busca de informações que apoiassem o controle das operações, a análise de resultados e o custeio e análise dos produtos.

Os sistemas tradicionais focalizam a apuração dos custos em três elementos: materiais utilizados na produção, mão-de-obra empregada e custos indiretos de fabricação, tendo os dois primeiros como elementos principais na composição dos custos dos produtos.

Esses sistemas trazem em suas bases princípios contábeis, tais como os princípios da realização, da competência, da confrontação, do custo histórico como base de valor, da consistência e da relevância. Apresentam uma terminologia, critérios e pressupostos próprios. Podem ser sistematizados, segundo os objetivos e necessidades gerenciais, como: a)sistemas de apuração de custos, através de métodos de acumulação por processos, por ordem de produção ou por unidades de esforço de produção, combinados aos critérios de custeio por absorção ou variável; b)sistemas voltados a decisões, estruturados de forma a permitir a realização de análise de custos fixos, lucro e margem de contribuição, e a análise de custo-volume-lucro; c)sistemas para controle, fundamentados no custo padrão e na contabilidade de custos por responsabilidade.

A segunda corrente dos sistemas de custeio é a da gestão estratégica de custos. Esta abordagem tem suas bases nas exigências impostas às empresas pelo novo ambiente competitivo globalizado – dada a implantação de tecnologias avançadas de gestão, como just-in-time (JIT), gerenciamento da qualidade total (CQT ou TQM) e planejamento dos recursos de manufatura (MRP I) – e, paralelamente, pelo crescimento da participação dos custos indiretos de fabricação em relação ao total dos custos, nas últimas décadas, como ilustra a figura 2, adaptada de Ching (1995, p.16).

A convivência das empresas nesse novo ambiente pode ser traduzida por uma forte pressão pela busca de vantagem competitiva, o que intensifica a necessidade e a importância do uso de uma tecnologia de mensuração e gestão de custos capaz de fornecer respostas confiáveis às seguintes questões (Brimson, 1996, p.20):

1.Quais são os custos e lucros influenciáveis (e claramente identificados) para as principais linhas de produtos e clientes? 2.Quais são os padrões de comportamento de custo de cada atividade incluindo sua capacidade, e qual a variação de volume permitida sem alteração de custos? 3.Quanto representa o desperdício (não agrega valor) no custo, e quais são as melhores práticas para uma atividade? 4.Como variam os custos indiretos em função das mudanças do negócio? Quais custos são evitados se o volume decresce? 5.Como a estrutura atual de custos, a utilização da capacidade e a tendência do desempenho não financeiro se comparam com aquelas dos concorrentes? 6.Como menores custos podem ser planejados nos produtos novos e nos existentes?

FIGURA 2 - EVOLUÇÃO RECENTE DO PERFIL DOS CUSTOS Custos Diretos

Tecnologia Mão-de-obra

Custos Indiretos Tempo

Cu s t o

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