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FACULDADE DE EDUCAÇÃO SÃO FRANCISCO

ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS - OSM

Prof.: Edivam Junior

PEDREIRAS

MA

I - O.S.M.

O. S. M. - É uma atividade administrativa voltada para a obtenção da melhor produtividade possível dos Recursos Humanos - RH, Recursos Materiais - RM, e Recursos Tecnológicos - RT, através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa”.

Organização

Organização da Empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

Estrutura Organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.

O termo “Organização” freqüentemente tem sido empregado como sinônimo de arrumação, ordenação, eficiência, porém, em nosso objetivo ORGANIZAÇÃO deve ser entendida não apenas como o quadro estrutural de cargos definidos por:

  • Respectivos títulos;

  • Atribuições básicas;

  • Responsabilidades;

  • Relações formais;

  • Nível de autoridade;

  • Aspectos culturais

Nestes termos, podemos definir como função básica de ORGANIZAÇÃO, o estudo cuidadoso da estrutura organizacional da empresa para que esta seja bem definida e possa atender as necessidades reais e os objetivos estabelecidos de forma integrada com a organização informal e as estratégias estabelecidas na empresa.

1.1 A Estrutura Formal

É aquele oficialmente definida na empresa com todas as formalidades e padrões vigentes quanto á forma de preparação e divulgação de normas a respeito. Será encontrada:

  • Em simples comunicados;

  • Instruções;

  • Manuais de Procedimentos ou Organização

  • Forma Gráfica: ORGANOGRAMA

  • Forma Descritiva: DESCRIÇÃO DE CARGOS

Embora necessária e tantas vezes desejada, a estrutura formal poderá não ser adequada em determinadas empresas, e mesmo sendo adequada terá que conviver com a Estrutura Informal.

1.2 A Estrutura Informal

Os funcionários das empresas pertencem automaticamente e inevitavelmente à vida informal das mesmas. Deste relacionamento do cotidiano, surgem:

  • Entendimentos extra-estruturais;

  • Conceitos alheios às normas;

  • Desentendimentos;

  • Eventuais conflitos;

  • Lideranças naturais;

  • Amizades e ações benéficas ou prejudiciais à empresa

Na maioria dos casos, é dada liberdade total para a organização informal, mas isto é perigoso e não tem razão de ser, porque é administrável e direcionável positivamente. Exemplo de Sucesso:

Empresas que estão praticando com critérios claros e de comum acordo, a participação de funcionários na gestão e nos lucros”.

Nestes casos ocorre:

  • Transparência;

  • Lealdade;

  • Sentido colaboracionista

1.3 ORGANIZAÇÃO - Atividades de OSM

  • Projetar a criação, união ou eliminação de unidades, bem como acompanhar a respectiva execução;

  • Descrever e definir o objetivo e as funções de cada uma das unidades empresariais;

  • Divulgar, nos níveis competentes, os trabalhos desenvolvidos em OSM;

  • Implantar e acompanhar in loco os trabalhos desenvolvidos por OSM;

  • Elaborar, emitir e divulgar as normas, regulamentos e manuais necessários;

  • Estudar os ciclos organizacionais;

  • Analisar as alternativas de ação para promover a maturidade organizacional;

  • Avaliar impactos ou desgastes provenientes das ações e dos ciclos;

  • Estruturar as formas e necessidades de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento.

2. Sistemas

Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.

Na discussão de problemas empresariais de nossa época a palavra SISTEMA, vem sendo usada com muita freqüência, de tal forma que pesquisadores estão estudando sistemas, analistas vêem as organizações como sistemas, e aumenta gradativamente a instituição de Órgãos e CIAS sob enfoque sistêmico. Uma definição de Sistema em termos de Administração de empresas poderia ser:

Sistema é um conjunto de atividades interligadas de forma que todas estejam em uma relação direta, de maneira a possibilitar que determinados objetivos sejam alcançados”.

2.1 Objetivos do estudo de Sistemas na Empresa

  • Identificar todos os sistemas que ocorrem na empresa, definindo de forma objetiva as entradas, as operações e as saídas, que devem estar sempre em sintonia com os objetivos preestabelecidos;

  • Canalizar todas as forças e energias que ocorrem no sistema para os objetivos preestabelecidos;

  • Estabelecer sistemas de controle e avaliação, permanentes em todas as fases do sistema (entradas, processos, saídas e retroalimentação), visando acompanhar e desempenho em relação aos objetivos;

  • Criar sistemas de retroalimentação, que sejam verdadeiras reintroduções no processo, para que este não perca o seu movimento dinâmico, não haja “estrangulamentos” no sistema de comunicações da empresa, auto-regulando os sistemas.

2.2 SISTEMAS - Atividades de OSM

  • Análise de viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas;

  • Elaboração de cronogramas físico/financeiro/pessoal para

Desenvolvimento;

  • Avaliação de equipamentos, instrumentos e ferramentas á disposição;

  • Análise e definição da amplitude dos níveis organizacionais contemplados;

  • Definição e estruturação dos dados a nível operacional das informações transacionais;

  • Definição e estruturação das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das informações gerenciais;

  • Definição e estruturação das informações visando proporcionar flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e ao apoio às decisões.

3. Métodos

Método é o caminho ordenado e sistemático para se chegar a um fim”.

Este caminho pode ser estudado como um sistema ou processo, tanto em nível operacional, tático, estratégico como o filosófico, nos três últimos ocorrem os processos intelectuais.

Como processo intelectual, entendemos a abordagem de qualquer problema mediante análise prévia e sistemática de todas as vias possíveis de acesso à solução.

O processo operacional é a maneira lógica de organizar a seqüência das diversas atividades para chegar ao fim almejado. É a própria ordenação da ação.

Metodologia

Do Grego:

META - ao largo

ODOS - caminho

LOGOS - discurso, estudo.

Na prática, consiste em avaliar, analisar e estudar os vários métodos disponíveis, identificando, explicando e justificando as limitações, principalmente as implicações e possíveis resultados de suas utilizações”.

É a aplicação do método através de processos e técnicas, sendo que não procura soluções, mas estuda a melhor maneira de abordar determinados problemas empresariais, no estado atual dos conhecimentos.

Ciência é um conhecimento racional, metódico e sistemático, capaz de ser submetido à verificação”.

Ao desenvolver as estruturas de recursos e de operações na empresa, ao definir procedimentos, rotinas, métodos, os profissionais estabeleceram a PADRONIZAÇÃO na análise administrativa, envolvendo os aspectos Organizacionais e de Planejamento.

A padronização procura a unificação e a simplificação das atividades administrativas, segundo padrões, parâmetros e modelos preestabelecidos, aceitos pela empresa ou impostos pela criação de novos hábitos ou mudanças organizacionais”.

Os objetivos são:

  • O aumento da produtividade; e.

  • A redução de custos;

Os esquemas padronizados e sistemáticos possibilitam:

  • Facilidade de consultas, leitura, atualizações e guarda;

  • Formação de conjuntos compactos ou sistemas integrados de

Informações e dados

Exemplo de Padronização de Procedimentos

Análise Administrativa ou de Sistemas em O S M”

  • Planejamento

  • Levantamento de Dados e Informações

  • Análise & Seleção de Alternativas

  • Proposta & Implementação de Alternativas

  • Avaliação & Ampliação/Melhorias

3.1 Objetividade dos Métodos

  • Integração de todas as atividades da empresa, por suas unidades.

Organizadas dinamicamente, através um inter-relacionamento constante e padronizado;

  • Procurar a melhor qualidade na solução dos problemas, evitando a aplicação pura e simples de modelos externos nacionais ou estrangeiros. Aclimatizando-os quando possível, considerando as peculiaridades de cada cultura, linguagem e produto;

  • Harmonizar recursos empresariais.

3.2 MÉTODOS - Atividades em O S M

  • Racionalização do trabalho, ou seja:

  • Definir a movimentação de documentos;

  • Definir o Fluxo de decisões dos sistemas;

  • Modificação dos métodos de trabalho;

  • Municiamento da empresa com Ferramentas de análise e gestão de Processos;

  • Atualização de Técnicas de Administrativas e dos sistemas de trabalho;

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