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FACULDADE DE EDUCAÇÃO SÃO FRANCISCO

ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

INTRODUÇÃO A ADMINISTRAÇÃO

Prof. Esp.: Edivam Junior

PINHEIRO

MA

SUMÁRIO

HISTÓRICO DA ADMINISTRAÇÃO 3

DEFININDO A ADMINISTRAÇÃO 4

O SIGNIFICADO DA ADMINISTRAÇÃO 4

POR QUE ESTUDAR ADMINISTRAÇÃO? 5

TEORIA ADMINISTRATIVA 6

Conhecimentos Descritivos 7

Conhecimentos Prescritivos 7

OBJETIVOS E CAMPO DE APLICAÇÃO DA TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO 8

QUAL IDÉIA É MELHOR? 9

A ADMINISTRAÇÃO NO PASSADO 11

LINHA DO TEMPO DA ADMINISTRAÇÃO 15

O ADMINISTRADORE SUAS FUNÇÕES 21

FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR 22

FUNÇÕES E PROCESSOS 24

PRINCÍPIOS BÁSICOS 25

PROCESSO ADMINISTRATIVO 27

PLANEJAMENTO 28

ORGANIZAÇÃO 33

DIREÇÃO OU COORDENAÇÃO 34

LIDERANÇA 35

CONTROLE 38

SISTEMA DECISÓRIO 41

Processo Decisorial 43

Ambientes de Decisão 44

TIPOS DE DECISÃO DO ADMINISTRADOR 45

TIPOS BÁSICOS DE DECISÃO 46

As Decisões nas Organizações 47

Solução de Problemas 47

Técnicas de solução de problemas 49

O AMBIENTE ORGANIZACIONAL 51

Conceito de Ambiente 53

Dinamismo do Ambiente 56

Relação Entre Organização e Seu Ambiente 58

Influenciação do Ambiente 59

HISTÓRICO DA ADMINISTRAÇÃO

DEFININDO A ADMINISTRAÇÃO

A palavra administração é usada tão freqüentemente no dia-a-dia, que parece não haver dúvidas com relação a seu significado. As palavras administrador, gerente, governante, dirigente, empresário, presidente e mesmo chefe também parecem ser usadas, normalmente, como se indicassem as mesmas figuras. O mesmo acontece com as palavras eficiência e eficácia, que igualmente desempenham papel importante dentro do campo da administração, dentre tantas outras. Como é o caso com palavras comuns, o consenso é aparente. Estando essas palavras no centro de toda a discussão de que trata este livro, nada mais obrigatório que defini-las desde o princípio.

O SIGNIFICADO DA ADMINISTRAÇÃO

OBJETIVOS, DECISÕES e RECURSOS são as palavras-chave na definição de administração. A administração é o processo de tomar e colocar em prática as decisões sobre objetivos e utilização de recursos. Esclarecendo e ampliando:

  • PROCESSO significa atividade ou ação. A administração é processo ou atividade dinâmica, que consiste em tomar decisões sobre objetivos e recursos. O processo de administrar é inerente a qualquer situação onde haja pessoas utilizando recursos para atingir algum tipo de objetivo. Em última instância, a administração é o processo que procura aumentar e garantir a qualidade das decisões sobre objetivos e recursos.

  • DECISÕES significam escolhas. O processo administrativo abrange quatro tipos principais de decisões ou escolhas, também chamados PROCESSOS:

1. Planejamento: o processo de planejamento abrange as decisões sobre objetivos, ações futuras e recursos necessários para realizar objetivos.

2. Organização: o processo de organização compreende as decisões sobre a divisão de autoridade, tarefas e responsabilidades entre pessoas e sobre a divisão de recursos para realizar as tarefas.

3. Direção ou coordenação: o processo de direção significa ativar o comportamento das pessoas por meio de ordens; coordenação significa ajudá-las a tomar decisões por conta própria. A escolha entre um ou outro modelo depende do modelo e da cultura de administração.

4. Controle: o processo de controle compreende as decisões sobre a compatibilidade entre objetivos esperados e resultados alcançados.

  • RECURSOS classificam-se em seis tipos principais: instalações, espaço, tempo, dinheiro, informações e pessoas.

  • ORGANIZAÇÕES ou SISTEMAS são conjuntos específicos de pessoas e recursos empregados na realização de objetivos.

  • PESSOAS estão no coração do processo administrativo, como agentes ou recursos. Elas tomam decisões, compartilham o processo decisório com outras pessoas ou são afetadas pelas decisões que outras tomam.

  • ADMINISTRADORES ou GERENTES são pessoas que tomam decisões de administração. Podem ser indivíduos (como um presidente de empresa) ou grupos (como a assembléia de acionistas que nomeia esse mesmo presidente).

  • OBJETIVOS são resultados esperados, ou fins que as organizações ou sistemas procuram atingir, por meio do emprego dos recursos. Um sistema ou organização que consegue realizar seus objetivos é EFICAZ. Entre duas organizações ou sistemas, ou entre dois momentos do mesmo sistema ou organização, é mais EFICIENTE o sistema ou organização que realiza o mesmo objetivo com menor quantidade de recursos.

  • EFICÁCIA é a capacidade de realizar objetivos e EFICIÊNCIA é a capacidade de utilizar produtivamente os recursos.

A administração, portanto, é o processo que procura assegurar a EFICÁCIA (realização de objetivos) e a EFICIÊNCIA (utilização racional de recursos) das organizações ou sistemas. A administração é importante em qualquer escala de utilização de recursos para realizar objetivos: individuais, familiares, grupais, organizacionais ou sociais.

POR QUE ESTUDAR ADMINISTRAÇÃO?

Embora o processo administrativo seja importante em qualquer contexto de utilização de recursos, a razão principal para estudá-lo é seu reflexo sobre o desempenho das organizações. “O principal motivo para a existência das organizações é o fato de que certos objetivos só podem ser alcançados por meio da ação coordenada de grupos de pessoas”.

Sempre houve organizações de grande porte, orientadas para a eficácia na realização de seus objetivos - governos, Igreja, forcas armadas, sociedades de negócios - que sempre desempenharam papel importante na sociedade.

Na atualidade, as organizações assumiram importância sem precedentes na sociedade e na vida das pessoas. Tente fazer uma lista das organizações com as quais você está envolvido ou se relaciona de alguma forma. Da empresa onde você trabalha ao supermercado, da fábrica de seu carro à concessionária, da prefeitura à companhia de eletricidade, da companhia telefônica ao sindicato de sua categoria profissional, a lista parece interminável. Há poucos aspectos de sua vida que não sejam influenciados por alguma espécie de organização. A sociedade moderna é uma sociedade organizacional, em contraste com as sociedades comunitárias do passado.

Na sociedade organizacional, muitos produtos e serviços essenciais para a simples sobrevivência somente se tornam disponíveis quando há organizações empenhadas em realizá-los. A qualidade de vida depende delas em grande parte: serviços de saúde, fornecimento de energia, segurança pública, controle de poluição - tudo depende de alguma empresa ou organização pública.

É dramático o impacto do mau funcionamento de uma organização de grande porte sobre a sociedade. Considere por exemplo a quebra de um banco, como aconteceu com o Econômico em 1995. Funcionários perdem o emprego, correntistas perdem o dinheiro, contribuintes são obrigados a arcar com as conseqüências. Pense numa cidade inundada, e você vai se lembrar da Prefeitura, pense em pessoas despreparadas, e você vai se lembrar do baixo nível das escolas, pense na necessidade de pagar planos de saúde ou pensão, ou nas filas nos hospitais públicos, e você vai se lembrar do governo que não trabalha como deveria. Muitos problemas que você enfrenta têm sua origem na inexistência ou ineficiência de algum tipo de organização.

Organizações bem administradas são importantes por causa desse impacto sobre a qualidade de vida da sociedade. Administradores bem preparados, portanto, são recursos sociais importantes. Essa predominância das organizações e sua importância para a sociedade moderna, bem como a necessidade de administradores competentes, estão na base do desenvolvimento da teoria geral da administração.

TEORIA ADMINISTRATIVA

A teoria geral da administração é o corpo de conhecimentos a respeito das organizações e do processo de administrá-las. A teoria geral da administração compreende dois tipos principais de conhecimentos: descritivos e prescritivos.

Conhecimentos Descritivos

Conhecimentos de natureza descritiva são aqueles que se propõem a explicar. A teoria descritiva da administração é feita de explicações ou interpretações das organizações e do processo administrativo. Seu objetivo é entender as organizações e os administradores, para poder explicá-los.

Em toda descrição encontra-se a interpretação do autor. Diferentes autores, procurando entender o mesmo evento ou processo, interpretam-no de maneiras diversas ou chegam a conclusões divergentes. Muito dos conhecimentos descritivos, por isso, são proposições, ou explicações tentativas, que os autores submetem à apreciação e julgamento do leitor ou estudante, para que este tire suas próprias conclusões.

O melhor exemplo de interpretação polêmica é a própria definição da administração como processo de tomar decisões de planejamento, organização, direção e controle. Como veremos à frente, há autores que divergem desta interpretação e que oferecem proposições alternativas para explicar o processo administrativo.

Conhecimentos Prescritivos

Há conhecimentos que se propõem a recomendar o que fazer, indicando soluções ou determinando quais decisões devem ser tomadas. Neste caso, a teoria torna-se prescritiva, oferecendo alternativas de soluções ou técnicas para resolver problemas e auxiliar os gerentes a administrar as organizações. Os conhecimentos prescritivos compreendem duas grandes categorias:

  • DOUTRINAS. Doutrinas são declarações de princípios ou valores. Os princípios ou valores definem o que é importante e onde a atenção deve estar concentrada. Portanto, a doutrina procura orientar os julgamentos e decisões dos administradores a respeito dos inúmeros aspectos de seu trabalho.

Por exemplo: o movimento da administração científica definia a eficiência como prioridade, ao passo que o enfoque da qualidade estabelece que o cliente é a prioridade. É o mesmo dizer que o primeiro tinha uma doutrina da eficiência e, o segundo, uma doutrina da satisfação do cliente.

  • TÉCNICAS. Técnicas são soluções para problemas específicos. O problema de estudar a eficiência de um processo resolve-se com as técnicas do estudo de tempos e movimentos; o problema de organizar um sistema de administração de projetos resolve-se com uma estrutura matricial. As técnicas, em geral, agregam-se em métodos. Assim, o método dos círculos de qualidade compreende técnicas como espinha de peixe e princípio de Pareto, entre outras.

OBJETIVOS E CAMPO DE APLICAÇÃO DA TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO

A teoria geral da administração abrange os conhecimentos descritivos ou prescritivos que se relacionam com as organizações, os administradores e o processo administrativo. Seu objetivo final é a preparação de administradores para todos os tipos de organizações. Derivados desse objetivo final, os grandes objetivos específicos que a teoria geral da administração procura atingir são os seguintes:

  • Entender e explicar as organizações.

  • Entender e explicar o papel da administração e dos administradores nas organizações.

  • Identificar e propor diretrizes e técnicas para administrar as organizações.

A teoria geral da administração abrange grande variedade de assuntos específicos. Esses assuntos específicos correspondem a teorias específicas ou campos do conhecimento com vida própria (por exemplo, teoria das organizações, teoria da decisão, liderança, papel gerencial, administração estratégica, estrutura organizacional), de tal maneira que a teoria geral da administração é um sistema de teorias distintas e interdependentes.

Os conhecimentos que compõem a teoria geral da administração agrupam-se em três categorias principais: enfoques, modelos e escolas. As fronteiras entre essas três categorias não são rígidas, de modo que há muita sobreposição entre elas.

  • ENFOQUE é um aspecto particular das organizações ou do processo administrativo, que é selecionado para estudo e produção de conhecimentos. Alguns autores preferem usar a palavra abordagem para indicar a mesma idéia. Enfoque também é palavra que indica preferência por aquele aspecto ou, ainda, uma perspectiva ou maneira particular de observar e analisar as organizações, os administradores e o processo administrativo.

Por exemplo: o enfoque sistêmico interpreta as organizações como conjuntos complexos de partes interdependentes, ao passo que o enfoque humanístico, social ou comportamental interpreta as organizações predominantemente como sistemas sociais, feitos de pessoas e sentimentos.

  • ESCOLA indica um conjunto de autores que usaram o mesmo enfoque, escolheram o mesmo aspecto específico para analisar, ou adotaram a mesma linha de raciocínio teórico. Escola é palavra que também pode indicar autores com diversos enfoques, que nunca se encontraram ou viveram em épocas e locais diferentes, mas que compartilham um interesse ou ponto de vista, ou que é possível associar em função de algum critério.

Por exemplo: a escola das relações humanas no trabalho congrega autores e adeptos do enfoque humanístico; enquanto o movimento da administração científica também pode ser associado a uma escola, a escola da eficiência e da racionalização do trabalho.

Dependendo da perspectiva, enfoque transforma-se em escola. Assim, por exemplo, o enfoque da qualidade focaliza a satisfação do cliente, enquanto a escola da qualidade compreende todos os autores associados a esse enfoque. Uma escola, em resumo, abriga aqueles que aceitam determinada doutrina.

  • MODELO é conceito com dois significados.

  • MODELO DE GESTÃO ou MODELO DE ADMINISTRAÇÃO indica conjunto de doutrinas e técnicas do processo administrativo, em geral associadas a uma base cultural. Embora não sejam sinônimos, método e modelo são palavras usadas de modo intercambiável. Em certos casos, estilo é palavra que tem o mesmo sentido.

Por exemplo: o modelo japonês de administração tem ingredientes culturais nacionais e, ao mesmo tempo, forte influência da escola da administração científica.

  • MODELO DE ORGANIZAÇÃO é o que resulta da utilização de determinadas doutrinas e técnicas. Assim, por exemplo, o modelo burocrático de organização pode ser usado para explicar tanto as empresas que seguem o modelo japonês quanto as que seguem o modelo americano ou brasileiro.

QUAL IDÉIA É MELHOR?

Qual é o melhor modelo, enfoque ou escola? Escola da eficiência, modelo japonês, enfoque humanístico, estilo participativo - qual é melhor?

Tudo depende.

Alguns enfoques oferecem aos administradores a possibilidade de escolher entre modelos de gestão ou estilos, enquanto outros procuram oferecer as soluções para todos os problemas ou situações. "À medida que a administração amadurece, a pesquisa mostra, repetidamente, que muitas das idéias aparentemente em conflito são úteis em determinadas situações, mas não em outras. Algumas teorias servem para determinados gerentes, mas não para outros. Isto fez surgir uma escola de pensamento chamada teoria da situação ou teoria situacional (contingency theory)." A teoria da situação estabelece que não há maneira de administrar que seja melhor que outra. No entanto, não é correto concluir que qualquer enfoque pode funcionar em qualquer situação. A solução "melhor" depende do ambiente da organização, de sua tecnologia e de vários outros fatores. Em resumo, depende da situação. Assim, a teoria da situação procura auxiliar os administradores a decidir da melhor maneira possível para enfrentar cada situação. Em outras partes deste livro, serão feitas referências a teorias situacionais específicas, como a teoria da liderança situacional e o enfoque situacional na escolha da estrutura de organização.

ENFOQUE, ESCOLA OU MODELO

ASPECTOS ENFATIZADOS

PRINCIPAIS AUTORES

Escola clássica, modelo tradicional de organização e administração

Administração cientifica, processo administrativo, burocracia.

Taylor, Ford, Fayol, Weber.

Processo administrativo

Definição de administração, papel dos gerentes.

Fayol, Follett, Barnard.

Administração cientifica

Organização racional do trabalho, engenharia da eficiência, métodos científicos para estudar e aprimorar o trabalho.

Taylor, Gilbreth, Gantt.

Burocracia

Definição de autoridade, natureza e estrutura das organizações formais.

Weber, Blau, Etzioni.

Relações humanas no trabalho

Sistema social, diferenças individuais, comportamento humano no trabalho.

Mayo, Lewin, Maslow, McGregor.

Enfoque sistemico

Organizações como conjuntos de partes interdependentes, todos e totalidade, organização e ambiente.

Wiener e Bertalanffy.

Administração estratégica

Organização e ambiente, eficácia

Qualidade total

Sistema da qualidade, administração da qualidade total.

Feigenbaum, Ishikawa, Juran, Deming.

Modelo japonês

Qualidade total, eficiência, produção enxuta.

Deming, Juran, Toyoda, Ohno, Ishikawa.

Principais enfoques, modelos e escolas de administração

A ADMINISTRAÇÃO NO PASSADO

A administração é praticada desde que existem os primeiros agrupamentos humanos. A moderna teoria geral da administração, que você estuda hoje em dia, é formada de conceitos que surgiram e vêm se aprimorando há muito tempo, desde que os administradores do passado enfrentaram problemas práticos e precisaram de técnicas para resolvê-los. Por exemplo, uma das mais antigas tentativas de estabelecer princípios de administração está documentada na Bíblia: é o conselho de Jetro a Moisés. Observando Moisés passar o dia cuidando das pequenas causas que o povo lhe trazia, recomendou Jetro:

- Procure homens capazes, e faça-os chefes de 10, 100 e 1.000.

O conselho de Jetro foi dado a Moisés cerca de 3.500 anos atrás. Apesar de tão antigo, continua atual. Ele recomenda que o dirigente concentre-se nas questões mais importantes e delegue os assuntos rotineiros para seus auxiliares. Além disso, a idéia dos chefes de 1.000, 100 e 10 é usada até hoje nas organizações que empregam grande quantidade de pessoas, como as corporações militares e as grandes campanhas de vacinação.

Muitas idéias e técnicas da atualidade têm raízes antigas e procuram resolver problemas que as organizações sempre enfrentaram e continuarão a enfrentar. Ao longo dos séculos, essas idéias e técnicas, influenciadas pelas circunstâncias de cada momento histórico, evoluíram continuamente. Assim, apesar de os problemas serem semelhantes, as soluções são diferentes de um momento a outro, porque o contexto está em continua evolução. A linha do tempo da administração, no final deste capitulo, apresenta eventos importantes da História da administração e das organizações, com reflexos nos enfoques, modelos e escolas de administração da atualidade.

A ADMINISTRAÇÃO NO PRESENTE

No final do século XX, a administração e as organizações estão sofrendo grandes transformações. As empresas privadas, em particular, operam dentro de um contexto extremamente competitivo e precisam aprimorar continuamente sua eficiência: fazer mais, com menor quantidade de recursos. Por causa disso, as organizações deixaram de ser grandes empregadoras de mão-de-obra, tanto de trabalhadores especializados, quanto de gerentes. Esta tendência tem forte impacto sobre as expectativas da sociedade, uma vez que o sistema de ensino, especialmente o ensino superior, está fortemente orientado para a formação de pessoas para trabalharem nas organizações.

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