Baixe Uma abordagem do Guia PMBOK e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! 1 Gestão de Projetos: Uma Abordagem do Guia PMBOK Autores: Talita de Castro Santos e Leíza Cavalcanti de Medeiros Quinino (UFPB) RESUMO O presente artigo vem explanar a gestão de projetos de acordo com a visão do Guia PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge), criado pelo PMI (Project Management Institute), como ferramenta para gerenciamento de projetos, o qual mostra as partes de um projeto, seus processos e os meios para sua melhor condução. Fundamentado numa pesquisa qualitativa, buscou-se detalhar as partes de um projeto e a melhor maneira, de acordo com o Guia PMBOK, de se trabalhar cada etapa do projeto, explanando-as em atividades contínuas, denominadas de processos. Sendo cada processo uma continuação do anterior, defendendo a importância da seqüência das atividades (processos), uma vez que são formados de entradas e saídas e, geralmente, a entrada de um processo é a saída do anterior. Sendo, portanto, de grande valia o conhecimento do Guia PMBOK na execução de projetos para que o trabalho seja realizado de maneira eficiente e eficaz. Palavras-chave: Projeto, Gestão de Projetos, Processos, PMBOK INTRODUÇÃO É notória nos dias de hoje a ascensão da Gestão de Projetos devido o aumento da importância estratégica dada aos projetos nas organizações, visando um resultado dentro destas seja na criação de novos produtos ou serviços. As empresas hoje vêem a gestão de projetos como, além de uma ferramenta estratégica, mais uma área da administração. Entende-se este aspecto como a criação de uma ferramenta de comunicação interna, como um jornal interno (house- organ), numa amplitude maior, como a criação e divulgação de algum novo serviço ou produto a ser oferecido aos clientes, ou então na conquista de novos mercados, por exemplo. Tendo Projetos como “iniciativas não repetitivas – empreendimentos únicos com um começo e um fim” (PMI, 2004). Segundo Possi (2004) gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto para que se possa alcançar o que os interessados (stakeholders) no projeto desejam e as expectativas do projeto como um todo. O Project Management Institute (PMI) organizou os conhecimentos necessários à gerência de projetos no Guia dos Conhecimentos sobre a Gestão de Projetos (Guide to the Project Management Body Knowledge – PMBOK). Como ferramenta auxiliar na execução de projetos, o PMBOK descreve as atividades essenciais no andamento de um projeto, os processos envolvidos e as áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos. Tendo o Guia PMBOK como referência às atividades de gerenciamento de projetos, pode-se seguir o passo-a-passo das atividades que a gerência de projetos deve seguir. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Gestão de projetos apresenta-se como uma nova área inserida à Administração. Pode-se dizer que é a aplicação de conhecimentos e experiências na elaboração de atividades interligadas a fim de se atingir um objetivo pré-definido. Para Valeriano (2001, p.30) a administração por projetos são opções de apoio para as decisões e gerenciamento das mudanças, como a criação de um produto ou serviço. Segundo o PMBOK (2000, p.94) “um projeto é um empreendimento temporário com objetivo de criar um produto ou serviço único”. Diz-se temporário por que todo projeto tem a característica de ter determinado o seu início e fim, e único por cada projeto ser individual e exclusivo, desenvolvido apenas uma vez para uma única finalidade. Um trabalho rotineiro não se apresenta como um projeto. Segundo a norma 2 NBR ISO 1006: 2000, um projeto é um “processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos”. Kerzner (2002) diz que um projeto, além de ter um objetivo identificável e consumir recursos, opera sob pressão de prazos, custos e qualidade e o desafio está em gerenciar atividades nunca antes tentadas e que jamais se repetirão futuramente. Valeriano (2001, p.27) afirma que a administração de projetos atua com excelência, para minimizar soluções de problemas não rotineiros, com maior ou menor grau de duração, custo e complexidade. A gestão de projetos proporciona diminuir os riscos de fracasso existentes em determinada empreitada, tendo que riscos são diretamente proporcionais às incertezas em todos os estágios do projeto. Nicholas (apud Anselmo, 2002, p.10), por sua vez, diz que projeto pode ser definido em termos de propósito, estrutura organizacional, complexidade, interesse e ciclo de vida: 1. Um projeto envolve um propósito, produto ou resultado único e definível, geralmente especificado em termos de requerimentos de custo, prazo e performance; 2. Os projetos “cortam” as linhas funcionais da organização já que para sua execução são necessárias habilidades, competências e talentos de múltiplos profissionais de diferentes funções. A complexidade do projeto muitas vezes surge dessa necessidade de times multifuncionais; 3. Todo projeto é único no sentido que gera algo diferente em algum ponto do que já foi feito anteriormente. Mesmo em projetos de “rotina”, como uma construção de uma casa, variáveis como o terreno, o acesso a casa, leis de zoneamento, mercado de trabalho e serviços públicos certamente irão variar de uma construção para outra, tornando o projeto de cada construção único. 4. Dado que um projeto é diferente do que já foi feito anteriormente, a incerteza e risco são inerentes a ele; 5. Projetos são empreendimentos temporários, ou seja, possuem um início e um fim definidos. O fim é alcançado quando os objetivos do mesmo são alcançados, quando se torna claro que esses objetivos nunca serão alcançados ou quando a necessidade que os objetivos sejam alcançados não existir mais; 6. Finalmente, o projeto é um processo de trabalho para atingir uma meta. Durante esse processo, os projetos passam por várias fases distintas. O conjunto dessas fases é chamado de ciclo de vida do projeto. Gerenciamento de projetos pode ser definido como a disciplina de definir e alcançar objetivos otimizando os recursos utilizados (tempo, dinheiro, pessoas, espaço, etc.). CARACTERÍSTICAS DO PROJETO Vargas (2003) cita que projetos podem ser subdivididos em parte para facilitar o seu gerenciamento e controle, formando assim subprojetos. Segundo o PMBOK (2000) subprojetos normalmente são conduzidos por diferentes unidades funcionais dentro da mesma organização. Para Dinsmore (2003) os projetos são divididos em fases para facilitar sua elaboração progressiva, gerenciamento e controle. “O gerenciamento de Projetos inclui o planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos do Projeto, em um processo contínuo, para alcançar seus objetivos” (NBR ISO 10006: 2000). Segundo Valeriano (2001, p.126-127) os projetos são constituídos em cinco processos descritos abaixo: 1. Iniciação: onde se identifica o problema e busca-se soluções para o mesmo; 2. Planejamento: nessa etapa tem-se o objetivo definido, e estabelecido os melhores meios para alcançá-lo; 3. Execução: as ações do planejamento são colocadas em prática, com a equipe envolvida; 5 1. Monitoramento do desempenho do custo para detectar possíveis variações do planejamento; 2. Assegurar que todas as mudanças cabíveis sejam registradas corretamente; 3. Impedir a existência de mudanças incoerentes, não apropriadas ou não autorizadas; 4. Informação adequada às partes envolvidas nas mudanças autorizadas. A Qualidade do Projeto também entra como uma área nos processos, e a Gestão da Qualidade visa garantir que o projeto seja concluído com a garantia da satisfação das necessidades de todos os envolvidos. A Qualidade apresenta algumas características como: Defeito Zero, Garantia da satisfação do cliente, Melhoria contínua, entre outros, o PMBOK subdivide o gerenciamento da Qualidade em Planejamento, Garantia e Controle da Qualidade. Dentre as áreas do projeto há a Gerência de Integração, ou Gerência de Comunicação, que promove a coordenação dos processos de forma apropriada, realizando negociações que permitam que os conflitos de objetivos e alternativas concorrentes sejam diminuídos. Pode-se dizer que processo é um conjunto de ações que promovem um resultado e que projeto é um conjunto de etapas que segue de um conceito até um resultado final. Sintetizando gerenciamentos de projetos, de acordo com o PMBOK (2000 e 2004) encontramos as seguintes áreas de conhecimento que desencadeiam os processos de um projeto: gerência de integração, do escopo, do tempo, do custo, da qualidade, de Recursos Humanos, de comunicações, das aquisições do projeto e Gerência dos riscos. Figura 3: Project Management Body of Knowledge Fonte: PMBOK (2004) O PMBOK O PMBOK (Projetc Management Body of Knowledge) é uma espécie de manual do gerente de projetos, desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute), que é uma associação profissional sem fins lucrativos, referência em gerenciamento de projetos, com o objetivo de sintetizar um conjunto de conhecimentos que o gerente de projetos deve dominar, dividido em nove áreas de conhecimento já citadas, porém melhor explanadas mais a frente. O PMBOK é, portanto, o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos do PMI, aplicados na grande maioria dos projetos. “O principal objetivo do Guia PMBOK é identificar o subconjunto do Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa 6 prática” (PMBOK 2004), fornecendo uma visão geral, que se aplica à maior parte dos projetos de forma coerente com o que a equipe envolvida busca. “O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos [...] realizado através da aplicação e da integração dos seguintes processos de gerenciamento: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento” (PMBOK 2004). O Guia PMBOK (2004) organiza-se em três seções: 1. A estrutura do gerenciamento de projetos, que fornece a base para o entendimento do gerenciamento de projetos, definindo os termos-chave, dando uma visão do Guia e ainda sobre o ciclo de vida e organização do projeto; 2. A norma de gerenciamento de projetos de um projeto, onde especifica todos os processos necessários desenvolvidos no gerenciamento de projetos e sua multidimensão; 3. As áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos, onde organizam os 44 processos de gerenciamento de projetos dos grupos de processos em nove áreas de conhecimento como já vistas anteriormente; Processos de gerenciamento de subprojetos incluem cinco grupos de processos, ligados pelos objetivos, pois em geral o resultado de um grupo é o início do outro, que facilitam o andamento do projeto como um todo através de um roteiro de atividades: 1. Iniciação: define e autoriza o projeto ou uma fase 2. Planejamento: detalha os objetivos e planeja ação necessária para que sejam alcançados 3. Execução: promove a integração de pessoas e demais recursos para realizar o plano de gerenciamento do projeto 4. Monitoramento e controle: mede e monitora com freqüência o progresso a fim de identificar variações com relação ao plano de gerenciamento de projeto, para que possam ser tomadas ações corretivas. A terceira seção do PMBOK, a qual descreve as nove áreas de conhecimento em gerenciamento de projetos pode ser sintetizada como segue: 1. Gerenciamento de integração do projeto: Pretende garantir que os elementos do projeto sejam adequadamente coordenados. 1.1. Desenvolver o termo de abertura do projeto, o que autoriza formalmente um projeto ou fase dele; 1.2. Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto: descrição de alto nível do escopo; 1.3. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto: documentação das ações necessárias para o desenvolvimento do projeto; 1.4. Orientar e gerenciar a execução do projeto: execução do trabalho definido no plano acima, para atingir os requisitos do projeto definidos na declaração e no escopo; 1.5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto: monitoramento e controle dos processos para atender aos objetivos definidos no plano de gerenciamento do projeto; 1.6. Controle integrado de mudanças: revisão e avaliação das solicitações de mudanças dos processos; 1.7. Encerrar o projeto: finalização de todas as atividades em todos os grupos de processos de gerenciamento de projetos para encerrar formalmente o projeto ou uma fase 2. Gerenciamento do escopo do projeto 2.1 Planejamento do escopo: criação de um plano de gerenciamento do escopo do projeto que documenta como o ele será definido, verificado e controlado e como a estrutura analítica do projeto (EAP) será criada e definida. 7 2.2 Definição do escopo: desenvolvimento de uma declaração detalhada do escopo que servirá de base para decisões do projeto; 2.3 Criar EAP: principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e negociáveis com maior facilidade; 2.4 Verificação do escopo: formalização da aceitação das entregas do projeto; 2.5 Controle do escopo: controle das mudanças do escopo. 3. Gerenciamento de tempo do projeto 3.1 Definição da atividade: identificação das atividades específicas do cronograma que precisam ser realizadas para produzir as entregas do projeto; 3.2 Seqüênciamento de atividades: identificação e documentação das dependências entre as atividades do cronograma; 3.3 Estimativas de recursos da atividade: tipo e quantidade dos recursos necessários para realizar cada atividade; 3.4 Estimativa de duração da atividade: número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades individuais do cronograma; 3.5 Desenvolvimento do cronograma: análise dos recursos, restrições, durações e seqüências de atividades para criar o cronograma do projeto; 3.6Controles do cronograma: controle das mudanças do projeto. Embora descritos como distintos e com interfaces bem definidas, na prática podem se sobrepor e interagir de maneiras não detalhadas no PMBOK. 4.Gerenciamento de custos do projeto: O gerenciamento de custos do projeto trata principalmente dos custos dos recursos necessários para terminar as atividades do cronograma. Processos que interagem entre si e também com processos nas outras áreas de conhecimento, com cada processo ocorrendo apenas uma vez em todos os projetos. 4.1Estimativas de custos: estabelecimento de uma estimativa de sustos dos recursos necessários para desenvolver as atividades do projeto; 4.2 Orçamentos: estabelecimento de linhas de base de custos através da agregação dos custos estimados das atividades individuais; 4.3 Controles de custos: controle dos fatores que criam as variações de custos e controle da mudança de orçamento do projeto. 5. Gerenciamento da qualidade do projeto: O custo da qualidade se refere ao custo total de tudo relacionado à qualidade. 5.1 Planejamento da qualidade: identificação dos padrões de qualidades relevantes para o projeto e a determinação de como satisfazê-lo 5.2 Realizar a garantia da qualidade: aplicação das atividades de qualidade planejadas sistematicamente para garantir que o projeto siga os meios de se alcançar a qualidade; Realizar o controle da qualidade: monitoramento de resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes de qualidade e identificação de maneiras de eliminar as causas de um desempenho insatisfatório. 6. Gerenciamento de recursos humanos do projeto: O processo de gerenciamento de recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto, sendo a equipe do projeto composta de pessoas com funções e responsabilidades atribuída, havendo a separação da equipe de gerenciamento do projeto e do pessoal do projeto. O número de componentes das equipes pode variar com o desenvolvimento do projeto. 6.1 Planejamento de recursos humanos: identificação e documentação de funções, responsabilidade e relações hierárquicas do projeto, como também a criação do plano de gerenciamento de pessoal; 6.2 Contratar ou mobilizar a equipe do projeto: obtenção dos recursos humanos necessários para terminar o projeto;