Arquivologia

Arquivologia

(Parte 1 de 5)

Curso básico de conceitos de arquivologia e técnicas de arquivo Iracema Marinho

Para bem se entender a problemática atual dos arquivos, é preciso compreender o século X sob um novo paradigma que atenda à rapidez da evolução tecnológica. É suficiente lembrar dos vários interlocutores, cada qual trazendo sua influência e moldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenários.

A partir da Segunda Guerra Mundial, assiste-se à chegada da fotocopiadora, da eletrônica, da televisão, dos satélites, e, sobretudo dos computadores. A partir da década de 1970, a telemática, ou seja, o computador conectado a outros computadores via linhas telefônicas, mudou profundamente as possibilidades de comunicação de documentos.

Depois de muitos anos, a disciplina de arquivística conheceu desenvolvimentos importantes no estabelecimento da teoria, nas técnicas de organização e nos métodos de trabalho no sentido de viabilizar com maior rapidez o acesso à informação e garantir formas de preservação e conservação de arquivos institucionais, pois por meio desses documentos podemos remontar uma nova história, não apenas com a versão hegemônica do poder.

O presente trabalho destina-se a subsidiar o estudo sobre noções de arquivologia e técnicas de arquivo, com a apresentação de conceitos básicos da moderna arquivística, e compilação de teoria baseada nos maiores autores da área.

Além disso, dispõe de questões de concursos, legislação arquivística, norma ISAD(g) e glossário de termos arquivísticos.

“... proponho que assumamos, agora e aqui, o compromisso de conceber e fabricar uma arca da memória, capaz de sobreviver ao dilúvio atômico. Uma garrafa de náufragos siderais lançada aos oceanos do tempo, para que a nova humanidade de então saiba por nós o que as baratas não lhes contarão...” Gabriel Garcia Marquez

A origem dos arquivos é incerta. Alguns afirmam ter surgido da antiga Grécia – arché, atribuída ao palácio dos magistrados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósito dos documentos.

Ramiz Galvão (1909) considera archivum o mesmo que arquivo, palavra de origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros títulos.

As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos.

Estabeleciam ou reivindicavam direitos.

Quando não atendiam mais a estas exigências, eram transferidos para museus e bibliotecas.

Daí surge à idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.

Informação: não tem sido considerada como objeto privilegiado da

Arquivologia, mas sim a conseqüência do documento de arquivo que, por sua vez, é visto como o elemento do arquivo.

“Importa muito que não percamos de vista a tríplice dimensão do objeto da Arquivologia e sua ordem: Arquivos – documentos de arquivos – informação.”1

Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA), um arquivo é “o conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p. 25).

O manual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de

França, em conjunto com a Associação dos Arquivistas Franceses define arquivos como sendo “o conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” (1970, p. 23).

Para a Lei nº 8.159, de 8/1/1991 – que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados:

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

A comparação de tais definições com o conceito de arquivo, vigente desde o final do século XIX até meados deste século resulta no seguinte:

Conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso, recebidos ou produzidos oficialmente por determinado órgão administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custódia deste órgão ou funcionário.2

A partir da segunda metade do século X, são referidos os dois pontos básicos:

a) uso, cada vez mais extensivo, de novos suportes documentais, eliminando da definição de arquivo qualquer tentativa de delimitar os possíveis suportes dos registros arquivísticos; b) o surgimento dos princípios da Gestão de Documentos, a partir de reformas administrativas, ocorridas nos Estados Unidos e Canadá,

1 HEREDIA, 1993, p. 32. 2 Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13.

no final da década de 40, buscam a economia e a eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos. Originários da impossibilidade de se lidar, de acordo com os moldes tradicionais, com as massas cada vez maiores de documentos produzidos pelas administrações, inauguram, entre outras, as práticas de avaliação, seleção e eliminação de documentos de arquivos.

É superada a idéia predominante de que os arquivos constituem conjuntos de documentos destinados a permanecer sob custódia permanente das instituições, é estabelecida a noção de que os documentos de arquivo podem, de acordo com seus valores probatórios e informativos, ser eliminados.

Assim, o conceito de arquivo mantém inalteradas as suas características básicas de conjunto orgânico produzido por uma dada atividade jurídico-administrativa, salientando-se o caráter testemunhal do conjunto documental arquivístico, conservado em sua organicidade.

Nova visão:

Arquivos têm, conseqüentemente, uma estrutura, uma articulação e uma natural relação entre suas partes, as quais são essenciais para sua significação. A qualidade de um arquivo só sobrevive em sua totalidade se sua forma e relações originais forem mantidas.3

A informação contida no documento de arquivo isoladamente.

A contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou.

É entre os arquivistas canadenses que se vem consolidando o conceito de informação arquivística e preconiza-se uma maior relação entre a Arquivologia e Ciência da Informação.

3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8.

Por se constituírem em instrumentos e subprodutos das atividades institucionais e pessoais, os documentos arquivísticos são fontes primordiais de informação e prova para as suposições e conclusões relativas a estas atividades, sua criação, manutenção, eliminação ou modificação.

Segundo Duranti (1994, p.51), dois pressupostos básicos determinam a habilitação probatória e informativa dos documentos arquivísticos:

− os registros documentais atestam ações e transações;

− sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação.

Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”4.

Segundo o Dicionário Internacional de Terminologia Arquivística, publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos, arquivo é: “O conjunto de documentos, quaisquer que sejam suas datas, suas formas ou seus suportes materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, de direito público ou privado, no desempenho de suas atividades” (1984, p.25).

O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conjunto a Associação dos Arquivistas franceses, afirma que os arquivos são: “O conjunto de documentos, de qualquer natureza, que qualquer corpo administrativo, qualquer pessoa física ou jurídica, tenha automática e organicamente reunido, em razão mesmo de suas funções e atividades” (1970, p.23).

− Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

4 Souza, 1950.

− Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações realizadas.

− Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto.

“É uma disciplina, também denominada Arquivologia, que tem por objetivo a natureza dos arquivos e das teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização”5. Termos como equivalentes: archival science (Inglês), archivistique (Francês); archivística (Espanhol).

A Arquivologia tem como finalidade última o acesso à informação, objetiva a organização dos dados com vistas à informação e possui como objeto a informação.

A Lei nº 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Arquivo é o “conjunto de documentos que, independentemente da natureza do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”6.

O termo arquivo pode também ser usado para designar: conjunto de documentos; móvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado; órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; títulos de periódicos – geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa (Paes, Marilena Leite).

5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998.

1. COMUNICAÇÃO = ATENDIMENTO AO PÚBLICO

“Função arquivística que consiste em colocar os documentos à disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.”7

“O termo comunicação é indubitavelmente, mais adequado para caracterizar o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, no sentido lato, as relações interindividuais e coletivas, bem como os métodos que aí se empregam...”8

2. GESTÃO DOCUMENTAL

“Conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação de arquivos.”9

3. INFORMAÇÃO “Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.”10

A informação é tudo o que pode ser emitido e recebido. Compreende uma mensagem, idéia, noção, notícia sobre alguém ou algo. Pode ser passada através da fala, escrita, imagem e representação, sendo uma categoria abstrata que se materializa quando é registrada e representa uma sucessão de atos ou fragmentos que possam ser definidos como fatos. É a noção, idéia ou mensagem contida em um documento.

5.1 INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA

“A interpretação das informações registradas depende da relação das mesmas com o contexto de sua produção.”1

4. DOCUMENTO

“É qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o homem se expressa. É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a estampa,

6 Dicionário de Terminologia Arquivística. 7 Dicionário de Terminologia Arquivística. 8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24. 9 Dicionário de Terminologia Arquivística. 10 Dicionário de Terminologia Arquivística. 1 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29.

a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, etc. tudo que é produzido por razões funcionais, jurídicas, científicas, técnicas, culturais ou artísticas pela atividade humana.”12

O documento é todo e qualquer suporte material no qual pode ser registrada, de modo arbitrário, científico ou não, a existência de um conteúdo informacional. Costuma ser entendido como tudo aquilo que pode registrar uma mensagem, uma idéia ou um acontecimento.

6.1 DOCUMENTO DE ARQUIVO

São todos os documentos que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções.

A classificação dos documentos compreende o suporte, formato, gênero, espécie, tipo, forma e natureza.

6.1.3 Formato

Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.

Ex.: caderno, mapa, rolo de filme, livro, cartaz, códice, diapositivo, ficha, fita perfurada, folha, microficha, planta, rolo, tira de filme, tira de microfilme, ultra-ficha.

6.1.4 Gênero

Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo. É a linguagem usada, a forma como a informação está registrada no documento. Classifica-se em:

− textuais – manuscritos, datilografados e impressos (linguagem básica a escrita);

− audiovisuais – filmes, cinema, videoclipes e CDs de música (associação do som e da imagem);

− cartográficos – mapas, plantas e projetos;

12 BELLOTO, 1998, p. 14.

− Iconográficos – desenhos, gravuras, painéis e fotografias (linguagem básica a imagem); documentos imagéticos;

− Multimídia – reúne em um mesmo documento: animação, som e hipertexto.

Espécie

É a linguagem formal como se apresenta o documento. A configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas, tais como:

− ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão;

− aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores de Estado;

− carta – correspondência entre empresas, instituições e particulares em geral;

− certidão – documento emitido por autoridade pública onde se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum outro documento ou registro;

− circular – correspondência impressa e enviada simultaneamente a vários destinatários;

− decreto – ato de natureza legislativa;

− despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobre assunto de sua competência;

− edital – ordem oficial afixado nos lugares públicos;

− formulário – relatório padronizado onde se preenchem os campos previamente definidos;

− lei – norma jurídica escrita pelo poder competente, com caráter de obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica direito;

− memorando – correspondência interna de um órgão;

− ofício – correspondência entre autoridades;

− ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum serviço;

− portaria – ato escrito que determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, entre outros;

− regimento – conjunto de princípios e normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de um órgão;

− regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei;

− relatório – documento expondo, para autoridade superior, o desenvolvimento de um trabalho num determinado período;

− requerimento – documento em que se faz pedido à autoridade competente;

− solicitação – solicitação de um serviço.

Tipo/Tipologia documental

Estudo dos tipos documentais, a Arquivística mostra que tipo documental é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

(Parte 1 de 5)

Comentários