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Brasília, 21/09/2000

Gerência de Projetos

MS Project Autor: Antônio Alberto Grossi Fernandes – antonio.grossi@bcb.gov.br

Introdução

O MS Project é uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada pela Microsoft em 1985, que vem sendo atualizada desde então, tendo incorporado muitas novidades tanto na interface com o usuário, incluindo os relatórios e gráficos, quanto na parte matemática, de resolução dos algoritmos necessários. A gerência de projetos envolve algumas outras atividades, como a análise de riscos, aspectos relacionados à motivação e liderança, abordagem sobre fatores críticos de sucesso, conceitos de Gerência da Qualidade Total (GQT), análise de contratos, estrutura matricial focada em projetos e alguns outros tópicos que não serão abordados, podendo ser consultados em parte através dos textos em anexo, pois pretende-se enfatizar o uso da ferramenta MS Project para o planejamento, reprogramação de tarefas e realocação de recursos, acompanhamento de prazos e custos do projeto. Infelizmente, boa parte dos problemas que acontecem na administração de projetos ainda não pode ser resolvida por uma ferramenta de informática. Assim, os gerentes não se devem furtar a utilizar os outros aspectos da administração. Este texto pode ser utilizado como um guia para o aprendizado do MS Project, complementado pelo desenvolvimento de alguns projetos utilizando diretamente a ferramenta, uma vez que não foi reproduzida a parte gráfica, pelo fato de se tratar de uma apostila resumida e não de um livro sobre o assunto. Entretanto, procurou-se transcender as explicações teóricas. Todos as etapas são exemplificadas com o comando completo correspondente na barra de menu, que também pode ser utilizado através da barra de ferramentas ou de teclas de atalho.

Deve-se ressaltar que o MS Project em si não é uma boa ferramenta de documentação de textos que acompanham o projeto. Para isso, o MS Project permite compartilhar modelos de objeto, possibilitando integrá-lo com outros softwares do Office, como o processador de textos MS Word, através do Visual Basic for Application (VBA) ou, quando necessário, através de um programa de interface, utilizando o Visual Basic (VB) da Microsoft, conforme comentado ao final deste texto. A seguir, descrevem-se as etapas básicas de implantação de um projeto típico no MS Project, versão 98:

Etapas do Projeto

! Definir calendário do projeto

Cada projeto segue por default o calendário padrão, que pode ser redefinido em “Ferramentas”, “Alterar o Período de Trabalho”. Pode-se também criar um calendário específico do projeto. Em relação ao horário padrão (9:0 – 12:0, 14:0 – 18:0), pode-se alterar para todas as semanas marcando todos os dias do calendário. O mesmo pode ser feito para um determinado dia do

Página 2/31 calendário. Pode-se também definir o calendário para cada recurso individualmente, bastando alterar para o recurso o calendário do projeto no modo “Planilha de Recursos”, “Informações Sobre o Recurso”, “Período de Trabalho”. Pode-se também reformatar a escala de tempo, por exemplo, para exibir os gráficos no formato de horas: “Formatar”, “Escala de Tempo” (unidade principal: dias, unidade secundária: horas). A opção “Ferramentas”, “Opções”, “Calendário”, “Horas por Dia” vai determinar o cálculo de dias em função das horas consumidas no projeto. Se for aplicado o botão “Definir como Padrão”, todos os novos projetos baseados naquela máquina serão iniciados com a especificação definida. Para atribuir um calendário ao projeto, clique “Projeto”, “Informações Sobre Projeto”, “Calendário”.

! Estabelecer uma data de início do projeto (ou uma data de fim) Atuar em “Projeto”, “Informações Sobre o Projeto”.

! Entrar com as tarefas

Pode-se entrar com as tarefas em qualquer unidade: “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O default do MS Project é tipo “Unidade Fixa”, com “Controle de Empenho”.

! Entrar com as durações das tarefas (algumas tarefas podem ter sua duração calculada em função das informações de tempos individuais gastos por recurso)

Ver “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”. O MS Project permite definir alguns padrões de agendamento.

! Designar recursos

“Ferramentas”, “Recursos”, “Atribuir Recursos”. Para alterar a unidade dos recursos, vá em “Ferramentas”, “Opções”, “Agenda”, “Mostrar Unidades de Atribuição”. Para compartilhar recursos de outros arquivos, deve-se abri-lo no Windows da máquina e, no arquivo original, “Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos”, optando entre manter o arquivo de recursos como prioritário em caso de conflito ou o arquivo ativo prioritário.

! Ligar as tarefas

Marque as tarefas (utilize o “Ctrl” do teclado para marcar tarefas) e clique em “Editar”, “Vincular Tarefas”.

! Designar custos das tarefas

Exemplo: “Exibir”, “Planilha de Recursos”, “Taxa Padrão” ou “Ferramentas”, “Opções”, “Geral”, “Taxa Padrão”. Para visualização, clique em : “Exibir”, “Tabela”, “Custos”. Para alocar custos fixos às tarefas, clique no modo “Gráfico de Gantt”, Tabela “Custo”, Campo “Custo Fixo”.

! Imprimir o plano

Caso queira imprimir também a parte gráfica, deixe um pouco da janela gráfica visível. Altere os parâmetros em “Arquivo”, “Visualizar Impressão”.

! Elaborar um ajuste fino no plano (*)

" Encurtar a agenda do projeto (alterando as tarefas críticas) " Reduzir o custo das tarefas " Reduzir o custo dos recursos " Assegurar que os recursos possam realizar seu trabalho no tempo disponível

! Salvar o cronograma original (usado para orçamento, contido no contrato: “baseline plan”) “Ferramentas”, “Controle”, “Salvar Linha de Base”.

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! Entrar com o apontamento do projeto (“actuals” (controle)) “Ferramentas”, “Controle”, “Atualizar Projetos” ou “Atualizar Tarefas”.

" Elaborar um ajuste fino (conforme citado) " Reprogramar (reagendar) o trabalho restante em uma tarefa a ser realizada posteriormente

(*) Para ter maiores informações a respeito de como realizar o ajuste do plano, clique em “Ajuda”, “Conteúdo e Índice” e digite “Mapa”, clique em “Exibir”, “Ajustar o Plano”.

! Para encurtar uma agenda, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2) Mudar a duração de uma tarefa. (3) Atribuir mais recursos para a tarefa. (4) Atribuir horas extras para recursos associados ao caminho crítico, desde que os recursos estejam sendo solicitados em um mesmo momento (é crítico devido aos recursos). (5) Verificar dependências entre tarefas para verificar se pode começar mais cedo.

! Para reduzir os custos da tarefa e dos recursos, você pode: (1) Excluir uma tarefa. (2)

Alterar a duração da tarefa. (3) Remover um recurso dispendioso de uma tarefa. Para remover definitivamente de todo o projeto, clique em Exibir “Planilha de Recursos”; “Editar”, “Excluir Recurso”. Para remover de uma tarefa, clique no campo “Nome do Recurso” do modo de tarefas (Gráfico de Gantt) e apague o recurso na barra de comando. (4) Atribuir um recurso mais barato a uma tarefa.

! Para assegurar que os recursos são suficientes para execução do trabalho no tempo disponível, sem superalocação, você pode: (1) Remover um recurso superalocado de uma tarefa em um período de superalocação ou reagendar a tarefa para que ela ocorra quando o recurso estiver disponível. (2) Diminuir o volume de trabalho atribuído a um recurso superalocado. (3) Alterar o calendário de trabalho de um recurso superalocado para que haja mais horas de trabalho disponíveis. (4) Diminuir o volume de trabalho fazendo o recurso trabalhar meio-expediente em uma tarefa. (5) Atrasar uma tarefa atribuída a um recurso superalocado até que ele tenha tempo para trabalhar nessa tarefa. (6) Atribuir recursos extras a uma tarefa, reduzindo, assim, o número de horas que o recurso superalocado deverá trabalhar na tarefa. (7) Dividir uma tarefa atribuída a um recurso para que ele possa trabalhar na mesma tarefa posteriormente.

! Para reagendar o trabalho que resta executar numa tarefa para continuar num momento posterior, caso você tenha recursos que estejam interrompendo o trabalho em uma tarefa e precise reagendar o trabalho restante para uma data posterior, poderá criar uma folga entre o trabalho real e o trabalho restante em uma tarefa movendo a parte restante de uma tarefa. Na barra de modos, clique em “Gráfico de Gantt”. Posicione o ponteiro do mouse sobre a parte não concluída da tarefa que deseja dividir e arraste a barra de tarefas para a direita. Se você arrastar a parte concluída da tarefa, toda ela será movida. Caso os recursos atribuídos à tarefa estejam em diferentes níveis de conclusão, pode ser que a divisão da tarefa não ocorra no ponto da barra de tarefas indicado pela linha de andamento.

O MS Project permite que o gerente do projeto coloque seus comandados em sintonia com a programação desejada. Com o MS Project é possível programar e registrar todas as tarefas de um projeto, permitindo ao usuário estar sempre atualizado com o verdadeiro cronograma. Permite que se comunique tarefas a serem realizadas, que se delegue tarefas, que o usuário comunique o status das tarefas e que sejam informados detalhes do projeto de modo que todos possam ficar informados. A interação com o MS Office possibilita ainda que informações do projeto sejam

Página 4/31 facilmente comunicadas em outras mídias e que sejam documentadas informações do projeto de uma forma completa.

É possível utilizar subconjuntos do projeto, permitindo que cada grupo de trabalho envolvido possa trabalhar com uma visão menor do projeto, que reflita somente no seu trabalho. Além disso, há a possibilidade de visualizar o projeto sob a forma de calendário, sob a forma gráfica (mais usual) ou com o detalhamento de recursos e tarefas em uma planilha. É possível também focar em situações específicas do projeto que interessam ao usuário.

O MS Project apresenta alguns indicadores (ícones) que mostram uma data específica de encerramento (“due date”) ou problemas na programação, além de informações adicionais, como comentários adicionados pelo usuário. Passando o mouse sobre o ícone é mostrada a informação. O MS Project permite customizar a aparência das tarefas, colunas e barras gráficas, permitindo torná-las, por exemplo, mais evidentes. As apresentações também podem ser melhoradas com gráficos e “logos” de outros programas. Pode-se imprimir as tarefas e informações de recursos a todo momento, inclusive exatamente como se encontra na tela, sendo o relatório completo, caso ele não caiba na tela. Para imprimir um relatório específico, pode-se escolher de uma variedade de formatos predefinidos. Pode-se também customizar os formatos para incluir detalhes do que se deseja. O MS Project também permite que se possa formatar vários gráficos e tabelas à maneira que se deseja, visualizando somente parte das colunas disponíveis. Através da barra de ferramenta “Análise” (clique do lado direito do mouse na barra de ferramentas, para habilitá-la) pode-se transformar o formato dos dados do MS Project para o formato o formato .XLS, escolhendo as tarefas e datas, sendo inclusive gerado automaticamente gráficos em relação às datas por períodos em que se está trabalhando (dias, semanas, etc.) no Excel. Através do comando “Salvar Como” pode-se também gravar os arquivos em vários formatos.

O MS Project, através do protocolo OLE (Tecnologia de Integração de Programas do Windows), permite integrar as ferramentas do Office aos seus projetos MS Project. Por exemplo, uma célula do Excel pode ser utilizada para realizar cálculos específicos de custo fixo de uma tarefa. Essa célula pode ser vinculada ao campo correspondente do MS Project, de modo que qualquer alteração nas premissas de cálculo feitas no Excel seja automaticamente atualizada no MS Project. Abra a planilha Excel (pode ser utilizada a barra de ferramentas do Office disponível diretamente do MS Project), copie a célula que contém o resultado desejado, clique em “Editar”, “Colar Especial”, “Colar Vincular”, “Dados de Texto”. Você só poderá alterar o arquivo de origem, não sendo permitido editar o campo vinculado do MS Project.

Pode-se ajustar a programação de modo que esta se adeqüe melhor à realidade, permitindo prever, e assim, tentar evitar muitos problemas, como distribuição irregular de tarefas (em momentos impróprios), recursos superalocados ou “estouro” do orçamento. Comunicando com os agentes responsáveis pelas tarefas e atualizando corretamente o cronograma, pode-se facilmente verificar o impacto e os ajustes necessários. Por exemplo, se o trabalho em uma tarefa é inesperadamente interrompido, pode-se partir a tarefa em duas e programar a segunda parte em um momento mais apropriado (após marcar a tarefa, clique em “Editar”, “Dividir Tarefas”).

O MS Project permite o gerenciamento de mais de um projeto, consolidando-os em um único projeto mestre. Pode-se consolidar estes projetos e verificar as dependências projeto-a-projeto (“Ferramentas”, “Vínculo entre Projetos”), emitir relatórios multiprojetos e gerenciar recursos

Página 5/31 entre projetos (“Recursos Compartilhados”). Este recurso é bastante útil quando há mais de um nível hierárquico conduzindo o projeto. Os níveis hierárquicos inferiores repassam seus projetos ao nível hierárquico superior, que os consolida através de links entre as tarefas dos projetos e criação de tarefas sumariadas, tendo uma visão geral do seu setor, permitindo conduzir orçamentos do departamento em diversos projetos, inclusive com capacidade de priorização. Ao consolidar projetos diferentes, pode-se rapidamente identificar efeitos da mudança de um projeto em relação a outros, a partir de mudanças em tarefas em cada projeto individual. Uma empresa pode possuir uma série de projetos que devem ser consolidados do ponto de vista de recursos (escassos) e custos (também restritos), principalmente quando pretende-se integrar todos os setores da empresa , diretoria ou mesmo o departamento.

Pode-se agrupar recursos de diferentes projetos em um “pool” de recursos, bastando criar um projeto “Recursos” ou com outro nome que contenha uma tarefa fictícia com duração zero (de modo a não consumir trabalho dos recursos) e atribuir recursos ao projeto. Depois compartilhe os recursos, mantendo tanto o projeto original quando o projeto “Recurso” aberto, bastando acessar “Ferramentas”, “Recursos”, “Compartilhar Recursos” no projeto original. Utilizando os recursos do “pool”, a superalocação de recursos será verificada não somente com relação a determinado projeto, mas em relação a todos os projetos que o recurso participa. Pode-se inclusive gerar relatórios das taxas de utilização (“Work”: W (trabalho)) e os custos dos recursos nos diversos projetos. A idéia básica é de se ter um único arquivo de recursos que seja solicitado por todos os projetos. Desta forma o planejamento ficará consonante com os recursos da empresa de um modo global.

O MS Project não faz a alocação de recursos por funções ou aptidões automaticamente, através de critérios quaisquer (prioridades, taxa de utilização, grau de conhecimento, região geográfica, etc.). O gerente do projeto é que deverá alocar o recurso à tarefa. Porém, para efeito de relatório, há a opção “grupo” que permite filtrar os usuários participantes daquele grupo.

O MS Project não trabalha com tarefas do tipo “Se # Então”. Portanto, não há condições de implementar uma tarefa que se repete uma ou mais vezes dependendo de uma tarefa de verificação. Neste caso, costuma-se trabalhar pela visão pessimista, média e otimista de retrabalho, o que refletirá no tempo total de duração das tarefas que possam ser repetidas. Aquele tipo inicial de abordagem é realizado por metodologias de inteligência artificial ou simulação, não fazendo parte da solução PERT/CPM.

Pode-se trocar informações com outros usuários diretamente pelo MS Project, através de um sistema de e-mail, via internet ou intranet. Pode-se distribuir documentos em formato HTML, inclusive com publicações de diagramas de Gantt em formato Web (“gif format”). O MS Project utiliza as mesmas ferramentas de macro utilizadas pelo Office 97 (MS VBA), além de apresentar a mesma barra de ferramenta e assistente de help, facilitando o treinamento no sistema. O help on-line também facilita bastante o trabalho no MS Project. Uma boa opção é utilizar o ícone “O que é isto (?)” arrastando-o ao comando que se deseja saber do que se trata. O MS Project também possibilita acompanhar alterações ocorridas no projeto em relação ao plano original (“baseline plan” (linha de base)), permitindo que o usuário aprenda com os próprios erros de avaliação para os próximos projetos. A todo instante pode-se comparar tempos de tarefas, custos associados, etc. com o cronograma original (Variação). As variações normalmente ocorrem quando define-se uma linha de base e inicia-se o apontamento de informações reais que

Página 6/31 conduzem a alterações na agenda dos trabalhos futuros. As variações nas informações sobre tarefas se referem às diferenças entre as datas de linha de base e agendada, ao passo que as informações sobre recursos se referem às diferenças entre o trabalho e os custos de linha de base e agendados. Para ver a tabela de “baseline”, basta solicitá-la no item “Exibir”, “Tabelas”, “Mais Tabelas”, ou solicitá-la graficamente no “Wizard” (lado direito do mouse).

O MS Project permite que se utilize de subtarefas para identificar uma tarefa, através do recurso de “outline” (indentação), com a criação de códigos WBS (“Work Breakdown Structure”) ou “Estrutura de Decomposição do Trabalho (EDT)”, podendo ser mostrado ou não em “Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar número da estrutura de tópicos”. Inclusive o próprio projeto pode ser gravado como uma tarefa resumo, através da opção “Ferramentas”, “Opções”, “Modo de Exibição”, “Mostrar Tarefa Resumo”, facilitando o controle. Mas cuidado, nem todos os valores das tarefas de resumo apresentam o total combinado dos valores das suas subtarefas. Embora alguns valores de tarefas de resumo (tais como custo e trabalho) totalizem valores das subtarefas, outros (tal com duração) simplesmente resumem os valores de suas subtarefas. Por exemplo, o MS Project calcula a duração de uma tarefa de resumo como o tempo total de trabalho entre a primeira data de início e a última data de término de suas subtarefas. Caso a subtarefa não esteja configurada como de duração fixa, o cálculo pode resultar em diferenças em relação ao esperado, por exemplo se o calendário do recurso associado não estiver de acordo com o calendário do projeto ou as tarefas tenham algum paralelismo. O MS Project permite que sejam gravadas tarefas recorrentes, ou seja, que ocorrem com determinada freqüência, sem que necessariamente tenham que ser redigidas as tarefas (“Inserir”, “Tarefa Recorrente”). Essas tarefas terminam no máximo até a última data do projeto tendo, porém, o inconveniente de serem fixadas, o que pode dificultar o reagendamento (reprogramação) ou a realocação de recursos quando ligados a outras tarefas. Um “milestone” (marca) é um evento significativo do projeto, como o término de uma etapa. É uma tarefa como outra qualquer, apenas com duração zero, embora possa-se determinar que uma tarefa com duração diferente de zero seja uma marca (“Informações Sobre a Tarefa”, “Avançado”, “Marcar Tarefas como Etapa”). Há relatórios específicos para essas tarefas.

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