Planejamento, Organização, Direcao e Controle

Planejamento, Organização, Direcao e Controle

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Resumo: Administração: Planejamento, Organização, Controle – por Adilson Rocha

Resumo de Administração

Assunto:

ADMINISTRAÇÃO: PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE

Autor:

ADILSON ROCHA

ADMINISTRAÇÃO: PLANEJAMENTO, ORGANIZAÇÃO, DIREÇÃO E CONTROLE

  • EMPRESA: é um organismo econômico destinado à produção de mercadorias e/ou serviços, com o objetivo de lucro para o empresário.

  • ponto de vista econômico: a empresa possui 2 fatores de produção: trabalho e capital.

  • produção = fenômeno econômico que cria ou gera mercadorias e/ou serviços para troca ou permuta. Somente existem 2 tipos de produção: mercadorias (alimentos, remédios, etc.) e serviços (transportes, médicos hospitalares, etc.).

  • trabalho = todo esforço humano destinado à produção.

  • O homem é agente e o seu trabalho o 1º fator de produção. Os recursos da terra e da natureza, representam o 2º fator de produção, isto é, o capital (máquinas e animais).

  • capital = representa os recursos disponíveis e aplicados.

  • capital financeiro = dinheiro ou crédito (financiamento).

  • capital econômico = equipamentos, produção, máquinas, ferramentas, etc. (investimento).

  • nos sistemas econômicos capitalistas, as empresas são constituídas para obtenção de lucro (diferença entre o menor custo de produção e maior preço das vendas das mercadorias e/ou serviços), caso contrário terá prejuízo.

  • o lucro tem 2 destinos:

  • ser distribuído entre os sócios (Ltda) ou acionistas (S/A).

  • permanecer no giro dos negócios, figurando como reserva e acréscimo de capital.

  • de acordo com a teoria organicista : as empresas comerciais , industriais, agrícolas, hoteleiras, etc., são consideradas organismos econômicos que produzem mercadorias e/ou serviços com o objetivo de lucro.

  • ENTIDADES: organismos econômicos destinados a produção de mercadorias e/ou serviços, sem fins lucrativo. Por exemplo: ONGs, clubes esportivos, fundações educacionais, associações religiosas, etc.

  • os resultados alcançados nas entidades são chamados de superávits (excesso de receitas sobre as despesas), incorporando ao patrimônio, sem distribuição entre diretores ou membros. déficits (excesso de despesas sobre as receitas), o seu total permanece em suspenso para ser amortizado com superávits futuros.

  • a Administração é uma das vias que nos conduzem ao objetivo das empresas ou entidades.

  • os administradores são pessoas encarregadas de fazer planos, organizar, dirigir e controlar as operações, por meio do esforço conjunto dos empregados (técnica administrativa).

  • conceito de Harold Koontz: “Administração é a arte de realizar coisas com e por meio de pessoas em grupos, formalmente organizados.” Grupos formalmente organizados, quer dizer que não basta a reunião de pessoas para que se verifique a presença da ação administrativa. O grupo de pessoas deve ser constituído de forma deliberada e legalmente organizada, como acontece numa empresa ou entidade.

  • conceito de William H. Newman: “ Administração consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum.” A necessidade de orientação, direção e controle dos esforços do grupo de indivíduos e que esse papel cabe ao administrador, ou seja, pode existir um número de pessoas - em um cinema, dentro de um ônibus ou uma praça pública - mas, na falta de orientação, direção e controle da atividade grupal, não haverá, evidentemente, Administração.

  • PROCESSOS ADMINISTRATIVOS:

  • PLANEJAMENTO “é decidir antecipadamente o que deve ser feito para alcançar determinado objetivo ou meta.”

  • Podemos destacar 2 tipos principais de planejamento administrativo:

a) planejamento especial - é o que, atingindo seu objetivo, deixa de ser utilizado.

b) planejamento geral - é usado, muitas vezes, de forma permanente.

  • Projeto: é um instrumento que possibilita avaliar as vantagens e desvantagens de reunir ou combinar todos os recursos num investimento empresarial, bem como aferir a capacidade dos empresários.

  • os projetos visam a montagem ou expansão das empresas, em bases racionais, os projetos devem justificar o interesse em se manter um programa de produção, e também reduzir os riscos que todo empresário enfrenta ao tomar a decisão de investir.

  • Podemos dizer que o valor dos projetos são:

  • do ponto de vista social (macroeconomia - estudo agregativo da atividade econômica como um todo).

  • acelera o desenvolvimento econômico do país;

  • proporciona maior número de empregos aos trabalhadores.

  • do ponto de vista empresarial (microeconomia - cuida individualmente do comportamento dos consumidores e produtores).

  • justifica um programa de produção e a reunião dos fatores de produção;

  • permite reduzir os riscos do investimento;

  • avalia a capacidade técnico-administrativa dos administradores.

  • podemos distinguir um projeto em quatro fases distintas:

1ª) Anteprojeto: procura-se, em linhas gerais, estabelecer um confronto entre as vantagens e as desvantagens de levar avante a constituição de uma empresa, ou seja, realizar um investimento empresarial.

2ª) Projeto Final: como a própria denominação esclarece, deve conter todos os dados (econômicos, técnicos, financeiros, administrativos e legais) para instalação ou expansão da empresa na região escolhida.

3ª) Implantação do Projeto: significa construir e instalar a empresa de acordo com as especificações constantes do projeto final, devidamente aprovado.

4ª) Funcionamento Operacional do Projeto: consiste em entrar em pleno desenvolvimento das operações, ou seja, produzir mercadorias ou serviços de consumo para atender ao mercado consumidor.

  • ORGANIZAÇÃOé o processo administrativo que visa à estruturação da empresa, reunindo pessoas e os equipamentos, de acordo com o planejamento efetuado.

  • Referente a estrutura organizacional, pode-se entendê-la recorrendo a duas teorias de organização:

1ª) teoria organicista: as empresas são comparadas ao organismo animal. Trata-se de um estudo pelo processo analógico, por meio do qual observa-se a semelhança entre coisas diferentes. Podemos dizer que o conceito de órgão envolve a palavra função, que significa a ação de cada órgão, ou no caso da empresa, os serviços executados em cada departamento ou seção. Por exemplo, no organismo humano a digestão é a função dos órgãos digestivos; nos organismos econômicos (empresa) os recebimentos e pagamentos são funções (ou serviços) da seção de caixa.

2ª) teoria comportamentista: as empresas constituem uma reunião de pessoas que trabalham para a produção de mercadorias e/ou serviços. As relações que se estabelecem entre as pessoas que trabalham numa empresa constituem o que se chama de estrutura organizacional.

  • A estrutura organizacional determina quais os cargos ou postos que devem ser ocupados pelas pessoas, bem como as funções (ou serviços) a serem desempenhadas por elas.

  • Quando a empresa é organizada chama-se: “Estrutura de Organização Formal”, estabelecimento da linha de autoridade (quem tem autoridade sobre os subordinados) e a linha de responsabilidade (quem tem de prestar obediência a determinada autoridade).

  • Tipo ou Modelo Organizacional Clássico:

  • disciplina em primeiro lugar;

  • autoridade vai em linha vertical (piramidal);

  • 2 vantagens: unidade de comando (executor recebe ordens de um único supervisor) e simplicidade de estruturação (fácil esquema da empresa).

  • desvantagem: o modelo em forma de pirâmide é muito rígido e que, por isso, cria dificuldades nas transmissões de informações (deve-se informatizar a empresa).

  • recomendações: reduzir ou achatar a organização vertical ou piramidal e reduzir os níveis hierárquicos.

  • Tipo Organizacionais para Grandes Empresas:

- unidades de negócios: consiste em criar áreas ou setores independentes, com vida própria (previsão orçamentária, apuração de custos e resultado operacional positivo - lucro). Não se deve confundir as unidades de negócios em referência com as “células de produção” .

- horizontais: com o surgimento da técnica administrativa, a partir de 1990, denominada de Reengenharia de Negócios, a qual recomenda a busca do tamanho certo da empresa (rightsizing), bem como a redução dos níveis hierárquicos (downsizing) e ao praticar esses dois atos administrativos, a empresa estará se horizontalizando.

  • vantagem: rapidez na tomada de decisão

  • desvantagem: desemprego generalizado.

- redes: costuma ser adotado por empresas que não têm características das grandes, como instalações volumosas e muitos funcionários, mas o movimento econômico-financeiro é bem elevado. Há a interligação entre as empresas, ligando os funcionários espalhados por todos os lugares (Alguns autores preferem chamar esse tipo de organização de virtual; outros denominam de modular). É diferente de rede comercial.

  • Nos tipos ou modelos em rede, cumpre saber que a colaboração de terceiros é feita por meio de contratos de empreitadas. Isso nos leva a concluir que, com raras exceções, pois a empresa contratante às vezes faz uma parte do projeto, a maioria dos empreendimentos serão terceirizados (outsourcing).

  • As empresas prestadoras de serviços especializados, ou seja, as executantes do que se convencionou chamar de “pacote de serviços”, não se subordinam à empresa contratante, cujos diretores se reúnem esporadicamente para tratar exclusivamente sobre o andamento do (s) projeto (s).

Estrutura de Organização Informal”: não é visível nas empresas, mas ninguém pode negar sua existência. Existem muitas razões para justificar as mais variadas alterações ou desvios daquilo que foi planejado e organizado. Esse fenômeno é comum em toda a organização humana, pois sempre aparece alguém procurando modificar ou alterar o que existe, o que, às vezes, é um bem, desde que beneficie a todos os interessados na organização. Isso não deve ser como o uso de outras duas técnicas administrativas: a administração participativa (todos os que estão ligados à empresa participam das decisões) e a autogestão empresarial (toda a empresa está sob o controle dos trabalhadores ou dos empregados). Não confundir com co-gestão.

  • A organização ou estruturação da empresa deve levar em conta três questões:

  • Autoridade: é direito de mandar e o poder de se fazer obedecer.

  • Responsabilidade: é a obrigação de fazer e prestar contas do que foi feito.

  • Divisão do Trabalho: é considerada como princípio fundamental da organização, isto é, a organização existe porque o trabalho do homem é dividido, uma vez que ele não pode fazer tudo. A divisão do trabalho decorre da distribuição da autoridade e das responsabilidades nas empresas. Ao dividir o trabalho estamos Departamentalizando, ou seja, criando diversas seções que executam as funções (ou serviços) específicos ou próprios.

  • O trabalho de departamentalizar uma empresa costuma ser desdobrado em duas fases:

- a análise: é o trabalho de decompor um todo, com a finalidade de conhecer suas partes. No caso da organização, a análise consiste em conhecer cada uma das funções (ou serviços), de acordo com sua natureza;

- a síntese: é o trabalho de compor o todo, reunindo todas as partes conhecidas. No caso da organização, a síntese compreende o agrupamento das funções (ou serviços) em departamentos específicos.

  • Os gráficos da organização apresentam a estrutura organizacional da empresa, ou então, o movimento ou fluxo de suas atividades, daí sua classificação em dois tipos ou modelos:

  1. organogramas: a estrutura organizacional de uma empresa pode ser representada graficamente por meio de pequenos retângulos - também conhecidos por "caixas" - e linhas indicativas das ligações hierárquicas.

  1. fluxogramas (flowcharts): serve para designar até um simples rascunho, no qual se faz, por exemplo, uns círculos ou retângulos ligados por linhas em forma de flechas, com a finalidade de mostrar como é que a coisa funciona ou se movimenta. O fluxograma serve também para acusar os defeitos, os erros, as falhas, os retrabalhos, as demoras ou atrasos e assim por diante. Esses fatos ou eventos acabam representando um custo desnecessário ao que se produz ou que se faz (denominado custo agregado). Por causa desses retrabalhos foram criadas organizações para defesa dos consumidores, como por exemplo, o PROCON.

  • DIREÇÃO “é o processo administrativo que conduz e coordena o pessoal na execução das tarefas antecipadamente planejadas.”

  • Dirigir uma empresa significa conseguir que os empregados executem as tarefas (ou serviços) pelas quais respondem.

  • Tarefa é um trabalho que se há de concluir em determinado tempo; serviço é o exercício de funções obrigatórias, ou, então, o desempenho de qualquer trabalho.”

  • Principais meios de direção empresarial:

  1. Ordens ou Instruções (transmitir decisões aos subordinados): são dadas ou emitidas pelos encarregados da direção, enquanto ao empregado cumpre obedecer, executando o que lhe foi determinado.

Dois aspectos principais devem ser mencionados a respeito das ordens de serviços:

  • quanto à amplitude

  • ordens gerais = obrigação de todos os empregados da empresa.

  • ordens específicas = competência de um ou de poucos empregados da empresa.

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