Organização Industrial USP - Notas de Aula - Cap 13 Noções de Auditoria

Organização Industrial USP - Notas de Aula - Cap 13 Noções de Auditoria

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13- NOÇÕES DE AUDITORIA

13.1- Introdução

Teve início nos EUA após a Segunda Guerra nas indústrias militares. Auditorias foram realizadas nessas indústrias para verificar se os contratos estavam sendo adequadamente cumpridos, uma vez que a produção de armamentos e seus componentes deve ser controlada.

A auditoria é um processo independente, interno ou externo, de verificação de um sistema de gestão, realizado para comparar a fidelidade entre as atividades e um padrão especificado por um documento.

A auditoria é uma forte ferramenta gerencial, que determina a eficácia de um sistema em qualquer organização
recomendações dos membros auditores

Ela é planejada pela equipe da auditoria, que é independente, livre de qualquer tipo de responsabilidade pelo setor que está sendo auditado e livre pra relatar os fatos observados. Nas auditorias é do cliente, ou contratante, a decisão final sobre quais elementos, locais físicos e atividades da organização que deverão ser auditadas, dentro de um tempo definido, bem como é dele a decisão de aplicar ou adotar as É o cliente que contrata e determina à auditora:

• a necessidade e o propósito da auditoria e inicia o processo,

• a organização auditora,

• o escopo geral da auditoria, bem como a norma do sistema a ser autidado ou documento que deve ser seguido.

• Recebe o relatório de auditoria.

• Determina, se necessária, qual ação de acompanhamento deve ser tomada em seguida e informa o auditado sobre o assunto.

Os auditores teem função única e exclusiva de sugerir alterações e mudanças nos modos operacionais do sistema, jamais devem intervir ou impor ações sem autorizarão do cliente.

13.2- Fases da Auditoria 1ª - atividades de pré-auditoria:

• Programação da auditoria em comum acordo com o cliente. • Plano de ações da auditoria

• Preparação da auditoria

• Organização da equipe de auditores

• Reunião preliminar

• Notificação da auditoria

2ª - atividades de execução da auditoria:

• Reunião de abertura. • Realização da auditoria.

• Reunião da equipe de auditores.

• Reunião de encerramento.

3ª - atividades de pós-auditoria

• Relatório de auditoria. • Planejamento de ações juntamente com o cliente.

• Acompanhamento das disposições e ações corretivas.

13.3- Para que se realiza auditorias?

As auditorias são oportunidades que temos para verificar se um sistema, administrativo, produtivo, de qualidade, de compras, de vendas, financeiro, dentre outros, está executando suas funções conforme o planejado, e se os resultados obtidos são os esperados. Se alguma coisa não estiver sendo executada dentro dos conformes, a auditoria irá detectar, e promover a oportunidade de melhoria.

Todo sistema precisa de auditorias, que podem ser periódicas ou esporádicas, para identificação de oportunidades de melhoria, pois todo sistema se deteriora com o tempo - deterioração organizacional - e se a empresa limitar-se a corrigir as disfunções, sem introduzir melhorias, perderá competitividade.

qualidade do processo, produto ou serviço ou pela necessidade de acompanhar uma ação corretiva

As auditorias podem ser de rotina ou provocadas por mudanças significativas nos sistemas da organização, na

A empresa deve manter um esquema de auditorias internas para verificar se as instruções documentadas estão disponíveis para consulta, se elas estão sendo seguidas e se elas são adequadas para assegurar a satisfação dos clientes. Geralmente as auditorias são realizadas na busca de qualidade dos serviços por uma ou mais das seguintes razões:

• Verificar se o sistema da própria organização continua a atender os requisitos especificados e se está sendo implementado de acordo com a qualidade de serviços e padrões exigidos.

• Verificar dentro de uma relação contratual com fornecedores, se o sistema da qualidade do fornecedor continua a atender os requisitos e se está sendo implementado.

• Avaliar o sistema da qualidade da própria organização frente a uma norma de sistema da qualidade.

13.4- Quem realiza os trabalhos de auditoria?

Os trabalhos de auditoria são realizados por pessoas treinadas e capacitadas nas diversas áreas (financeira, de qualidade, administrativas, produtivas, etc.) para esse tipo de atividade, denominados auditores.

Os auditores devem ser pessoas livres de tendências e influências que possam afetar sua objetividade, e não podem ter responsabilidade direta pela área a ser auditada. Não tendo responsabilidade direta pela área auditada, o auditor não ficará constrangido em verificar e indicar pontos falhos no processo. As entidades auditadas devem respeitar e apoiar a independência e integridade dos auditores.

13.4.1- O bom auditor deve:

• ser integro respeitador e carismático • ter boa habilidade de comunicação escrita ou oral

• ter senso de julgamento

• ter mente aberta

• ser flexível, firme e persistente

• ter capacidade para administrar conflitos

• ser educado, organizado e pontual

• saber enxergar o todo e suas partes (ver a floresta e as arvores,quando necessário)

• Ser competente e ter experiência no sistema auditado.

Os auditores internos devem ser estimulados e reconhecidos pela alta direção da empresa como pessoas importantes, capazes e diferenciadas, porque, alem de desenvolverem suas atividades normais, possuem ainda mais uma qualificação necessária.

13.4.2- Auditor-líder

Em todas as auditorias, sempre tem que haver um auditor líder. Ele é o responsável final por todas as fases da auditoria, deve ter capacidade gerencial e experiência, e a ele deve ser conferida a autoridade para tomar as decisões finais relativas à condução e quaisquer observações da auditoria da qualidade. Este auditor deve possuir uma grande experiência em auditorias da qualidade.

É também responsabilidade do auditor-líder

• participar da seleção dos outros membros da equipe de auditoria • preparar o plano de auditoria

• representar a equipe junto a administração do auditado

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