Organizações e o ambiente

Organizações e o ambiente

(Parte 1 de 2)

1 AS ORGANIZAÇÕES E O AMBIENTE

Desenhado o modelo para a visualização da organização, resta saber em que contexto ela existe e funciona. As organizações não são absolutas, elas operam em um ambiente que as envolve e as rodeia.

Denominamos ambiente a tudo quilo que envolve externamente a uma organização. É o contexto dentro do qual existe a organização.

Para operacionalizar o conceito de ambiente, definiremos duas formas ambientais: ambiente geral (macro ambiente) e ambiente de tarefa (micro ambiente).

Ambiente geral ou macro ambiente.

É constituído de todos os fatores econômicos, tecnológicos, sociais, políticos, legais, culturais, demográficos, etc. que ocorrem no mundo e na sociedade em geral.

Esses fatores compõem um campo dinâmico de um turbilhão de forças que se cruzam, se chocam, se antagonizam, se multiplicam, se anulam ou se potencializam, provocando ações e reações, instabilidade e mudanças.

Por decorrência, a complexidade e a incerteza respeito das situações e circunstâncias que são criadas. O cenário ambiental influencia poderosamente as organizações, afetando-as com maior ou menor impacto e criando condições mais ou menos favoráveis.

Seu efeito é genérico e abrangente para todas as organizações. Forças que afetam o ambiente geral ou macro ambiente: variáveis econômicas, tecnológicas, sociais, políticas, legais, culturais, demográficas.

Ambiente de tarefa ou micro ambiente

O ambiente de tarefa é o ambiente mais próximo e imediato da organização. É o ambiente específico de cada organização. Cada organização tem seu próprio ambiente de tarefa, do qual obtém suas entradas e no qual coloca suas saídas ou resultados. Assim, no ambiente de tarefa estão as entradas e saídas do sistema, ou seja, fornecedores, de recursos (materiais, financeiros, humanos, atividades terceirizadas, etc.) de um lado, e os clientes ou consumidores de outro lado.

Em seu ambiente de tarefa estão os concorrentes (que disputam com ela tanto suas entradas como saídas) e as entidades regulamentadoras (como sindicatos, órgãos fiscalizadores, entidades reguladoras, etc.) que impõem condições, restrições e limitações à atividade organizacional.

É no ambiente de tarefa que a organização cria seu nicho de operações e estabelece seu domínio.O domínio define as relações de poder e dependência com relação aos elementos ambientais.

O ambiente de tarefa oferece recursos, meios e oportunidades. Impõem também demandas, condições, coações, restrições, desafios, contingências e ameaças à organização.

A organização bem sucedida é capaz de coordenar o trabalho dos indivíduos e grupos que executam as tarefas, de maneira que permita ao sistema total operar dentro das restrições, responder às demandas e tirar vantagem das oportunidades que surgem no ambiente.

A primeira característica do ambiente é o crescimento da complexidade. A segunda é a permanente mudança. Daí decorre a terceira, que é a incerteza que a organização tem a respeita daquilo que ocorre no ambiente. Com o advento da tecnologia da informação, da globalização dos mercados, o mundo virou uma enorme aldeia global. A competição passou de nacional a regional e depois a internacional. Os fenômenos que ocorrem em qualquer parte do mundo passam a influenciar todas as demais partes com rapidez. Se antes o concorrente ficava na outra esquina, agora ele fica em vários outros paises do mundo que nem sequer conhecemos. Se antes o mercado era local ou municipal, agora é global e mundial.

As organizações não estão preparadas para processar as informações para mapear, perceber e interpretar seus ambientes para guiar suas decisões e ações.

Forças que afetam o ambiente de tarefa ou microambiente: fornecedores de recursos, concorrentes quanto a fornecedores e clientes, clientes (usuários e consumidores), agências reulamentadoras.

Fig. 1 - A organização, ambiente de tarefa e ambiente geral. DINÂMICA AMBIENTAL

O ambiente de tarefa pode ser abordado quanto ao seu dinamismo, ou seja quanto a sua instabilidade ou instabilidade. Quando o ambiente se caracteriza por poucas mudanças ou mudanças leves e previsíveis, ele se denomina ambiente estável ou estático.

Quando se caracteriza por mudanças rápidas e imprevistas, ele se denomina mutável ou instável. Quando a mutabilidade é muito forte, se aproxima da turbulência. Na realidade são duas situações extremas:

1. Ambiente de tarefa estável

É um ambiente conservador e previsível, permitindo reações padronizadas e rotineiras (repetitivas). Esta pode usar o modelo burocrático (mecanístico) para estabelecer regras e regulamentos de rotina para as atividades de seus departamentos, pois seus clientes, fornecedores, agentes reguladores quase nunca mudam as ações e reações. As principais características das organizações bem sucedidas nesse tipo de ambiente são a rotina e o conservantismo. Hoje são pouquíssimas as organizações que mantém um ambiente de tarefa estável e estático, no qual pouco muda nas regras do jogo com fornecedores, clientes e concorrentes.

2. Ambiente de tarefa mutável e instável

É um ambiente dinâmico, mutável, imprevisível e turbulento e impõe reações diferentes, novas e criativas nas organizações. A organização precisa utilizar o modelo orgânico (adhocrático) de organização para proporcionar reações adequadas às coações ambientais, às quais precisa enfrentar, e as contingências que ela não consegue prever. As principais características das organizações bem sucedidas neste tipo de ambiente são a mudança e inovação permanente.

Organização

Ambiente de tarefa

Outras organizações clientes concorrentes

Agências reguladoras fornecedores

Ambiente geral Fatores econômicos tecnológicos culturais demográficos políticos legais sociais

Ao ingressar na era da informação as organizações passaram a funcionar em ambiente mutável e instável. Mesmo as organizações conservadoras como as indústrias de cimento e ferrovias, embora mantenham os mesmos clientes, estão sofrendo o impacto de novos e agressivos concorrentes.

O ambiente também pode ser abordado quanto à sua complexidade. Quando a organização produz um único produto ou serviço, seu ambiente de tarefa torna-se simples e homogêneo, pois ela focaliza um tipo apenas de cliente, fornecedor, concorrente e agencia reguladora.

Mas quando a organização produz uma variedade de produtos ou serviços diferenciados, seu ambiente de tarefa torna-se complexo e heterogêneo, com diversidade de fornecedores, clientes, concorrentes e grupos reguladores. Entre a homogeneidade e a heterogeneidade, os dois extremos são:

1. Ambiente de tarefa homogêneo

Permite à organização uma estrutura simples, com poucos departamentos para lidar com os eventos ambientais homogêneos (ou uniformes) e ao mesmo tempo centralizados. É o caso de organizações que têm clientes, fornecedores e concorrentes pouco diferenciados entre si e que podem ser tratados com certa uniformidade de critérios por parte da organização. As características das organizações bem sucedidas neste tipo de ambiente é a simplicidade. São organizações com um só produto ou serviço que se concentram somente nele.

2. Ambiente de tarefa heterogêneo

Impõe à organização a necessidade de unidades e órgãos diferenciados que correspondam aos respectivos segmentos diferenciados do ambiente da tarefa. O ambiente de tarefa heterogêneo impõe variedade à organização e esta se diferencia em uma porção de departamentos, cada qual responsável por um aspecto dessa variedade ambiental. É o caso de organizações com vários mercados de clientes, fornecedores e com concorrentes heterogêneos entre si. As características de organizações bem sucedidas neste tipo de ambiente é a complexidade e múltiplos produtos ou serviços, para se defrontar com diferentes fornecedores, diferentes clientes e diferentes concorrentes.

A junção destes dois aspectos do ambiente de tarefa proporciona um quadro de dupla entrada que permite uma melhor compreensão dos fenômenos envolvidos.

Fig. 2 – Estabilidade e instabilidade X Homogeneidade e Heterogeneidade

Homogêneo e estável Simples e previsível Organizações com estrutura simples, pouco diferenciada, poucos departamentos para defrontar-se com agentes ambientais (fornecedores, cliente, concorrentes) que também são homogêneos e não diferenciados.

As organizações podem adotar o modelo burocrático e rígido para tratar os agentes ambientais de maneira rotineira, repetitiva e conservadora e abordar os eventos ambientais estáveis e pouco sujeitos a mudanças.

Heterogêneo e estável Complexo e previsível As organizações podem adotar a estrutura organizacional com vários departamentos capazes de defrontar cada qual com um elemento ambiental específico envolvido (clientes, fornecedores, concorrentes) em face da heterogeneidade ambiental.

Ao mesmo tempo podem adotar o modelo burocrático para tratar todos os agentes ambientais de maneira rotineira, repetitiva e conservadora, abordando os eventos ambientais pouco sujeitos a mudanças.

Homogêneo e instável Simples mas imprevisível As organizações adotam uma estrutura simples e pouco diferenciada com poucos departamentos para defrontar com agentes ambientais homogêneos e não diferenciados.

Heterogêneo e instável. Complicado e desafiante As organizações precisam adotar uma estrutura organizacional diferenciada com vários departamentos capazes de defrontar com cada segmento ambiental específico envolvido em face da

Estabilidade

Instabilidade

- Estático e Previsível

- Tranqüilo e certo - Estável

- Mutável

- Dinâmico

- Instável

- Perturbado

- Reativo e errático

- Turbulento e Imprevisível

- Estático e Previsível

- Tranqüilo e certo - Estável

- Mutável

- Dinâmico

- Instável

- Perturbado

- Reativo e errático

- Turbulento e Imprevisível

- Estático e Previsível

- Tranqüilo e certo - Estável

- Mutável

- Dinâmico

- Instável

- Perturbado

- Reativo e errático

- Turbulento e Imprevisível

- Clientes, fornecedores e concorrentes homogêneos. - Estratificação de clientes, fornecedores e concorrentes. - Diversificação de clientes, fornecedores e concorrentes. - Diferenciação de clientes fornecedores e clientes - Clientes, fornecedores e concorrentes heterogêneos.

Homogeneidade

Heterogeneidade heterogeneidade ambiental. Ao mesmo tempo precisam de um modelo organizacional flexível, adaptável e maleável para tratar os vários agentes ambientais de maneira mutável, criativa e inovadora.

Fig. 3 – Tipologia de ambientes de tarefa

Administrar uma organização em um ambiente de tarefa inserida no quadrante 1 é relativamente fácil. A rotina e a simplicidade fazem parte do jogo.

Os quadrantes 2 e 3 envolvem desafios bem maiores.

Mas administrar um organização nas condições do quadrante 4 é uma tarefa realmente complexa, desafiante e inovadora. E as pessoas devem estar totalmente sintonizadas neste contexto.

O que está acontecendo neste mundo de negócios em mudança é que as organizações estão se enquadrando rapidamente no quadrante 4. Ao caminharem para este quadrante as organizações deixam de lado suas tradicionais características mecanísticas e assumem gradativamente as características orgânicas, para sobreviver e crescer no novo contexto ambiental. Isto requer talento e competência.

A literatura sobre eficácia organizacional é volumosa e geralmente envolve indicadores contábeis m termos de lucro, vendas, faturamento, despesas ou critérios parecidos. Pode envolver outros indicadores financeiros como custo por unidade, porcentagem de lucro sobre as vendas, crescimento de valor em estoque, utilização da fábrica e do equipamento, relação entre capital e faturamento, capital e lucratividade, e etc. Em geral são unidades de mensuração bastante simples e tópicas e não refletem a totalidade. Além disso, elas se referem ao passado e não discutem o presente e o futuro da organização. Focalizam ativos tangíveis e omitem os ativos intangíveis da organização.

Recentemente alguns teóricos passaram a sugerir medidas de eficácia administrativa em termos da utilização dos ativos humanos.

Conforme LIKERT Todas as medidas de resultado final fornecem dados e fatos consumados com aferição de produção, gasto de material, custos, lucros e todos os demais dados da área financeira. Estas aferições são valiosas, mas seu poder previsor é limitado.

Consideram-se como variáveis intervenientes que conduzem a eficácia administrativa alguns fatores como qualidade da organização humana, nível de confiança e interesse, motivação, lealdade, desempenho e capacidade de a organização comunicar abertamente, interagindo efetivamente e alcançando decisões adequadas. Essas variáveis refletem a saúde da organização.

Estável Instável Homogêneo

Heterogêneo

Conforme Negandhi A sobrevivência e o crescimento da organização como negócio depende de sua força financeira ou econômica.

Alguns dados como lucro, custo por unidade, vendas, são indicadores de força financeira. Mas estas saídas são apenas resultados da ação administrativa e os administradores podem sobrecarregar a organização drenando seus potenciais de longo prazo, para impeli-la a alcançar altos lucros e vendas elevadas em curto prazo.

Assim, é errado utilizar apenas índices econômicos para medir a eficácia administrativa.

Tornam-se necessários outros critérios. Negandhi sugere as seguintes medidas de eficácia administrativa:

1. Capacidade da administração para atrair força de trabalho adequada 2. Moral dos empregados e satisfação no trabalho em níveis elevados 3. Rotatividade e absenteísmo em níveis baixos. 4. Boas relações interpessoais 5. Boas relações interdepartamentais (subsistemas) 6. Percepção a respeito dos objetivos globais da organização 7. Utilização adequada da força de trabalho 8. Eficácia organizacional em adaptar-se ao ambiente externo.

Fig. 4 – As relações entre a eficiência e a eficácia

A eficácia administrativa leva a eficácia organizacional. Esta é alcançada quando se reúnem três condições essenciais:

1. Alcance dos objetivos organizacionais 2. Manutenção do sistema interno 3. Adaptação ao ambiente externo

Para que a organização alcance a eficácia, ela deve atender a estas três condições simultaneamente. Mas o alcance da eficácia esbarra na complexidade dos requisitos que a organização como sistema aberto possui.

A eficácia e o sucesso da organização constituem um problema complexo em virtude de suas múltiplas relações com seus parceiros. A eficácia significa a satisfação dos stakeholders da organização.

MEDIDAS DE EFICÁCIA ORGANIZACIONAL Os principais indicadores são:

1. Produção: representa a capacidade de produzir a quantidade e a qualidade de saídas organizacionais exigidas pelo ambiente 2. Eficiência: indica a relação entre saídas e entradas. É um indicador expresso em termos de percentagens ou índices de custo/beneficio, custo/produto, custo/tempo. 3. Satisfação: A organização é um sistema social que deve dar atenção aos benefícios concedidos aos seus parceiros como funcionários, clientes, fornecedores, prestadores de serviço etc. A organização satisfaz as demandas do ambiente através da responsabilidade social, ética, voluntarismo. 4. Adaptabilidade: é o mecanismo pelo qual a organização responde às mudanças induzidas interna e externamente. É o tempo de respostada organização às mudanças ambientais. 5. Desenvolvimento: a organização deve investir em si mesma para incrementar seu desenvolvimento e capacidade de realização. O desenvolvimento está relacionado com o aumento da riqueza em termos tangíveis e não tangíveis. 6. Sobrevivência: toda organização precisa investir em si mesma para aumentar sua capacidade de sobrevivência a longo prazo. A sobrevivência depende de todos os critérios enumerados.

(Parte 1 de 2)

Comentários