Baixe Administração de Compras - Apostilas - Politica Parte1 e outras Notas de estudo em PDF para Políticas Públicas, somente na Docsity! Administração de Compras A FUNÇÃO COMPRA Introdução e objetivos A função compras É um segmento essencial do Departamento de Material Suprimentos que tem pôr finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidade corretas, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado e providenciar andamento. Compras É, portanto, uma operação da área de materiais, muito importante entre as que compõem o processo de suprimento. Qualquer atividade industrial necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços que possa operar. No ciclo de um processo de fabricação, antes de se dar início á primeira operação, os materiais e insulso gerais devem estar dispondo e mantendo-se, com certo grau de certeza, a continuidade de seu abastecimento de atender as necessidades ao longo do período. Logo, a quantidade dos material sua qualidade devem ser compatíveis com o processo produtivo. Em todo sistema empresarial, para se manter um volume de vendas e um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros satisfatórios, a minimizarão de custos deve ser perseguida e alcançada, principalmente os que se referem materiais utilizados, já que representam uma parcela pôr demais considerável estrutura de custo total. Podemos concluir então que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam: a) Obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programa produção. b) Coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento afete a operacionalidade da empresa. c) Comprar materiais e insumos aos menores preços obedecendo padrões de quantidade e qualidade definidos. d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores condições para empresa, principalmente em condições de pagamento. Um dos parâmetros importantes para o bom funcionamento da Seção de Compras e, consequentemente, para o alcance de todos os objetivos é a previsão das necessidades de suprimento. Nunca é demais insistir na informação dessas quantidades, das qualidades e prazos que são necessários para a fábrica operar. São estas informações que fornecem os meios eficientes para o comprador executar o seu trabalho, devendo Compras e Produção dispor do tempo necessário para negociar, fabricar e entregar os produtos solicitados. Com os preços de venda extremamente competitivos, os resultados da empresa deverão vir do aumento da produtividade, da melhor gestão de material e de compras mais econômicas. O alto custo das matérias-primas, foi a responsável pôr uma série de modificações na maneira de ver a função do setor de suprimentos dentro da empresa. Até alguns anos atrás, o controle dos suprimentos era quase sempre atribuição secundária do gerente industrial ou de níveis hierárquicos inferiores e foi somente quando algumas empresas começaram a parar pôr falta de estoque de determinados produtos básicos que se reconheceu a importância de planejar e controlar o fluxo de materiais de forma científica e centralizada. A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada pôr todos os empre- sários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços. A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados. • autoridade para compra; • registro de compras; • registro de preços; • registro de estoques e consumo; • registro de fornecedores; • arquivos e especificações; • arquivos de catálogos. Completando a organização, podemos incluir como atividades típicas da seção de Compras: a) Pesquisa dos Fornecedores • estudo do mercado; • estudo dos materiais; • análise dos custos; • investigação das fontes de fornecimento; • inspeção das fábricas dos fornecedores; • desenvolvimento de fontes de fornecimento; • desenvolvimento de fontes de materiais alternativos. b) Aquisição • conferência de requisições; • análise das cotações; • decidir comprar pôr meios de contratos ou no mercado aberto; • entrevistar vendedores; • negociar contratos; 5.1.2. organização de compras Pelo histórico inicio da vida de uma empresa, a administração cabe a um único homem, o dono, que cuida das três responsabilidades: vendas, produção e finanças. Com o crescimento dos negócios, torna se necessário adicionar uma assistência mais profissional e delegar autoridade e responsabilidade. Continuando o crescimento, o dono passa a responder pela adoção de diretrizes de ação e toma se o dirigente do empreendimento. Até este ponto as três funções tem sido subordinadas, mas estão tornando-se responsabilidade executivas separadas, coordenadas em hierarquia, reportando-se a um orgão administrativo geral comum e sendo coordenadas pelo mesmo. A pesquisa é o elemento básico para a própria operação da seção de compras. A busca e a investigação estão vinculadas diretamente ás atividades básicas de compras: a determinação e o encontro da qualidade certa, a localização de uma fonte de suprimento, a seleção de um fornecedor adequado, o estudo para determinar se o produto deve ser fabricado ou comprado, o estabelecimento de padrões e análises de valores são exemplos de pesquisas. Mais do que nunca as compras requerem procura sistemática e análise dos fatos a fim de inteirar-se dos novos desenvolvimentos e das técnicas crescentes bem como da estrutura econômica dos fornecedores com os quais negociamos. A função principal da pesquisa de compras é suprir com informações e orientação analítica os departamentos interessados. O campo da pesquisa de compras pode ser dividido em áreas distintas, onde se aplicam essas atividades. a) Estudo dos materiais -- Avaliação das necessidades da empresa para períodos que variam de um a dez anos, tendência a curto prazo e longo prazo das ofertas e demandas, tendência dos preços, melhorias tecnológicas, perspectivas para possíveis substitutos, desenvolvimento de padrões e especificações. b) Análise econômica Efeito dos ciclos econômicos sobre os materiais comprados em função das necessidades, tendências dos preços gerais, influência das variações econômicas sobre fornecedores e concorrentes. c) Análise de fornecedores Qualificações de fornecedores ativos e em potencial, estudo das instalações dos fornecedores, aval ação do seu desempenho, análise da condição financeira. d) Análise do custo e do preço Razões subjacentes ás variações dos preços, estudo comparativo de peças semelhantes, análise dos custos e margens de lucro de um fornecedor, investigações relativas a métodos alternativos de fabricação e de especificações de materiais. e) Análise das embalagens e transportes Efeito das localizações dos fornecedores sobre os custos métodos alternativos de despachos, reclassificação dos artigos, introdução das melhorias nas embalagens, métodos melhorados de manipulação dos materiais. f) Análise administrativa Controle dos formulários, simplificação do trabalho, emprego de processamento eletrônico de dados, preparação de relatórios. Todos os departamentos funcionais dentro de uma empresa geram informações para o sistema de compras, ou requerem informações pôr causa do mesmo. Vejamos os mais importantes: 1. Produção. A relação entre ambos deverá ser considerada mais do ponto de vista do seu objetivo comum, que é contribuir efetivamente para o beneficio geral da empresa. Deste ponto de vista, há uma excelente razão para que nem um nem outro predomine em suas funções. 2. Engenharia. A cooperação entre Compras e Engenharia concentra-se principalmente ao redor dos assuntos concernentes ao projeto, planejamento e especificações preliminares ás verdadeiras exigências de produção. 3. Contabilidade. Cada compra efetuada representa um dispêndio, ou um compromisso dos fundos da empresa, Essa compra põe em ação uma série de operações de contabilidade. A relação entre Compras e Contabilidade é. portanto, de vital importância e freqüentemente, iniciada antes que a compra seja realmente realizada. 4. Vendas. O departamento de Vendas deve manter o de Compras informado quanto às cotas de vendas e quanto as expectativas das mesmas, que servem como um índice das prováveis quantias de materiais necessários. Nas empresas industriais esse relacionamento já esta transferido-se para o PCP, que fica responsável pôr estas informações. 5. P.CP. A relação existente entre Compras e o P.C.P. é inerentemente tão estreita e tão fundamental que ambos se encontram combinados em mais da metade das organizações industriais. Do ponto de vista funcional, o efeito almejado pôr esta estreita colaboração é estender a responsabilidade pelos materiais, desde o momento de aquisição até ao de entrega e utilização. 6. Controle de Qualidade. A primeira responsabilidade das Compras para com o Controle de Qualidade é adquirir materiais e produtos que satisfaçam as especificações. O Controle de Qualidade geralmente faz testes de aceitação de materiais comprados. Nesse caso deve-se esclarecer a Seção de compras e, pôr intermédio desta. ,0 fornecedor sobre quais métodos de teste serão aplicados e qual será o critério adotado para sua aceitabilidade. Nas Figuras 5.2 e 5.3 podemos ver os tipos de informações internas e externas que influenciam o funcionamento da seção de Compras. FIGURA 5.2. Uma descrição de cargos adequada e bem generalizada para todos os envolvidos na função compra poderia ser: Chefe de Compras Estudar e analisar as solicitações de compra de matérias-primas, máquinas e equipamentos em geral; inteirar-se das necessidades e detalhes técnicos exigidos pelos requisitante5; coordenar pesquisa de fornecedores e coleta de preços; organizar concorrências e estudar Os seus resultados, optando pelo que melhor condições oferecer; manter contato com fornecedores; solicitar testes de qualidade das matérias-primas adquiridas; assessorar as várias seções com informações e soluções técnicas; controlar prazos de entrega; elaborar previsões periodicamente de compras; examinar cadastro geral dos fornecedores; manter contatos com setores de produção; elaborar relatórios e estatísticas de controle geral. Comprador de materiais diversos Efetuar e acompanhar pequenas compras de materiais sob supervisão da chefia da seção; classificar e analisar requisições de compras remetidas por outros setores; pesquisar cadastro de fornecedores e efetuar coleta de preços; estudar preços e qualidades, optando pelo que obter melhores condições; efetuaras compras e controlar a entrega dos materiais; manter arquivo de catálogos e fornecedores. Comprador Técnico Efetuar compras de materiais especiais de produção mediante a supervisão e orientação da chefia; classificar e analisar solicitações de compra; estudar e analisar necessidades técnicas; pesquisar cadastro de fornecedores; preparar concorrência. analisar informaçoes recebidas e informar á chefia as melhores condições; manter e atualizar cadastro geral de fornecedores; assessorar as várias seções com informações técnicas; acompanhar e controlar a entrega dos materiais. Comprador de Matéria-prima Efetuar compras de matérias Primas utilizadas em urna ou várias unidades fabris, sob supervisão da chefia da seção: classificar analisar solicitação de compra remetidas pôr outro setor; pesqisar cadastro de fornecedores; consultar em publicações específicas as cotações dos produtos; organizar pequenas concorrencias; analisar as informações e opinar sobre as melhores ofertas; providenciar as compras e acompanhar as entregas das mesmas. Auxiliar de Compras Controlar o recebimento de solicitações de compras e efetuar conferência dos valores anotados; pesquisar arquivo de publicações técnicas; elaborar relações de fornecedores para cada material, emitir pedidos de Compra; controlar arquivo de catálogos e documentos referentes às compras efetuadas. Acompanhador de Compras Follow-up Acompanhar, documentar e fiscalizar as encomendas realizadas em observância aos respectivos prazos de entrega; informar ao comprador o resultado do acompanhamento; efetuar cancelamentos, modificações e pequenas compras conforme determi nação da chefia. Qualificação de compradores A cotação é o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada. Não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data do recebimento na Seção de Compras; deverá ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e análise de Auditoria quando for solicitada. E um documento que precisa ser manuseado com atenção; os elementos ai contidos devem fornecer não somente ao comprador, mas também a qualquer outro os informes completos do que se está pretendendo comprar, para que a cotação dada corresponda exatamente ao preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras pôr insuficiência de lados ou das características exigidas. Para melhor análise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa que é a cópia Fiel das cotações recebidas, a fim de que se tenha uma melhor visualização, conforme modelo apresentado a seguir. Existem casos em que a empresa utiliza a própria solicitação de compras para registro da coleta de preços. Ao se fazer uma cotação de preços para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preço, prazo, reajuste e uma serie de condições gerais que estabelecem. A empresa pôr intermedio do comprador fixa também diversas condições para o fornecedor. Vejamos algumas das condições mais usuais que são feitas pêlos fornecedores. As propostas ficam sujeitas a confirmação. Os preços indicados são líquidos, para entregas na fabrica. Em casos de atrasos na entrega de mercadorias sem culpa do fornecedor, as datas dos pagamentos permanecerão as mesmas, como se a entrega tivesse sido feita na data devida. Se as condições de pagamento, inclusive as relativas ao reajuste de preços, não forem observadas alem da correção monetária, a ser calculada com base nos índices conjuntural, publicado pela F.G.V., e proporcional ao atraso ocorrido, o comprador ficara sujeito ao pagamento de multa moratória de 1% ao mês sobre as importâncias devidas sem necessidade de qualquer interpelação, judicial ou extrajudicial. Comprador não pode suspender ou reduzir os pagamentos, baseado em reclama- ções não reconhecidas como procedentes pêlos vendedores. Se, pôr ocasião do término da fabricação, não for possível o despacho do material, pôr motivos alheios á vontade do fornecedor, efetua-se o respectivo faturamento, correndo a armaze- nagem pôr conta exclusiva do comprador. Pagamento inicial efetuado pelo comprador mesmo sem o envio do pedido traduz a concorrência tacita do volume do fornecimento, das características técnicas e das condições constantes da proposta. Consistindo o pedido em várias ou diferentes unidades, assiste-nos o direito de fornecer e faturar cada unidade separadamente As duplicatas extraídas em conformidade com as condições de pagamento ajustados devem ser aceitas nos termos da legislação em vigor. Um eventual reajuste de preço deverá ser pago contra apresentação da respectiva fatura. Os prazos de fabricação são geralmente indicados na proposta em dias úteis de trabalho, de acordo com a programação estimada na data da proposta. portanto para que tenha validade pôr ocasião da encomenda, os prazos devem ser expressamente confirmados. O prazo de fabricação deverá ser contado a partir da data do recebimento do sinal e da primeira parcela do preço de venda ou da data de nossa confirmação, pôr escrito, do pedido expressamente aceita pôr nós. O prazo, inclusive para efeito do cálculo do reajuste de preço, ficará prorrogado de tantos dias quantos forem os dias da mora no pagamento das prestações ajustadas ou nos casos de qualquer das seguintes ocorrências: • Informações, documentação e esclarecimentos pedidos ao comprador, a pes- soas ou entidades indicadas pelo mesmo comprador, e não respondidos ou entregues no devido tempo. • Atrasos pôr motivos de força maior, tais como guerra, revolução, motim perturbação da ordem, epidemias, inundações, incêndio, explosão greves e de' modo geral, geral, acontecimentos fortuitos, alheios á vontade, inclusive falhas de fabricação e impossibilidade na obtenção de matérias-primas. Salvo o que diferentemente for estabelecido, a entrega do material é efetuada na fábrica. O material, uma vez pronto, total ou parcialmente, devera ser retirado logo apôs o aviso. Na impossibilidade da retirada do Mesmo, por motivos independentes. A vontade do fornecedor, reserva-se o direito de despacha-lo ao endereço do comprador, pôr sua conta e risco, ou de armazená-lo igualmente pôr sua conta e risco, mantendo-o á distância do mesmo, sendo considerado entregue. Os venci- mentos para efeito de pagamento, são contados a partir da data do aviso de disponibilidade. Exceções ou modificações dessas "Condições Gerais" somente serão válidas quando forem aceitas por escrito. Na existência de condições de compra estabelecidas pelo comprador, contrárias às condições gerais, prevalecem estas últimas. PEDIDO DE COMPRA O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características da compra ai estabelecidas, razão pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências de qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alterações das condições iniciais também devem ser objeto de discussões e entendimentos, para que não surjam dúvidas e venha a empresa a ser prejudicada com uma contestação pêlos fornecedores envolvidos. O Pedido de Compra tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, freqüência de entregas, prazos, preços e local de entrega. Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas exclusivas da compradora e para as implicações legais dai decorrentes. Cuidados especiais devem ser tomados na negociação que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta específica, evitando-se que a mesma não venha a ser fornecida a terceiros. Os pedidos de compra devem sempre ser remetidos ao fornecedor pôr intermédio de um protocolo para o qual se farão registros e controles, conforme o modelo seguinte: Apresentamos um modelo de Pedido de Compra que poderá, dentro de certas especificas, ser útil a qualquer tipo de empresa. São bastante normais atrasos nos prazos de entrega dos fornecedores, porem esta situação deve, na medida do possível, ser evitada; o comprador deverá manter um acompanhamento constante desses prazos, comunicando ao fornecedor quando Os atrasos passam a ser significativos. Pôr intermédio dos modelos das cartas seguintes pode-se cobrar o fornecedor em três estágios É bastante comum que no verso do Pedido de Compra cada empresa registre as suas condições de compra, que são características especiais da estrutura de cada empresa e da sua política de Compras. Essas Condições poderiam ser de maneira geral as seguintes: 1. As mercadorias deverão ser entregues absolutamente dentro do prazo combinado. A não-observância da presente cláusula garante-nos o direito de cancelar este Pedido de Compra em todo ou em parle, sem qualquer prejuízo de nossa parte. 2. Todo material fornecido devera estar rigorosamente de acordo com o nosso pedido no que se refere a especificações, desenhos etc.,, e sua aceitação é condicionada a aprovação de nossa inspeção. Em casos de rejeição será colocado a disposição pôr conta e risco do fornecedor, até sua retirada. Qualquer despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, ocorrera pôr conta do fornecedor. 3. Reservamo-nos o direito de recusar e devolver, as custas do fornecedor, qualquer parcela de material recebido em quantidade superior àquela cujo fornecimento foi autorizado pela presente. 4. A presente encomenda não poderá ser faturado pôr preço mais elevada do que aqueles aqui estabelecido, salvo prévia modificação e posterior consentimento de nossa parte. 5. Não serão aceitas responsabilidades de pagamentos referentes a transporte, embalagem, seguros etc., salvo se especificadamente autorizados pela presente. 6. Qualquer débito resultante de pagamento pôr parte do fornecedor sobre transporte, embalagem, seguro etc., quando autorizado, deverá ser corretamente documentado junto à fatura correspondente ao fornecimento feito. 7. Fica expressamente entendido que o fornecedor será considerado estritamente responsável pôr qualquer obrigação ou onus resultante da venda ou fabricação de qualquer dos itens deste pedido de compra que viole ou transgrida qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marca registrada. 8. Não assumimos qualquer responsabilidade pôr mercadorias, cujas entregas não tenham sido autorizadas pôr um Pedido de Compra devidamente aprovado ou que, de qualquer modo, não estejam de acordo com os termos e condições supra-estabeleci das. 9. Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o estabelecido nos itens acima. Pedimos em beneficio recíproco avisar-nos pôr telefone, telegrama ou carta sobre qualquer dilatação que venha a sofrer o prazo de entrega originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir qualquer das cláusulas acima. Ao receber um produto do fornecedor existem normalmente algumas divergências entre aquilo que foi solicitado e o que efetivamente o fornecedor entregou, ou divergências com qualquer negociação combinada anteriormente constante no Pedido de Compra. Para evitar comunicações extensas e periódicas, lança-se mão de uma carta-padrão onde está englobada todas as irregularidade que porventura venham a acontecer Fornecemos, a propósito, um modelo que pode ser utilizado para este fim. Acompanhamento de compras A definição da qualidade deve ser expressa de tal matreira que: • Comprador saiba exatamente o que está sendo desejado; • contrato ou o pedido de compra seja emitido com uma descrição adequada do que se deseja; • O fornecedor seja devidamente posicionado das exigências de qualidade; • Existam meios apropriados de inspeção e restes para serem utilizados a Fim de que se verifique se os materiais entregues satisfazem os padrões de qualidade deseja. • os materiais entregues estejam de acordo com as especificações de qualidades aceitáveis para a empresa do comprador. A definição da qualidade pode ser muito simples ou muito Complexa, porém o importante é que seja criteriosamente estabelecida. As definições dos padrões de qualidade devem ser precedidas de uma descrição sumaria, em termos técnicos adequados e usuais, que serão informados ao fornecedor. Elas podem ser: • pôr marca., • pôr especificações; • pôr desenhos; • influência do mercado; • pôr amostra; • pôr combinação de duas ou mais modalidades acima. Existem situações para muitos materiais comuns, como ferramentas, e materiais de uso e consumo geral em que uma simples indicação do tipo e das dimensões ou até mesmo da referência do fabricante e suficiente. Um dos principais objetivos e finalidades da Seção de Compras é a aquisição na qualidade adequada. A qualidade Correta não quer significar a melhor qualidade disponível; pôr mais desejável que essa possa ser, elas terão de atender a determinadas exigências, e deve estar relacionada àquela necessidade. Qualidade correta significa melhor qualidade para determinado uso. Podemos afirmar que o objetivo real de Compras é conseguira qualidade adequada ao mais baixo preço possível. Existem determinadas utilizações para as quais os tipos mais inferiores e baratos de materiais são suficientemente adequados; nessas situações, a qualidade mais inferior é a qualidade correta. Existem também ocasiões em que a melhor qualidade disponível no mercado nunca é suficiente; se é esse padrão que a empresa precisa, preço algum será alto demais. Toda necessidade de compra de materiais com qualidade especifica reduza substancialmente a área de escolha, pôr eliminação de tudo aquilo que não se enquadra dentro dos padrões solicitados. PREÇO-CUSTO Custos É muito importante para um comprador conhecer ou fazer uso da análise preço-custo e ter algum conhecimento básico de sistemas de custos, ou seja, conhecer como é montada a estrutura do preço de venda. Ele deve perguntar a si próprio: a) Como o fornecedor estabelece seu preço? b) Qual é a reação do mercado? c) Qual a reação do método com produtos concorrentes? d) Qual O grau de Confiabilidade nas estimativas do fornecedor? e) Qual deve ser a margem em que atua o fornecedor? E bom esclarecer uma posição muito importante; pôr preço entende-se o valor que o fornecedor exige ao vender seu produto. Pôr custo entende-se O quanto ele gasta para fabricar esse mesmo produto. Podemos afirmar que custo pode significar a soma de esforços que são aplicados para se produzir alguma coisa. Como o termo Custo é bastante vago e é aplicado de maneira bastante diversa, passou se a usá-lo também em expressões mais específicas: custo de reposição, Custo estimado, custo variável etc. Podemos classificá-lo também de várias maneiras ou de vários tipos como salário, aluguel, depreciação; pode-se classificá-lo também pôr função, produção, distribuição, venda etc. Somente Conhecendo-se o custo de fabricação poderíamos determinar o lucro real de um produto, incluindo-se nesse cálculo o valor dos estoques, Compreendendo também os semi-acabados, produtos em processo, e Isto só é possível se tivermos determinado os custos dos Componentes em seus diversos estágios. Em função do tipo da empresa e de seu processo de fabricação, O sistema de Custos pode ser: 1. Custo pôr ordem de produção - Mais utilizado para empresa de produção sob encomenda, a empresa atende aos pedidos de clientes, quer pôr unidade quer pôr lotes, em função de uma venda efetivada. 2. Custo pôr processo de fabricação E usado na produção continua; são as empresas que normalmente produzem para estoque. 3. Custo-padrão ou standard - E o custo predeterminado cientificamente, considerando as condições normais e aceitáveis de operação da empresa. Podem ter dois significados: como modelo ou meta a ser atingida, em determinada condição ou período; Como medida fixa ou guia, usado para Comparações. Neste caso é um excelente meio de controle inatingível pela política de preços, seja inflacionaria, seja deflacionaria. Existem ainda outros sistemas de custo, tais como: custo pôr operação, custo direto, custo pôr absorção. A composição de custo e característica especial de cada tipo de empresa. Em geral existem três grupos principais: custo de fabricação. custo de pesquisa e desenvolvimento e custo das vendas. No custo de fabricação são coletados todos os gastos necessários á produção, tais Como: materiais aplicados no produto, incluindo-se também as despesas administrativas, telefone, aluguel, seguros etc. Avalia-se esse custo somando-se os gastos com: • matéria-prima; • mão-de-obra direta; • despesas de fabricação (mão-de-obra indireta e despesas gerais). Normalmente o material direto é medido e identificável no final do processo. O custo da mão-de-obra direta refere-se somente ao tempo gasto na fabricação efetiva do produto; o tempo de funcionários gasto em outros tipos de serviços de apoio é considerado mão-de-obra indireta. A separação entre mão-de-obra direta e secundária e mesmo indireta, é menos distinta quando a produção é pôr processo continuo ou quando se caracteriza a automação. As despesas de fabricação são as despesas necessárias à produção, com exceção do material direto e do salário direto, normalmente não identificáveis com as unidades produzidas como ferramentas, óleo, graxa etc.; salários indiretos como a mão-de-obra secundária, ou seja, o tempo do empregado produtivo não empregado na produção; despesas com manutenção, seguro, aluguel, ~1o~~o.ciaçao etc. As despesas gerais de fabricação são as despesas administrativas necessárias à operação da fábrica, não ligadas diretamente á produção. O custeio dessas despesas denomina se despesas do período, pois estão relacionadas mais com o tempo que com volume de produção. As empresas pequenas incluem essas despesas, como parte das despesas de fabricação e parte como despesas de vendas. Tem-se de considerar ainda o custo da produção refogada, ou seja, o custo do material, mão-de-obra e despesas diretas aplicadas nas peças inutilizadas ou refogadas. Dependendo do procedimento, esse custo pode ser considerado como custo de fabricação ou despesas gerais ou ser tratado como um elemento á parte. Os mecanismos de apuração de custos podem ser os seguintes: Acumulação: inventários, controle de mão-de-obra, despesas históricas e previsões. Classificação- contabilidade geral e analítica, preferivelmente uma contabilidade de custo integrada na contabilidade geral da empresa. Os elementos de custo podem ser classificados pôr natureza, em relação ao tempo. ou volume de produção, ou pôr áreas de responsabilidade Distribuição consiste em distribuir os elementos de custo aos setores, departamentos, centros de custos ou linha de produto. Apropriação: é a distribuição dos custos à produção para em seguida apurarem-se os custos unitários. O material direto e a mão de obra direta são relativamente fáceis de ser apurados, enquanto as despesas requer maior cuidado pois a sua apuração é difícil para a identificação com a unidade individual dos Produtos O método de atribuir as despesas de fabricação a produção deve ser criteriosamente selecionado, pois terá reflexos vitais na política de preços rias decisões com respeito a diversificação de produtos, na avaliação dos estoques e ~ determinação do lucro do período. A apropriação dos custos nos produtos geral mente são feitas com base em um Deficiente Como unidades produzidas, máquinas-horas, homens-horas, Custo primário etc. Podemos Considerar então duas categorias de custo: a) Custos fixos que não variam com a carga de produção; b) Custos variáveis que variam com a quantidade produzida. Redução de custos Em um sistema de economia negocia da o controle de preços pode ser executado em Centros de Custo, visando ao estabelecimento de técnicas de gerenciamento0 que permitem manter um adequado Controle sobre o preço de produtos comprados já que o lucro da empresa é altamente influenciado pêlos mesmos. Torna-se, portanto essencial que as compras mais representativas em termos de volume de Mpi preço da matéria-prima no mês anterior ao da proposta MPr preço da matéria-prima no mês anterior ao do faturamento X coeficiente de participação da matéria-prima Moi salário médio do mês anterior ao da proposta MOr salário médio do mês anterior ao do faturamento Y coeficiente de participação da mão-de-obra Os coeficientes dos valores determinantes da variação dos preços de matéria-pri- ma e mão-de-obra normalmente são coletados da revista Conjuntura Econômica. CONDIÇÕES DE COMPRA Prazos Prever as necessidades de uma empresa consiste em calcular o que virá a ser necessa rio durante determinado período, quer seja para assegurar o funcionamento da linha de produção quero funcionamento de toda a empresa. No caso das empresas que trabalham por programação, estes prazos foram gerados de um programa de produção, e este, resultante de uma previsão de vendas. Sendo o planejamento das necessidades urna conseqúêncía da política de vendas da empresa, ele deverá ser uma função de seção especifica do Planejamento e Controle da Produçao, que, após todas as verificações e análises, terá definido as quantidades a ir il.rar e a que prazos esses materiais deverão estar disponíveis dentro da empresa. D~ terminar as quantidades a serem compradas, assim como os prazos é uma f~ir~çao do n. c, P. ou de qualquer outra área dentro da empresa responsãvel pela niormação. Essas informações são coletadas e analisadas periodicamente, junto aos -leir 'ais departamentos produtivos da seguinte maneira.. e Departarteuto de ~endas fornece uma prev~sao d~ ondas que P~~de se; trad .7 C. em programa de produçao, logo, tartb i em em uma programação de Compras. e ~ Departamento de Produção apresenta suas necessidades em quantidad05 e prazos previstos de utilização do material. • O Departamento de Engenharia exibe em tempo hábil todas as modificações seja de inclusão seja de exclusão, a serem introduzidas nos produtos. , - e ~ Departamento ~inanceiro, aliado a uma previsão de demanda da produção, requer alterações de prazos, em função de um fluxo de caixa. Mesmo não sendo de responsabilidade da Seção de Compras a definição dos prazos necessários para que os materiais este'amf-' máximo para consegui-lo. Nos casos Jnaab rica, e de sua Competência o esforço Cumprimento dos prazos, seja por atrasoedtma e~terese verifica uma impossibilidade no que consiga atender, o Departamento u - ga seja por não Conseguir fornecedor tamente, para que sejam tomadas medísduãasrcioororuetrvP;.P. deverá ser informado imedia 5.5.2. Frete Atualmente o frete já está representando urna parcela bastante significativa no preço do produto e merece ser analisado separadamente. As Condições mais freqúente são para preços "FOB' ou "CIF", ou seja, o transporte do fomecedor até a fábrica não5 está incluso ou entáo no preço está inclusa a entrega. E importante atualmente avaliar a diferença existente entre as duas Situações, a fim de Concluir e fechar a melhor condição. Dentro da análise de frete é ímp que o fornecedor está utilizando e saber se ort,ante verificar a modalidade de transporte existem alternativas mais viáveis No Cap('ulo 6, Distribuição e Transportes, analisamos com bastante profundidade a importância do frete na área de Materiais. Embalagens Outro fator preponderante no preço do produto Comprado é o tipo de embalagem em que vem acondicionado; deve-se sempre lembrar e verificar se não existe um preço elevado pôr causa da contribuição do fator de embalagem. A embalagem com que o setor de compras deve preocupar-se é com embalagem de transporte, que trará o produto comprado do fornecedor até a fábrica, dando a ele total proteção sem excessos ou sofisticação. Pode se ter a embalagem de transporte dividida em duas Categorias: ai As embalagens retomáveis los Cestos metálicos Ca~xas e engradad~)5 de made~ra de Oreforçados, Contentores de metal ou p asticos>, quando planeladas ad~quadamente rem longa v'da de uso geralmcri e le~an a mare4 1~' f rnÀ(~d,n ~ rer ~r )O dc a ar a o a ~r oO cmf>alagcm e Uehitada a~ IiO'itO~ o~r pradar. h As nao retornaveis geralmente san construídas de madeira, papelao ondulado, plastico ondulado, sacos multifolhados de papel, tambores de fibra etc. Normalmen te essas embalagens já estáo inclusas no preço do produto, e qualquer modificação desejada será acrescentada no preço final de venda. Maiores detalhes quanto á embalagem podem ser encontrados no Capítulo 3, item 3.3. uepartamento solicitante e CoOsliltado da pOSSibilidade de fechar negoc.o o~I oao Coroo regra deve se sempre comparar o volume total de descontos com todos os custos di estocagem da empresa para após isso verificar se o negócio é Compensador. 5.6. A NEGOCIAÇÃO 5.6.1. Introdução 5.5.4. CondiÇões de pagamento e descontos Um dos objetivos de uma boa compra é conseguir as melhores condições de