Auditoria Interna

Auditoria Interna

Disciplina: Auditoria Interna

AUDITORIA INTERNA - APOSTILA Nº 2

I. ÂMBITO E ABRANGÊNCIA DE ATUAÇÃO

  • A Auditoria Interna é uma atividade de avaliação independente dentro da organização, como um serviço prestado à Administração;

  • Constitui um controle gerencial que funciona através do exame e avaliação da adequação e eficácia de outros controles.

OBS:

  • Os Sistemas de Controle não se limitam a promover a consecução dos objetivos contábeis e financeiros, mas englobam os planos da organização e todos os métodos de avaliação, para proteger seus ativos;

  • Verificar a exatidão e fidedignidade de suas informações contábeis, financeiras, administrativas e operacionais;

  • Promover a eficiência e a eficácia operacional e estimular a observância de normas e diretrizes da administração.

A Função básica da Auditoria Interna, assegurando o sistema de controle interno eficaz, não desobriga os executivos das responsabilidades de verificação de verificação e controle no âmbito de seus respectivos setores.

Cabe a Auditoria Interna auxiliar as empresas, órgãos, planos, projetos, sistemas, processos, informações, registros, operações, funções, atividades, fundos e programas da organização, atuando indistintamente sobre todos os setores da administração (fim e meio).

1. Tipos de Auditoria Interna:

  1. Auditoria de Regularidade ou de contas;

  2. Auditoria de Demonstrações Financeiras (ou Contábil) e Tributária;

  3. Auditoria Operacional;

  4. Auditoria de Gestão;

  5. Auditoria de Informática;

  6. Auditorias Especiais.

2. Posicionamento e Subordinação

  • O posicionamento da Auditoria Interna dentro da Organização deve ser suficientemente elevado para permitir-lhe desincumbir-se de suas responsabilidades com abrangência e Independência.

  • Os auditores precisam contar com o apoio da Alta Administração e do Corpo gerencial de modo que possam executar seu trabalho livres de interferência com a colaboração dos setores submetidos à exame.

  • Em tese, o Departamento de Auditoria deve estar vinculado ao nível mais alto da organização.

RAZÕES PARA ESSA LINHA DE VINCULAÇÃO

  1. A primeira razão se origina do fato de que o trabalho do auditor deve se revestir da máxima independência e credibilidade (Auditoria Interna é uma atividade independente das atividades e controles)

  • Essa independência não pode existir quando o auditor estiver vinculado apenas uma das diretorias, já que esta, qualquer que seja, não representa com o devido rigor a autoridade máxima da entidade.

  • O auditor deve executar a função de “controlar os controles” e verificar a eficiência e a eficácia de todas as áreas que compõem as atividades fins e meios da empresa.

  • Assim, a sua vinculação a uma área outra, tira do auditor a independência para poder cumprir um plano amplo de exames e verificações de forma horizontal em todos os órgãos, departamentos, divisões e setores operacionais, administrativos, técnicos e de planejamento da entidade

  1. A segunda é que estando o auditor vinculado a uma diretoria, esse fato poderá afetar a credibilidade de seu trabalho, na medida em que possa ser visto pelas demais diretorias, como um membro daquela diretoria verificando (espionando) as outras.

  • Isso resultaria num rompimento do equilíbrio de poder entre as várias diretorias, pois aquela que subordinar o auditor, tem um instrumento poderoso de interferência, observação e análise sobre os sistemas, procedimentos e nível de execução das demais diretorias.

  • A credibilidade do auditor como um profissional isento de parcialidade, voltado a contribuir para a melhoria do funcionamento da empresa como um todo, ficará seriamente abalada, e em muitos casos, dependendo da qualidade ou má qualidade dos controles internos gerenciais implantados pelas várias diretorias, pode-se perceber que não teria nenhuma condição de ser validada.

Conseqüentemente a vinculação do auditor interno, diretamente ao Presidente ou ao Conselho de Administração passa a ser parte fundamental para aceitação da Auditoria Interna como um real instrumento de controle e assessoria útil para a empresa.

3. A Função da direção é planejar, coordenar e controlar.

  • Em uma empresa pequena, estes elementos ficam combinados, nas mãos da direção. Quando a empresa se expande, a função de direção tem que ser delegada a órgãos inferiores, ficando a efetividade das medidas de direção dependentes de exatidão, integridade e forma de apresentação da informação fornecida pelos vários setores da empresa.

  • Ao exercer a sua função de controle, a direção deve ter certeza de que:

  1. As suas instruções são executadas e as funções foram delegadas foram efetivadas;

  2. A informação a ela fornecida a respeito do resultado alcançado está de acordo com a realidade;

  3. As normas que servem de base para julgar os objetivos atingidos, foram corretamente estabelecidas.

OBS:

  • A medida que a organização cresce, mais difícil vai se tornando para a direção obter essa certeza por meio de observação própria, motivo pelo qual se vê obrigada a conseguir dita certeza por outros meios.

  • Não a pode obter do funcionário responsável pela execução dos trabalhos, uma vez que este estaria prestando contas de sua própria gestão. Esta circunstância deixa de considera-lo imparcial.

  • No que se refere ao terreno administrativo e ao de economia da empresa, surge para a direção de uma grande empresa, a necessidade de um homem de confiança e perito nas matérias de controle, que não tome parte da direção constituída ou executiva, nem na própria execução; em outras palavras, um Auditor Interno.

4. A TAREFA DO AUDITOR INTERNO

Que trabalho deve realizar o auditor interno para poder proporcionar à direção a certeza sobre os três pontos mencionados acima?

  1. A execução das instruções e a observância das funções delegadas.

  • O auditor deve assegurar-se de que as instruções foram corretamente obedecidas e que as funções por elas delegadas não foram sobrepujadas;

  1. Concordância entre a informação e a realidade

  • O auditor interno deve efetuar todas as comprovações que sejam necessárias para ter a certeza de que a informação corresponde à realidade.

  • Para esse objetivo, deve comprovar que a divisão funcional dos serviços satisfaça às exigências de maneira permanente, deve assegurar-se do funcionamento do controle interno.

  1. Exatidão das normas

  • Deve determinar a aceitabilidade do que estabelece para os distintos níveis da direção. Precisa comprovar periodicamente, de que maneira se confeccionam os orçamentos, se as funções necessárias se mostram presentes como responsabilidades independentes e se os objetivos fixados são efetivamente normativos;

  • As atividades do auditor devem conduzir a uma declaração aprovatória em seu relatório. Essa declaração constitui-se em um arremate na relação orgânica da informação administrativa. Isto é de grande importância porque esse relatório se constitui na base para auxiliar a direção na sua prestação de contas.

  • Deste modo, a atuação dos próprios órgãos superiores de direção entram automaticamente no âmbito do planejamento e exame da auditoria interna.

5. INDEPENDÊNCIA

5.1. Autonomia, credibilidade e Independência

  • O auditor precisa de autonomia e credibilidade para poder revisar e avaliar políticas, planos, procedimentos, normas, regulamentos, operações, registros, etc. de maneira a contar com a absoluta confiança e apoio dos auditados, corpo gerencial e alta administração.

  • Para que possa realizar essas tarefas deve ainda:

    1. Respeitar a hierarquia dentro da Auditoria Interna e em todos os setores da organização que esteja revisando;

    2. Os auditores internos não se subordinam aos executivos das áreas auditadas, mas enquanto permanecerem no setor auditado submetem-se às suas normas.

    3. O auditor interno deve nortear seu trabalho com compromisso de lealdade ao interesse público da empresa;

    4. A autonomia de trabalho é autonomia essencial para o auditor;

    5. O auditor deve evitar que eventuais alinhamentos com correntes políticas ou administrativas possam comprometer o grau de objetividade e de isenção necessário ao exercício de suas atividades profissionais.

  • Os executivos dos setores auditados devem facilitar o trabalho dos auditores:

      1. Pondo-lhes todos os documentos do setor (arquivados ou não) para serem examinados e eventualmente, copiados;

      2. Permitindo que seus funcionários sejam entrevistados;

      3. Atendendo com presteza às solicitações dos auditores;

      4. Não criando constrangimento à permanência dos auditores em suas dependências, bem como as vistorias de praxe.

  • Os auditores precisam contar com o apoio de seus superiores hierárquicos e da Administração, de modo que possam executar seus trabalhos livres de interferências e com a colaboração dos setores submetidos a exame, para tanto:

  1. A finalidade, autoridade e responsabilidade da Auditoria Interna devem estar definidas em documento;

  2. O auditor, bem como a Auditoria, devem propor, quando indicado, aprimoramentos ou implantações de normas;

  3. A credibilidade profissional está associada intimamente à credibilidade pessoal, razão porque a conduta do auditor, enquanto pessoa, enquanto funcionário, tem impacto direto na sua reputação;

  4. O tratamento de assuntos com funcionários dos setores auditados deve ser em bases profissionais e restrito a matérias que o auditor e o funcionário da área estejam autorizados a discutir;

  5. O equilíbrio pessoal deve ser cultivado e melhorado ao longo de sua carreira, evitando adotar atitudes de defesa ou de acusação;

  6. O auditor interno não tem autoridade direta sobre funcionários ou atividades sob seu exame;

  7. O auditor interno, invariavelmente, relaciona-se com todas as pessoas da empresa, e para isso precisa manter uma atitude condizente com os requisitos profissionais e das boas maneiras;

  8. O auditor interno deve orientar de maneira didática funcionários de setores auditados;

  9. O auditor é responsável pela documentação do setor auditado que lhe tenha sido fornecido por empréstimo;

  10. É vedado ao auditor interceder pelo andamento e ou aprovação de aprovação, projeto proposta ou contrato em processo de avaliação, análise ou decisão no âmbito da empresa

  11. É de grande importância para o profissional de auditoria a preservação da natureza confidencial de todos os assuntos ligados às áreas auditadas;

  12. O auditor interno nunca discute, na presença de terceiros, assuntos pertinentes à empresa, dentro ou fora dela, nem discute assuntos das áreas auditadas em lugares públicos;

  13. A base de todo o serviço profissional é a confiança, uma vez que o auditor tem acesso a irrestritas informações, deve mantê-las sob sigilo;

  14. O auditor interno deve expressar sua opinião sempre apoiada em evidências suficientes;

  15. O auditor interno precisa aprofundar seu trabalho até o ponto em que se julgue satisfeito. Por outro lado, não deve firmar posição com base em um único caso, a menos que isso se justifique por sua importância..

5.2. Características da Função

Para atingir seus objetivos a AUDITORIA INTERNA realiza uma série de atividades:

  1. Revisão das informações e registros administrativos, contábeis, gerenciais e sistêmicos;

  2. Exame e avaliação da organização, dos procedimentos, políticas dos controles internos e do desempenho;

  3. Verificações da existência e proteção dos ativos, informações direitos e obrigações;

  4. Análise dos fluxos operacionais, sistêmicos, de planejamento e controle.

Essas atividades que compreendem os serviços realizados pela Auditoria Interna, podem se subdividir em dois grupos básicos:

  1. SERVIÇOS DE PROTEÇÃO que através do exame e ou revisão dos procedimentos, registros e controles administrativos, contábeis, operacionais ou sistêmicos objetivam a verificação da exatidão das informações e a proteção dos bens e valores da organização contra possíveis perdas, ineficiência e desperdícios;

  2. SERVIÇOS DE PROMOÇÃO DE EFICIÊNCIA, que consistem na avaliação da organização e dos métodos de trabalho, com a finalidade de recomendar o contínuo aperfeiçoamento organizacional, dos sistemas, gerenciais, de planejamento e controle de desempenho.

6. MODALIDADES DE AUDITORIA

  1. Generalidades

Partindo do ponto de vista que o auditor deve executar seu trabalho sobre todas as áreas de atuação da empresa:

  • A Auditoria Contábil e Tributária;

  • Auditoria Operacional;

  • Auditoria de Sistemas Informatizados;

  • A Auditoria Gestional;

  • Auditorias Especiais

AUDITORIA CONTÁBIL/FISCAL AUDITORIA OPERACIONAL

GESTIONAL E DE SISTEMAS

EXECUÇÃO FINANCEIRA EFICÁCIA, EFICIÊNCIA E

OBSERVÂNCIA DE NORMAS ECONOMICIDADE DOS ATOS

PROCEDIMENTOS E Uso eficiente dos recursos

LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA humanos e tecnológicos, materiais e financeiros

PROGRESSO EM RELAÇÃO AOS OBJETIVOS

ATRAVÉS DE: DA EMPRESA

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

DOCUMENTAÇÃO FONTE

REGISTROS CONTÁBEIS E FISCAIS PROCESSO DE AQUISIÇÃO, USO

SISTEMA CONTROLE INTERNO CONTROLE E CUSTÓDIA

DOS BENS PROGRAMAS DE

REFERE-SE AO PASSADO RECRUTAMENTO, ALOCAÇÃO E

- EMITIR OPINIÃO USO PESSOAL

PRESENTES E FUTURO

CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES

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