Técnica de Arquivo

Técnica de Arquivo

UNIVERSIDADE FEDERAL DE PERNAMBUCO

CENTRO DE ARTES E COMUNICAÇÃO

DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECONOMIA

TÉCNICA DE ARQUIVO

TEXTO DIDÁTICO

ANNA ELIZABETH GALVÃO C. CORREIA

MARIA CRISTINA GUIMARÃES OLIVEIRA

RECIFE

1997

TÉCNICA DE ARQUIVO

APRESENTAÇÃO

Este texto didático colocado à disposição dos interessados, tem como finalidade servir de suporte e orientação à disciplina Técnica de Arquivo.

A terminologia mais utilizada para o assunto distingue e estabelece diferenças entre arquivologia (para a ciência dos arquivos) e arquivística (para a técnica). Neste sentido, por tratar de conhecimentos práticos relativos à organização de arquivos, o texto promove e orienta a aplicação da arquivística no controle, administração e recuperação dos diversos tipos de documentos.

SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

1 CONCEITO DE ARQUIVO

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS

1.2 CLASSIFICAÇÃO

1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações)

1.2.2 Estágios de sua evolução

1.2.3 Extensão de sua atuação

1.2.4 Natureza dos documentos

1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

2.1 QUANTO AO GÊNERO

2.2 QUANTO À ESPÉCIE

2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO

3 ARQUIVOS CORRENTES

3.1 PROTOCOLO

3.1.1 Registro e movimentação

3.2 EXPEDIÇÃO

3.3 ARQUIVAMENTO

3.3.1 Métodos básicos de arquivamento

3.3.1.1 Método alfabético

3.3.1.2 Método geográfico

3.3.2 Método numérico

3.3.2.1 Método simples

3.3.2.2 Método numérico cronológico

3.3.2.3 Método digito-terminal

3.3.3 Métodos por assunto

3.3.3.1 Método alfabético

3.3.3.2 Ordem dicionária

3.3.3.3 Ordem enciclopédica

3.3.4 Método numérico de assunto

3.3.4.1 Método duplex

3.3.4.2 Método decimal

3.3.5 Métodos padronizados

3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA

4 PLANEJAMENTO DE UMA SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE

4.1 PROJETO

4.2 EXEMPLOS

4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria

4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

5.1 CRITÉRIOS PARA AVALIAÇÃO

5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS

5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

6 CONCLUSÃO

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ANEXOS

1 CONCEITO DE ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Caracteriza-se pela natureza orgânica de sua acumulação (de forma organizada, dentro de uma estrutura).

Solon Buck define: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.1

Pela conceituação deduz-se três características que distinguem os arquivos:

a) exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma pessoa.

b) origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de transações passadas.

c) caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado do seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando em conjunto.

O termo arquivo pode também ser usado para designar:

* Conjunto de documentos.

* Móvel para guarda de documentos.

* Local onde o acervo documental deverá ser conservado.

* Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação.

* Compartimento ou arranjo, por assunto, de temas armazenados em disquetes ou em grandes sistemas automatizados.

Para o arquivo, manual ou automatizado, converge toda a documentação resultante dos departamentos, setores ou órgãos de uma entidade pública ou privada. O arquivo é a memória viva, sendo fonte de pesquisa e informação para administrar melhor. Os arquivos são básicos para o funcionamento de um governo, sendo necessários em qualquer fase do seu trabalho - tanto para conduta das transações rotineiras, diárias, como para a formulação de programas de largo alcance - diretrizes, procedimentos, planos, programas. Um governo depende literalmente de seus arquivos. Como memória, os arquivos contêm informação sobre todos os aspectos das atividades governamentais, que vão crescendo em valor e em extensão à medida que mais documentos são acumulados e preservados.

1.1 FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS:

1a Finalidade = Servir à administração.

2a Finalidade = Servir à história.

Daí o valor primário (valor administrativo) e o valor secundário (valor cultural). Observa-se então a grande diferença entre os arquivos e outras áreas da Documentação. 2 Sendo primordialmente administrativo, serve primeiro à administração que o criou, depois é que serve à história - após o esgotamento da atividade administrativa.

O arquivo tem como funções básicas a guarda, a conservação e recuperação dos documentos.

1.2 CLASSIFICAÇÃO

Os arquivos classificam-se de acordo com os seguintes aspectos :

- As entidades mantenedoras.

- Os estágios de sua evolução.

- A extensão de sua atuação.

- A natureza dos documentos.

1.2.1 Entidades Mantenedoras (características das organizações).

Federal

Públicas Estadual

Municipal

Sindicatos

Colégios

Institucionais Igrejas

ONGs

Sociedades, Associações, Conselhos

Empresas

Indústrias

Comerciais Companhias

Pequenas e médias empresas

Escritórios

Os arquivos também podem ser pessoais ou familiares.

.1.2.2 Estágios de sua evolução.

Tendo como objetivo o melhor desempenho de suas funções - é indispensável que os documentos do arquivo estejam colocados de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio pelo qual passam os arquivos.

Esses estágios são fases já definidas por M. L. Paes1 como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente.

* Arquivo de Primeira Idade ou Corrente: constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados próximo ao local que os produziu ou recebeu.

* Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário: constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que poderão ainda servir de fonte para os órgãos que os produziu ou recebeu. A permanência dos documentos é transitória.

* Arquivo de Terceira Idade ou Permanente: constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que são conservados face ao valor histórico ou documental que possuem. São os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases - que são complementares - corresponde uma maneira diferente de conservar, tratar e organizar adequadamente cada arquivo.

1.2.3 Extensão de sua atuação.

Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais.

Os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando, portanto, após um período as atividades do arquivo corrente. Por exemplo: os documentos produzidos pelas penitenciárias estaduais - que são componentes da SSP-PE - geram arquivos setoriais. Após um determinado período e análise, essa documentação passará para o arquivo intermediário - já sob guarda do Arquivo Público. O Arquivo Público Estadual de Pernambuco é o arquivo central do Estado, com legislação específica para administrar e guardar a documentação produzida pelo Estado de Pernambuco.

1.2.4 Natureza dos documentos.

Refere-se à característica peculiar da natureza de cada documento: arquivo especial e arquivo especializado.

* Arquivo Especial: formado por documentos de formas físicas diversas: fotografias, discos, fitas, slides, CD’s, microformas, disquetes - que merecem tratamento especial não apenas quanto ao armazenamento, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.

* Arquivo Especializado: formado por documentos resultantes da experiência humana num campo específico - independente da forma física que apresentam. Por exemplo: arquivos médicos, arquivos hospitalares, arquivos de imprensa, arquivos de engenharia.

1.3 TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

Estudos desenvolvidos pela Associação dos Arquivistas Brasileiros e pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) possibilitaram a ampliação da terminologia arquivística existente. Os termos, cuja conceituação foi apreciada pelos estudos, encontram-se no anexo I. Ver sobre o assunto - ABNT-NB 9578/86.

2 CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO:

2.1 QUANTO AO GÊNERO:

- Textuais: manuscritos, datilografados ou impressos.

- Audiovisuais: filmes, disquetes, vídeos, CD-ROM, fotografias, microfilmes, fitas magnéticas.

- Cartográficos: mapas, atlas, plantas.

- Iconográficos: gravuras, desenhos, etc.

2.2 QUANTO À ESPÉCIE:

Mensagem - correspondência trocada entre os três poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário).

Ofício - correspondência de caráter oficial, equivalente à carta trocada entre autoridades no exercício da função.

Circular - ofício, carta ou telegrama impresso, mimeografado enviados, simultaneamente, a vários destinatários.

Relatório - documento em que se expõe à autoridade superior, o desenvolvimento de trabalhos relativos a certos serviços especiais.

Requerimento - documento de certa forma legal, em que se faz pedido ou pedidos à autoridade competente.

Despachos - manifestações escritas de autoridades sobre o assunto de sua competência, submetidos à sua apreciação em autos ou papéis administrativos.

Exposição de motivos - documento em que os ministros de Estado e Dirigentes de órgãos diretamente subordinados ao Presidente da República, a ele se dirigem, demonstrando fatos ou motivos, visando à solução de problemas.

Aviso - correspondências entre ministros de Estado ou de governadores de Estados.

Notas - correspondências trocadas entre o Ministério das Relações Exteriores e as representações diplomáticas.

Carta - forma de correspondência pela qual as empresas, instituições, etc, se dirigem aos particulares em geral.

Memorando - forma de correspondência interna de um órgão.

Edital - ordem oficial ou traslado de postura afixado nos lugares públicos.

Certidão - documento emanado de autoridade pública mediante o qual se atesta que algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum documento ou registro.

Ata - exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão.

Regimento - conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de funcionamento interno de cada repartição.

Regulamento - conjunto de normas estabelecidas para a perfeita execução de uma lei.

Ordem de serviço - documento autorizado à execução de algum serviço.

Lei - norma jurídica escrita, emanada do poder competente,. com caráter de obrigatoriedade - cria, extingue ou modifica direito.

Decreto - ato de natureza legislativa que pode ser expedido conforme as circunstâncias e o objeto, pelo Judiciário, pelo Executivo ou pelo Legislativo.

Portaria - ato escrito, por meio do qual o Ministro de Estado, ou outro agente graduado do Poder Público, determina providências de caráter administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, nomeia e designa funcionários e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.

Decreto-lei - decreto em forma de lei que, num período ditatorial, ou anormal, de governo é expedido pelo chefe de fato, do Estado, que concentra nas suas mãos o Poder Legislativo, então suspenso.

2.3 QUANTO À NATUREZA DO ASSUNTO:

- Ostensivos ou ordinários: a classificação é dada aos assuntos aos quais a divulgação não prejudica a administração.

- Sigilosos: documentos sigilosos são aqueles que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, exigem medidas especiais para salvaguardar sua custódia e divulgação.

- Conforme a necessidade de sigilo e quanto ao meio em que podem circular, ainda existem os graus de sigilo:

* Ultra-secreto: excepcional segurança, planos, projetos de guerra ou científicos, negociações militares e políticas.

* Secreto: planos de operações militares, planos de operações econômicas.

* Confidencial: o conhecimento por pessoas não autorizadas pode comprometer a sociedade.

* Reservado: assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.

LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Para conhecimento da Legislação Arquivística e das instituições arquivísticas nacionais e internacionais, além da regulamentação da profissão de arquivista, consulte:

CASTRO, A. de Moraes e; CASTRO, A. de Moraes e; GASPARIAN, D. M. C.. Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília: ABDF, 1985. 2v. v. 1, p. 39-45.

3 ARQUIVOS CORRENTES

Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso, de utilização constante, para a tomada de decisões das administrações.

No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Razão porque, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar, informa Paes.1

Face às relações entre essas áreas de trabalho distribui-se em quatro setores as atividades dos Arquivos Correntes:

- Protocolo (recebimento, classificação, registro e movimentação).

- Expedição.

- Arquivamento (o processo de arquivar).

- Empréstimo e consulta.

3.1 PROTOCOLO

As rotinas que se referem ao setor podem ser assim discriminadas:

Recebimento e classificação

PASSOS

ROTINAS

1

Receber a correspondência.

2

Separar a correspondência oficial da particular.

3

Distribuir a correspondência particular.

4

Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso.

5

Encaminhar a correspondência sigilosa aos destinatários.

6

Abrir a correspondência ostensiva.

7

Interpretar e classificar com base no código de assunto adotado.

8

Colocar o carimbo do protocolo - o número e a data (canto superior direito do documento). Figura 1.

9

Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.

10

Encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação.

FIGURA 1

CARIMBO DE PROTOCOLO

3.1.1 Registro e movimentação

Funciona como centro de distribuição e redistribuição de documentos.

PASSOS

ROTINAS

1

Preparar a ficha de protocolo (em duas vias).

2

Anexar a segunda via da ficha do documento, encaminhando-a ao seu destino.

3

Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo na ficha de procedência e assunto (quando for o caso).

4

Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica.

5

Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas numéricas o novo destino.

6

Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.

FIGURA 2

FICHA DE PROTOCOLO

No do Protocolo

Código

Assunto

Data

Entrada

Espécie

PROCEDÊNCIA

Data

Documento

No de

Origem

ASSUNTO

DISTRIBUIÇÃO

DATA

RECEBIDO

DATA

FIGURA 3

FICHA DE PROCEDÊNCIA

PROCEDÊNCIA:

DOCUMENTO

ESP E No

DATA

ASSUNTO

No PROTOCOLO

FIGURA 4

FICHA DE ASSUNTO

CÓDIGO

DOCUMENTO

ESP E No

DATA

PROCEDÊNCIA

No PROTOCOLO

FONTE: PAES, M.L. Arquivo : teoria e prática.

3.2 EXPEDIÇÃO

ROTINA DE EXPEDIÇÃO

PASSOS

ROTINAS

1

Receber a correspondência (original, envelope e cópias em cores e quantidades a determinar).

2

Verificar se não faltam folhas em anexo.

3

Numerar e completar a data no original e nas cópias.

4

Separar o original das cópias.

5

Expedir o original, com os anexos se for o caso.

6

Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivamento, isto é, ao arquivo propriamente dito.

Fonte:PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática.

3.3 ARQUIVAMENTO

A bibliografia especializada nem sempre é unânime no que diz respeito aos enfoques sobre a classificação dos arquivos.

Classificação é o princípio utilizado para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupos - entre os quais se distribuirá a documentação que se quer arquivar.

As classificações cobrem a maioria das ocupações humanas e suas regras devem ser tais que cada classe agrupe os elementos mais semelhantes entre si e diferentes daqueles incluídos nas demais classes. O que evitará ambigüidades no momento da classificação e da procura - ou da reclassificação. Assim, as classes subdividem-se em subclasses, contendo certo número de grupos homogêneos, possuindo um ou diversos critérios comuns que diferenciam-se das outras subclasses.

M - classe

Ma - subclasse

Mv - subclasse.

De acordo com as necessidades poder-se-á continuar essa subdivisão formando para cada subclasse um número mais ou menos importante de grupos e assim sucessivamente. E, claro, essa subdivisão não se levará mais além do estritamente necessário e suficiente. É impossível racionalizar todos os casos apresentados e é bom lembrar que são as exceções que determinam os custos do arquivamento.

Uma classificação que pretende prever todos os casos excepcionais e todas as tarefas complexas, emergentes, é necessariamente uma classificação muito onerosa. Para ordenar os elementos em uma classificação dada, são possíveis duas ordens de classificação:

a) Ordem Alfabética - ordem de sucessão das letras (o alfabeto de determinada língua).

b) Ordem Numérica - ordem de sucessão dos números ou decimais.

As classificações são portanto possíveis graças à ordem alfabética e à ordem numérica e suas derivações. As classificações também chamadas métodos de arquivamento se dividem em básicas e padronizadas.

Alfabético

Geográfico

Básicos Numéricos Simples

Cronológico

Dígito-Terminal

Assunto Alfabético Dicionário

Enciclopédico

Numérico Duplex

Decimal

Padronizados Variadex

Automático

Soundex

Rôneo

Mnemônico

Tais métodos integram dois grandes sistemas: direto e indireto.

O sistema direto é aquele cuja busca do documento é realizada diretamente no arquivo.

O sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso consultar um índice.

O método alfanumérico não pertence à classe de métodos básicos e padronizados, consiste numa combinação de letras e números, é considerado um sistema semi-indireto.

Quando se planeja a organização de um arquivo, os elementos constantes são:

* Nome

* Local

* Data

* Assunto.

Em cada caso, podemos organizar os arquivos em:

* Ordem alfabética

* Ordem geográfica

* Ordem cronológica

* Ordem de assunto.

3.3.1 Métodos básicos de arquivamento

3.3.1.1 Método alfabético

É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser considerado seja o nome. É indispensável que o alfabeto seja bastante conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas, ou pastas, são realizadas em rigorosa ordem alfabética. As notações nas guias das pastas podem ser abertas ou fechadas.

características: busca direta

elemento considerado: NOME

nome: Milton da Cunha

sobrenome: Cunha

prenome: Milton da

notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac...

notação composta/fechada: Aa-Ab...

Am-Az...

REGRAS DE ALFABETAÇÃO

1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Pedro Paulo Macedo

Macedo, Pedro Paulo

Paulino Andrade

Andrade, Paulino

Jarbas Vasconcelos

Vasconcelos, Jarbas

* arranjo em ordem alfabética

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes

Antunes, Aníbal.

Aníbal Antunes

Antunes, João.

Paulo Antunes

Antunes, Paulo.

Waldemar Antunes

Antunes, Waldemar

* arranjo em ordem alfabética

3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hífen, não se separam.

Heitor Villa-Lobos

Villa-Lobos, Heitor

Humberto Castelo-Branco

Castelo-Branco, Humberto

Luciano Porto-Seguro

Porto-Seguro, Luciano

* arranjo em ordem alfabética

4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Paulo Santa Cruz

Santa Cruz, Paulo

Maria Santa Rita

Santa Rita, Maria

Luís São Paulo

São Paulo, Luís

* arranjo em ordem alfabética

5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de nomes iguais.

J. Pereira

Pereira, J.

João Pereira

Pereira, João

José Pereira

Pereira, Jonas

Jonas Pereira

Pereira José.

* arranjo em ordem alfabética

6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.

Paula d’Alencar

Alencar, Paula d’

Luíza da Câmara

Câmara, Luíza da

José de Oliveira

Oliveira, José de.

Mário do Couto

Couto, Mário do

* arranjo em ordem alfabética

7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são considerados na ordenação alfabética.

Wilson de Almeida Filho

Almeida Filho, Wilson de

Oscar de Oliveira Júnior

Oliveira Júnior, Oscar de.

Sebastião de Pádua Sobrinho

Pádua Sobrinho, Sebastião de.

Antônio de Brito Neto

Brito Neto, Antônio de

* arranjo em ordem alfabética

8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.

Ministro João Cabral

Cabral, João (Ministro).

Professor Paulo Ramalho

Ramalho, Paulo (Professor).

General Oscar Teixeira

Teixeira, Oscar (General).

Dra. Paula Brito

Brito, Paula (Dra.).

* arranjo em ordem alfabética

9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.

Winston Churchill

Churchill, Winston

Charles de Gaulle

Gaulle, Charles de

John Kennedy

Kennedy, John

Paul Schmidt

Schmidt, Paul

* arranjo em ordem alfabética

10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.

John Mac Adam

Mac Adam, John.

Paul MacCarthey

MacCarthey, Paul.

Gordon O’Brien

O’Brien, Gordon

Giulio di Capri

Capri, Giulio di.

* arranjo em ordem alfabética

11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.

José Oviedo y Bãnos

Oviedo y Bãnos, José de

Francisco Pina de Mello

Pina de Mello, Francisco

Angel del Arco y Molinero

Arco y Molinero, Angel del.

Antônio de los Rios

Rios,. Antônio de los

* arranjo em ordem alfabética

12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se apresentam.

Al Ben-Hur

Al Ben-Hur

Li Yutang

Li Yutang

Anuar el Sadat

Anuar el Sadat

* arranjo em ordem alfabética

13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos, preposições que compõem os nomes.

Banco Real S.A.

Banco do Brasil

A Insinuante

Banco Real S.A.

Fundação Joaquim Nabuco

Bank of Boston (The)

EMBRATEL

Colegial (A)

Banco do Brasil

EMBRATEL

The Library of Congress

Fundação Joaquim Nabuco

A Colegial

Insinuante (A)

The Bank of Boston

Library of Congress (The)

Pesca do Vale e Cia.

Pesca do Vale e Cia

* arranjo em ordem alfabética

14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do país.

The Washington Post

Estados Unidos. Washington Post (The)

The Financial Times

Estados Unidos. Financial Times (The)

The Library of Congress

Estados Unidos. Library of Congress (The)

* arranjo em ordem alfabética

15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim, entre parênteses.

II Conferência de Saúde

Conferência de Saúde (II)

Quarto Encontro de Ecoturismo

Encontro de Ecoturismo (Quarto)

3o Congresso de Direito

Congresso de Direito (3 o)

II Feira de Pequenos Empreendedores

Feira de Pequenos Empreendedores (II)

* arranjo em ordem alfabética

EXERCÍCIO

1. Digite, ordenando alfabeticamente, todos os exemplos já colocados. Observe as regras de alfabetização.

2. Ordene alfabeticamente os dados a seguir:

5 o Seminário de Tropicologia - Fundação José Augusto

VIII Congresso Brasileiro de Mastologia

Margareth di Biase

Sir Laurence Olivier

Dr. José Augusto Oliveira

Marie Dupont

Janice Monte-Mor

José Peregrino da Silva Sobrinho

Joan Mac Donald

Antonio de los Rios

3.3.1.2 Método geográfico

O método geográfico é do sistema direto. Aconselhado para serviços que utilizam pesquisas por áreas geográficas. Deve ser complementado por um índice com o nome das pessoas e respectiva localização. O elemento considerado é o local. As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do Estado, Cidade e correspondente.

ESTADO

CIDADE

CORRESPONDENTE

São Paulo

São José dos Campos

Silva, Paulo

São Paulo

Lorena

Vitório, João (Dr.)

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro

Tavares, José (General)

Rio de Janeiro

Campos

Acioly, Paulo (Dr.)

Pernambuco

Recife

Dantas, Maria

Pernambuco

Caruaru

Lima, Alfredo

* Observe a ordem por Estado, independente da ordenação alfabética das cidades. Devem ser usadas guias divisórias com notações indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda que as capitais vêm na frente das cidades.

FIGURA 5

b) Nome da Cidade, Estado e correspondente.

Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabética das cidades - as capitais são ordenadas alfabeticamente, sem destaque.

CIDADE

ESTADO

CORRESPONDENTE

São Paulo

São Paulo

Correa, Carlos

Santos

São Paulo

Nava, Pedro

Rio de Janeiro

Rio de Janeiro

Silva, José (Dr.)

Rio de Janeiro

Campos

Gondim, Pedro

Recife

Pernambuco

Correa, Isac

Lorena

São Paulo

Ivo, Pedro (Juiz)

Itambé

Paraíba

Rabelo, Paulo

Brasília

Minas Gerais

Bonfim, Tiago

Brasília

Distrito Federal

Souza, Renato

* Não é necessário o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades.

FIGURA 6

c) Outros países

Nas correspondências com outros países, alfabeta-se primeiro o país, seguido da capital e do correspondente.

PAÍS

CAPITAL

CORRESPONDENTE

Rússia

Moscou

Gagarin, Yuri

Portugal

Porto

Guimarães, Pedro

Portugal

Coimbra

Rocha, João

Portugal

Lisboa

Dias, Fernando

Inglaterra

Liverpool

Star, Ringo

Inglaterra

Londres

Smith, Paul

França

Rennes

Bardin, Pierre

França

Lorena

Bardot, Brigite

França

Paris

Vadin, Roger

FIGURA 7

EXERCÍCIO

1. Admita o arranjo preferencial por cidade o organize os mapas do Escritório de Engenharia X:

Planta baixa da cidade do Recife - Zona Norte - Pernambuco.

Poços artesianos de Caruaru - Pernambuco.

Rios de Caruaru.

Rodovias de Garanhuns.

Planta baixa de Salvador - Bahia.

Porto do Recife - Pernambuco.

Porto de Suape - Pernambuco.

Rodovias norte - ligação da cidade de Irecê - BA.

Poços artesianos - Boa Viagem - Recife - PE.

Poços Artesianos - Olinda - Recife - PE.

3.3.2 Métodos númericos

Caracterizado pelo número como principal elemento a ser considerado.

Os métodos numéricos são indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um índice alfabético, em fichas, que fornecerá o número sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numeração é seqüencial.

Os métodos numéricos são:

a) Simples

b) Cronológico

c) Digito-terminal.

3.3.2.1 Simples

O método numérico simples constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente - onde é obedecida a ordem de entrada, sem preocupação com a ordem alfabética.

Além do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, é indispensável o índice alfabético-remissivo, em fichas, sem o qual é impossível localizar os documentos.

Observe na Figura 9, o arranjo de “correspondentes eventuais”, recurso utilizado para reunir documentos em número bastante reduzido, o que não justificaria a abertura de pastas individuais.

O método numérico simples, feitas algumas adaptações, é aplicado aos arquivos especiais (discos, fitas, vídeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, prontuários médicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritórios, etc).

FIGURA 8

GAVETAS DE ARQUIVO NUMÉRICO SIMPLES

Índice alfabético (fichas)

Registro em pasta

FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prática

3.3.2.2 Método Numérico Cronológico

Neste método, além da ordem numérica, deve-se observar a data. Esse método é adotado em quase todas as repartições públicas. O documento recebe um número (protocolo) e a data.

O documento, depois de numerado, é colocado numa pasta onde, além do número e da data, estão contidas informações úteis. em geral é chamado processo, a partir daí.

A automação possibilitou a agilização de inúmeros processos administrativos, inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. É um método de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelâneas, uma vez que cada documento recebe o seu próprio número de registro, constituindo-se num processo único, ordenado em rigorosa ordem numérica. Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um método indireto exige duplicidade de pesquisa, a busca se dá pelo número e a data do processo, automatizado ou não.

3.3.2.3 Método Digito-terminal

Tendo em vista a necessidade de redução do número de erros, no arquivamento de grande volume de documentos; contando com o recurso da automação, além de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto número de documentos - esse método é ideal para instituições que precisam arquivar um crescente número de documentos: Caixa Econômica/BNH, INSS, hospitais, bancos, etc.

De acordo com Paes, os documentos são numerados seqüencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda formando pares.

Decompondo-se o número 945.370 - têm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura é feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primário; o grupo 53 = secundário; e o grupo 94 = terciário.

O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espaço destinados aos números terminados em 70 (primários); em seguida documentos terminados em 53 (valor secundário); e finalmente documentos com valor terciário, armazenados com finais de números 94.

Entre as vantagens desse método está a rapidez na localização dos documentos, considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, além da expansão equilibrada do arquivo. Há necessidade de índice dos assuntos em questão e os documentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura.

3.3.3 Métodos por assunto

Para Castro, “toda instituição dispõe de um certo número de documentos que devem ser arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento é mais importante do que o nome ou o endereço do indivíduo ou da entidade.

Neste caso, conforme o que está sendo tratado no texto do documento, determina-se o assunto pelo qual se há de arquivar”.3

A aplicação do método de arquivamento por assunto não é de fácil execução, depende da correta interpretação dos documentos sob análise, além de amplo conhecimento das atividades institucionais. É o método mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos.

No arquivamento por assunto, podem ser adotados:

- Método alfabético

- Método numérico

3.3.3.1 Método alfabético

Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentação a ser arquivada é pequena, deve-se adotar um método alfabético que pode obedecer duas ordens: ordem dicionária ou ordem enciclopédica.

3.3.3.2 Ordem dicionária

Assuntos isolados são dispostos em ordem alfabética, obedecendo-se à seqüência das letras.

Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionária, do Departamento de Pessoal de uma instituição pública.

FIGURA 9

ORDEM DICIONÁRIA

EXERCÍCIO

1. Organize os assuntos em ordem dicionária:

Treinamento de pessoal

Aperfeiçoamento de pessoal

Assistência técnica

Material permanente

Aquisição de material de consumo

Previdência e assistência social

Recrutamento de pessoal (seleção)

Quadros e tabelas de pessoal

Relações públicas

Publicidade

Exposições

Relatórios

Correspondência particular do diretor

Estatutos

Assembléia Geral

Conselho Diretor

Outros assuntos

Férias

Pagamento

Salário-família

Assistência psicológica

Conservação e recuperação

Inventários

Operações bancárias

Patrimônio

Comunicações

3.3.3.3 Ordem enciclopédica

Assuntos correlatos são agrupados sob um título geral e dispostos em ordem alfabética.

Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educação da Universidade YZ.

FIGURA 10

ORDEM ENCICLOPÉDICA

EXERCÍCIO

1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adotando como classes principais: Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Patrimônio.

Prédios e salas

Regulamentos

Organogramas

Admissão

Aluguel de salas

Receita

Correios

Condomínio

Telex

Gratificação de funções

Aquisição de material

Limpeza e conservação de prédios

Salários

Baixas de material

Mudanças

Concorrências

Licitações

Casa de empregados

Recrutamento de pessoal

Terrenos

Despesa

Dispensa de pessoal

Telégrafos

Férias

Gratificação por tempo de serviço

Rádio

Previdência social

Licenças

Satélite

3.3.4 Método numérico de assunto

O sistema numérico, aplicado à classificação por assunto facilita as operações, pois basta marcar com um número (símbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento deverá ser arquivado.

Usando-se métodos numéricos é indispensável:

1) Um índice alfabético.

2) Um código de classificação.

A aplicação de um dos métodos implica em um estudo completo da(s):

* Organização

* Documentação

* Necessidade do usuário.

Utiliza-se neste sistema os métodos:

- método duplex

- método decimal

3.3.4.1 Método duplex

Aqui a documentação é dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gênero para a espécie e desta para a minúcia (detalhes do gênero). Este método não possui a dificuldade apresentada pelo método decimal, onde se tem que prever antecipadamente todas as classes.

Se, por um lado, o método permite a abertura ilimitada de classes, por outro lado exige que o arquivista tenha cuidado para não abrir pastas para temas (pastas primárias) ou assuntos, já incluídos em subclasses.

No método a relação entre as partes é indicada por um traço de união.

Exemplo: um escritório de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas e indústrias, em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classes principais:

01 CONTABILIDADE

07 METAIS

02 EMPREGADOS

08 FERRAGENS

03 MÓVEIS

09 TINTAS

04 IMÓVEIS

10 ÓLEOS, LUBRIFICANTES

05 SEGUROS

11 FERRAMENTAS

06 TRANSPORTES

12.MATERIAL DE CONSTRUÇÃO

Mais tarde a empresa resolveu negociar também com material elétrico. O arquivista terá que abrir outra classe em seu código que refletirá mais esta novidade:

13 MATERIAL ELÉTRICO

14 EQUIPAMENTO ELÉTRICO.

Conforme a ilustração, a estrutura do Método duplex, estabelece a relação entre as partes através de um traço-de-união.

1. CONTABILIDADE

1-1 CONTAS A RECEBER

1-1-1 CONTAS DO GOVERNO

1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA

1-2 CONTAS A PAGAR

1-2-1 BANCOS

1-2-1-1 ULTRAMARINO

1-2-1-2 FRANCÊS

1-2-1-3 ALEMÃO

1-2-1-4 DO BRASIL

..........

..........

10 ÓLEOS E LUBRIFICANTES

10-1 ÓLEOS

10-1-1 ISOLANTES

10-1-2 LUBRIFICANTES

..........

..........

13. MATERIAL ELÉTRICO

13-1 FIOS

13-1-1 FITAS ISOLANTES

13-1-2 OUTROS CONDUTORES

3.3.4.2 Método decimal

Este método baseia-se na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecário norte-americano).

Castro adianta que “...a classificação decimal consta de uma tabela de assuntos, denominada código de assuntos e de um índice que permite sua rápida localização. Tal classificação distirbui os assuntos em nove classes. A décima classe é reservada para os assuntos de caráter muito genérico, que não devem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes, já estabelecidas.

Cada classe, por sua vez, está subdividida em subclasses e uma décima para generalidades e assim sucessivamente, recebendo as denominações: divisões, grupos , subgrupos, etc.

A codificação é formada por números cujos três primeiros algarismos, que estão separados dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes. Portanto, a parte inteira do número é sempre composta de três algarismos. A parte decimal pode não existir, como pode ter um, dois, três ou mais algarismos.”3

O método decimal exige a divisão dos assuntos do geral para o particular. A tábua, tabela ou esquema, com a classificação adotada tem o nome de classificador ou código, e não dispensa um índice alfabético. Não existe uma classificação universal para arquivos - cada instituição tem a sua classificação particular.

Para utilizar-se o método decimal é preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo da classificação decimal.

Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a técnica da classificação de Dewey - nunca a classificação propriamente dita. É difícil para um arquivista iniciante determinar quais as classes principais, que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo órgão - se as classes não forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em locais diferentes.

TRECHO DA CLASSIFICAÇÃO DE DEWEY:

CLASSES

0 - Obras gerais

1 - Filosofia

2 - Religião

3 - Ciências Sociais

4 - Filologia

5 - Ciências Puras

6 - Ciências Aplicadas

7 - Belas Artes

8 - Literatura

.....

SUBDIVISÃO DA CLASSE 6

600 - Ciências Aplicadas

610 - Medicina

620 - Engenharia

630 - Agricultura

640 - Ciências e Artes Domésticas

650 - Serviços Gerenciais

660 - Indústrias Químicas

670 - Manufaturas - miscelânea

690 - Construção

.....

SUBDIVISÃO DA CLASSE 610

610 - Medicina

611 - Anatomia

612 - Fisiologia Humana

616 - Clínica Médica

616-1 - Cardiologia

616-2 - Sistema respiratório

À medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde colocá-lo, partindo-se sempre do geral para o particular.

EXEMPLO DA TÉCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO

000 - Administração geral

100 - Pesquisas

110 - Psicologia

111 - Aplicada ao trabalho

112 - Aplicada à educação

.....

200 - Cursos

210 - Formação

220 - Especialização

230 - Pós-Graduação

231 - Mestrado

232 - Doutorado

.....

500 - Documentação e Informação

510 - Sistema de bibliotecas

520 - Sistema de arquivos

530 - Automação e processamento de dados

531 - Sistemas

532 - Redes

ÍNDICE ALFABÉTICO

Tanto no método duplex, como no decimal, uma vez concluído o plano de classificação, deve-se elaborar o índice alfabético - que funcionará como instrumento auxiliar na recuperação da informação.

FIGURA 11

ÍNDICE ALFABÉTICO

ASSUNTO

MÉTODO

DUPLEX DECIMAL

Administração Geral

0

000

Arquivos (Sistemas)

5-2

520

Assistência Técnica

4

400

Biblioteca (Sistemas)

5-1

510

......

Cursos

2

200

Especialização

2-2

220

Mestrado

2-3-1

231

Doutorado

2-3-2

232

Processamento de dados

5-3

530

Psicologia (Pesquisas)

1-1

110

Aplicada à Educação

1-1-2

112

Sistema

de arquivos

5-2

520

de bibliotecas

5-1

510

Codifique os assuntos a seguir pelos métodos duplex e decimal a partir da classe 3.

Duplex

Decimal

PUBLICAÇÕES

Permuta de publicações

Exposição e feira de livros

Postos de vendas. Representantes

no país

no estrangeiro

Direitos autorais

ENSINO

Cursos

Recrutamento

Alunos

Matrículas

Trancamento

Taxas. Anuidades. Mensalidades.

Bolsas de Estudo

ASSISTÊNCIA TÉCNICA

Intercâmbio cultural

Acordos. Convênios.

SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS

Congressos

Aulas inaugurais. Discursos.

Visitas, visitantes.

3.3.5 Métodos padronizados

Os métodos padronizados não serão aqui detalhados. São métodos com finalidades comerciais, padronizados, que foram criados para atendimento às organizações e fogem ao objetivo da disciplina. Comentários e observações sobre o assunto poderão ser encontrados na bibliografia. Entre estes métodos padronizados, alguns já estão fora de uso, considerando-se que a automação possibilitou a criação de arquivos específicos - para atendimento às necessidades da clientela.

3.4 EMPRÉSTIMO E CONSULTA

Esta é uma das mais importantes atividades dos arquivos, uma vez que corresponde à própria essência de sua formação: servir à administração e à história.

Todas as operações efetuadas no curso do trabalho arquivístico devem considerar a utilização racional das informações.

Visando a segurança dos arquivos, em sua maioria os documentos não devem ser cedidos. Poderão ser cedidos para empréstimos: aos próprios setores que produziram, ou receberam, desde que autoridades, na mesma linha hierárquica encarregadas façam a solicitação.

Recomenda-se ainda que, salvo os casos excepcionais, os documentos não sejam retirados das pastas para empréstimo. Considerando-se as implicações éticas e os riscos que acompanham os empréstimos de documentos - é indispensável que se exerça o seu controle, no sentido de garantir a integridade do acervo, como informar com segurança onde se encontra a documentação.

PASSOS

ROTINAS

1

Atender às requisições oriundas dos vários órgãos.

2

Preencher em duas vias o formulário recibo de Dossiê.

3

Colocar a 2a via no lugar da pasta retirada para empréstimo.

4

Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichário de lembretes (em ordem cronológica para poder ser feito controle de prazos).

5

Preencher e encaminhar o formulário cobrança de Dossiê (quando a pasta não tiver sido restituída no prazo).

6

Recebida a pasta, eliminar a 2a via do recibo.

7

Apor o carimbo restituído na primeira via assinada pelo requisitante e devolvê-la.

Fonte: Paes, M. L. Arquivo: teoria e prática.

4. PLANEJAMENTO DE UM SISTEMA DE ARQUIVO CORRENTE

Antes de planejar um sistema de arquivo corrente, é preciso conhecer profundamente a instituição para a qual os arquivos irão servir. Depois do conhecimento da realidade é que o projeto poderá ser elaborado.

Elementos que deverão ser levados em consideração para elaborar o projeto:

* a estrutura e organização da instituição (seus objetivos, suas atividades e para qual usuário se destinará o arquivo).

* as normas da instituição/empresa.

* a característica dos documentos, a freqüência de uso, estado de conservação, número/quantidade dos documentos.

* o pessoal disponível para desenvolver as atividades do arquivo.

* material, equipamentos, área disponível para o funcionamento do arquivo.

* previsão de desenvolvimento futuro.

* grau de economia quanto a: eliminação de documentos, pessoal, espaço e tempo.

4.1 PROJETO

O projeto deverá conter em sua primeira parte uma análise crítica da situação em que se encontra a documentação que será trabalhada. Assim como os procedimentos até então adotados de recebimento, registro, controle de tramitação, expedição de correspondência, bem como o arquivamento propriamente dito e o empréstimo.

Deverá ainda detalhar a situação, discorrer sobre procedimentos inadequados, ou características encontradas na instituição que não favorecem a administração do arquivo (se for o caso).

Na segunda parte, o projeto deverá fazer recomendações técnicas, o porquê da adoção de determinado método de arquivamento e controle de documentos.

Determinará a extensão da área, equipamento e material compatíveis ao arquivamento em questão.

O arquivista deverá incluir no projeto, cronograma de atividades, recursos necessários e programa de treinamento.

4.2 EXEMPLOS:

4.2.1 Arquivo técnico de uma consultoria

A empresa Mercatto presta serviços de consultoria em quatro grandes áreas: planejamento, organização, informática e treinamento.

No Serviço de Documentação existem diversos materiais e pela peculiaridade da empresa, com valores hierárquicos diferentes.

A memória como é denominado o arquivo técnico - é a documentação mais importante, observe a ordem:

1o) Memória: o armazenamento de todos os trabalhos produzidos pela consultoria para os clientes (produção intelectual sobre determinado assunto).

2o) Biblioteca: Interna, com acervo específico por área de atuação, além de relatórios, estudos, manuais, projetos, etc.

3o) Documentação recebida: relatórios, teses, programas, modelos remetidos pela clientela. Esta documentação subsidia, na área documental, os trabalhos da consultoria para a própria clientela.

Como exemplo, parte da memória referente a treinamento.

O ciclo da “memória” é iniciado a partir da entrada do contrato, celebrado entre a empresa e o cliente. Nesse momento o cliente recebe um número - que é um código. A partir daí as letras acrescentadas ao número, funcionam como uma subdivisão do código inicial. O código é o referencial para a localização fixa - o arquivo é arranjado seqüencialmente, pela ordem cronológica dos números (códigos). O código identifica o cliente. Observe no exemplo: tudo que se relaciona com o cliente, em questão, recebe o código 14.

CÓDIGO

CLIENTE

MEMÓRIA/

ARQUIVO

14

Prefeitura da Cidade do Recife

14

14A

Proposta

14A

Doc.1

Proposta de contrato

14A

14A

Doc. 2

Adendo ao contrato

14A

........

14C

Treinamento

14C

Doc. 1

Texto básico: Por que treinar.

14C

14C

Doc. 2

Texto básico: O poder das organizações.

14C

14C

Doc. 3

Caderno de informações básicas.

14C

14C

Doc. 4

Texto básico: A informática na organização.

14C

........

14F

Seminários

14F

CÓDIGO

CLIENTE

MEMÓRIA/

ARQUIVO

23

Secretaria Estadual de Planejamento

23

23A

Proposta

23A

Doc.1

Proposta de contrato

23A

23A

Doc.2

Adendo ao contrato

23A

........

23C

Treinamento

23C

Doc.1

Texto básico: Planejamento estratégico de ações governamentais.

23C

23C

Doc. 3

Organograma da Secretaria de Planejamento

23C

Mapoteca

23C

Doc.4

Caderno de textos básicos com exercícios.

23C

23G

Sistema de automação

23G

Exemplo de outro cliente.

FIGURA 12

ÍNDICE DE ASSUNTO

FIGURA 13

ÍNDICE DE CÓDIGOS

4.2.2 Arquivo técnico de uma pequena empresa

Por se tratar de uma pequena empresa, admite-se que as funções administrativas, contábeis e de pessoal estão todas localizadas no Departamento Administrativo. Adota-se o método duplex, cujas novas classes vão sendo abertas à medida da necessidade. Observando-se, antecipadamente, ao atribuir uma nova classe, se já não existe o assunto tratado no arquivo.

FIGURA 14

DISTRIBUIÇÃO DOS ASSUNTOS

Relação dos assuntos para arquivamento:

0 FINANÇAS E CONTABILIDADE

0-1 Orçamento

0-1-1 Contas a receber

0-1-2 contas a pagar

0-1-3 Empréstimos

0-1-4 Impostos

1 ORGANIZAÇÃO

1-1 Regimento interno

1-2 Regimento - Bancos - Instruções

1-3 Organograma

1-4 Plano Diretor

2 INFORMÁTICA

2-1 Automação - Equipamentos

2-2 Prestação de serviços

2-3 Contratos

2-4 Programa de treinamento

3 RECURSOS HUMANOS

3-1 Relação de funcionários

3-2 Seleção (currículos)

3-3 Admissão

3-4 Gratificações (distribuição de chefias)

3-5 Férias

4 MATERIAL

4-1 Relação de material de consumo (controle de estoque)

4-2 Fornecedores

4-3 Compras

5 ASSISTÊNCIA TÉCNICA

5-1 Contratos

5-2 Fornecedores

5-3 Técnicos

6 DIVERSOS

6-1 Aluguel

6-2 Terrenos

6-3 Diretoria

6-4 Contrato

FIGURA 15

ARQUIVO DE PASTAS SUSPENSAS

5 AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

A política de avaliação de documentos é um dos estudos mais difíceis e controvertidos na Arquivologia, pretende estabelecer uma normalização para seleção dos documentos, principalmente dos arquivos administrativos, atribuindo-se prazos de validade, considerando :

* prazo administrativo

* prazo legal

* prazo contábil

* prazo permanente

Após a observação dos prazos há recomendações para elaboração dos instrumentos de avaliação:

* tabela de temporalidade

* plano para destruição e/ou

* microfilmagem

5.1 CRITÉRIO PARA AVALIAÇÃO

  • Se o arquivista elaborou um código de assuntos para os documentos do órgão, de instituição, terá menos dificuldade para acompanhar o plano de destinação dos documentos, porque já conhece os assuntos

  • a avaliação não é feita por espécie de documento é feita por assunto;

  • a avaliação é feita por partes, em cada setor do órgão é realizada análise e levantamento de todos os grupos documentais do setor;

  • após a análise, cada setor faz sua proposta sobre prazo administrativo de cada grupo de documento;

  • para os prazos legais, a consulta deve ser feita ao assessor jurídico que examinará os códigos sobre Prescrição, Caducidade e Decadência;

  • os documentos de Direito Penal ainda são suscetíveis da pergunta : os direitos do indivíduo, em causa, estão protegidos?3

Depois dos estudos, o arquivista propõe sua Tabela de Temporalidade. É constituída então uma comissão da qual fazem parte : a pessoa - chave do órgão dos documentos em pauta; o assessor jurídico; uma pessoa da administração central do órgão, ou instituição, um historiador e o arquivista. Assim, a tabela de temporalidade construída, é examinada em várias sessões, até que seja aprovada e assinada por todos os participantes, ressaltando-se que a aplicação da tabela de temporalidade exige a autorização e aceite da autoridade competente.

5.2 DETERMINAÇÃO DOS VALORES DOS DOCUMENTOS

Administrativo

Jurídico

Fiscal

PRIMÁRIOS Atos normativos

Histórico Programas de

trabalho

Relatório

Probatório Propostas orçamentárias

Exemplos

VALORES quanto ao documento

DOS Histórico Princípio (cópias)

DOCUMENTOS Informativo de

Obs.: O grande unicidade quanto à informação

recurso - identificar (recapitulativos)

SECUNDÁRIOS documentos

recapitulativo quanto ao documento

Princípios (condição física)

de

forma quanto à informação

(grau de concentração)

Os documentos públicos oferecem gêneros de valores:

a) valores primários - para a própria Repartição;

b) valores secundários - para outras repartição e para pesquisadores

1) para a própria repartição - valor primário : administrativo, jurídico e fiscal:

2) para outras repartições e pesquisadores : valor secundário - para a história - valor cultural.

5.3 MODELO TABELA DE TEMPORALIDADE

ASSESSORIA... SUBGRUPO...

ASSUNTO

AC

AG

AI

AN

OBS.:

1. Projeto Bilateral de Pesquisa

vigência

5 anos

5 anos

recolhe

2. Projeto Multilateral de Pesquisa

vigência

5 anos

5 anos

recolhe

3. Intercâmbio de Pesquisadores

vigência

5 anos

3 anos

recolhe

4. Seminário, Congressos, Simpósios, Cursos rápidos, Reuniões Técnicas

vigência

3 anos

5 Expedições Científicas

vigência

20 anos

5 anos

6. Vistos para Pesquisadores Estrangeiros

1 ano

2 anos eliminar

Quando vinculado a um processo, fazer referência quanto á eliminação

7. Reunião de Comissão Mista

2 anos

5 anos

5 anos

recolhe

8. Bolsistas

6 CONCLUSÃO

O assunto técnico de arquivamento não se esgota aqui. Este Texto didático teve como objetivo a abordagem dos métodos mais utilizados de arquivamento, servindo de roteiro para os iniciantes.

Cabe ao aluno, consultando a bibliografia anexada, ampliar seus estudos, investigações, elém de tomar conhecimento da legislação específica e código de ética da profissão.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

OBRAS CITADAS

1 PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : FVG, 1986. 161p.

2 CAVALCANTI, Cordélia. Arquivos e bibliotecas : semelhanças e diferenças.Revista de Biblioteconomia de Brasília, v.16, n.1, p. 5-17, jan./jun. 1988

3 CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivística = técnica; Arquivologia = ciência. Brasília : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.

OBRAS CONSULTADAS

1 BELLOTO, H. L. Arquivo, bibliotecas e centros de documentação: da convergência de objetivos à diversidade da documentação e do processamento técnico. Revista Brasileira de biblioteconomia e documentação, São Paulo, v.11, n.3/4, p.169-175, jul./dez. 1978.

2 CONTINOLO, C. Como organizar o arquivo: guia prático para classificação de documentos e fichas para organização dos serviços de arquivos. Lisboa : Editorial Pórtico, 1975.

3 FEIJO, V. de M. Documentação e arquivo: arquivos escolares. Porto Alegre : SAGRA, 1988.

4 GOMES, F. A., KELLUY, H. Manual de arquivo e documentação. 2. ed. Rio de Janeiro : Interciência, 1976.

5 GORBEA, J. Q. de et al. Sistemas de arquivos e controle de documentos. 2. ed. São Paulo : Atlas, 1979.

6 PRADO, H. A. A técnica de arquivar. 5. ed. São Paulo : T.A. Queiroz, 1985.

ANEXO 1

A seguir, são fornecidos os termos cuja conceituação foi apreciada pelos dois grupos de estudos.

ACERVOS - Conjuntos dos documentos de um arquivo.

ACESSO - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas.

ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVO - Direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas e técnicas de uma instituição ou órgão arquivístico.

ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS - Metodologia de programas para controlar a criação, o uso, a normalização, a manutenção, a guarda, a proteção e a destinação de documentos.

ARQUIVAMENTO - Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares, em equipamentos que lhes forem próprios e de acordo com um sistema de ordenação previamente estabelecido.

ARQUIVISTA - Profissional de arquivo, de nível superior.

ARQUIVÍSTICA - Princípio e técnica a serem observados na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos.

ARQUIVO - 1. Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova de informação. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo terá a qualificação respectiva, como, por exemplo : arquivo audiovisual, fotográfico, iconográfico, de microformas, informático. 2. O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3. Unidade administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 4. Móvel destinado à guarda de documentos.

ARQUIVOLOGIA - Estudo, ciência e arte dos arquivos.

ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqüente. Também denominado arquivo de movimento.

ARQUIVO EM DEPÓSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, embora não pertençam ao seu acervo.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destinação final.

ARQUIVO PERMANENTE - Conjunto de documentos que são preservados, respeitada a destinação estabelecida, em decorrência de seu valor probatório e informativo.

ARQUIVO PRIVADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições não-governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação.

ARQUIVO PÚBLICO - 1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções específicas administrativas, jurídicas ou legislativas. 2. Instituições arquivística franqueada ao público.

ARRANJO - 1. Processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste na ordenação - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries. 2. Processo que, na organização de arquivos correntes, consiste em colocar ou distribuir os documentos numa seqüência alfabética, numérica, de acordo com o método de arquivamento previamente adotado. Também denominado classificação.

AUTÓGRAFO - 1. Assinatura ou rubrica. 2. Designação de documento manuscrito, do próprio punho do autor, esteja assinado ou não.

AVALIAÇÃO - Processo de análise da documentação de arquivos, visando estabelecer a sua destinação, de acordo com seus valores probatórios e informativos.

CATÁLOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou pormenorizada.

CLASSIFICAÇÃO - Ver ARRANJO, item n.2.

COLEÇÃO - Conjunto de documentos, sem relação orgânica, aleatoriamente acumulados.

CÓPIA - 1. Reprodução de documento, obtida simultaneamente à execução do original. 2. Reprodução de um documento, obtida a partir do original.

COPIADOR - 1. Livro contendo páginas em papel liso ou pautado, nas quais eram transcritas, em ordem cronológica, pelos próprios autores ou por copistas, cartas, ofícios e outros tipos de correspondência expedida. 2. Livro contendo folhas em papel de trapo”, nas quais se fazia a cópia de documentos expedidos, usando-se processo de transferência direta da tinta do original, mediante umidade e pressão. Esse processo foi muito usado no século XIX e começo do XX.

CORRESPONDÊNCIA : Comunicação escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob várias formas (cartas, cartões postais, ofícios, memorandos, bilhetes, telegramas),podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.

DATAS-LIMITES - Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido.

DEPÓSITO - Ato pelo qual arquivos ou coleções são colocados, fisicamente, sob custódia de terceiros, sem que haja transferência da posse ou propriedade.

DESCARTE - Ver ELIMINAÇÃO.

DESCLASSIFICAÇÃO - Ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.

DESCRIÇÃO - Processo intelectual de sintetizar elementos formais e conteúdo textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventário sumario ou analítico, guia etc.).

DESTINAÇÃO - Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos destinados a promover sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou sua microfilmagem.

DOAÇÃO - Ato pelo qual uma pessoa física ou jurídica transfere a terceiros - de livre vontade, com caráter irrevogável, sem retribuição pecuniária, através de instrumento jurídico adequado, do qual deverão constar as condições de cessão - a documentação que lhe pertence.

DOCUMENTO - Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém.

DOCUMENTO DE ARQUIVO - 1. Aquele que, produzido e/ou recebido por uma instituição pública ou privada, no exercício de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. 2. Aquele produzido e/ou recebido por pessoa física no decurso de sua existência.

DOCUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou não valor legal, produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato.

DOCUMENTO PÚBLICO - Aquele produzido e recebido pelos órgãos do poder público, no desempenho de suas atividades.

DOCUMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.

DOSSIÊ - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.

ELIMINAÇÃO - Destruição de documentos julgados destituídos de valor para guarda permanente.

ESPÉCIE DE DOCUMENTOS - Designação dos documentos segundo seu aspecto formal : ata, carta, certidão, decreto, edital, ofício, relatório, requerimento, gravura, diapositivo, filme, planta, mapa, etc.

FUNDO - 1. A principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituída dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhança de suas atividades, mantido o princípio da proveniência.

GÊNERO DE DOCUMENTOS - Designação dos documentos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes : textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos.

GUIA - Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.

ÍNDICE - Lista sistemática, pormenorizada, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, pormenorizados, dos elementos do conteúdo de um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar e facilitar sua localização no texto.

INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminação e recuperação da informação utilizado pelos arquivos. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, índices, inventários, repertórios, tabelas de equivalência.

INVENTÁRIO ANALÍTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são identificadas e pormenorizadamente descritas.

INVENTÁRIO SUMÁRIO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de fundo ou de suas divisões são identificadas e brevemente descritas.

ITEM DOCUMENTAL - A menor unidade arquivística materialmente indivisível.

LEGADO - Doação feita por declaração de última vontade.

LISTA DE ELIMINAÇÃO - Relação de documentos específicos a serem eliminados, devidamente aprovada pela autoridade competente.

NOTAÇÃO - Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de números, letras, ou combinação de números e letras, que permite sua localização.

PROCESSO - Termo geralmente usado na administração pública, para designar o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, em que vão sendo organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária. O número de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o processo é aberto, repetido externamente na capa, é o elemento de controle e arquivamento do processo.

PROTOCOLO - 1. Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. 2. Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento. 3. Livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.

PROVENIÊNCIA - Princípio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde à expressão francesa respect des fonds, e à inglesa provenance.

RECOLHIMENTO - Transferência de documentos dos arquivos intermediários para os permanentes.

REPERTÓRIO - Instrumento de pesquisa no qual são descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico.

RESPECT DES FONDS D’ARCHIVE - Ver PROVENIÊNCIA.

SELEÇÃO - Ver AVALIAÇÃO.

SÉRIE - Designação dada às subdivisões de um fundo, que refletem a natureza de sua composição, seja ela estrutural ou por espécie documental. As séries podem ser subdivididas em subséries.

SÍMBOLO -Ver NOTAÇÃO

TABELA DE EQUIVALÊNCIA - Instrumento de pesquisa auxiliar, que dá a equivalência de antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alterações no sistema de arranjo de um arquivo.

TABELA DE TEMPORALIDADE - Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critérios para microfilmagem e eliminação.

TÉCNICO DE ARQUIVO - Profissional de arquivo de nível médio.

TRANSFERÊNCIA -Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários.

TRIAGEM - Ver AVALIAÇÃO

UNIDADE DE ARQUIVAMENTO - O menor conjunto de documentos, reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços, ou pacotilhas.

EXERCÍCIO

a) Organize um esquema de assuntos e numere pelo método decimal, utilizando os títulos a seguir:

Concurso de monografias

Solenidades. Comemorações

Inventários de material

Proposta orçamentária

Comunicações de posse

ASSUNTOS DIVERSOS

Permuta de livros

Sistemas (processamento de dados)

Suplementação de verbas

Publicações (livros, periódicos, etc.)

Documentação de sistemas

Estágios em órgãos especializados

Acordos. Convênios de assistência técnica

RECURSOS HUMANOS

Imóveis

Compra de livros

Impressão de obras institucionais

ASSISTÊNCIA TÉCNICA

Avaliação de custos de sistemas

ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTÁBEIS

Aluguel de edifícios

Visitas. Visitantes

Terrenos

Aquisição de material permanente

Registros. Regulamentos

Requisição de funcionários

Folhas de pagamento

Seleção de pessoal

COMUNICAÇÕES

Aquisição de material de consumo

ORGANIZAÇÃO

Grupos de trabalho

Prestação de serviços de processamento de dados por terceiros

Pagamento de pessoal

Pedidos de donativos e auxílio diversos

Gratificações a pessoal

Pedidos diversos de assistência técnica

Relatórios

Serviço telefônico

Aperfeiçoamento de pessoal

Comissões

Aquisição de edifícios

Utilização de programas no computador

Recrutamento de pessoal

Planos e roteiros de trabalho

Impressão de periódicos

Colaboração com outras instituições

Admissão

Doação de livros

Congressos. Conferências. Seminários

INFORMÁTICA

Automação. Processamento de dados

Concursos e provas

Métodos de trabalho

Telex

Subvenções e auxílios

Conservação. Recuperação de material

PATRIMÔNIO

Preservação de serviços de processamento de dados a terceiros

MATERIAL

Orçamento.

Correios e Telégrafos

Cessão de funcionários para participar de trabalhos técnicos em outras instituições

b) Organize um índice alfabético remissivo

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