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Apostila de Arquivologia

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Material para concursos

1.Introdução 5

2.Arquivos: Elementos e Definições 6

2.1.Estágios de sua evolução 6

2.2.Extensão de sua atuação 7

2.3.Natureza dos documentos 7

2.4.Gênero (característica) 7

2.5.Natureza do Assunto (característica) 7

2.6.Correspondência 8

2.7.Tipo de Arquivamento 8

2.8.Diferenciação entre biblioteca e arquivo 8

2.9.Centros de documentação ou informação 9

3.Organização e Administração de Arquivos Correntes 9

3.1.Levantamento de Dados 11

3.2.Análise dos dados coletados 11

3.3.Planejamento 11

3.3.1.Posição do arquivo na estrutura da instituição 11

3.3.2.Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo 12

3.3.2.1.Centralização 12

3.3.2.2.Descentralização 12

3.3.2.3.Coordenação 12

3.3.3.Escolha de métodos de arquivamento e classificação 13

3.3.3.1.Sistemas de registro 13

3.3.3.2.Elementos de Classificação 13

3.3.3.3.Princípios de classificação 14

3.3.4.Escolha das Instalações e equipamentos 14

3.3.5.Constituição de arquivos intermediários 15

3.4.Implantação e acompanhamento 16

4.Gestão de documentos 16

4.1.Protocolo 16

4.2.Registro e movimentação 17

4.3.Expedição 17

4.4.Organização e Arquivamento 17

4.4.1.Métodos de Arquivamento 17

4.4.2.Método Alfabético (método básico) 18

4.4.2.1.Regras de Alfabetação 18

4.4.3.Método Geográfico 21

4.4.3.1.Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondência) 21

4.4.3.2.Nome da cidade, estado e correspondente 21

4.4.4.Método numérico simples 22

4.4.5.Método numérico cronológico 22

4.4.6.Método Dígito-terminal 23

4.4.7.Métodos por assunto (ideográficos) 23

4.4.7.1.Método ideográfico alfabético enciclopédico 23

4.4.7.2.Método ideográfico alfabético dicionário 23

4.4.7.3.Método ideográfico numérico – duplex 24

4.4.7.4.Método ideográfico numérico – decimal 24

4.4.7.5.Método ideográfico unitermo (ou indexação coordenada) 24

4.4.7.6.Métodos padronizados 25

4.4.7.7.Métodos padronizados – automático 25

4.4.7.8.Métodos padronizados – soundex 25

4.4.7.9.Métodos padronizados – rôneo e mnemônico 25

4.4.7.10.Métodos padronizados – variadex 25

4.4.8.Método alfanumérico 26

4.4.9.Etapas de arquivamento 26

4.4.9.1.Inspeção 26

4.4.9.2.Estudo 26

4.4.9.3.Classificação 26

4.4.9.4.Codificação 26

4.4.9.5.Ordenação 26

4.4.9.6.Guarda dos documentos 26

4.5.Empréstimo e consulta 27

4.6.Análise, avaliação, seleção e eliminação 27

4.6.1.Valor dos documentos 29

4.6.1.1.Distinção entre valores primários e secundários 29

4.6.1.2.Distinção entre valores probatórios e informativos 29

4.6.1.3.Valores probatórios 29

4.6.1.4.Valores Informativos 30

4.6.1.4.1.Unicidade 30

4.6.1.4.2.Forma 31

4.6.1.4.3.Importância 31

4.6.1.4.4.Documentos relativos a pessoas - seleção especial e amostra estatística 31

4.6.1.4.5.Documentos relativos a coisas 32

4.6.1.4.6.Documentos relativos a fenômenos 32

4.6.2.Conclusões 32

4.6.3.Microfilmagem 33

4.6.3.1.Filme (rolo) 33

4.6.3.2.Jaqueta 33

4.6.3.3.Microfichas 34

4.6.4.Tecnologia da Informação 34

4.6.5.Transferência e recolhimento 34

4.6.6.Tipos de transferência 35

5.Arquivos permanentes 36

5.1.Atividades de arranjo 37

5.1.1.Princípios de arranjo de arquivos 38

5.1.1.1.Evolução dos princípios de arranjo 38

5.1.1.2.Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos 40

5.2.Atividades de descrição e publicação 41

5.2.1.Tipos básicos de instrumentos de pesquisa 42

5.2.1.1.Guia 42

5.2.1.2.Inventário sumário 42

5.2.1.3.Inventário analítico 43

5.2.1.4.Catálogo 43

5.2.1.5.Repertório 43

5.2.1.6.Índice – instrumento de pesquisa auxiliar 43

5.2.1.7.Tabela de equivalência ou concordância 43

5.2.2.ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística 44

5.2.2.1.Descrição multinível 44

5.2.2.1.1.Regras para descrição multinível 45

5.2.2.2.Elementos de descrição 45

5.2.3.ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias 46

5.2.3.1.Glossário de termos associados ao ISAAR(CPF) 46

5.3.Atividades de conservação 46

5.3.1.Desinfestação 48

5.3.2.Limpeza 48

5.3.3.Alisamento 48

5.4.Restauração 48

5.4.1.Banho de gelatina 48

5.4.2.Tecido 49

5.4.3.Silking 49

5.4.4.Laminação 49

5.4.5.Laminação manual 49

5.4.6.Encapsulação 49

5.5.Atividades de referência 50

6.DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 51

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS 51

DO ACESSO 51

DO SIGILO E DA SEGURANÇA DA SOCIEDADE E DO ESTADO 52

DA INTIMIDADE 53

DA REPRODUÇÃO 53

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS 53

7.Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 54

Disposições Gerais 54

Dos Arquivos Públicos 54

Dos Arquivos Privados 55

Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas 55

Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos 56

Disposições Finais 56

8.Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ 57

DA NATUREZA E DA FINALIDADE 57

DA COMPETÊNCIA 57

DA COMPOSIÇÃO E DO MANDATO 57

DA ORGANIZAÇÃO E DO FUNCIONAMENTO 58

DAS ATRIBUIÇÕES DOS MEMBROS DO CONARQ 60

DAS REUNIÕES DO CONARQ 61

DISPOSIÇÕES GERAIS 61

9.DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002. 61

DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS 62

DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS 64

DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS 65

DA GESTÃO DE DOCUMENTOS 66

DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS 67

DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS 68

10.LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968. 70

11.RESOLUÇÃO Nº 2 72

12.RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 73

  1. Introdução

Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administração destes influencia diretamente os arquivos de custódia. Em vista disso, é importantíssima a atuação do arquivista na fase de administração dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produção documental.

Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:

  1. criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;

  2. proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos;

  3. reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado

Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:

  1. necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;

  2. motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma espécie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de museus;

  3. razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios, criaram um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade principal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilégios.

Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da história.

  1. Arquivos: Elementos e Definições

O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administração no cumprimento de funções específicas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade organizada – como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivíduo – poderão ser considerados arquivos.

O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais. Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores (valor secundário).

Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão que os oferece.

Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu, deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou destruição de parte deles.

Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, “os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo permanente.” (T.R.Schellenberg).

Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: “Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.”

Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração; e sua função é a de tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda.

O art. 2º da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma: “Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.”

    1. Estágios de sua evolução

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo ou de movimento são aqueles constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente conservados em dependências próximas de fácil acesso.

Arquivos de segunda idade, intermediários ou limbo, são aqueles constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de conservá-los próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.

Arquivos de terceira idade, de custódia ou permanentes são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

A cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada.

    1. Extensão de sua atuação

Quanto à abrangência de sua atuação podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (núcleos de arquivo ou arquivo descentralizado) são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.

Os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição, centralizando as atividades de arquivo corrente.

    1. Natureza dos documentos

Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial é aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM – e que, por esta razão, merecem tratamento especial. Arquivo especializado é o que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo específico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos médicos, arquivos de engenharia, arquivos técnicos.

    1. Gênero (característica)

Podem ser: escritos ou textuais, cartográficos (mapas e plantas), iconográficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmográficos (filmes e fitas videomagnéticas), sonoros (discos e fitas audiomagnéticas), micrográficos (rolo, microficha, jaqueta), informáticos (disquetes, HD, CD-ROM).

    1. Natureza do Assunto (característica)

Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo é o documento cuja divulgação não prejudica a administração.São sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação. Em nossa legislação, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:

Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos.

§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.

Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

A regulamentação do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto nº 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que está reproduzido em seu inteiro teor no apêndice I.

    1. Correspondência

É toda forma de comunicação escrita, produzida e endereçada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

Quanto ao destino e procedência pode-se classificar a correspondência em externa e interna. Interna é a correspondência trocada entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares. Contrário sensu, externa é aquela trocada entre órgãos de instituições diversas ou entre órgãos de uma entidade e pessoas físicas, como ofícios, telegramas e cartas.

A correspondência pode ainda ser oficial e particular. Será oficial a que cuidar de assuntos de serviço ou de interesse específico das atividades de uma instituição. Será particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituição.

    1. Tipo de Arquivamento

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Será vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

    1. Diferenciação entre biblioteca e arquivo

As diferenças básicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referem-se precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custódias. Como já foi visto, os arquivos têm estreito vínculo com as atividades funcionais de um órgão do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundário ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais – estudo, pesquisa e consulta.

Os arquivos são órgãos receptores, enquanto as bibliotecas são colecionadores. Os materiais de biblioteca são adquiridos principalmente a partir de compras e doações, ao passo que os arquivos são produzidos ou recebidos por uma administração para o cumprimento de funções específicas. Jamais serão colecionadores como a biblioteca e sua qualidade própria de arquivo só se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relação natural forem mantidas. Uma biblioteca não deve recolher documentos oficiais.

Além disso há significativa distinção quanto aos métodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um órgão oficial ou privado, o arquivista não o faz tomando por base partes do material. Não examina e conclui quanto ao valor de uma simples peça avulsa como uma carta, um relatório ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relação às demais peças, isto é, em relação à inteira documentação, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecário, ao contrário, avalia o material a ser adquirido por sua instituição como peças isoladas. Por isso, os arquivistas não podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificação de assunto.

O bibliotecário, no arranjo de seu material, que consiste em peças avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificação. O principal objetivo de um sistema é reunir materiais idênticos, mas o valor de determinada peça não estará necessariamente perdido se não for classificado em determinado lugar. O mesmo não ocorre no arquivo: uma vez que as peças tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Daí surgiu o princípio da proveniência, pelo qual os documentos são agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificação ditada pelas circunstâncias originais de criação. O princípio da proveniência resultou de experiências desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificação.

Outra diferença que pode ser destacada é a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos.

    1. Centros de documentação ou informação

Os centros de informação abrangem algumas atividades próprias da biblioteconomia, da arquivística e da informática, sendo o seu campo bem maior, exigindo especialização no aproveitamento de documentos de toda espécie. Em síntese, o centro de informações tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informação. A essência da documentação deixou de ser o documento, para ser a informação em si mesma. Sua finalidade principal é a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforço inútil de, por carência de informações, resolver problemas já solucionados ou repetir experiências que foram testadas anteriormente.

  1. Organização e Administração de Arquivos Correntes

A qualidade dessa administração irá determinar a exatidão com que podem ser fixados os valores da documentação recolhida1. Determinará ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para retenção num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os métodos de administração de arquivos permanentes desenvolvem-se em função dos utilizados na administração dos arquivos correntes, lembrando que é um dos princípios básicos da arquivística conservar, nos arquivos de custódia, o arranjo original.

Assim que o valor primário (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, deverão ser descartados, recolhidos ao arquivo de custódia ou transferidos a um arquivo intermediário, caso contrário, tomarão espaço estorvando o bom andamento das atividades correntes.

Logo, a administração dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam às finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos são eficientemente administrados quando:

  1. uma vez necessários podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confusão;

  2. quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes;

  3. e quando nenhum documento é reservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros fins.

Os objetivos de uma administração eficiente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde a sua criação até o momento em que são transferidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados. A administração de arquivos preocupa-se com todo o período de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criação, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao “inferno” do incinerador, ou ao “céu” de um arquivo permanente, ou ao “limbo” de um depósito intermediário.

A tarefa mais difícil da administração de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difícil se torna administrá-los. Geralmente, os documentos mais valiosos são os que se referem às origens, à organização e ao desenvolvimento funcional de um órgão, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes à direção do que à execução das funções da repartição. Os documentos importantes são difíceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma política nem sempre podem ser identificados como tal, quando são inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operações de rotina são facilmente classificáveis. Os documentos de importância são difíceis de ser retirados de circulação uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas não se tornam obsoletos ou não-correntes tão logo cessam as atividades que os originaram. As orientações neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, além disso, são difíceis de reunir para serem preservados num arquivo de custódia permanente, porque muitos deles têm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separação após perderem os documentos o valor para as operações correntes, quando já se tornou obscura a sua identificação.

A organização de arquivos pode ser desenvolvida em várias etapas ou fases:

  1. levantamento de dados;

  2. análise dos dados coletados;

  3. planejamento;

  4. implantação e acompanhamento.

    1. Levantamento de Dados

O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informações sobre documentação. É preciso analisar o gênero dos documentos; as espécies de documentos mais freqüentes; os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos; existência de registros e protocolos; média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processos adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários, nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de comunicação disponíveis (telefones, fax).

    1. Análise dos dados coletados

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razões que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

    1. Planejamento

Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

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