Redução de Custos e Otimização do Workflow Através do Serviço de Correio Eletrônico na Prefeitura de Telêmaco Borba

Redução de Custos e Otimização do Workflow Através do Serviço de Correio...

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TELÊMACO BORBA 2009

TELÊMACO BORBA 2009

Trabalho Final de Graduação elaborado para fins de avaliação do curso de Administração da Anhanguera UNIDERP Interativa, sob orientação das professoras interativas Ma. Angela Cristina Catonio e Esp. Katyuscia do Carmo Campos, e também do professor local Reginaldo Gomes.

1. RESUMO4
2. ABSTRACT5
3. DESENVOLVIMENTO6
3.1. A necessidade6
3.2. O início do projeto9
3.3. Principais desafios durante o projeto13
3.5. Introduzindo a nova cultura15
3.5. O controle dos resultados e a manutenção do serviço17
4. CONCLUSÕES24
5. REFERÊNCIAS25

1. RESUMO

Este trabalho é um estudo de caso realizado na Prefeitura Municipal de

Telêmaco Borba no estado do Paraná, onde demonstro os ganhos obtidos através do desenvolvimento em Software Livre de um servidor de e-mail corporativo próprio. Embora positivos, alguns índices não são mensuráveis como por exemplo aumento de know-how da equipe, maior segurança nas informações críticas e cultura organizacional mais ética devido às normas internas de utilização do serviço. Já a otimização do workflow é possível notar sua reflexão na redução dos elevados custos com impressões oriundos da enorme burocracia de órgãos públicos.

Palavras-chave: E-mail corporativo. Otimização de Workflow. Software Livre.

2. ABSTRACT

The present work is a case study realized in the Telêmaco Borba City Hall in the Paraná State, where I show the winnings through of development in Free Software of one own corporative mail server. Though positives, some indexes are not measurable for example the know-how increase of staff, more security in the critical information and organizational culture more ethic due the internal norms of utilization of service. Now the workflows optimization its possible note the reflection in the reduction of high costs with prints come from the enormous bureaucracy of public agencies.

Keywords: Corporative E-mail. Workflow’s optimization. Free Software.

3. DESENVOLVIMENTO

3.1. A necessidade

O cenário para criação deste projeto é propício, com 2.0172 funcionários e uma rede com mais de 800 computadores, a Prefeitura Municipal de Telêmaco Borba é responsável por administrar a cidade com 65.797 habitantes segundo censo de 2007 do IBGE, e não possui uma sede centralizando todas as Secretarias Municipais, que ficam espalhadas pelo município com distâncias consideráveis.

Apresentando inicialmente este panorama, pode-se imaginar a demanda de serviços oriunda de uma clientela deste porte, o volume de impressões oriundo da burocracia em órgãos públicos e o gasto com o deslocamento entre as Secretarias oriundo da ausência de uma sede centralizadora.

Há ainda um quarto fator, que é a necessidade de modernização tecnológica, que tanto nas empresas privadas quanto públicas há uma demanda muito grande por informações online, ou seja, as informações devem estar cada vez mais acessíveis e disponíveis de qualquer lugar, a qualquer momento, para tomada de decisões cada vez mais rápidas.

Com esta combinação de fatores, tive argumentos suficientes para justificar o projeto, de forma que implantando um servidor de e-mail desenvolvido inteiramente em Software Livre pela própria equipe de TI, a Prefeitura reduziria o custo com as volumosas impressões muitas vezes desnecessárias, como por exemplo os convites cerimoniais que a Assessoria de Comunicação envia semanalmente para aproximadamente mil pessoas, além da otimização de tarefas cotidianas, como entregar um memorando na longínqua Escola Municipal Santos Dumont, localizada no distrito do Triângulo.

Outrossim, é que as correspondências eletrônicas do staff da Prefeitura

Municipal de Telêmaco Borba hoje estão mais profissionais, pois com um servidor de e-mail próprio estas mensagens saem com o domínio da Prefeitura, e não com domínios gratuitos como Hotmail, Gmail, Yahoo e outros. Além do profissionalismo, isto dá uma maior credibilidade ao remetente da mensagem.

Constatei diversos casos também que funcionários além de usar um domínio gratuito para envio de documentos oficiais, utilizavam seus e-mails particulares onde muitas vezes o endereço era completamente informal, dando um tom inaceitável dentro de uma organização séria de informalidade e intimidade com os destinatários.

Outro fator crítico, é no quesito segurança da informação, um tema bastante discutido atualmente entre os administradores modernos, face ao risco que as organizações correm quando há vazamento de informação privilegiada. Utilizando serviços de e-mail gratuitos, não há esta segurança, a segurança fica por conta de terceiros espalhados pelo país a fora ou em alguns casos em outros países. É sempre importante lembrar o cunho político que envolve uma prefeitura, onde uma informação privilegiada na mão da oposição pode facilmente derrubar a ocasião.

“A informação – e consequentemente a TI – é um elemento cada vez mais importante dos produtos e serviços organizacionais e da base dos processos empresariais”. (Weill, Peter e Ross, Jeanne W., 2006, p. 2).

Figura 01. Estrutura anterior do serviço de e-mail.

A B C 127 Km

Com esta estrutura de rede, mesmo que os usuários estejam lado a lado fisicamente, ao enviar um e-mail a informação não irá trafegar somente na rede corporativa da Prefeitura. Supondo que o usuário A fosse enviar uma mensagem ao usuário B, esta mensagem passará pela rede pública Internet, entra na rede privada da empresa BR10, retorna pela rede pública e somente depois é entregue ao destinatário.

Figura 02. Estrutura atual do serviço de e-mail

Com esta estrutura, uma mensagem do usuário A com destino ao usuário B, ocorre da seguinte forma, a informação trafegará do computador do remetente até o servidor, que entregará ao destinatário em velocidade de rede e não na velocidade do link da internet. Com este novo panorama, já é possível citar alguns ganhos obtidos:

Segurança da informação visivelmente aumentada;

Aumento da disponibilidade do serviço; Possibilidade de backup customizado;

Detecção de problemas em menor tempo;

Envio/Recebimento aproximadamente 25x¹ mais rápido e;

Redução do uso da banda da internet.

3.2. O início do projeto

O projeto foi iniciado em janeiro de 2009 com a idéia inicial, levantamento das necessidades e a aquisição de um servidor destinado especificamente para este fim para garantir desempenho e continuidade do serviço, conforme recomendado pelas melhores práticas de gerenciamento de servidores.

O servidor utilizado no projeto tem a seguinte configuração: Processador

Intel XEON Quad-Core, 4GB de memória RAM, disco rígido de 146GB tecnologia SAS, fonte de energia redundante e gabinete para rack. Para melhor compreensão sobre o tamanho de disco rígido escolhido, a Figura 03 mostra o cálculo feito em função do número de funcionários e contas de e-mail com quotas de 100MB:

5001.0 2.500

T a manho do disco rígido e

Contas de e-mail Espaço utilizado

Figura 03. Consumo de espaço em disco

¹ O serviço passará a funcionar em velocidade de rede que é atualmente 100MB. Anteriormente estava limitado à largura da banda da Internet da Prefeitura, que são 4MB.

Através da Figura 03, pode-ser observar que os tamanhos dos discos rígidos não são os mesmos dos populares, pois utilizam a tecnologia SAS. Observa-se também que foi reservado aproximadamente 3% de espaço para instalação do sistema operacional e backup básico de alguns arquivos.

Outra escolha importante foi seguir a mesma linha do Planejamento

Estratégico de TI do Governo do Estado do Paraná e também da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, que apóia e incentiva o uso de Software Livre em todas as esferas públicas, não só pela redução de custos como também pela ampla possibilidade de colaboração, formação de comunidades, conhecimento e compartilhamento de informações.

Portanto este projeto não contém nenhum software proprietário, ou seja, não contém programas que exigem o pagamento de licenças ou royalties conforme mostra a Tabela 01.

Categoria Aplicativo Versão Sistema Operacional Linux Ubuntu 8.04 Servidor de Correio Eletrônico Postfix Mail Server 2.5 Software Anti-Virus ClamAV 0.92 Software Anti-Spam SpamAssassin 3.2.4 Firewall de Segurança Iptables 1.3 Gerenciamento Remoto do Serviço Webmin 1.490 Interface do Webmail RoundCubeMail 0.3 Linguagem do Webmail PHP 5.0 Banco de Dados MySQL 5.0 Servidor DNS Bind 9.4 Análise Estatística Mailgraph 1.12 Tabela 01. Estrutura de software utilizada no projeto.

No quesito treinamento, a especialização da mão-de-obra foi feita em

Curitiba, pois não há na cidade empresas nesta área. Foram realizados 2 treinamentos oficiais da Mandriva Conectiva: Administração de Redes Linux e

Administração de Redes Linux Avançada totalizando R$ 3.0,0. Um terceiro treinamento muito importante foi o de Segurança em Redes Linux, porém este já havia sido realizado anteriormente para outro projeto e foi reaproveitado.

Como já tínhamos em funcionamento o domínio telemacoborba.pr.gov.br que era hospedado na BR10 em Ponta Grossa, decidi montar o novo domínio para os emails em paralelo deste, com o endereço pmtb.pr.gov.br, evitando assim maiores impactos. Para levantar o domínio .pr.gov.br é necessário entrar em contato com a CELEPAR – Companhia de Informática do Paraná, e solicitá-lo preenchendo um formulário.

Para isto, o servidor de nomes - DNS, já deve estar configurado e em pleno funcionamento. De todo o processo o mais difícil e trabalhoso foi esta parte, pois o servidor DNS requer habilidades muito específicas. Para melhor entendimento, um servidor de nomes é como uma lista telefônica, você muitas vezes sabe o nome de um determinado estabelecimento, mas não lembra o número do telefone.

Da mesma forma o servidor DNS, que torna possível que qualquer computador encontre qualquer outro dentro da Internet em questão de segundos ou muito menos do que isto. Você digita um endereço web no seu navegador e o DNS se encarrega de encontrar a informação que você precisa, fazendo perguntas a outros computadores até encontrar onde está hospedado o endereço.

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