Sistema de Organização e Métodos

Sistema de Organização e Métodos

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Agradeço,

Em primeiro lugar a Deus, por me inspirar e iluminar o meu caminho.

À minha esposa Sara e aos meus filhos Camila e Luiz, por servirem de motivação e por me apoiarem em tudo que eu faço.

Ao meu amigo Eng. Marcos Alberto, pelas batalhas que já lutamos e vencemos juntos e por aquelas que estão por vir. . .

Prof. Adm Livaldo dos Santos

SINOPSE

Neste trabalhos procurou-se compilar textos de diversos autores de renome, sob uma ótica baseada em experiência profissional em cargos de chefia e como consultor de empresas, durante estes quase 23 anos de trabalho. O intuito é o de ordenarmos conceitos, idéias e metodologias que nos permitissem ministrar cursos de Organização, Sistemas e Métodos, voltados para uma visão organizacional moderna, porém, sem perder de vista os fundamentos básicos mínimos para que os aprendizes se motivem a aprofundar os estudos, destes Conceitos e Ferramentas, devido ao conhecimento de como utilizá-los, visando um aperfeiçoamento contínuo dos Processos Empresariais.

Índice Sumário

INTRODUÇÃO

I - O .S . M .

  1. Organização

  2. Estrutura Formal

  3. Estrutura Informal

  4. Organização - Atividades de O . S . M .

  5. Sistemas

  6. Objetivos do Estudo de Sistemas nas Empresas

  7. Sistemas - Atividades de O . S . M.

  8. Métodos

  9. Objetividade de Métodos

  10. Métodos - Atividades de O . S . M .

II - Organização

  1. Elaboração da Estrutura Organizacional

  2. Metodologia de Desenvolvimento

2.1 Elementos da Estrutura Organizacional

  1. Fatores Condicionantes da Estrutura Organizacional

  2. Componentes da Estrutura Organizacional

  3. Sistema de Responsabilidades

  4. Sistema de Autoridade

  5. Sistema de Decisões

  6. Sistema de Comunicações

  7. Níveis de Influência da Estrutura

IIII - Sistemas

  1. Teoria de Sistemas

  2. Elementos de um Sistema

  3. Conceitos Básicos

    2. SIG - Sistema de Informações Gerenciais

    2.1 Áreas Básicas da Empresa

    A . Áreas Funcionais Fins

    B . Áreas Funcionais Meios

2.2 Descrição das Atividades por Área

2.3 Estudo de um CASE - Indústria Farmacêutica

IV - Métodos

  1. O Método Científico

  2. O Ciclo PDCA Como Método de Solução de Problemas

    2.1 Planejamento - Plan - P

    2.1.1 Do Problema

A . Como Pensar?

B . Elementos Para A Solução de Problemas

B . 1 Os Dados e as Informações

B . 2 As Ferramentas

B . 3 O Método Estruturado

C . O Projeto de Análise e Solução de Problemas

  1. Observação

A . Fluxograma

B . Folha de Verificação

C . Diagrama de Pareto

  1. Análise

A . Diagrama de Ishikawa

2.1.3.1 Validação das Teorias

2.1.3.2 Definição das Causas Primárias do Problema

  1. Plano de Ação

2.1.4.1 Soluções Alternativas

A . Matriz de Relações

2.2 Execução - DO - D

A . Descongelamento da Situação Atual

A . 1 HOUSEKEEPING - OS 5S´s

B . Implementação das Alterações Planejadas

C . Congelamento da Nova Situação

2.3 Verificação - CHECK - C

A . Do Passado

B . Do Presente

C . Do Futuro

  1. Verificação do Desempenho

  2. Ação Corretiva - ACTION - A

  3. Padronização

APÊNDICE

“A Qualidade Total”

BIBLIOGRAFIA

Introdução

O estudo de Organização, Sistemas e Métodos e muito vasto e com diversas correntes, que associam esta disciplina à Tecnologia de Informações, aos Métodos Produtivos, às Medidas de Desempenho, ao Desenvolvimento Organizacional, e à Gestão de Processos Produtivos e Empresariais. Neste trabalho procurou-se abordar a disciplina de forma geral como podemos analisar no Capítulo I - “O . S . M .” , não deixando de abordar as características básicas e práticas de Desenvolvimento de Estruturas Organizacionais - Capítulo II - “ ORGANIZAÇÃO”.

A visão sistêmica tão útil não só na vida empresarial, como também no cotidiano das pessoas é alicerçada pelos conceitos discutidos no Capítulo III - “SISTEMAS” .

Escolhemos uma metodologia de análise e solução de problemas - do QC STORY INSTITUTE - na qual se baseia o Ciclo PDCA, para tratarmos de Metodologia e incluirmos conceitos básicos de Ferramentas de Gestão de Processos de acordo com as fases do PDCA, como podemos acompanhar no Capítulo IV - “MÉTODOS”.

As demais Ferramentas que não foram encaixadas no Ciclo PDCA, podem ser analisadas no texto anexo “As Ferramentas Básicas para a Gestão de Processos” extraídas da clássica publicação “ THE MEMORY JOGGER”, introduzidas pelo pequeno texto sobre a Qualidade Total reunido no “Apêndice” desta apostila.

I - O . S . M .

O. S. M. - É uma atividade

administrativa voltada para a obtenção da melhor produtividade possível dos Recursos Humanos - RH, Recursos Materiais - RM, e Recursos Tecnológicos - RT, através de técnicas científicas que envolvem os aspectos comportamentais e instrumentais, no ambiente interno ou externo da empresa”

  1. Organização

Organizaçãoda Empresa é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados estabelecidos.

Estrutura Organizacional é o conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionais de uma empresa.

O termo “Organização” freqüentemente tem sido empregado como sinônimo de arrumação, ordenação, eficiência, porém, em nosso objetivo ORGANIZAÇÃO deve ser entendida não apenas como o quadro estrutural de cargos definidos por:

  • respectivos títulos;

  • atribuições básicas;

  • responsabilidades;

  • relações formais;

  • nível de autoridade; e

  • aspectos culturais

Nestes termos, podemos definir como função básica de ORGANIZAÇÃO, o estudo cuidadoso da estrutura organizacional da empresa para que esta seja bem definida e possa atender as necessidades reais e os objetivos estabelecidos de forma integrada com a organização informal e as estratégias estabelecidas na empresa.

1.1 A Estrutura Formal

É aquele oficialmente definida na empresa com todas as formalidades e padrões vigentes quanto á forma de preparação e divulgação de normas a respeito. Será encontrada:

  • em simples comunicados;

  • instruções;

  • Manuais de Procedimentos ou Organização

  • Forma Gráfica: ORGANOGRAMA

  • Forma Descritiva: DESCRIÇÃO DE CARGOS

Embora necessária e tantas vezes desejada, a estrutura formal poderá não ser adequada em determinadas empresas, e mesmo sendo adequada terá que conviver com a Estrutura Informal

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