Contratos na Administração Pública

Contratos na Administração Pública

(Parte 1 de 3)

SINDAF – SINDICATO DOS AUDITORES DE FINANÇAS PÚBLICAS DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL

GESTÃO DE CONTRATOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

LORENI JOÃO RAIMUNDI

Auditor de Finanças Públicas

014-51-3328-2608

PORTO ALEGRE - 2007

I N D I C E

  1. Gestão de contratos......................................................................................3

  2. Gerenciamento de contratos........................................................................4

  3. Acompanhamento e fiscalização da execução de contratos....................6

    1. – Fiscal de contrato e preposto do contratado..........................................8

    2. – Atribuições do fiscal de contrato...............................................................9

  4. Recebimento do objeto contratado............................................................11

  5. Da atividade de recebimento definitivo do objeto....................................13

  6. Considerações sobre contratos administrativos.....................................15

    1. – Formalização, arquivo e publicação.......................................................15

    2. - Prazos de vigência dos contratos...........................................................17

    3. – Prorrogações dos prazos de duração dos contratos...........................19

    4. – Contratos de locação de imóveis...........................................................20

    5. – Prerrogativas da administração em relação aos contratos..................22

    6. – Alteração de contratos administrativos..................................................25

    7. – Anulação e rescisão de contratos administrativos...............................28

      1. – Anulação de contrato...............................................................................28

      2. – Rescisão de contrato...............................................................................29

    8. – Cláusulas contratuais...............................................................................34

    9. – Garantias contratuais...............................................................................36

BIBLIOGRAFIA..........................................................................................................37

GESTÃO DE CONTRATOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

  1. GESTÃO DE CONTRATOS

A Lei de Licitações e Contratos, Lei nº 8666/93, prevê, nas entrelinhas de seus artigos, que o Administrador Público deve organizar e implantar em órgãos públicos um sistema de gestão de contratos, compreendendo o gerenciamento, o acompanhamento e a fiscalização da execução até o recebimento do objeto.

A gestão de contratos compreende:

  1. O gerenciamento dos contratos;

  2. A fiscalização da execução dos contratos;

  3. O recebimento dos objetos contratados.

Nota: Os artigos citados neste trabalho se referem todos à Lei nº 8666/93, conhecida como Lei de Licitações e Contratos.

  1. GERENCIAMENTO DE CONTRATOS

O gerenciamento de contratos é um serviço administrativo que compreende a gestão geral dos contratos e que poderá ser exercido por um setor ou por um funcionário e que trata das questões gerais relativas aos contratos, tais como: o controle dos prazos de vencimento ou de renovação dos contratos, questões ligadas ao reequilíbrio econômico-financeiro, à documentação, aos pagamentos e outras de amplitude geral.

O Administrador Público, com o objetivo de se resguardar de responsabilidades, no que diz respeito aos contratos, deverá adotar algumas providências:

  1. Criar comissão permanente de licitações, propiciando a especialização, ou comissões especiais de licitação para casos que requeiram conhecimentos específicos;

  1. Implantar um serviço de gestão de contratos. A implantação de um serviço específico de gestão de contratos, com estrutura física definida e de um sistema de controle, que pode ser informatizado, permite a profissionalização e forma especialistas na área, resguardando a responsabilidade do administrador;

  1. Designar um fiscal para cada contrato. O fiscal deverá ser um funcionário da Administração, preferencialmente ocupante de cargo efetivo, designado pelo Ordenador de Despesa através de portaria ou termo próprio, com conhecimento do contratado ou ainda previsto no próprio contrato;

  1. Nomear um funcionário ou comissão para receber o objeto da cada contrato, com o objetivo de se assegurar que o objeto que está sendo recebido corresponda exatamente aquilo que foi contratado;

  1. Designar comissão permanente de sindicância e de processo disciplinar, com o objetivo de apurar fatos e responsabilidades de forma segura. A sindicância é instrumento para investigar irregularidades sejam elas praticadas por servidores ou por funcionários de empresas contratadas. No caso de sindicância envolvendo procedimentos de contratados, o objetivo é reunir provas de responsabilidade da contratada, para lastrear providências tais como rescisão contratual ou reparação de danos. O processo disciplinar visa punir servidor ou empregado público;

  1. Providenciar no sentido de que os servidores responsáveis pela fiscalização de contratos ou pelo recebimento dos objetos contratados sejam treinados para o exercício das atividades pertinentes;

  1. Providenciar junto à área de recursos humanos em treinamento para preparar os empregados da contratada para trabalhar dentro da repartição pública e dar-lhes conhecimento dos hábitos e posturas nos recintos oficiais;

  1. Orientar os servidores e empregados públicos sobre como deverão se relacionar com as empresas contratadas que exercem serviços terceirizados. Não lhes compete dar ordens, instruções ou repreendê-los. Não podem a eles atribuir tarefas particulares porque eles não são seus empregados. Eventuais observações ou queixas devem ser levadas ao fiscal do contrato ao qual cabe adotar as providências que forem necessárias.

  1. ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO DA EXECUÇÃO DE CONTRATOS

Requisitado o objeto, efetuada licitação e celebrado o contrato, segue-se a fase de execução.

A Lei de Licitações e contratos dispõe em seu art. 67: “A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração especialmente designado, permitida a contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes a essa atribuição”.

A designação de um representante da Administração é obrigatória, eis que a lei dispõe que: “deverá ser...”.

O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato são obrigatórios para todos os contratos que não se esgotem em um único ato tal qual a compra de um bem já fabricado, como por exemplo, a aquisição de um eletrodoméstico.

Acompanhar significa estar presente ou manter um sistema de acompanhamento da execução do contrato.

Fiscalizar significa verificar se o contrato está sendo executado de acordo o que foi pactuado, através de observações e ações junto ao preposto do contratado, tudo devidamente registrado e comunicado ao gestor do contrato nos casos de descumprimento do disposto no contrato.

A fiscalização deverá ser efetuada por um representante da Administração e para ser tal representante, ele deverá ter vínculo com órgão público, isto é, ser servidor estável, comissionado ou empregado público.

O representante da Administração será especialmente designado, isto significa que para cada contrato deve ser designado um fiscal, mesmo que designado para fiscal vários contratos, mas, para cada um, receberá uma designação específica.

A designação do fiscal de contrato, efetuada pelo ordenador de despesa, deverá constar do próprio instrumento de contrato ou formalizada em termo próprio, sendo ainda aconselhável a designação de um suplente para atuar nos impedimentos do titular designado.

A lei ainda permite a contratação de terceiros para assistir e subsidiar o fiscal do contrato referente à suas atribuições.

A Lei de Licitações e Contratos inclui como motivo para a rescisão contratual: “o desatendimento das determinações regulares da autoridade designada para acompanhar e fiscalizar a sua execução, assim como a de suas superiores. (Art. 78, VII).

    1. - FISCAL DE CONTRATO E PREPOSTO DO CONTRATADO

A Lei de Licitações impõe a obrigação de as duas partes, contratante e contratado, terem um representante. O contratado designa um preposto, que deverá ser a pessoa de contato, a quem a administração irá se reportar sempre que necessário. A Administração designará um fiscal que será a referência nos contatos do contratado e será o responsável pela verificação da regularidade na fase de execução.

O ordenador de despesa deve resguardar-se com respeito à indicação do fiscal que precisa ter um perfil adequado ao ofício. O fiscal do contrato precisa estar preparado para a tarefa porque envolve um nível de responsabilidade específica. É necessário que o fiscal, ao ser nomeado, tenha conhecimento de suas responsabilidades e de como deve, efetivamente, desempenhar a missão.

A contratada deve nomear um preposto que será aceito ou não pela Administração. Ele será e elo de contato do fiscal com a empresa contratada.

3.2 – ATRIBUIÇÕES DO FISCAL DE CONTRATO

Nomeado o fiscal e instruído sobre seus deveres e responsabilidades, a ele compete:

  1. Obter cópia do contrato, do edital e da proposta da empresa vencedora da licitação, para análise e arquivo;

O fiscal precisa conhecer detalhadamente o contrato e as cláusulas nele estabelecidas e buscar os necessários esclarecimentos junto a assessorias, consultorias ou ao gestor de contratos.

O fiscal deve estar ciente e atento para a forma com que são executados os serviços, os prazos, horários, o material empregado, enfim com tudo o que se relaciona à atividade sob fiscalização;

  1. A partir da análise do contrato e dos demais documentos, verificará da necessidade ou não de requisitar apoio especializado de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo com informações técnicas; (art. 67, caput);

  1. O fiscal do contrato anotará em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for necessário à regularização das faltas ou defeitos observados; (art. 67, § 1º).

Conforme dispõe a Lei de Licitações e Contratos (art. 78 e inciso VIII), é facultado à Administração, em processo próprio, rescindir o contrato pela ocorrência reiterada de faltas, desde que essas faltas estejam anotadas pelo fiscal no registro próprio. O fiscal omisso ocorre em infração disciplinar.

O registro poderá ser feito em livro próprio, fichas ou em arquivos eletrônicos e dele deverão constar anotações relativas ao desenvolvimento dos trabalhos, incidentes, visitas, encaminhamento de providências e resultados.

É recomendável que o fiscal transfira a guarda dos documentos originais, ao encerrar sua tarefa, mediante recibo e mantenha preventivamente em seu poder cópia desses documentos;

  1. Quando ultrapassarem a competência do fiscal, as decisões e providências a ser tomadas deverão ser solicitadas aos superiores hierárquicos para adoção das medidas convenientes; (art.67, § 2º);

  1. Há contratos que exigem acompanhamento e fiscalização diária, tais como os de serviços de limpeza e higiene e de segurança ou vigilância, recepção e portaria. O fiscal deverá fazer um acompanhamento rotineiro, recolhendo as queixas dos funcionários do órgão, anotando-as e levando-as para solução junto ao preposto da contratada. A mesma atitude deverá ser tomada quanto às queixas dos empregados da contratada;

  1. O fiscal deve ainda, atestar a execução total ou parcial do serviço contratado.

  1. RECEBIMENTO DO OBJETO CONTRATADO

4.1 - A Lei de Licitações e Contratos determina que, executado o contrato, o seu objeto será recebido provisoriamente pelo fiscal do contrato da seguinte forma:

  1. Em se tratando de obras e serviços: mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado. Isto significa que o contratado deverá comunicar por escrito à Administração a conclusão da obra ou a prestação do serviço, para que, no prazo citado seja lavrado e assinado o termo circunstanciado de recebimento provisório. Pela Administração assina o fiscal do contrato e, pela contratada, poderá ser o preposto. (Art. 73, I, “a”);

  1. Em se tratando de compras ou de locação de equipamentos: para fins de verificação da conformidade do material com a especificação. Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo. (Art. 73, II “a” e § 1º);

  1. Poderá ser dispensado o recebimento provisório e efetuado recebimento definitivo, mediante recibo, nos casos de:

  1. Gêneros perecíveis e alimentação preparada;

  2. Serviços profissionais;

  3. Obras e serviços de valor até o previsto no art. 23, inc. II, alínea “a” da Lei 8666/93, desde que não se componham de aparelhos, equipamentos e instalações sujeitos à verificação de funcionamento e produtividade.

4.2 - A Lei de Licitações e Contratos determina que a Administração designe um servidor ou uma comissão para o recebimento definitivo do objeto do contrato, da seguinte forma:

a) Em se tratando de obras e serviços: Mediante termo circunstanciado assinado pelas partes, após o decurso do prazo de observação, ou vistoria que comprove a adequação do objeto aos termos contratuais, sendo que tal prazo não poderá ser superior a 90 (noventa) dias, salvo em casos excepcionais, devidamente justificados e previstos no edital, observando-se que o contratado é obrigado a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, às suas expensas, no total ou em parte, o objeto do contrato em que se verificarem vícios, defeitos ou incorreções resultantes da execução ou de materiais empregados. (Art. 73, I “b”, §§ 1º e 3º e art. 69).

b) Em se tratando de compras ou locação de equipamentos: após a verificação da qualidade e quantidade do material e conseqüente aceitação, sendo que, nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais casos, mediante recibo.(Art. 73, II, “b” e § 1º);

c) Nos casos em que o termo circunstanciado ou a verificação citada não serem, respectivamente, lavrado ou procedida dentro dos prazos fixados, reputar-se-ão como realizados, desde que comunicados à Administração nos 15 (quinze) dias anteriores à exaustão dos mesmos. (Art. 73, § 4º).

d) A Administração rejeitará, no todo ou em parte, obra, serviço ou fornecimento executado em desacordo com o contrato. (Art. 76).

  1. DA ATIVIDADE DE RECEBIMENTO DEFINITIVO DO OBJETO

A Lei de Licitações criou a obrigação de nomear-se um servidor, representante da Administração, especialmente designado para acompanhar e fiscalizar a execução do contrato. É o fiscal do contrato. (art. 67).

A Lei também determinou que, executado o contrato, o seu objeto será recebido definitivamente por servidor ou comissão designada pela autoridade. (art. 73).

Enquanto o fiscal age durante o período de execução do contrato, o recebimento do objeto se dá depois da execução: a Lei diz: “executado o contrato...”. O Fiscal fiscaliza a execução, enquanto que o responsável pelo recebimento do objeto verifica se o resultado do contrato corresponde ao estabelecido no contrato. Indiretamente ele fiscaliza o fiscal do contrato.

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