Artigo - Pós-graduação Logistica - A utilização da TI como planejamento estratégico logistico

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A UTILIZAÇÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO COMO RECURSO PARA PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE EMPRESAS DE TRANSPORTE LOGÍSTICO DA REGIÃO METROPOLITANA DO VALE DO AÇO / MG1

Gabriel Bretas de Assis2 Leandro Marcelino Pires3 Marcelo Costa Santos4

Visando oportunidade de negócios, a valorização da informação surge entre empresas de transporte para apoiar o planejamento estratégico da organização. Busca-se investigar como as empresas de transporte da Região Metropolitana do Vale do Aço / MG utilizam a tecnologia da informação como ferramenta estratégica de competitividade. A região apresenta um potencial industrial onde se faz necessário a diferenciação na prestação de serviços A tecnologia da informação gerencia os sistemas de informações logísticas de tal modo a gerarem relatórios com dados com possíveis oportunidades para o planejamento estratégico. Os dados de pesquisa de campo apontaram para a centralização das informações nas matrizes empresariais, deixando as filiais somente com a responsabilidade operacional.

Palavras chave: Tecnologia Da Informação, Planejamento Estratégico, Sistema de Informação Logística.

1 INTRODUÇÃO

Com a globalização, surgem os recursos tecnológicos facilitadores de processos e, com isso, movimentam a economia nacional e internacional. As mudanças trazidas pela economia digital são significativas. Os sistemas de informação baseados em computador de todos os tipos têm melhorado a competitividade empresarial e criado vantagens estratégicas por si só ou em conjunto com aplicações de e-commerce (TURBAN, 2005, p.05). As organizações estão desenvolvendo novos modelos para os negócios em virtude da crescente revolução provinda da internet.

A gestão da cadeia de suprimento é uma área onde se aplica, amplamente, a gestão do sistema de informação. Em virtude de sua abrangência no fluxo empresarial, as organizações se viram na obrigação de aperfeiçoarem os sistemas de informações

1 Trabalho apresentado na conclusão do curso de MBA em Logística Empresarial e Gestão da Cadeia de Suprimentos da Faculdade Pitágoras – Dezembro de 2009 2 Graduado em Ciências Econômicas, Universidade Federal de Viçosa, gabrielbretas@gmail.com 3 Graduado em Engenharia de Produção, Faculdade Pitágoras, eng.leandropires@gmail.com 4 Graduado em Administração, UNILESTEMG, marcelosantoscosta@bol.com.br existentes. “O fluxo de informações foi muitas vezes deixado de lado, pois não era visto como importante para os clientes” (BOWERSOX, 2001, p. 176). Informações precisas em tempo real são essenciais para a eficácia do projeto de sistema logístico. Isso porque os clientes se tornaram mais exigentes em querer saber como está o processamento dos pedidos. Outra questão que levou esse aperfeiçoamento é a redução de estoques e das necessidades de recursos humanos em toda a cadeia, especialmente no planejamento das necessidades que utilizam as informações mais recentes do processo.

Diante da necessidade de mudança de comportamento com os clientes, com a finalidade de serem eficientes e eficazes, as empresas de transporte rodoviário se instalaram na região metropolitana do Vale do Aço, uma localidade com potencialidade industrial. Com isso, a preocupação de manter os clientes informados sobre seus produtos e mercadorias fez necessário que o sistema de gestão e tecnologia da informação dessas empresas oferecesse recursos necessários para o atendimento.

Diante deste quadro, busca-se pesquisar o modo como as empresas de transporte da Região Metropolitana do Vale do Aço tem utilizado a tecnologia da informação como objeto estratégico para a manutenção e obtenção de clientes e mercados. Primeiramente, o presente artigo aborda como o gerenciamento da cadeia de suprimento gera informações necessárias para o planejamento estratégico de uma empresa de transporte. As informações aqui apresentadas são resultados de pesquisa bibliográfica, referenciando a contextualização do trabalho, e pesquisa de campo, realizada nas empresas de transporte.

2 REFERENCIAL TEÓRICO

As empresas competem de muitas formas, incluindo a funcionalidade e características do produto, preço, qualidade, oportunidade e serviços ao cliente. As tentativas organizacionais de oferecer um excelente atendimento ao cliente podem fazer a diferença entre atrair e manter clientes, ou perdê-los para a concorrência. Diversas ferramentas de tecnologia de informação (TI) e processos de negócios são projetadas para manter os clientes satisfeitos. Essas ferramentas também ajudam na realização de programas de melhoria contínua, produtividade e qualidade.

Tecnologias da informação são os recursos, basicamente softwares, utilizados para armazenar, organizar e disponibilizar os sistemas de fluxo de informação gerada pela estrutura logística empresarial.

Uma estratégia competitiva é uma fórmula ampla para se saber como uma empresa irá competir, quais devem ser suas metas e quais os planos e políticas serão exigidos para cumprir essas metas. A tecnologia da informação oferece as ferramentas que podem aumentar o sucesso das organizações por meio de suas fontes tradicionais de vantagem competitiva – como baixo custo, excelente atendimento ao cliente ou gerenciamento superior da cadeia de fornecimento (TURBAN, 2005, p.17).

2.1 Gestão da informação no setor logístico É sabido que logística é “o processo de planejamento, implantação e controle do fluxo eficiente e eficaz de mercadorias, serviços e informações relativas desde o ponto de origem até o ponto de consumo com o propósito de atender as exigências dos clientes (BALLOU, 2006, P.27).

O ramo da logística necessita de um sistema de gerenciamento de informação bastante eficiente e eficaz. BOWERSOX confirma essa necessidade afirmando que os conjuntos básicos de informações logísticas incluem pedidos de clientes e de ressuprimento, necessidade de estoque, programação de atividades dos depósitos, documentação de transporte e fatura (2001, p.175). Essas informações geridas no papel geram um aumento de custo operacional, além do tempo de processamento da informação. BALLOU vai além, afirmando que o propósito maior da coleta, manutenção e processamento de dados no âmbito de uma empresa é sua utilização no processo decisório, que vai de medidas estratégicas a operacionais, com isso, facilitando as operações componentes do negócio (2006, p.133).

As operações logísticas devem ser interligadas pelo sistema da informação, que é baseada em quatro níveis de funcionalidades (BOWERSOX, 2001, p. 176):

Sistema transacional: trata-se da parte de entrada de pedidos, alocação de estoque, separação de pedidos, expedição, formação de preço, emissão de faturas e pesquisas entre os clientes;

Controle gerencial: está relacionado à mensuração financeira, custo, gerenciamento de ativos, mensuração de serviço ao cliente, da produtividade e da qualidade;

Análise de decisão: programação e roteamento de veículos, gerenciamento e níveis de estoque, configuração de redes/instalações, integração vertical versus terceirização;

Planejamento estratégico: referente à formulação de alianças estratégicas, desenvolvimento e aperfeiçoamento de capacitações e oportunidades, analise do serviço ao cliente focada e baseada no lucro.

Para cada nível, as informações geradas e/ou gerenciadas de forma a facilitar o processo contínuo para o perfeito atendimento às necessidades do cliente. O LIS – Logistic Information System – ou sistema de informações logística diferencia as informações entre característica dos níveis de sistema e justificativa dos níveis de sistema. As características dos níveis de sistema logístico são descritas pelas suas funcionalidades, as justificativas são sobre o impacto da informação gerada sobre o processo logístico.

O sistema transacional é caracterizado por regras formais, comunicações interfuncionais, um grande volume de transações e um foco operacional nas atividades do dia-a-dia. “A combinação de um processo estruturado e grande volume de transações impõe enorme ênfase na eficiência do sistema de informação” (BOWERSOX, 2001, p.176). Este nível é justificado pela qualificação competitiva, pois suas informações são determinísticas para a perfeita interação dos níveis do sistema de informação logística.

O controle gerencial trata-se de uma área de atividades mais tática, onde é concentradas as funções de avaliação de desempenho e na elaboração de relatórios. Trata-se do feed-back sobre o serviço e a utilização de recursos. BOWERSOX (2001, p.176) afirma que o controle gerencial é característico por um enfoque critico, tático e de médio prazo, que visa avaliar o desempenho passado e identificar alternativas. É esse nível que se realiza a mensuração da capacidade competitiva e a adição de áreas com potencial de aperfeiçoamento.

O nível de análise de decisão “enfatiza o uso da informação no processo de tomada de decisão para auxiliar os executivos a identificar, avaliar e comparar alternativas logísticas táticas e estratégicas” (BOWERSOX, 2001, p.177). Também são de responsabilidade do terceiro nível, a manutenção e análise dos bancos de dados, além de fornecer informações para futuras alternativas táticas. Trata-se de pessoas mais especializadas e com conhecimentos necessários para poder utilizar as informações de forma mais precisa e eficaz.

O último nível é apresentado o planejamento estratégico, que gere as informações com o objetivo de desenvolver e aperfeiçoar a estratégia logística, baseada nas informações do terceiro nível, a fim de se obter resultados das decisões tomadas a longo prazo. Trata-se de um ponto de alto risco, pois trata-se das informações necessárias para a obtenção de vantagens competitivas.

O sistema de informação logística precisa ser abrangente e ter a capacidade suficiente para permitir a comunicação não apenas das áreas funcionais da empresa, mas também os membros da cadeia de suprimento. BALLOU (2006, p.133) afirma que compartilhar informações com vendedores e compradores reduz as incertezas ao longo da cadeia de suprimentos.

São seis os princípios para atendimento das necessidades de informação e apoiar o planejamento e as operações da empresa: a) disponibilidade, b) precisão, c) atualização em tempo hábil, d) LIS baseado em exceções, que são informações que evidencia problemas ou oportunidades, e) flexibilidade e f) formato adequado de apresentação das informações em relatórios ou telas gráficas (BOWERSOX, 2001, p.180). As estimativas, segundo BALLOU (2006, p.121), mostram que as atividades relacionadas com a preparação, transmissão, recebimento e atendimento do pedido representam entre 50 e 70% do tempo total do ciclo de pedido em muitas indústrias.

2.2 A informação no planejamento estratégico A atividade de transporte normalmente representa o elemento mais importante, em termos de custo, para inúmeras empresas. A movimentação de carga absorve de um a dois terços dos custos logísticos totais (BALLOU, 2006, p.149). A empresa que tem um sistema operacional de processamento de serviço precário, não consegue ser competitivo diante de empresas que tornam suas informações valorizadas. Segundo REZENDE et.al. (2001, p.97), à medida que se sedimenta uma informação, qualquer atividade pode ser elaborada com um custo menor, com menos recursos, em tempo reduzido e com resultado melhor. Todo esse processo é gerenciado por recursos computacionais.

REZENDE (2001, p.102) também afirma que, o uso do conhecimento aliada à grade fragmentação do mercado, e a tecnologia da informação associada à infra-estrutura dos meios de comunicação, são fatores determinantes para as empresas na obtenção de competitividade no desenvolvimento de novos produtos e serviços, para forjar novos relacionamentos com fornecedores, tornar-se empresas de ponta em relação a seus competidores e mudar suas operações internas ou estruturas.

Um exemplo prático é o sistema Just-in-time, que surge da transferência de informação entre cliente e fornecedor. O fornecedor recebe todas as informações necessárias para atender o cliente no tempo, local e condições certas para satisfazer suas necessidades. Se não existir um eficiente sistema de troca de informação entre as empresas, não a como estabelecer um planejamento das necessidades de produção. O JIT também é um exemplo de tomada de decisão estabelecido pelos níveis estratégicos das empresas, pois se trata de alianças estratégicas de longo prazo e com oportunidade de investimento de impacto para as empresas. O resultado dessa aliança gera oportunidade de manutenção de cliente, redução de custo operacional e especialização no atendimento customizado.

Existem ainda outras configurações industriais como condomínio industrial, consórcio modular, Just-in-sequence, que surgiram da necessidade de empresas aperfeiçoarem seus atendimentos aos clientes, objetivando a redução de custo na cadeia, aumento de competitividade e oportunidade de novos negócios, através da transferência de informações do sistema logístico via tecnologia da informação.

Para a obtenção de vantagens, o sistema de informação requer um amplo gerenciamento dos dados, pois, para o nível estratégico da empresa, as informações necessárias para a tomada de decisão são aquelas que a empresa processa e tem armazenado em seus bancos de dados. MONTGOMERY et.al. (1998, p.86) que é necessário unir estratégia competitiva e estratégia funcional para a busca de oportunidades competitivas. Demonstra, também, que para avaliar o impacto da tecnologia da informação, as empresas deve ser abordado cinco perguntas, “se a resposta de uma ou mais destas perguntas for ‘sim’, a tecnologia da informação representa um recurso estratégico que exige atenção do mais alto nível.” (MONTGOMERY, 1998, p.86):

A tecnologia da informação pode erguer barreiras à entrada?

Uma barreira de entrada à novos concorrentes bem sucedida oferece não apenas um novo serviço para agradar os clientes, mas também características que conservam seus clientes amarrados. Quanto mais difícil de copiar for o serviço, mais altas serão as barreiras para a competição.

A tecnologia da informação pode impedir a troca de fornecedores?

Quando os sistemas de informação de fornecedores estão interligados com o da empresa a troca de informação se torna facilitada e rápida, utilizando as mesmas plataformas computacionais. Para que esse sistema fosse implantado, teve que ser feito investimentos financeiros elevados, tanto para a construção do software quanto de treinamento de pessoal. Não será interessante para a empresa trocar de fornecedor e despender os mesmos recursos financeiros ou mais, além do tempo de todos os colaboradores estarem utilizando o sistema de forma eficiente e eficaz.

A tecnologia pode alterar a base de competição?

São três, segundo MONTGOMERY (1998, p.89) os tipos de estratégias competitivas: custo, diferenciação de produto e especialização. Dependendo do modo de como as empresas valorizam suas informações, a tecnologia de sistemas da informação permite o desenvolvimento de diferenciação das características do produto ou serviço a tal ponto que altere a base da competição.

Os sistemas de informação podem alterar o equilíbrio de poder nas relações com os fornecedores?

As interligações entre organizações permitem uma resposta mais rápida, níveis mais baixos de estoque e melhores serviços ao cliente final. Uma empresa de grande porte pode vir a solicitar pedidos a um fornecedor que não tenha capacidade de atendê-lo de acordo com os requisitos estabelecidos. As informações são repassadas em tempo hábil, a maioria das vezes, em tempo real. Para que esse desequilíbrio não ocorra, o sistema de informação estabelecido deve conter restrições que não prejudique nenhum lado da cadeia produtiva.

A tecnologia de sistema de informação pode gerar novos produtos?

Os custos de produção podem ser reduzidos e um aumento na qualidade do produto e/ou serviço pode ser verificado através do gerenciamento das informações. Existe a necessidade de mesclar informações para que o nível tático e gerencial tenha as opções corretas para a engenharia de novos produtos.

3 METODOLOGIA

O presente trabalho foi desenvolvido diante da questão de como as empresas de transporte, localizadas na Região Metropolitana do Vale do Aço (MG), têm utilizado a tecnologia da informação como recurso para o planejamento estratégico da organização, abordando o sistema de informação logístico como ferramenta no auxílio de redução de custo, oportunidade e otimização de atendimento ao cliente.

Os procedimentos metodológicos aplicados neste trabalho partiram do principio do raciocínio indutivo, do conhecimento das partes, das evidências particulares, para o todo, com a intenção de se pesquisar a análise da influência da tecnologia da informação em cada setor das empresas a fim de verificar o processo global, evidenciando a otimização de recursos. Das finalidades, utiliza-se um trabalho exploratório, com o propósito de explorar o conceito de tecnologia da informação sendo aplicada nas áreas de logística empresarial. O trabalho também é descritivo, com o objetivo de verificar como as empresas utilizam os recursos de TI, desta forma, caracterizando o uso do recurso.

Exploram-se os meios bibliográficos como referencia do trabalho, e a pesquisa de campo, onde se concentra as informações requeridas às empresas sobre como se tem utilizado os recursos tecnológicos como ferramenta de apoio no planejamento estratégico. O formulário de pesquisa elaborado oferece informações qualitativas e quantitativas sobre as empresas entrevistadas.

Durante a pesquisa, foi informado aos entrevistados que as informações repassadas seriam classificadas confidenciais, não sendo necessária a divulgação dos nomes das empresas. Os formulários foram aplicados pelos autores do artigo aos gestores responsáveis pela empresa na região. Os dados foram coletados entre os dias 20 e 30 de outubro de 2009. Uma grande dificuldade encontrada pelos pesquisadores foi a falta de interesse de algumas empresas em participar da pesquisa e o desconhecimento de parte dos recursos de tecnologia da informação utilizado pelas empresas.

4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS

4.1 Dados dos entrevistados As empresas entrevistadas, de um total de nove, são fornecedoras de serviços logísticos de empresas de grande porte, ou seja, possuem mais de 500 funcionários. Seis empresas entrevistadas afirmam que são especializadas em transporte de produto de empresas metalúrgicas e siderúrgicas, duas são de transporte de mercadorias unitizadas e uma de transportes a granel. Sete empresas estão a mais de 15 prestando serviços para esses clientes.

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