Apostila II-Introdução O&M

Apostila II-Introdução O&M

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INTRODUÇÃO

1 - FUNÇÃO DE ORGANIZAÇÃO SISTEMAS E MÉTODOS

O

Enfoques da O&M:

Dentro da empresa, o analista de O&M provavelmente estará à frente de:

- Reformulações de estruturas organizacionais visando sua eficiência;

- Elaboração de manuais de tarefas, guias de instrução, gráficos organizacionais, diagramas etc.

- Realização de estudos de arranjos de layout físico e distribuição etc.

Surgimento da Área de Organização e Métodos

Em decorrência do crescimento das organizações, em termos de tamanho e de complexidade. Foram surgindo problemas estruturais de difícil solução, desvios em relação aos objetivos previamente determinados, além da defasagem de técnicas e processos.

Tal constatação começou a demandar dessas organizações, uma atitude de constante atenção aos anseios da sociedade paralelamente à revisão e ao controle interno.

Embora a Revolução Industrial tenha incutido na mente dos administradores uma relativa preocupação com técnicas e processos incrementadores da produtividade e da produção – uma espécie de organização da produção – o tratamento científico dessas questões só tomou pulso a partir do final do século passado, notadamente através dos estudos de Taylor de Fayol e de outros precursores da área.

Desde cedo, verificou-se que os estudos científicos voltados para a elevação dos níveis de produtividade e de eficiência organizacionais tinham que se concentrar no elemento fundamental de qualquer processo produtivo: o homem. Deveriam ser criadas então, condições que lhe permitissem o máximo do seu rendimento físico e intelectual: condições capazes principalmente de mantê-lo satisfeito por um lado e motivado por outro.

Tudo isso visava a um objetivo: criar organizações consistentes e mantê-las funcionando harmonicamente.

Esses pontos contribuíram para o surgimento de uma nova área de especialização entre as funções administrativas, chamada de Organização e Métodos.

Essa expressão usada inicialmente pelo norte-americano Thomas W. Wilson foi difundida na Inglaterra e em outros países europeus chegando ao Brasil em 1955.

Organização

Detalhando o seu significado, vemos que organizar é a atividade voltada para a estruturação harmoniosa dos recursos disponíveis com o intuito de promover uma atuação sistêmica eficiente e assim obter a esperada eficácia de conjunto.

O termo Método por sua vez refere-se à economia de esforços, tempo e movimentos por meio da simplificação do trabalho tendo como resultados diretos o aumento da produtividade e a diminuição de despesas.

A Importância da Organização

Organizar é dispor os recursos materiais, humanos e tecnológicos da empresa de maneira harmônica de modo que o conjunto formado seja capaz de realizar um trabalho integrado, eficiente e eficaz, apresentando boa produtividade e boa qualidade a baixos custos e com o mínimo de riscos e de esforço humano.

A associação de custos e esforços mostra que a redução das despesas não pode ser como conseqüência um esforço sobre-humano dos empregados. A sua importância no processo produtivo a sua dignidade humana e as suas limitações biológicas não podem ser ignoradas pelo profissional de Organização e Métodos.

Não podemos ser paternalistas como não podemos pensar exclusivamente na produção. O mais correto é uma atitude de ponderação e de equilíbrio.

Enfoques da O&M:

- Visão mecânica: esse enfoque traduz a limitação da gestão de ver a empresa de uma forma puramente mecânica.

- Visão unidimensional: é a visão de que não se pode aplicar um determinado processo na organização como um todo.

- Visão sistêmica: essa visão tem recebido restrições por que é apontada como uma visão restritiva. Ou seja, ainda não é amplamente aceita como a visão do todo da organização, mas mais voltada aos processos e às suas inter-relações.

- Visão holística: o todo representa mais do que a soma das suas partes. Assim, esta abordagem global fornece um melhor entendimento da empresa, pois integra todas as divisões e subdivisões do sistema.

A Necessária Efetividade

Organização e Métodos ou simplesmente O&M como tem sido chamada, traz em seu bojo a idéia da efetividade das coisas. Tal idéia traduz a preocupação com o sentido lógico de cada operação e de cada questionamento do “porque” e do “para quê”.

Como exemplo, podemos pensar que o profissional de O&M poderia organizar de maneira harmônica os recursos humanos, materiais e tecnológicos ajudando assim a diminuir desperdícios dos fatores de produção. Poderia ainda empregar métodos de simplificação ou de ambientação que aumentasse a satisfação e o rendimento de cada empregado fazendo a produção per capita passar de cinco para dez unidades de um produto qualquer. Porém, vê-se simplesmente que a fonte do problema pode ser a idéia de negócio que não tem qualquer sentido, ou a cultura da gestão que pode “emperrar” o processo, caso a mesma não esteja comprometida. O empreendimento então, pode não apresentar nenhuma efetividade. Pode não possuir razões lógicas de ser, nem de conduzir a qualquer resultado.

O Analista de O&M

A função do analista de O&M é conseguir a eficiência e a eficácia da estrutura administrativa através da aplicação de certas técnicas científicas de redução de tempo esforços e custos.

Atividades do Analista de O & M

Se procurarmos, dentro de uma empresa pelo analista de O&M provavelmente encontraremos esse profissional à frente de uma das seguintes funções:

  • Montando e reformulando estruturas organizacionais visando à sua eficiência e eficácia;

  • Racionalizando e simplificando métodos de trabalho;

  • Fazendo estudos de arranjo físico de tempos e movimentos e de distribuição de trabalho;

  • Elaborando documentos referentes a normas e estruturas;

  • Elaborando cálculos de lotação de pessoal;

  • Elaborando e mantendo atualizados manuais de serviços, guias de instrução e gráficos organizacionais, (organogramas, fluxogramas, diagramas, etc.);

  • Implantando e controlando métodos voltados para a elevação da produtividade;

  • Definido atribuições e áreas de competência de órgãos e de pessoas;

  • Introduzindo processos automatizados onde haja a necessidade e a disponibilidade de viabilizá-los.

Atitude Mental do Analista

Seguindo a linha de raciocínio cartesiana, onde se alia uma atitude de constante questionamento com a decomposição do todo em partes o analista de O&M está mentalmente armado de uma eficaz ferramenta para a análise organizacional.

ROTEIRO CARTESIANO PARA ANÁLISE ORGANIZACIONAL

- O que fazer? - Por que se faz?

- O quê? - Para que fazer? - O que deveria ser feito?

- Cada elemento é necessário?

- Quem? - Quem faz? - Por quem deveria ser feito?

- Para quem faz? - Para quem deveria ser feito?

- Onde? - Onde se faz? - Onde deveria ser feito?

- Para onde se envia? - Para onde se deveria enviar?

- Quando? - Quando se faz? - Quando deveria ser feito?

- É feito a tempo? - Qual o melhor instante?

- Quanto? - Quanto se faz? - Como deveria ser feito?

- Em quanto tempo se faz? - Em quanto tempo deveria ser feito?

- Como? - Como se faz? - Como deveria ser feito?

- O método é prático? - Que método deveria ter sido usado?

- Qual o custo? - Quanto custa o que se faz? - Por que custa isto?

- E o mínimo que poderia custar? - Quanto deveria custar?

- Qual o nível de - O que se faz é de boa qualidade? - Pode ser feito melhor?

Qualidade? - A qualidade tem-se melhorado? - Quais os meios p/ melhorar a qualidade?

Órgão de O&M

O órgão de O & M de acordo com a natureza porte e complexidade dos serviços de cada empresa pode ter as suas atividades identificadas de várias maneiras, a saber:

  • Organização e Métodos;

  • Sistemas e Métodos;

  • Métodos e Procedimentos;

  • Racionalização Administrativa;

  • Organização Sistemas e Processamento de Dados;

  • Organização, Métodos e Informática.

Uma das características básicas do órgão de O&M é a imparcialidade com que deve tratar as questões e os demais órgãos. Não há interesses particulares a preservar. O único interesse é o da organização como um todo integrado e sistêmico.

Um dos cuidados do órgão de O&M é o de fazer proposições viáveis e exeqüíveis de acordo com de acordo como os recursos de que dispõe a empresa. Não se pode deixar de fazer em cada novo sistema proposto uma análise de custo/benefício.

A ação do analista de O&M, a origem das suas atividades e o seu papel de desmobilizador de rotinas:

Solicitações de

trabalho por

encomenda

Iniciativa

em função das Analista Evolução

necessidades reais de O&M das teorias da

da organização Fazer o quê ? organização

Evolução

tecnológica

atualização com

os sistemas

informatizados

A ação do analista de organização

Qualificações pessoais do analista de O&M

Entre as características pessoais que o analista de O & M deve demonstrar para que possa conduzir a contento o seu trabalho citamos:

  • Motivação pelo trabalho;

  • Disposição física e iniciativa;

  • Senso crítico e analítico;

  • Poder de concentração e criatividade;

  • Poder de comunicação e de persuasão;

  • Presença marcante e permeabilidade às mudanças;

  • Autoconfiança;

  • Simplicidade e ação conciliadora;

  • Clareza de raciocínio;

  • Espírito de grupo.

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