SIAB - Sistema de Informação da Atenção Básica, Manuais, Projetos, Pesquisas de Enfermagem

Baixe SIAB - Sistema de Informação da Atenção Básica e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Enfermagem, somente na Docsity! GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA SIAB- Sistema de Informação da Atenção Básica Rotinas e procedimentos para municípios e regionais de saúde Salvador – Bahia 2006 GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA SUPERINTENDÊNCIA DE PLANEJAMENTO E DESCENTRALIZAÇÃO DE SAÚDE DIRETORIA DA ATENÇÃO BÁSICA COORDENAÇÃO DE AVALIAÇÃO, ACOMPANHAMENTO E PROGRAMAÇÃO SIAB - Sistema de Informação da Atenção Básica Rotinas e procedimentos para municípios e regionais de saúde Salvador – Bahia 2006 4 5 APRESENTAÇÃO O Sistema de Informação da Atenção Básica – SIAB, constitui-se em um dos principais instrumentos nacionais de monitoramento e avaliação da Atenção Básica à Saúde. Os dados consolidados pelas secretarias municipais, diretorias regionais e secretaria estadual são resultado do trabalho de agentes comunitários de saúde, médicos, enfermeiras, cirurgiões-dentistas e auxiliares. A qualidade e consistência destes dados decorrem do conhecimento dos instrumentos e do uso correto das instruções de preenchimento, alimentação cuidadosa, cumprimento de prazos, fluxos, críticas, divulgação e utilização dos dados. A Atenção Básica à Saúde determina o trabalho de todos os outros níveis dos sistemas de saúde, organiza e racionaliza os recursos. Desta forma, além de um sistema de informação, o SIAB deve constituir-se em ferramenta de gestão para as equipes de saúde da família (ESF), municípios e Estado. Diante de tal importância, o SIAB deve ser processado com o maior cuidado e atenção, com o propósito deste representar a real situação de saúde do local avaliado. Entretanto, todos os meses, o Estado recebe a relação de municípios que estão sujeitos a bloqueio ou os que já estão com seus recursos bloqueados, seja por falha, falta de envio ou erros de leitura das informações. No sentido de evitar situações indesejáveis, o MS vem adequando o SIAB, implantando novos relatórios e dispositivos que permitam criticar os dados enviados a partir do município, e o Estado, através das Diretorias Regionais de Saúde (DIRES) e a equipe de nível central, vem utilizando o SIAB para realizar o monitoramento e avaliação da Atenção Básica. Sendo assim, para fazer um bom uso desta ferramenta de gestão, a DAB/COAPRO estabeleceu algumas rotinas para a consolidação das informações do SIAB nos municípios e no nível estadual (regional e central), a serem apresentadas neste manual. 6 Desse modo, este documento é resultado das discussões dos técnicos da Diretoria da Atenção Básica (DAB/COAPRO/COAB/COAP), bem com o apoio da Diretoria de Informação em Saúde (SIM e SINASC) e do Instituto de Saúde Coletiva/Universidade Federal da Bahia (Residência em Medicina Social), e constituí- se no primeiro passo para um processo gradual de qualificação de dados do SIAB. Sua contribuição é indispensável para adequação destes procedimentos e rotinas à realidade de todas os usuários envolvidos no processo. Espera-se que os resultados da aplicação das orientações deste documento nos subsidiem a estar atualizando, sempre que necessário essas rotinas e contemplando críticas, ajustes, inclusão de novos processos e um elenco de dúvidas mais freqüentes em posteriores versões. 9 I. COLETA DE DADOS A coleta de dados ocorre no dia-a-dia da equipe de PACS/PSF. Cada membro, através da ficha D, registra a produção de serviços. Especificamente os ACS através das Fichas A, B e C1 acompanham a dinâmica das famílias, os agravos prioritários, a vacinação e o crescimento e desenvolvimento das crianças, sob a supervisão do Enfermeiro. Deve-se atentar para a grande importância desta etapa para a fidedignidade das informações registradas. Para o bom desempenho desta fase, o gestor municipal deverá manter as equipes locais providas dos impressos e instrumentos necessários para a realização e registro das ações. Os dados enviados à Coordenação Municipal são de responsabilidade das equipes. No último dia útil ou no primeiro dia do mês posterior, a equipe do PACS ou PSF deverá realizar uma reunião para a consolidação de dados, avaliação da situação de saúde local, e posterior definição do plano de ação da equipe. Nesta reunião devem ser disponibilizados os seguintes documentos, para facilitar o monitoramento e a avaliação das ações realizadas: 1. Fichas de cadastramento familiar da área (Ficha A). 2. Fichas de acompanhamento (Fichas B: Ges, Dia, Ha, TB, Han). 3. Fichas de produção de todos os profissionais (Ficha D). 4. Cartão sombra de vacina das crianças da área (Ficha C). 5. Consolidado SSA2 e PMA2 do mês anterior. 6. Relatórios da equipe de SSA2, PMA2 dos últimos 12 meses, retirados do SIAB. 7. Consolidado das famílias da área (retirado do SIAB). 8. Relatório de famílias por micro-área da equipe (retirado do SIAB). 1Ver instruções de preenchimento no Manual do SIAB:(site:http://www.datasus.gov.br/siab/siab.htm) 10 9. Ficha de captação de óbitos e nascimentos em áreas de PACS e PSF: 3A(SIM/SIAB) e 3B(SINASC/SIAB), respectivamente.2 (ver no item Informações Complementares) ATENÇÃO!! O relatório PMA2 deverá, obrigatoriamente, ser preenchido mensalmente, com a consolidação da produção de todos os técnicos de nível superior, por equipe, incluindo o Enfermeiro das equipes de PACS. Os Enfermeiros do PACS que acompanharem mais de uma área deveram consolidar os dados em um só relatório. Com o consolidado de famílias e o relatório do SSA2, o responsável pela reunião deverá, sempre que ocorrer mudanças nas áreas acompanhadas, comparar as informações apresentadas pelo ACS no mês anterior e questioná-lo sobre as diferenças encontradas, para a atualização no Sistema. Atentar principalmente para: 1. CADASTRAMENTO FAMILIAR Comparar o número de famílias dos ACS (microárea) informada na ficha “D” com a do mês anterior, observando: • Se o número de famílias no mês atual estiver > maior que o informado anteriormente, o instrutor/supervisor deverá providenciar a atualização cadastral das famílias que já estão sendo acompanhadas e não foram inseridas no sistema, enviando as Fichas “A” das novas famílias, para o técnico de informática que opera o SIAB. 2 As fichas 3 A e 3 B são instrumentos de captação de óbitos e nascimentos nas áreas de PACS e PSF. Devem ser utilizadas na consolidação de todos os casos de óbitos e nascimentos da área para que as equipes de PACS ou PSF possam, em articulação com a Coordenação Municipal da Atenção Básica, contribuir na notificação e investigação destes casos melhorando as informações do SIM e SINASC (ver em Informações Complementares) 11 • Se o número de famílias no mês atual estiver < menor que o informado anteriormente, o instrutor/supervisor deverá solicitar ao técnico de informática que opera o SIAB a exclusão das famílias que já saíram da microárea, encaminhando a ficha “A” ou o(s) numero(s) das famílias ou através de outra rotina existente no município. ATENÇÃO!! Caso o município não tenha providenciado a atualização antes do envio dos dados para a Regional deverá: Manter o número de famílias acompanhadas no relatório SSA2, de acordo com o existente no cadastro (Ficha A) de cada microárea e envia para a regional Em seguida, atualiza o cadastro (ficha A) da(s) microárea(s), e o relatório de produção dos ACS (SSA2), que deixaram de ser informados no(s) mês (es) anterior (es). 2. - SITUAÇÃO DE SAÚDE Observar a ocorrência dos seguintes eventos: • Óbitos. • Nascidos Vivos. • Modificação no número de famílias cadastradas. • Gestantes. • Identificação e acompanhamento de agravos, hospitalizações, melhorias sanitárias e outras. O Enfermeiro deverá verificar: a data do óbito, nº da família que pertencia, onde ocorreu, idade e investigar através das informações do ACS as causas do óbito; Deverá providenciar a atualização no relatório SSA2, no mês de ocorrência do Exemplo 1: Ao observar na produção do mês de agosto/05, as datas dos óbitos, o Enfermeiro verificou que uma das crianças faleceu no mês anterior. O Que fazer quando ocorre a detecção de um dado de ocorrência no mês anterior? 14 7. Mudanças de modelo de atenção de equipes PACS para PSF. 8. Mudança e transferências de profissionais nas equipes PACS e/ou PSF. 9. Inclusão de modalidade de equipes de saúde bucal (tipo I ou II) Após a avaliação da coordenação da Atenção Básica municipal, o setor de informática deverá gerar o disquete para ser enviado à Regional de Saúde. O envio das informações do SIAB deverá ser procedido em conformidade ao cronograma de data de envio, elaborado pela Regional e de acordo com o estabelecido pela DAB/COAPRO, divulgado no final de cada ano. Atentar para: 1. O envio dos arquivos dos municípios para regional deverá ser por disquete ou e- mail. 2. Os disquetes deverão ser identificados com o período enviado para não haver dúvida do que será lido. 3. Quando ocorrer mudança de profissionais nas equipes, o mesmo deverá ser mantido ativo até a próxima competência, evitando redução do incentivo no número de equipes no mês em curso. No mês seguinte o profissional deverá ser inativado com a data que ocorreu a saída no mês anterior. ATENÇÃO!! Conforme portaria 750 de 10 de outubro de 2006, o cadastro dos profissionais das equipes de PACS/PSF e Saúde bucal deverá ser realizada também no CNES a partir de outubro/06. Em março de 2007, com a implantação da nova versão do SIAB, o cadastro de profissionais e equipes será exclusivamente via CNES. 4. O incentivo financeiro para as equipes de saúde bucal só será pago, se estas estiverem qualificadas, vinculadas a uma equipe de saúde da família completa (com o médico, o enfermeiro e o auxiliar de enfermagem) e identificada a modalidade de cada equipe de saúde bucal (I ou II). 5. O incentivo financeiro para as equipes de saúde da família só será pago, mediante confirmação do número de equipes completas. 15 6. Mensalmente, além dos dados referentes ao mês de competência, poderão ser enviados aqueles acumulados até a data de envio. Caso haja alterações e correções em meses anteriores, o município deverá informar através de ofício as correções dos meses anteriores a serem feitas para a Regional. Exemplo: Mês de competência: Julho/2006 Além dos dados referentes a este mês poderão ser enviados os dados acumulados dos meses de janeiro/2006 a julho/2006, ou mesmo de anos anteriores, desde que enviados em arquivos separados e compactados. ATENÇÃO!!! O envio dos dados para a regional poderá ocorre de duas formas: por disquete ou por e-mail (ver e-mail utilizado pela regional para leitura do SIAB). ENVIO DE DADOS POR DISQUETE: 1. Acompanhado por ofício informando o período de referência dos dados; 2. Disquete identificado com: nome do município/ período de referência dos dados; 3. Sugere-se que o técnico do município que entregar o disquete aguarde a confirmação da leitura dos dados do município na regional de saúde. ENVIO DE DADOS POR E-MAIL: 1. Enviar para o e-mail definido pela regional de saúde com a identificação do município, o período de referência dos dados e a solicitação da confirmação da leitura deste. 2. O arquivo contendo os dados deverá ser compactado (Winzip) e anexado ao e- mail a ser enviado. 3. A confirmação de leitura pela regional deverá ser feita por e-mail. O setor de informática deverá realizar uma cópia de segurança dos dados municipais, pois na perda destes e não tendo uma cópia, todos os dados cadastrais 16 deverão ser novamente digitados. Na regional de saúde, não há possibilidade de resgates de todos os dados, apenas os consolidados. Calendário Modelo LEGENDA: 1 Equipes PACS/PSF enviam para Coordenação municipal da Atenção Básica 05 Coordenação municipal envia dados para DIRES 10 DIRES envia dados para COAPRO/DAB 15 COAPRO/DAB envia dados para Ministério da Saúde/DATASUS DOM SEG TER QUA QUI SEX SAB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 19 • Cobertura das famílias cadastradas (consolidado Ficha A) pelas acompanhadas na média anual (SSA2) num mesmo local e período - avalia a atualização cadastral das famílias e a distribuição de excesso de famílias nas áreas analisadas. O parâmetro de acompanhamento das famílias cadastradas recomendado é maior ou igual a 90% (portaria GM/MS 1013/00). Exemplo de cálculo do indicador Cobertura das famílias cadastradas (consolidado Ficha A) pelas acompanhadas na média anual (SSA2) no mesmo local e período. Número de famílias acompanhadas dos últimos 12 meses Média anual 2004 2005 Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai 8670 8750 8800 8760 8750 7850 8750 8600 8760 8960 8600 8860 10.4110/12 = 8675 Onde: Total de famílias cadastradas no mês de referência = 7800 Média de famílias acompanhadas nos últimos 12 meses = 8675 7.800x 100 = 89.91% 8.675 2. Para avaliar cobertura do programa e de alguns serviços: • Proporção de população coberta pelo Programa Saúde da Família – avalia a cobertura estimada do PSF na população do município. • Média mensal de visitas domiciliares do ACS por família – reflete o acompanhamento das famílias pelos ACS nas áreas e no município. • Percentual de crianças menores de 01 ano com cartão de vacina em dia – reflete cobertura da vacinação na área analisada 20 • Percentual de gestantes com pré-natal no mês - reflete cobertura do pré-natal na área analisada • Percentual de gestantes com vacinas em dia - reflete cobertura da vacinação para gestantes na área analisada 3. Para avaliar a situação de saúde (perfil de morbi-mortalidade): • Número de nascidos vivos • Número de óbitos em menores de 1 ano e de mulheres em idade fértil • Percentual de crianças desnutridas • Número de casos de portadores de hipertensão, diabetes, deficiência mental, hanseníase e tuberculose, entre outros. • Nº de internações e suas causas em < de 05 anos. 4. Para avaliar condições sócio-sanitárias: • Percentual de famílias cadastradas no PACS/PSF com acesso a rede de esgoto, de água e luz elétrica. • Percentual de crianças de 5 a 14 anos freqüentando a escola • Percentual de pessoas acima de 15 anos alfabetizadas Para o monitoramento de cada indicador escolhido, sugere-se estudá-lo e construir uma ficha técnica para melhor compreensão e utilização pelos profissionais (ver exemplo no quadro I). Esta ficha pode ser composta dos seguintes itens: • Nome do indicador • Fórmula de cálculo • Fonte • Freqüência de análise • Interpretação • Encaminhamentos após a análise 21 Para fortalecer as atividades de acompanhamento e análise da situação de saúde das áreas, é importante realizar reuniões sistemáticas para tal, tanto nas unidades de saúde (mensalmente, incluir esta temática nas reuniões de equipe), bem como com a coordenação municipal da atenção básica (no mínimo, trimestralmente). Estas avaliações devem ser divulgadas e levadas para apreciação do conselho de saúde (local ou municipal) 24 O SIAB, FERRAMENTA POTENCIAL PARA MELHORIA DOS DADOS DE OUTROS SISTEMAS A Saúde possui vários sistemas para o registro de diversos dados de importância para a avaliação e definição de políticas de saúde. Entretanto, a qualidade dos dados informados não é a mesma em todas as regiões, seja por questões de processamento dos dados, seja por falsos entendimentos para o registro destes, entre outros fatores. Considerando o SIAB um sistema de registro mensal de dados de produção de serviços da atenção básica (consultas médicas, cobertura vacinal, consultas de pré-natal, procedimentos de enfermagem, visitas domiciliares, etc), de situação de saúde (notificação e acompanhamento de alguns agravos, óbitos, nascimentos e internações), e condições demográficas e sócio-sanitárias, este pode ser utilizado como uma ferramenta potencial para a crítica e melhoria dos dados de outros sistemas em áreas cobertas pelo PACS e PSF. No caso da produção registrada no SIAB no consolidado do PMA2, o coordenador da atenção básica deverá verificar se a produção registrada no SIA-SUS reflete a realidade apresentada no SIAB (ver site: www.datasus.gov.br, em produção ambulatorial). Deve-se atentar que o SIA-SUS tem caráter universal e o SIAB reflete apenas as áreas cobertas pelo PACS e PSF. No caso da situação de saúde, quando a equipe de saúde, ao consolidar os dados no SSA2 da área, identifica, por exemplo, que no mês ocorreram as seguintes situações: A. 02 casos de tuberculose notificados B. 01 óbito uma criança de 02 dias C. 10 nascimentos Na situação A, a equipe deve preencher a notificação do agravo, guardar a cópia no arquivo da unidade de saúde e encaminhar uma via para a vigilância epidemiológica municipal e realizar a inclusão da notificação no SINAN. A coordenação municipal da 25 atenção básica deverá, através do relatório de situação de saúde (SSA2), retirado no SIAB, acompanhar se todos os casos detectados de tuberculose e hanseníase iniciaram o tratamento e foram inclusos no SINAN. Além destes agravos, outros identificados de notificação compulsória deverão ser notificados, investigados e acompanhados pelas equipes de saúde com o apoio da vigilância epidemiológica municipal. Na situação B e C, cada ACS, durante o mês, deverá preencher a ficha de captação de óbitos e nascimentos em áreas de PACS e PSF, 3-A e 3-B, respectivamente (ver apêndice). Na reunião de consolidação dos dados mensais, o instrutor/supervisor deverá consolidar todos os casos de óbitos e nascimentos, reunir as fichas A já atualizadas de cada família onde aconteceu algum destes eventos e encaminhar para a coordenação municipal da atenção básica realizar as atualizações no SIAB. O coordenador da Atenção Básica deverá, junto com a vigilância epidemiológica municipal, verificar se as respectivas declarações de óbito e nascimento foram emitidas para inclusão no SIM e SINASC. Caso os eventos tenham ocorrido em outros municípios, encaminhar para a regional os casos para verificação em outros níveis dos sistemas. Esta rotina permite o fortalecimento da investigação dos óbitos para definição de causa básica, principalmente nos casos de menores de 1 ano e de mulheres em idade fértil, e a redução da sub-notificação do SIM e SINASC 26 ACESSANDO AOS RELATÓRIOS DO SIAB Para acessar os relatórios do SIAB basta colocar ENTER no menu RELATÓRIO e selecionar o desejado: Quadro II. Identificação dos relatórios disponíveis no SIAB municipal por opção de utilização. Relatório Opções Utilidade Série histórica de informações Mortalidade/ crianças/ gestantes/ grupos/... Usado para avaliar a situação de saúde das áreas, realizar a identificação mensal de situações que merecem investigações e comparar com os dados cadastrais. Mortalidade Acompanhamento de crianças e gestantes Acompanhamento de grupos Hospitalizações Marcadores Produção Consolidado das famílias e de saúde Cadastramento familiar Usado para avaliar as características cadastrais das áreas (demográficas, sócio econômicas, sanitárias, etc) Abastecimento e tratamento de água Tipo de casa e energia elétrica Destino do lixo/fezes e urina Crianças na escola e alfabetizadas Meios de comunicação/ transporte Outras informações do cadastro Nascimento e óbitos Crianças menores de 1 ano Gestantes Relação do percentual dos indicadores Gestantes menores de 20 anos cadastradas Indicadores selecionados gerados pelo SIAB para avaliação de cobertura de pré-natal e aleitamento materno exclusivo Gestantes acompanhadas Gestante com vacina em dia Consulta de pré-natal no mês Pré-natal iniciado no 1º trimestre De 0 a 3 meses e 29 dias com aleitamento exclusivo Busca ativa das doenças/ crianças/ pessoas Doenças Identificar os agravos registrados no SIAB Crianças/ pessoas (crianças 07 a 14 anos fora da escola ou pessoas com 15 anos e mais analfabetos ou ambas) Identificação das situações críticas(abandono da escolas e analfabetismo). 29 As fichas devem ser utilizadas na consolidação de todos os casos de óbitos e nascimentos ocorridos nas áreas de PACS ou PSF. Através delas as equipes locais podem, em articulação com a Coordenação Municipal da Atenção Básica, contribuir para notificação e investigação destes casos, melhorando as informações do SIM e SINASC. Informamos que, a partir da publicação da portaria GM/MS nº 1172 17 de junho de 2004, a vigilância epidemiológica e monitoramento da mortalidade infantil e materna passaram a ser uma das atribuições do município. Neste sentido, esta proposta de integração fortalece a execução desta atividade pelo município. No caso da não ocorrência do óbito ou do nascimento no município a sua respectiva DIRES verificará se estes foram notificados por algum outro município da sua área de abrangência, quando da consolidação dos dados regionais. Caso não tenha sido notificado por nenhum dos seus municípios, nos meses subseqüentes, encaminhar notificação do evento, através das ficha 3 A e 3B, para a Diretoria de Informação em Saúde - SESAB, para verificação na base de dados estadual. Neste documento estão disponibilizadas estas fichas com a sua respectiva forma de utilização. FICHAS 3A E 3B AGENTE COMUNITÁRIO DE SAÚDE 31 34 GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA FICHA 3B FICHA DE NOTIFICAÇÃO DOS NASCIDOS VIVOS - INTEGRAÇÃO DAS ROTINAS SIAB E SINASC COMUNICAÇÃO DOS ACS PARA OS INSTRUTORES SUPERVISORES DO PACS/PSF Período: Data: ____/ ___ a ____/ ___ ANO: Município(código) Segmento: Unidade: Área : Microárea : Nome Sexo (M/F) Peso (g) Nome da Mãe Endereço Nº da Fam. Município de Ocorrência Lo- caL (∗) Nome do estabelecimento/ nome do médico Tem DN (S/N) Tem Certi -dão (S/N) Outro Estabelecimento de Saúde (2) Outro (3) Ignorado (4) Domicílio (5) – Obs: registrar nome do médico no campo referente ao estabelecimento. 35 ORIENTAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DA FICHA DE NOTIFICAÇÃO DE NASCIDOS VIVOS – 3B AGENTES COMUNITÁRIOS DE SAÚDE Sempre que houver conhecimento da ocorrência de nascido vivo em sua área de cobertura o ACS deverá: Atualizar a ficha A da família. Anotar o óbito na ficha D de atividades diárias. Perguntar à família da ocorrência do óbito: possui certidão de nascimento? Possui certidão de nascimento? registrar na ficha 3 B (registro de nascidos vivos) do ACS e informa ao instrutor supervisor na data da entrega do consolidado mensal através da saber se possui a 2ª via da declaração de nascimento (DN.). Possui declaração de nascimento? Caso possua: orientar para registro em cartório e anotar situação na ficha 3B do ACS; Caso não possua a 2ª via da declaração de nascimento, perguntar: onde ocorreu o nascimento? Onde ocorreu o nascimento? Se ocorrido no domicílio, saber se houve assistência médica durante o parto. Se sim, anotar o nome do profissional que prestou assistência, na ficha 3B, para notificação ao instrutor/supervisor; Se não, anotar a informação na ficha 3B, para que o instrutor/supervisor solicite a declaração de nascimento ao médico responsável (PSF); Caso o nascimento tenha ocorrido em unidade de saúde perguntar: houve extravio ou não emissão da declaração de nascimento? Se sim, assinalar esta informação e o nome da unidade de saúde nos campos correspondentes, na ficha 3B. Obs.: Após emissão da declaração de nascimento ou obtenção da cópia xerox da mesma, o ACS deverá orientar a família para o registro em cartório. FICHAS 3A (1 e 2) E 3B ENFERMEIRO INSTRUTOR 39 ORIENTAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DA FICHA DE NOTIFICAÇÃO DO OBITO EM MENORES DE UM ANO – 3A INSTRUTOR Sempre que receber a informação do agente comunitário de saúde sobre a ocorrência de óbito em alguma microárea, de sua responsabilidade o responsável pelo ACS deverá: possua algum óbito infantil, separar na ficha 3A1 do instrutor os óbitos infantis, e os demais na ficha 3A2 instrutor. Enviar ficha com a(s) notificação(ões) de óbitos para a coordenação municipal (secretaria municipal de saúde), para verificação se os mesmos constam do banco de dados do sistema de informação sobre SIM local. Caso o município não esteja utilizando o SIM, por falta de codificador de causas de morte, verificar se as respectivas Declarações foram emitidas e encaminhadas à SMS ; Possui notificação do óbito no SIM municipal? Caso o óbito conste do banco de dados do SIM municipal ou tenha sido emitida a Declaração de Óbito: Orientar a família para o registro em cartório. Repassar informação sobre o óbito para atualização da ficha A (SIAB), através da ficha 3A1 e 3A2, ao consolidar os dados do mês em curso. Caso o óbito não conste do banco de dados do SIM municipal ou não tenha sido emitida e devidamente encaminhada a respectiva DO à SMS, proceder a investigação através do agendamento da consulta com a família verificando a causa e o local de ocorrência do óbito. Onde ocorreu o óbito? Se no domicilio – solicitar o preenchimento da DO. pelo médico assistente ou médico do PSF da áreal. Se U.S. ou hospital – solicitar cópia da 3ª via ou emissão da DO. (caso não tenha sido emitida) na unidade onde ocorreu o evento. Repassar informação ao setor de informática para atualização do cadastramento familiar no SIAB, através da ficha 3A1 e 3A2, juntamente com as informações do SSA2 e PMA2, ao consolidar os dados do mês em curso. Após atualização no SIAB, verificar no SIM se a DO foi incluída, caso o município utilize o SIM: Se ocorreu no município e já foi incluída no SIM, ou teve a sua respectiva DO encaminhada para a SMS, devolver ficha para a ESF ou PACS. Se ocorreu no município e não foi incluída, ou encaminhado à SMS (DO), enviar para a coordenação do PACS/PSF cobrar da equipe a segunda via da DO. Se não ocorreu no município enviar para a coordenação municipal de saúde do PACS/PSF para providências, junto à DIRES. ECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE Ao receber a ficha com informação do setor de informática de óbito ocorrido em área de cobertura do PACS/PSF, verificar se o óbito ocorreu no município: no município? , verificar se foi feita a inclusão no banco de dados do SIM local, ou se a respectiva Declaração de Óbito foi encaminhada devidamente para a SMS. , arquivar e repassar informação para unidade que notificou o óbito. : solicitar da unidade de saúde onde ocorreu o evento ou do médico responsável (caso o óbito tenha ocorrido no domicílio e a DO tenha sido fornecida por médico que tenha assistido ou verificado a morte), encaminhar para a SMS para a inclusão no SIM municipal, ou envio da DO para a DIRES, caso o município não utilize o SIM e enviar 2ª via da DO para a unidade de saúde que informou o óbito, para que seja entregue à família e esta proceda com o registro em cartório. Caso não tenha ocorrido no município, enviar ficha com os dados para a DIRES, trimestralmente, cobrando retorno da informação pela regional. 40 GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA SECRETARIA DA SAÚDE DO ESTADO DA BAHIA FICHA 3A2 NOTIFICAÇÃO DOS ÓBITOS MAIORES DE UM ANO - INTEGRAÇÃO DAS ROTINAS DO SIAB E SIM CONSOLIDAÇÃO DOS OBITOS DO INSTRUTOR PARA O COORDENADOR DO PACS/PSF E PARA O(S) RESPONSÁVEL(IS) PELO SIM E SIAB Período: Data: ____/ ___ a ____/ ___ ANO: Município(código) Segmento: Unidade: Área : Nome Sexo (M/F) Idade Nome da Mãe Endereço Nº de Fam . Município de Ocorrência Lo- caL (*) Nome de estabelecimento / nome do médico Tem DO (S/N) Tem Certi- dão (S/N) Outro Estabelecimento de Saúde (2) Outro (3) Ignorado (4) Domicílio (5) – Obs: registrar nome do médico no campo referente ao estabelecimento. 41 ORIENTAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DA FICHA DE NOTIFICAÇÃO DO OBITO EM MAIORES DE UM ANO – 3A INSTRUTOR INSTRUTOR SUPERVISOR ceber a informação do agente comunitário de saúde sobre a ocorrência de óbito em alguma microárea, de sua responsabilidade o responsável pelo ACS deverá: Investigar os óbitos de mulheres em idade fértil (10 a 49 anos) e outros que forem necessários, caso possua algum óbito infantil, separar na ficha 3A1 do instrutor os óbitos infantis, e os demais na ficha Enviar ficha com a(s) notificação(ões) de óbitos para a coordenação municipal (secretaria municipal de saúde), para verificação se os mesmos constam do banco de dados do sistema de informação sobre SIM local; Possui notificação do óbito no SIM municipal? Caso o óbito conste do banco de dados do SIM municipal: Orientar a família para o registro em cartório. Repassar informação sobre o óbito para atualização da ficha A (SIAB), através da ficha 3A1 e 3A2, ao consolidar os dados do mês em curso. Caso o óbito não conste do banco de dados do SIM municipal, proceder a investigação através do agendamento da consulta com a família verificando a causa e o local de ocorrência do óbito. Onde ocorreu o óbito? Se no domicilio – solicitar o preenchimento da DO. pelo médico responsável. Se U.S. ou hospital – solicitar cópia da 3ª via ou emissão da DO. na unidade onde ocorreu o evento. Repassar informação ao setor de informática para atualização do cadastramento familiar no SIAB, através da ficha 3A1 e 3A2, juntamente com as informações do SSA2 e PMA2, ao consolidar os dados do mês em curso. SETOR DE INFORMÁTICA AB verificar no sim a ocorrência do óbito: Se ocorreu no município e já foi registrado devolver ficha para a ESF ou PACS. Se ocorreu no município e não foi registrado enviar para a coordenação do PACS/PSF cobrar da equipe a segunda via da do para o registro. Se não ocorreu no município enviar para a coordenação municipal de saúde do PACS/PSF para providências. ECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE Ao receber a ficha com informação de óbito ocorrido em área de cobertura do PACS/PSF do setor de informática, verificar se o óbito ocorreu no município: O óbito ocorreu no município? Caso tenha ocorrido, verificar se foi feito o registro no banco de dados do SIM local. , arquivar e repassar informação para unidade que notificou o óbito. : solicitar da unidade de saúde onde ocorreu o evento ou do médico responsável (caso o óbito tenha ocorrido no domicílio e a do tenha sido fornecida por médico que tenha assistido ou verificado a morte), incluir no SIM municipal e enviar 2ª via da DO para a unidade de saúde que informou o óbito para que seja entregue à família e esta proceda com o registro em cartório. 44 ORIENTAÇÃO PARA PREENCHIMENTO DA FICHA DE NOTIFICAÇÃO DO OBITO EM MENORES DE UM ANO – 3B INSTRUTOR Sempre que receber a informação do agente comunitário de saúde sobre a ocorrência de um nascimento na microárea, de sua responsabilidade o responsável pelo ACS deverá: Enviar ficha com a(s) notificação(ões) de NV para a coordenação municipal (secretaria municipal de saúde), para verificação se os mesmos constam do banco de dados do sistema de informação sobre nascidos Possui notificação do nascimento no SINASC municipal? caso o NV conste do banco de dados do SINASC: Orientar a família para o registro em cartório. Repassar informação sobre o nascimento para atualização da ficha a (SIAB), através da ficha 3B, ao consolidar os dados do mês em curso. Caso o NV não conste do banco de dados do SINASC, providenciar agendamento da consulta com a família verificando local de ocorrência do nascimento. ocorreu o nascimento? Se no domicilio – solicitar o preenchimento da DN, pelo médico responsável. Se U.S. ou hospital – solicitar cópia da 3ª via ou emissão da DN (caso não tenha sido emitida) na unidade onde ocorreu o evento,.repassar a informação ao setor de informática para atualização do cadastramento familiar no SIAB, através da ficha 3B, juntamente com as informações do SSA2 e PMA2, ao consolidar os dados do mês em curso. Atualizar o SIAB, incluindo o nascido vivo na família através dos dados da ficha 3B. Verificar no SINASC a inclusão da ocorrência do NV: Se ocorreu no município e já foi incluído, devolver ficha para a equipe do PACS ou PSF. Se ocorreu no município e não foi incluído no SINASC, enviar para a coordenação do PACS/PSF cobrar da equipe a segunda via da DN. Se o nascimento não ocorreu no município, enviar para a coordenação municipal de saúde do PACS/PSF, para providências. SECRETARIA MUNICIPAL DE SAÚDE Ao receber a ficha do setor de informática com informação de nascido(s) vivo(s) ocorrido(s) em área(s) de cobertura do PACS/PSF, a SMS deverá verificar: O nascimento ocorreu no município? , verificar se foi feita a inclusão no banco de dados do SINASC local. , arquivar e repassar informação para unidade que notificou o nascimento. : solicitar DN na unidade de saúde onde ocorreu o evento ou do médico ou enfermeiro responsável (caso o nascimento tenha ocorrido no domicílio e a DN tenha sido fornecida por médico ou enfermeiro que tenha assistido ou verificado o parto), incluir no SINASC municipal e enviar 2ª via da DN para a unidade de saúde que informou o nascimento para que seja entregue à família e esta procederá ao registro em cartório. EVITE QUE O CARTÓRIO PREENCHA OUTRA DN, COM OUTRO NÚMERO E DUPLIQUE O MESMO NASCIMENTO! Caso não tenha ocorrido no município, enviar ficha com os dados para a DIRES, trimestralmente, cobrando retorno da informação pela regional. ROTINAS DO SIAB - MÓDULO REGIONAL 46 49 • Os e-mails deverão informar: nome da DIRES, o(s) período(s) que estão sendo enviados e o nome do responsável pelo envio. • Arquivos enviados através de disquete só serão acatados em casos excepcionais, mediante justificativa a ser avaliada pela DAB/COAPRO. • Mensalmente, além dos dados referentes ao mês de competência, deverão ser enviados obrigatoriamente aqueles acumulados até a data de envio. Tal orientação passa a vigorar a partir de julho de 2004, para cumprimento das Regionais. Exemplo: Mês de competência: Julho/2005 Além dos dados referentes a este mês poderão ser enviados os dados acumulados dos meses de janeiro/2005 a julho/2005, ou mesmo de anos anteriores, desde que enviados em arquivos separados e compactados. IV. PRAZOS DE RECEBIMENTO E DE ENVIO DOS DADOS O prazo de envio dos dados pelos municípios a regional, deverá ser rigorosamente observado até o 5º dia de cada mês ou conforme cronograma adotado pela regional. Observar as seguintes recomendações: • O município deverá evitar o envio dos arquivos por mais de uma vez. • As informações recebidas fora do prazo só serão lidas mediante justificativa, não existindo, só serão lidas na próxima competência. • O prazo de envio dos dados consolidados pela regional deverá ser rigorosamente observado até o 10º dia de cada mês. Não haverá prorrogação do prazo. • O envio dos arquivos em duplicata através de correio eletrônico e/ou outra forma de envio, deverá ser evitado. Sempre que isto ocorrer será considerado o envio mais recente, os demais serão desconsiderados. 50 • A regional deve evitar o envio simultâneo de correspondência eletrônica e disquete. Sempre que ocorrer o recebimento de duplicata em disquete, será considerada a correspondência eletrônica. • As informações recebidas fora do prazo só serão lidas mediante justificativa, não existindo, só serão lidas na próxima competência. • Informamos que a Coordenação Estadual não será obrigada a ler os dados recebidos fora do prazo sem contato anterior da regional. Atenção! Alertamos para a ocorrência da leitura dos dados do município fora do prazo. Caso a regional proceda a leitura e a mesma não consiga que seus dados sejam lidos pela Coordenação Estadual, os dados do Estado ficaram diferentes ao da regional, havendo uma possibilidade de suspensão recurso a regional se responsabilizará pelo recebimento indevido. Calendário Modelo LEGENDA: 1 Equipes PACS/PSF enviam para Coordenação municipal da Atenção Básica 05 Coordenação municipal envia dados para DIRES 10 DIRES envia dados para COAPRO/DAB 15 COAPRO/DAB envia dados para Ministério da Saúde/DATASUS DOM SEG TER QUA QUI SEX SAB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 51 V. CONSOLIDAÇÃO, CRÍTICA E ARMAZENAMENTO DOS DADOS A consolidação dos dados consistirá na reunião das leituras de todas as informações encaminhadas pelos municípios, passando em seguida pelo processo de crítica. A crítica dar-se-á mediante a verificação da integralidade das informações, com emissão dos seguintes relatórios: • Quantidade de equipes/profissionais. • Relação de envio de informação dos municípios. • Profissionais vinculados às equipes. • Relação de envio de cadastro dos profissionais. • Relatório de inconsistência dos cadastros. • A observação dos relatórios de consolidação e de crítica citados levará à identificação de situações de possíveis bloqueios. As informações recebidas mensalmente dos municípios, deverão ser armazenadas em disquetes ou cópias dos arquivos por municípios, pelo menos por 6 meses anteriores ao mês em curso. VI. ANÁLISE DE DADOS A impressão mensal de alguns relatórios do SIAB será obrigatória para as regionais, possibilitando o acompanhamento e avaliação das informações enviadas pelos municípios, antecipando assim, ocorrência de falhas e inconsistências que venham gerar possíveis bloqueios: 54 financeiro no caso dos municípios permaneçam dois meses consecutivos com o percentual abaixo de 90% de cobertura. Exemplo de cálculo do indicador Cobertura das famílias cadastradas (consolidado Ficha A) pelas acompanhadas na média anual (SSA2) no mesmo local e período. Número de famílias acompanhadas dos últimos 12 meses Média anual 2004 2005 Jun Jul Ago Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai 8670 8750 8800 8760 8750 7850 8750 8600 8760 8960 8600 8860 10.4110/12 = 8675 Onde: Total de famílias cadastradas no mês de referência = 7800 Média de famílias acompanhadas nos últimos 12 meses = 8675 7.800x 100 = 89.91% 8.675 • Após verificação do percentual de cobertura, do número de famílias acompanhadas para as cadastradas, o município deverá ser informado caso não tenha alcançado o mínimo de 90%. • Existindo tempo hábil para correção, entrar em contato com o município solicitando um novo envio ou que o mesmo, encaminhe um ofício justificando a falha para ser enviado através do Fax (71-3371-1272), em nome da Diretoria de Promoção a Saúde. O Ofício garantirá um mês de prazo para que a correção seja efetuada. • O município será comunicado do possível bloqueio, através do ofício enviado pelo COSEMES, em caso de reincidência por 2 meses consecutivos sem correção das falhas ou a justificativa do ocorrido, o mesmo terá seu incentivo bloqueado até que regularize a situação. 55 5. Relatório verificação de inconsistência • A Regional deverá imprimir mensalmente o relatório de inconsistência do SIAB e verificar as possíveis situações ocorridas na regional (exemplos relacionados abaixo). • Ocorrendo inconsistência, a regional deverá notificar através de oficio (modelo anexo) os municípios envolvidos com a irregularidade, informando- os que a permanência deste por 02 (dois) meses consecutivos no relatório, (poderá implicar em possíveis bloqueios nos incentivos financeiros para os municípios envolvidos). • Após o dia 25 de cada mês a regional deverá acessar o e-mail do grupo de rotinas do SIAB3 e verificar os casos ocorridos com municípios de outras regionais e proceder conforme item anterior. • Os ofícios deverão ser enviados aos municípios antes do encerramento do próximo envio de dados, conforme cronograma do envio do SIAB, já implantado na rotina da Regional, possibilitando assim possíveis correções. • Durante o mês, conforme os municípios forem enviando as correções, as regionais deverão informar via e-mail (e-mail do grupo de inconsistência) as situações já regularizadas, ou aguardar o envio da nova competência do SIAB para apresentar as correções detectadas. • Persistindo na irregularidade, a Regional deverá vincular a leitura do disquete no mês seguinte à apresentação do(s) Relatório(s) de Profissionais cadastradas ativos e inativos e verificar antes da leitura do disquete, se o(s) profissional(is) envolvidos na inconsistência foi(ram) colocado(s) como inativo(s). • Caso seja verificado que o município permanece irregular, a Regional deverá ler o disquete e enviar um ofício a COAB (PACS e PSF) e a COAP (S BUCAL), informando da ocorrência para as devidas providências. • A COAPRO-COAB disponibilizará mensalmente no e-mail coletivo (grupo de – inconsistência) até o dia 25 de cada mês os arquivos das inconsistências dos 3 O grupo on line – rotinas do siab foi criado em julho/06. Tem o propósito facilitar o acesso dos técnicos regionais aos dados do SIAB estadual. (inconsistências, nº de equipes, etc) e permite a troca de informações e experiências entre os técnicos regionais e da DAB/SESAB. Os técnicos regionais da Atenção Básica podem associar-se entrando em contato com a COAPRO/DAB tel.: 71 3115 4353 56 últimos três meses e dos profissionais cadastrados no sistema (Agente, Auxiliar de Enfermagem, Médico, Enfermeiro, Odontólogo, Auxiliar de Consultório Dentário e Técnico de Higiene Dental), para todas as regionais e os técnicos envolvidos na rotina da inconsistência. Exemplos mais freqüentes: COLUNAS 1 2 3 4 5 6 7 D IR E S MUNICIPIO ORIGEM NOME DO PROFISSIONAL CADASTRO OBSERVAÇÃO MUNICIPIO DESTINO DIRES Ex: 1 Neste exemplo o município origem( col. 2) possui um profissional (col. 3) com um código de Ident. Prof.(col. 5) igual a outro profissional com outro nome no município destino (col. 6). 24 CIDADE ALEGRE MARIA BONITA Medico Dupla Ident. Prof. 1012 CAMPO FELIZ 19 Ex: 2 Neste exemplo o município origem (col. 2) possui dois cadastro com o mesmo profissional um médico/Medicina interna ou medico/Clinica Geral com o mesmo CPF nos municípios citados na (col. 6) com outro nome. 03 MIMOSO JOSÉ DA HORA Medico/Medicina Interna Clinica Geral Duplo CPF – 109.876.543.21 CAMPO GRANDE 12 03 MIMOSO JOSÉ DA HORA Medico/Medicina Interna Clinica Geral Duplo CPF – 109.876.543.21 RIACHÃO 3 EX: 3 Neste exemplo o município origem(col. 2) possui o mesmo profissional no município destino (col. 6), isso é confirmado pela inconsistência nos dois números selecionados Ident. Prof. E CPF(col. 6). 03 PIRAPORÁ ANTONIO DA LUZ Instrutor Dupla Ident. Prof. 120130 RIO GRANDE 2 03 PIRAPORÁ ANTONIO DA LUZ Instrutor Duplo CPF - 369.852.741.12 RIO GRANDE 2 Ex: 4 Neste exemplo os municípios origem(col. 2) e os municípios destino (col. 7), cadastraram profissionais com o mesmo numero fictício de Ident. Prof. (col. 6). 13 MORRINHO JUCELINO CRUZ Medico Dupla Ident. Prof. 11111 PEDRA LASCADA 12 08 PAREDÃO MARIDETE SILVA Auxiliar Dupla Ident. Prof. XXXXX CACHOEIRINHA 8 12 MATA VERDE PEDRO ROCHA Odontologia Dupla Ident. Prof. ODONTOLOGIA FORMOSA 28 ATENÇÃO!! Em relação às inconsistências, informamos que após a nova versão do SIAB, prevista para março de 2006 – portaria GM/MS 750/06, o relatório de inconsistência poderá ser suprimido com a inclusão do cadastramento de profissionais e equipes de PACS/PSF/SB no CNES (Cadastro Nacional de Estabelecimentos de Saúde). 59 I. CADASTRAMENTO DE PROFISSIONAIS E EQUIPES Para realização do cadastro de profissionais deverá seguir os seguintes passos. Reunir todos os dados necessários: • Dados de identificação: Carteira de identidade, CPF, registro no conselho profissional (no caso de médico, enfermeiro, auxiliar/técnico de enfermagem, dentista, ACD/THD), comprovante de residência, conta bancária, local de trabalho, etc. (em negrito os obrigatórios). • Dados de identificação das equipes relacionadas aos profissionais a serem cadastrados: Nome da unidade de saúde, endereço, etc. Após a inclusão da nova versão do CNES (Cadastro nacional dos estabelecimentos de saúde), que integra com o SIAB, todos os profissionais e equipes serão cadastradas somente pelo mesmo (Portaria GM/MS 750/06) Atenção!! Alertamos que o registro intencional de dados de identificação do profissional incorretos fere o principio da moralidade da Constituição Federal Brasileira, abrindo possibilidade para a instauração de processo judicial contra a administração pública. Para a prevenção desta situação, o SIAB permite o cruzamento de informações cadastrais no nível regional, estadual e nacional. A data de ativação do profissional NOVO deverá ser colocada geralmente no início de cada mês, após o envio da produção do mês anterior. Este cuidado evita uma suspensão de incentivo da equipe o qual está vinculado, quando a contratação ocorreu no meio do mês referente à produção. 60 Na realização do cadastro e/ou transferência de profissionais deve-se atentar para as seguintes situações: • O profissional de uma equipe (PACS/PSF) saiu do município e foi contratado um novo: No SIAB, no Item CADASTRO DE PROFISSIONAIS: 1. Cadastrar o novo profissional. 2. Inativar o profissional que saiu do município. No SIAB, no item CADASTRO DE EQUIPE: 1. Selecionar o profissional inativado dando o comando F2 (alterar); 2. Selecionar a categoria do profissional que será vinculado. 3. Dar comando F1 4. Selecionar o PROFISSIONAL que será vinculado e dar o comando ENTER. • O profissional de uma equipe (PACS/PSF) foi transferido para outra equipe no mesmo município e foi contratado um novo: No SIAB, no Item CADASTRO DE PROFISSIONAIS: 1. Cadastrar o novo profissional. 2. Manter ativo o profissional que será transferido para outra equipe atualizando os dados cadastrais do novo local de trabalho. No SIAB, no item CADASTRO DE EQUIPE: 1. Selecionar o profissional inativado e dar o comando F2; 2. Selecionar a categoria do profissional que será vinculado; 3. Dar comando F1; 4. Selecionar o PROFISSIONAL que será vinculado e dar o comando ENTER; 5. Para o profissional transferido segue o mesmo procedimento respeitando a equipe para qual ele será vinculado. 61 II.MUDANÇA DE MODELO Reunir todos os dados necessários: • Identificação da equipe que será mudada com a relação dos seus respectivos profissionais. • Todas as fichas A atualizadas organizadas por microárea da equipe que sofrerá a mudança. Etapas operacionais: No SIAB, no item CADASTRO – CADASTRO DE PROFISSIONAIS: I. Cadastrar os profissionais novos que entrarão na equipe. No SIAB, no item CADASTRO – CADASTRO DE EQUIPE: 1. Alterar o modelo de PACS para PSF na equipe que será atualizada. 2. Dar o comando F2. 3. Selecionar a categoria do profissional que será vinculado. 4. Dar o comando F1 5. Selecionar o PROFISSIONAL que será vinculado e dar o comando ENTER. Obs: Ao incluir o Agente Comunitário o sistema pedirá um código da microárea, neste momento o Técnico de Informática tecla Enter, o sistema insere o profissional sem a informação. No SIAB, no item CADASTRO – FICHA A: 1. Visualizar cada ficha A das microáreas e atualizar as suas informações, mudando o modelo de PACS para PSF; 2. Dar o comando F10 em cada ficha A atualizada, gravando as atualizações e a mudança do modelo; 64 3. Localizar na parta do SIABMUN todos os arquivos DBF que foram criados no novo ano; 4. Deletar todos eles; 5. Abrir o sistema e começar todo o processo anterior. • Cadastramento de Famílias Estimadas/População: “No início de cada ano é imprescindível realizar as devidas atualizações nos referidos dados: Ano (ano em curso), Zona (01 - Urbana e/ou 02 - Rural). Famílias Estimadas (é o número de famílias estimadas para todo o município. Para o cálculo, dividir a população geral do município por 4∗); População (população geral do município de acordo com os dados do IBGE, observando as diferenciações numéricas entre a população rural e urbana). A partir desse dado e à medida que as famílias são cadastradas, o SIAB calcula automaticamente o percentual de famílias cadastradas para todo o município, isto é, indica a cobertura da estratégia da Saúde da Família (Relatório “Cadastro Familiar”). Para incluir, excluir e alterar os dados acima citados, observar o que indica as teclas de ajuda listadas no rodapé da tela do SIAB: (F2 para incluir, F3 para alterar (as Famílias Estimadas e População) e F4 para excluir).”. (SANTA CATARINA, 2005) Fonte: SANTA CATARINA, 2005. ∗ 4 é a média de pessoas por família da Região Nordeste 65 IV. MUDANÇA DE MUNICÍPIOS PARA OUTRA DIRES Na mudança de um município para outra regional o município deverá: • Aguardar a publicação em Diário Oficial do Estado. • Manter contato com as Regionais envolvidas no processo e aguardar orientações em relação às alterações. • A regional nova deverá incluir o novo município e solicitar o envio dos dados referente a todo o ano que ocorreu a mudança • A regional de antiga deverá apagar os dados do município do ano da mudança. Atenção!! Normalmente os sistemas de informação com indicadores epidemiológicos deverão ter suas informações preservadas no período integral do ano em que ocorrer o fato. Ex.: Publicação em Diário Oficial no mês de junho/06 As transferências dos dados, no caso do SIAB para a nova regional, deverão ser de janeiro a junho de 2006. A regional antiga apagará os dados do município no ano referência (2006). ORIENTAÇÕES PARA SOLICITAÇÃO DE CRÉDITO RETROATIVO DO INCENTIVO DA ATENÇÃO BÁSICA 69 “Considerando a ocorrência de problemas na alimentação do Sistema de Informação de Atenção Básica - SIAB, por parte dos municípios e/ou do Distrito Federal, e na transferência dos arquivos, realizada pelos municípios, o Distrito Federal e os estados, o Fundo Nacional de Saúde - FNS/SE/MS poderá efetuar crédito retroativo dos incentivos financeiros a equipes de Saúde da Família, a equipes de Saúde Bucal e a de Agentes Comunitários de Saúde, com base em solicitação da Secretaria de Atenção à Saúde - SAS/MS. Esta retroatividade se limitará aos seis meses anteriores ao mês em curso”.(portaria GM/MS 648/06 MS) Esta verificação será realizada pela COAPRO / DIRES a partir dos dados recebidos no mês do envio, armazenadas em bancos de dados e disponibilizados no e-mail do grupo rotinasdosiab@yahoo.com.br (participantes: técnicos das regionais e equipe DAB). A verificação de relatório de controle de informações de saúde, da série histórica de produção e do relatório de quantidade de profissionais no cadastramento das famílias, permitirá a identificação de falhas no envio ou na informação do mês de competência. Quando isso acontecer, o município deverá providenciar: 1. Oficio a SESAB informando e justificando o ocorrido, em atenção ao Secretário Estadual de Saúde, para o seguinte endereço: SECRETARIA DE SAUDE DO ESTADO DA BAHIA; Avenida Luís Viana Filho, nº 400, 4ª Avenida, plataforma 6, lado B – CAB/Paralela; CEP-40750-300. 2. Encaminhar a planilha “SOLICITAÇÃO RETROATIVA DE COMPLEMENTAÇÃO DO REPASSE DOS INCENTIVOS” – anexo III da portaria GM/MS 648/06 MS - devidamente preenchida, assinada e com o carimbo do Secretário Municipal de Saúde. 3. A planilha deverá estar acompanhada dos seguintes relatórios do SIAB: • Série histórica de produção do ano até o mês em curso (PMA2). • Relatório dos profissionais por equipe. • Série histórica de situação de saúde (SSA2) para ACS, do ano até o mês em curso e por equipes solicitadas. 70 Toda e qualquer solicitação de ressarcimento financeiro deverá passar pelo processo de análise, sob a responsabilidade da Secretaria Estadual da Saúde da Bahia. A solicitação do município inicia-se com o registro do pedido realizado por via telefônica, ofício (correspondência) e/ou contato direto com o Estado. Após o primeiro contato do município, o técnico regional/ nível central responsável deverá proceder conforme os seguintes passos: 1. Verificar qual a situação do município referente à qualificação das equipes PSF/SB e o número de Agentes Comunitários de Saúde existente, segundo planilhas recebidas do Ministério, observando a competência solicitada. Consultar na pasta enviada pelo e-mail do grupo (rotinasdosiab@yahoogrupos.com.br): DADOS E INFORMAÇÕES REFERENTES ÀS ROTINAS DO SIAB ARQUIVOS DAB MS ➜ QUALIFICAÇÃO • Localizar o arquivo referente ao mês solicitado. • Identificar o município e conferir os dados. - Se a informação for > ao que está sendo pleiteado pelo município, a análise deverá passar para o segundo item. - Se a informação for < do que está sendo pleiteado, o responsável pelo contato deverá esclarecer ao município que o Ministério da Saúde só paga pelas quantidades de equipes e ACS qualificado, e dar por encerrada a consulta. 2. Analisar através da planilha de críticas dos relatórios do SIAB, os meses solicitados através da pasta: DADOS E INFORMAÇÕES REFERENTES ÀS ROTINAS DO SIAB CRÍTICA RELATÓRIOS DO SIAB ➜ RELATÓRIOS do SIAB do período necessário. Verificar: • O não envio de dados nos últimos dois meses. • O envio de cadastro dos profissionais. • Quantidade de equipes. 71 • Profissionais vinculados às equipes. • Percentual de cobertura de famílias acompanhadas para as cadastradas. - Se as informações analisadas estiverem de acordo com a solicitação do município, passe para o item 3. - Se as informações divergirem, e for verificado que houve algum equívoco o, contactar com o município e/ou responder por ofício o resultado da análise. 3. Realizar a crítica no sistema verificando a justificativa da solicitação: • Vincular planilhas e relatórios (PMA2 e/ou SSA2) enviados às equipes solicitadas correspondentes; • Relacionar a justificativa com as competências de ressarcimento solicitadas; • Realizar a análise e enviar via malote para a DAB/COAPRO. • Informar ao município a data e o número do ofício enviado, para que o mesmo possa monitorar o trâmite até o envio para o Ministério. CONTATOS IMPORTANTES: • SESAB nível central: COAPRO/ DAB/ SUPLAN/ SESAB (71)31134353/8379. • Ministério da Saúde com Rodolfo ou Tarso Padilha –Diretoria da Atenção Básica/MS, tel: (61) 3315 34 35/ 2546, fax: (61) 3226 4340, e-mail: incentivo.pacspsf@saude.gov.br, endereço: GTEP/DAB/SAS-MS, esplanada dos ministério- Bl G, sala 654, Brasília-DF, CEP:70058-900 74 LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ACS – Agentes Comunitários de Saúde CNES – Cadastro Nacional dos Estabelecimentos de Saúde COAB – Coordenação de Apoio e Organização da Atenção Básica COAP – Coordenação de Áreas Programáticas COAPRO - Coordenação de Avaliação, Acompanhamento e Programação DAB – Diretoria da Atenção Básica DIRES – Diretoria Regional de Saúde DIS – Diretoria de Informações em Saúde ESF – Equipe de Saúde da Família GES - Gestante HAN – Hanseníase HAS – Hipertensão I/S – Instrutor supervisor PSF – Programa Saúde da Família SB – Saúde Bucal SIAB – Sistema de informação da Atenção Básica SIM – Sistema de informações sobre Mortalidade SINASC – Sistema de Informações sobre Nascidos Vivos SUPLAN - Superintendência de Planejamento e Gestão Descentralizada da Saúde TB – Tuberculose US – Unidade de Saúde BIBLIOGRAFIA 76 ANEXOS 80 81 Adaptação da Cartilha SIAB: breve manual do usuário (SANTA CATARINA, 2005) 1. OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA (SIAB) 1.1 Como Configurar o Software para uso do Windows ME* O Windows ME (Millenium Edition), ao contrário das versões anteriores (Windows 95 e 98), não possui o arquivo CONFIG.SYS, que permite determinar a quantidade de arquivos a serem abertos por um aplicativo MS-DOS. Para poder executar qualquer software deste tipo, é necessário que o arquivo SYSTEM.INI, que está na pasta C:\WINDOWS de seu computador, seja editado e nele seja inserida a linha PerVMFiles=220, na seção [386Enh]. Entre em um editor de textos sem formatação (o bloco de notas do Windows, por exemplo) e abra nele o arquivo SYSTEM.INI a partir da pasta do Windows. Clique em “Pesquisar”, depois “Localizar” e digite no espaço correspondente o texto [386Enh]. Aperte a tecla Enter para inserir uma linha em branco logo abaixo da que contém o texto [386Enh]. Nesta linha em branco, digite o comando PerVMFiles=220 (respeitando as letras maiúsculas e minúsculas e não deixando espaços em branco antes ou depois do sinal de igual). Salve o arquivo SYSTEM.INI e abra o arquivo AUTOEXEC.BAT que está na pasta principal do computador. E não existir nele o comando SET CLIPPER=F220, insira este comando ao final do texto e também salve o arquivo. Feche o editor e, antes de executar novamente o aplicativo, reinicie o Windows. Como este procedimento requer algum conhecimento técnico e, a digitação de algum comando incorreto pode prejudicar o funcionamento do Windows, é recomendável que seja feita uma cópia dos arquivos antes da alteração dos mesmos. Evite alterar qualquer outro parâmetro que não o citado neste texto, sob risco de prejudicar o funcionamento do Windows. O Windows nas versões 2000 e XP não possui os arquivos de configurações AUTOEXEC.BAT e CONFIG.SYS, necessários para determinar a quantidade de arquivos a serem abertos por um aplicativo MS-DOS. Entretanto, dois arquivos com os mesmos nomes, mas com extensão NT têm a mesma finalidade nestas versões do sistema operacional e podem ser editados para que software MS-DOS sejam executados normalmente nestes ambientes. Clique no botão Iniciar, selecione “Localizar”, “Arquivos” ou “Pastas” e digite o nome de arquivo CONFIG.NT. O Windows irá localizar este arquivo na pasta do sistema. Clique sobe ele para abrir o seu texto. Se o Windows solicitar qual aplicativo deve ser usado na abertura, selecione o bloco de notas (NOTEPAD). Digite, nas últimas linhas do texto, os comandos FILES=220 E BUFFERS=32,0. Salve as alterações. Repita o procedimento anterior para abrir o arquivo AUTOEXEC.NT e insira em seu texto, o comando SET CLIPPER=F220, salvando ao final. Reinicie o Windows 2000 ou XP antes de tentar a abertura do software. * Texto adaptado pelo DATASUS/RJ, 2005. 84 • Estado: 42 – Santa Catarina; • Regional de Saúde: (código da Regional de Saúde – utilizar somente o número das antigas 18 Regionais); Município: para essa função pressione a tecla “F1”, (com isso irá aparecer uma listagem com o nº do IBGE e o nome do município) Selecione o Município desejado e tecle enter. O SIAB Estadual continua com o cadastrado correspondente as 18 Regionais de Saúde. Quando uma Regional alterar a composição dos “seus” municípios, ou seja, transferir um(s) município(s) para outra Regional, deve informar a SES para que a alteração do cadastro também seja feita na base estadual, pois, caso contrário, os dados cadastrais do(s) município(s) não aparecerão no banco de dados estadual e nacional, correndo o risco de ter os recursos financeiros bloqueados por falta de dados. • Segmento Territorial: 01 – Urbano (U) 02 – Rural (R) Observação: O sistema aceita outras denominações de territórios, porém o banco de dados SIAB só Emite relatórios considerando a população cadastrada como urbana ou rural. Caso o município tenha classificado sua população em outros Segmentos que não seja urbano e/ou rural, essas populações não constarão nos relatórios municipais, regionais e estaduais. Para tanto é necessário que se transformem os outros segmentos para urbano e rural. PORTARIA MINISTERIAl 86 89 90 S ES SUPLAN/ DAB VE BESU: Go RNO GOAPRO DA BAHIA q