Apostila Cálculo de Estoques

Apostila Cálculo de Estoques

Apostila de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais I

Cálculos do estoque

1 – Estoque não é quantidade, é tempo;

Quando vamos analisar o volume de um estoque, não devemos analisar números brutos armazenados. Números só terão algum sentido se forem relacionados com algum outro índice, como, por exemplo, o consumo deste item num certo período de tempo.

Se colocarmos o número “50 kg de arroz” sozinho, ele apenas nos dará uma informação de volume, mas não terá nenhum sentido a nível de ser pouco, muito ou suficiente. Nenhuma ação poderá ser tomada analisando-se este estoque isoladamente. Este número poderá ser um estoque muito alto para ser armazenado MENSALMENTE em nossas residências, poderá ser suficiente para um estoque SEMANAL de um restaurante e poderá ser um nível desprezível no caso de ser a produção ANUAL de um produtor agrícola.

É comum transformarmos “autonomia” do estoque em certo volume e depois começarmos a analisar tal estoque apenas por este número, esquecendo-se das variações de consumo. Esta “conveniência” é comum em empresas que não possuem sistemas informatizados – e mesmo em algumas empresas que possuem tais sistemas. Este erro é o seguinte: Quando do lançamento de certo produto é previsto um volume e uma curva de crescimento do produto. Este acompanhamento nos volumes de estoques de matérias primas vai ocorrendo, com as correções advindas das variações de demanda, até que o produto chegue à sua maturidade. Após este ponto é comum que os volumes de matérias primas necessárias para sua produção mensal entre em “velocidade de cruzeiro”, com seu ressuprimento sendo realizado nos pontos de pedidos comumente usados. O problema advém no momento em que este produto sofre alguma variação em sua demanda. Normalmente o número anteriormente empregado continua sendo usado e, no caso de queda de demanda, notamos uma redução no giro de estoque, com aumento nos custos de armazenagem. Se ocorrer um aumento neste volume, nota-se tempos de ressuprimento menores, acarretando maiores custos de pedidos, maiores custos de transporte ou até falta de matérias primas.

Voltando ao exemplo do arroz, imagine um hotel no litoral. Ele deverá ter uma baixa taxa de ocupação entre os meses de março e novembro (9 meses). Em dezembro deverá ocorrer um aumento na demanda de refeições. Se o estoque de arroz continuar nos mesmos níveis de março / novembro, em dezembro deverá ocorrer um aumento na freqüência de compras do produto (lembrar o custo de pedido) e risco de desabastecimento. Entretanto, após o período de alta estação, se o hotel não re-analisar seus estoques, manterá um volume desnecessário do produto armazenado, provocando custos desnecessários.

Estudaremos, à seguir, os tempos que deverão ser considerados no dimensionamento e cálculo de estoques. Vale lembrar que os exemplos à seguir são meramente didáticos e que, na vida prática, dificilmente teremos taxas de consumos tão “perfeitas” como nos gráficos apresentados, não só nesta apostila como em outras obras didáticas. O intuito de se usar tais gráficos é que facilitam, enormemente, a compreensão dos valores envolvidos.

Há 3 classes de tempo consideradas p/ cálculo dos estoques:

A – Tempo de espera ou acumulação de demanda (Te);

É o intervalo de tempo entre um material recebido de um pedido estar disponível para ser utilizado e o momento exato para realizar um novo pedido. É também o tempo de fila na produção. Não-ação de ressuprimento.

B – Tempo de ressuprimento ou prazo de entrega (Tr);

É o intervalo de tempo entre a realização de um pedido e o material estar disponível para ser utilizado pelos clientes (interno). É também o tempo de produção de um item. Ação de ressuprimento. Incorpora todos os tempos desde o fornecedor processar a informação, separar o pedido, solicitar a NF, emitir a NF, chamar a transportadora, carregar o caminhão, tempo de transporte, recebimento, inspeção e armazenamento.

C – Tempo segurança (S) ;

É a reserva de tempo para proteger o processo cliente contra:

Variações no tempo de espera – não pretendemos ter variação ou “atraso” no envio de um pedido ao fornecedor – ou seja: atrasos internos que atrasem o envio do pedido ao fornecedor. Por mais estranho que possa parecer, tais fatos ocorrem com certa freqüência e podemos citar, como exemplo, o aumento de demandas inesperadas, que só são percebidas após o a chegada ao Ponto de Pedido. Neste caso somente iremos mandar o pedido ao fornecedor após o nosso estoque estar abaixo do Ponto de Pedido. Outro problema comum são prazos internos (tanto de nossas empresas como dos prazos internos de nossos fornecedores) para processamento de pedidos. A falta de comunicação é o maior problema nestes casos. Existem ainda os casos de feriados municipais e outras atividades de nossos fornecedores, tais como inventários, auditorias, festas regionais ou da própria empresa do fornecedor, além de outros fatores que poderão atrasar a entrega do nosso pedido. Outro problema que está se tornando comum são os problemas de sistemas, tanto nossos como de nossos fornecedores, que também podem causar tais atrasos. Por estes motivos, aconselhamos, sempre, que seja realizado o “feed back” dos pedidos, seja por fax, e-mail, telefonemas, etc.

É aconselhável não confiar que o fornecedor tenha recebido o pedido, não é aconselhável confiar que a data de entrega programada será cumprida, não confiar que o carregamento tenha sido realizado, etc. Com o passar do tempo a confiança no fornecedor levará à redução – ou ao aumento – da insistência de confirmações. Entretanto, mesmo confiando-se na pontualidade de nossos fornecedores, dependendo da criticidade do caso, aconselha-se a realização de tais conferências.

Outro motivo para mantermos estoques de segurança seria para absorvermos variações no tempo de ressuprimento – ex. Para ocorrências de atraso no transporte por motivo de acidentes na estrada poderemos utilizar algumas horas, ou, o fornecedor não é confiável e promete para um determinado dia, mas sempre se atrasa, DMR (frete rápido, hora extra, frete aéreo – cobramos o custo do fornecedor).

Temos ainda, como motivo dos estoques de segurança, prevenção contra variações na demanda – consumo não se mantém constante ao longo do tempo. Devemos acordar o nível de variação com o Cliente e, quando exceder, os custos devem ser repassados ao Cliente.

Vale salientar, entretanto, que alguns autores já estão trabalhando com nova nomenclatura. Chamam de estoque de segurança itens que são fundamentais ao processo e que a fábrica / empresa deve arcar com os custos, visto que os prejuízos causados pela falta deste insumo podem gerar prejuízos de grande monta ou mesmo não mensuráveis. Podemos citar os seguintes exemplos:

  • Combustível para geradores, para prevenção contra cortes de energia elétrica,

  • Oxigênio e remédios em hospitais,

  • Etc.

O “estoque de segurança”, principalmente após a disseminação do “just in time”, passou a ter um enfoque diferente, passando a ser o “estoque financeiramente viável”. Entenda-se por isto qual o menor custo financeiro entre duas opções: os prejuízos causados pelo atraso fabril versus o valor das multas contratuais que os fornecedores arcarão no caso do não cumprimento dos prazos de entrega das matérias primas.

No caso dos fornecedores possuírem um alto nível de atendimento e, atrelado a isto, uma alta multa contratual pelo não cumprimento dos prazos, financeiramente é viável se questionar a existência de custos com estoques – anteriormente chamados – de segurança.

E máx = D x (Tr + Te + S) , onde:

Emáx = Estoque máximo. É a quantidade máxima de estoque que ocorre no recebimento de nova compra;

D = Demanda do Item. Quantidade consumida por um determinado período de tempo

Tr = Tempo de ressuprimento. Tempo entre o envio do pedido e o recebimento do material;

Te = Tempo de espera. Tempo de acumulação de demanda para um novo pedido;

S = Tempo de Segurança (ou Ts);

Reposição dos estoques

1 - Reposição Periódica ou Sistema do Estoque máximo

Em períodos fixos é solicitada uma quantidade necessária para se alcançar o estoque máximo.

Este tipo de procedimento para reposição dos estoques é muito comum quando desejamos reduzir o custo de pedido. É muito usado no caso de materiais de escritório, por exemplo.

O custo para se manter estocado materiais de escritório é relativamente baixo, comparando-o com a quantidade de itens (lápis, canetas – de variadas cores, clip’s, grampos, papéis, blocos de recados, borrachas, etc.) e o custo relativo dos mesmos. É preferível – economicamente falando – mantermos um estoque de tais produtos e concentrarmos as compras em apenas uma ou duas datas por mês. Assim não ficaremos ocupando nossos compradores com itens de baixo valor e que demandariam uma grande freqüência de tais compras – dependendo do tamanho da empresa.

2 - Reposição Contínua ou Sistema do Ponto de Pedido.

No exemplo gráfico abaixo podemos ver que sempre que nosso volume em estoque chega numa certa quantidade realizamos o pedido.

Este tipo de controle é muito usado, principalmente devido à facilidade de operação. Basta que um apontador indique o estoque dos itens armazenados. Sempre que este volume chegar na quantidade determinada, procede-se a compra destes itens.

Estamos aproveitando este exemplo para já demonstrarmos dois processos.

O primeiro processo é requisitarmos sempre uma quantidade fixa – como demonstrado no gráfico abaixo. Este procedimento é muito usado quando se trata de reposição de estoques cujos fretes são caros. Estuda-se qual melhor relação “custo X volume” e realiza-se a compra do volume economicamente viável. Podemos citar o caso de “sal”, transportado do Nordeste. O custo do frete inviabiliza a compra de pequenos volumes. O objetivo é a otimização do frete. A contratação de carretas é mais viável que a contratação de caminhões menores com custos por toneladas mais altos.

Outra situação onde o procedimento de reposição por quantidade fixa é usado é quando nosso fornecedor vende apenas lotes fechados. Um exemplo é o leite, que só podemos comprar a quantidade mínima de 1 litro. Mesmo que desejemos comprar apenas um copo por dia, não conseguimos.

Nos casos de compras por volumes fixos, a quantidade máxima estocada (estoque máximo) poderá sofrer variações.

Ao se chegar no Ponto de Pedido é solicitada uma quantidade pré-definida (normalmente pelo Lote Econômico de Compra) ou por outros fatores (área disponível de armazenagem).

3 – Sistema “Ideal

Ao se “chegar” no ponto de pedido, solicita-se uma quantidade para se alcançar o estoque máximo.

Repare que a quantidade solicitada vai variar (Q1, Q2, Q possuem volumes diferentes), e será calculado toda vez que uma compra for realizada. Neste caso, estudamos o volume com que deveremos chegar, considerando a demanda do período, no momento do recebimento do pedido e pedimos exatamente a quantidade que será necessária para chegarmos ao Estoque Máximo no momento da entrega.

Este cálculo será realizado utilizando-se a seguinte lógica:

Ponto de Pedido (PP)

PP = D x ( Tr + S )

Estoque médio

Eméd = ((Emáx – Emín) / 2) + Emín

Quantidade a ser ressuprida

Q = (Emáx + (DxTr)) – e, onde

Q = Qualtidade à ressuprir;

e = quantidade em estoque disponível no momento do pedido.

VALE RESSALTAR QUE ESTOQUE MÍNIMO É O ESTOQUE DE SEGURANÇA.

No caso de trabalharmos com o sistema “Just in Time”, a lógica de trabalho será a mesma, mas obedecerá não ao estoque máximo, mas ao estoque mínimo. Explicando:

No sistema “Just in Time” solicitaremos apenas a necessidade do período. Considerando que o período seja a somatória de Te, Tr e S (Tempo de espera, Tempo de ressuprimento e Tempo de segurança).

No caso do “Just in Time”, o Ponto de Pedido será negociado entre o fornecedor e o cliente. Normalmente o Ponto de Pedido não é a quantidade em estoque, mas sim o tempo de ressuprimento. Se o fornecedor necessita da programação com 48 horas de antecedência e o cliente deseja receber a quantidade necessária para se trabalhar um dia, teremos:

- Os pedidos serão diários, uma vez que as entregas também o serão.

- O Ponto de Pedido não será uma quantidade, mas um “tempo”. Todo dia será realizado um pedido, mas este pedido será referente à necessidade que o cliente terá dentro de 48 horas.

- Não existirá “Estoque Máximo” na concepção do termo usado anteriormente nesta apostila. Existirá “Estoque Mínimo”, que será ZERO.

- O “Estoque Máximo” será a DEMANDA do período.

Analisemos o gráfico abaixo:

Reparem que os Tempos de Ressuprimentos são sempre os mesmos. Suponhamos que haverá ressuprimento diariamente e que o período “T” seja 01 (um) dia.

Reparem que no período 01 teremos uma quantidade inicial, que será integralmente consumida no primeiro dia.

Ocorre um ressuprimento no início do segundo período de uma quantidade Q1, que será exatamente a quantidade consumida no segundo dia e assim sucessivamente.

Resumidamente, recebe-se a exata quantidade que será consumida nos intervalos de tempo pré-determinados.

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