Disseminação Seletiva de Informação

Disseminação Seletiva de Informação

(Parte 1 de 3)

Fabiano Rosa Lima (1º período – SI) Leonardo Soares Gomes (1º período - EP)

PROFESSOR MIGUEL ÂNGELO DA SILVA SANTOS (FeMASS) COMO PARTE DA SISTEMÁTICA DE AVALIAÇÃO POR PROJETOS (SAP).

Banca Examinadora:

MACAÉ, RJ - BRASIL Dezembro de 2009

A pesquisa concentra-se na identificação e conceituação do método de

Disseminação Seletiva de Informação (DSI). Com esta proposta buscou-se a origem do conceito de informação, como ela deve ser tratada, armazenada e distribuída de acordo com as necessidades de usuários interessados nela para que possam ser utilizadas na tomada de decisões dentro do ambiente organizacional.

1. INTRODUÇÃO3
1.1. OBJETIVOS4
1.1.1. Objetivo geral4
1.1.2. Objetivo específico4
1.2. JUSTIFICATIVA4
1.3. METODOLOGIA5
1.4. REFERÊNCIAL TEÓRICO5
2. CONCEITOS: DOS FUNDAMENTOS A DISSEMINAÇÃO SELETIVA6
2.1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS6
2.1.1. Dados6
2.1.2. Informação7
2.2. ADMINISTRAÇÃO DA INFORMAÇÃO8
2.2.1. Atividade de Identificar/Mapear a Informação9
2.2.2. Atividade de Obter/Adquirir a Informação10
2.2.3. Atividade de Classificar/Tratar/Apresentar a Informação1
2.2.4. Atividade de Distribuir/Partilhar a Informação1
2.2.5. Atividade de Utilizar/Aplicar a Informação12
2.2.6. Atividade de Contribuir com a Informação13
2.3. DISSEMINAÇÃO SELETIVA DE INFORMAÇÃO14
2.3.1. O Conceito de Disseminação Seletiva de Informação14
2.3.2. Características da Disseminação Seletiva de Informação15
2.3.3. Modelos de Disseminação Seletiva de Informação16
3. CONSIDERAÇÕES FINAIS17

1. INTRODUÇÃO

Disseminar ou apenas fornecer informação no mundo atual tornou-se uma missão até certo ponto banal. Com os meios favoráveis de comunicação de hoje como a internet e demais ferramentas tecnológicas a disposição, parece ser muito fácil fornecer uma informação desejada, porém é exatamente nesta facilidade que surge a dificuldade de fornecer além da informação desejada, uma informação que realmente tenha relevância para o usuário.

A Disseminação Seletiva começou a desenvolver-se de forma mais sistematizada a partir da década de 50 e 60 através de Hans Peter Luhn, da IBM Corporation, objetivando minimizar esforços dos cientistas na busca de informações relevantes para o trabalho de pesquisas. Outra vertente que também utilizou os conceitos de DSI foram às bibliotecas, que para agilizar as pesquisas de seus frequentadores criaram mecanismos que foram absorvidos pela DSI.

O serviço de DSI se tornou uma importante ferramenta para resolver o problema de excesso e falta de informação no seio de uma organização. Levando em conta que a informação é a base para tomada de decisão, os responsáveis por tais decisões devem ter em mente o quanto é importante aperfeiçoar o fluxo de informação em uma organização para atingir a excelência em suas atividades.

Porém para que a DSI atinja realmente os objetivos planejados, faz-se necessário todo um estudo sobre o fluxo de dados e informação dentro das organizações, sempre buscando chegar a um equilíbrio onde possa se ter qualidade de informação em tempo hábil para o seu uso e esta mesma informação entregue ao seu usuário final.

A partir destas premissas, este projeto busca apresentar meios de como realizar desde a coleta dos dados em suas fontes originais até a entrega da informação qualificada e formatada para o usuário final através da Disseminação Seletiva de Informação.

4 1.1. OBJETIVOS

1.1.1. Objetivo geral

Identificar e conceituar métodos de controle de informação; Identificar e conceituar sistemas para a geração de conhecimento; Identificar o uso da informação como base para tomada de decisão; Comparar métodos de padronização de informação; Mapear falhas em processos e propor soluções.

1.1.2. Objetivo específico

Descrever métodos para o tratamento de Informação; Conceituar os princípios básicos de Disseminação Seletiva de Informação.

1.2. JUSTIFICATIVA

O serviço de disseminação da informação é uma das ferramentas mais eficazes para resolver o problema de falta de fluxo de informação em uma organização. As empresas hoje investem muito em sistema de informação para criar e armazenar dados e informação. Porém a utilização das informações armazenadas nem sempre são de conhecimento de todos que precisam e/ou o local de armazenamento da informação não é o mais adequado, gerando perda de tempo para quem precisa encontrá-lo. Baseado neste contexto procurou-se apresentar um processo simples que possa ajudar a coletar, tratar, armazenar e contribuir na distribuição de informações em um fluxo contínuo.

1.3. METODOLOGIA

A metodologia utilizada neste projeto será a pesquisa bibliográfica com busca de métodos já descritos em textos científicos, periódicos, livros e em material disponibilizado na Internet, objetivando sempre o estado da arte do tema escolhido. A partir deste ponto, distinguir as linhas de pensamentos e organizá-las adequadamente.

1.4. REFERÊNCIAL TEÓRICO

A primeira parte deste projeto baseia-se nas obras de José O. de Sordi (2008) e em James McGee e Laurence Prusak (1994), que se complementam na descrição do processo de transformação de dados em informação relevante que irá ser utilizada estrategicamente dentro das organizações.

A segunda parte baseia-se em artigos de periódicos eletrônicos recentes de

Leonardo Souto e Thiago Eirão sobre a disseminação seletiva de informação a qual será utilizada para enviar para cada usuário a informação que ele realmente precisa, com maior eficiência e sem perda de tempo.

6 2. CONCEITOS: DOS FUNDAMENTOS A DISSEMINAÇÃO SELETIVA

2.1. CONCEITOS FUNDAMENTAIS

Para entender um fluxo contínuo de distribuição de informação, é necessário primeiramente conceituar os elementos fundamentais que formam sua base, que são os dados e o que é informação.

Vale lembrar que dados e informação não são apenas os elementos básicos de um sistema, eles são também responsáveis pela tomada de decisão e são altamente relevantes para os clientes tanto internos quanto externos a organização.

A seguir se encontram definições dadas por alguns autores. Segundo McGee e Prusak (1994, p. 24), “Dados são evidências que podem ser ilimitadas e

Laudon e Laudon (2001 – p. 04) apontam dados como uma “sucessão de fatos

discutidas separadamente sem a necessidade de um contexto”. Sordi (2008, p. 07) define dado como “uma coleção de evidências relevantes sobre um fato observado”. brutos que representam eventos que acontecem em organizações ou no ambiente físico antes de serem organizados e arrumados de uma forma que as pessoas podem entender e usar”. Santos (2000, p. 110) destaca que “dado é um conjunto de caracteres, dígitos ou símbolos que, tomados separadamente, não transmitem nenhum conhecimento, não contêm um significado intrínseco”. E de acordo com Oliveira apud Santos (2000, p. 45) “dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação”.

Com as definições acima, pode-se entender dado como sendo qualquer tipo de fato ou evidência em estado bruto, que pode ou não ter algum significado dentro de certo contexto.

Outras características relacionadas ao conceito de dados são as facilidades de obtenção, processamento e transferência onde no ato de obter os dados do ambiente, o responsável por esta obtenção já utiliza um filtro perceptual de acordo com os interesses desejados, porém sem uma necessidade de um envolvimento intelectual.

2.1.2. Informação

A seguir se encontram definições dadas por alguns autores. De acordo com

como sendo “os dados que foram moldados de uma forma que é significativa e útil

McGee e Prusak (1994, p.23-24) “Informação não é apenas uma coleção de dados e sim uma coleção de dados, organizados, ordenados aos quais são atribuídos significados e contexto, ela deve ter limites”. Para Sordi (2008, p.10) “Informação é a interpretação de um conjunto de dados segundo um propósito relevante e de consenso para o público-alvo”. Laudon e Laudon (2001, p. 4) definem informação para os seres humanos (público-alvo)”. Santos (2000, p.110) destaca que “Informação é o significado atribuído aos dados valendo-se de símbolos convencionais utilizados para representá-los”.

Com as definições acima, pode-se entender informação como sendo a organização de dados, moldados segundo um determinado contexto onde será usado pelo público-alvo.

É importante ressaltar que a necessidade de um contexto é primordial para a existência da informação assim como o consenso que deve existir entre o responsável pelo processamento dos dados em informação e o seu público-alvo. Outro ponto relevante é a necessidade do envolvimento intelectual intenso do responsável pelo processamento, pois é ele que dará o sentido desejado aos dados na hora de alinhá-los de acordo com os interesses da organização.

2.2. ADMINISTRAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Após o entendimento do conceito de dado e de informação, pode-se elaborar um esquema simples do processo de transformação de dados em informação conforme a figura 1.

Figura 1 - Esquema de Processamento Simples

Tomando como base os conceitos elaborados por Sordi (2008), um administrador de informação deve primeiramente analisar e planejar o ambiente informacional em busca de dados confiáveis, em seguida, operar esse ambiente gerando novas informações, alterando e mantendo as já existentes, descartando informações desnecessárias e promovendo o melhor uso das informações disponíveis. Desta maneira, o esquema representado na figura 1 não satisfaz completamente as necessidades para uma boa administração da informação, pois ainda não descreve claramente os passos a serem tomados pelo administrador da informação durante o processamento. Segundo McGee e Prusak (1994) é possível formular um processo genérico de administração de informações, onde processo é entendido como um conjunto de tarefas conectadas logicamente que, de um modo geral, cruzam limites funcionais e têm um proprietário responsável pelo seu sucesso final. Conforme mostra a figura 2, o resultado desse processo é determinado pelo trabalho que precisa ocorrer de um modo coordenado segundo um modelo indicado.

Figura 2 - Tarefas do Processo de Gerenciamento de Informação FONTE: MCGEE e PRUSAK, 1994

Sordi (2008) divide este processo em etapas: identificar/mapear, obter/adquirir, distribuir/partilhar, utilizar/aplicar,e contribuir com a informação. De acordo com McGee e Prusak (1994) é possível incluir também a atividade de classificar/armazenar/tratar a informação.

2.2.1. Atividade de Identificar/Mapear a Informação

O primeiro passo para esta atividade é o administrador de informação estar ciente do que é a organização, de como os processos se relacionam e qual o objetivo principal desta organização, assim, ele pode determinar quais são as informações realmente relevantes para os negócios, atentando para as características principais da informação a ser gerada. Uma característica que McGee e Prusak (1994) salientam é que a variedade de fontes que alimentam a geração de informação deve ser tão variada quanto o ambiente organizacional que o administrador de informação busca interpretar.

O administrador de informação deve estar atento a quatro características principais e sempre deve analisá-las nesta etapa, são elas: o custo para a geração da informação, ou seja, tempo gasto e dificuldades para obtenção de dados; a disponibilidade da informação ou não; a capacidade de agregação de valor para o negócio da organização e os recursos tecnológicos necessários para o seu tratamento.

A partir deste ponto, o administrador de informação já está apto para realizar pesquisas com o público-alvo a fim de conhecê-los, construir um perfil e traçar estratégias para dar-lhes as informações necessárias. Longon é quem melhor descreve esta etapa.

A melhor forma de construir um perfil é através de uma entrevista pessoal com o usuário, na qual é feita uma narração por escrito do seu campo de atuação onde também são submetidas palavras-chave e referências que melhor definam o seu interesse específico. Longon apud Souto (2006, p. 62)

O administrador de informação deve ter em mente que o público-alvo que será entrevistado, em sua maioria, não tem a menor ideia se as informações que necessita existem dentro ou fora da organização, e, caso existam, se podem ser obtidas, colocadas no sistema ou fornecidas em tempo hábil. Para evitar que este tipo problema ocorra, o administrador de informação tenha conhecimento das fontes de informações disponíveis que podem ser valiosas para o público-alvo, como descrito anteriormente.

(Parte 1 de 3)

Comentários