A importância de gerenciar projetos

A importância de gerenciar projetos

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A IMPORTÂNCIA DE GERENCIAR PROJETOS

Rio de Janeiro

2003

 

AGRADECIMENTOS

....agradeço aos amigos da Silimed e professores da Cândido pelo apoio e ajuda na confecção deste trabalho......

DEDICATÓRIA

.....Este trabalho é dedicado a Elizabeth, minha mãe, por sua força e vontade de viver e a minha filha Gabrielle por compreender meu esforço e sacrifício para lhe proporcionar uma vida melhor......

RESUMO

As Empresas buscam lugares melhores no mercado através de lançamentos de novos produtos ou até mesmo de uma modificação nos modelos já existentes. Porém se essa mudança não acorrer de forma profissional e planejada, a organização corre o risco de sofrer com o alto custo e o tempo que o projeto exige para somente ao final, a organização perceber que o mercado não necessitará desse produto ou a viabilidade de produção não compensará o valor que o produto terá para a Empresa.

Com um gerenciamento de projeto adequado, a organização será capaz de atender as exigências do cliente moderno com maior qualidade e preço competitivo, além de a organização se destacar perante o mercado.

Este trabalho sugere a prática correta de gerenciamento de projetos, com profissionais qualificados, ferramentas e técnicas necessárias para executar o planejado.

INTRODUÇÃO

A gerência de projetos tem sua origem representada desde a antigüidade, através das relíquias dos períodos históricos como a construção da Grande Pirâmide do Egito e as catedrais da Europa, por exemplo. Suas origens apesar de não estarem muito claras produziram resultados evidentes, até hoje. Segundo a revista Fortune, july 10, 1995, pp. 179-180, a criação e o emprego de projetos ocasionaram mudanças na História, como por exemplo: a bomba atômica, o Eurotúnel, entre a França e a Inglaterra e os projetos de exploração espacial.

O mundo empresarial de hoje, apresenta um elevado grau de competição, de mudanças e de adaptações constantes. A evolução dos meios de comunicação aliados ao progresso dos recursos tecnológicos impõe uma dinâmica aceleração nos processos de mudança.

As Empresas de uma forma geral, devem possuir mecanismos de respostas rápidas para as mudanças. Porém, apenas responder de forma rápida a um estímulo não atende as necessidades dos mercados, é preciso ser proativo, onde levam vantagens àquelas Empresas que conseguem se antecipar às mudanças do mercado.

Ao mesmo tempo em que a globalização torna os mercados mais competitivos, com as inovações tecnológicas, abertura econômica, comportamento sócio-cultural e cenários políticos, o cliente moderno passa a ter mais opções e a ser mais exigente.

Hoje, é preciso que as Empresas se adaptem ao novo cenário, de forma a cada vez mais continuarem oferecendo produtos com maior qualidade e preços competitivos.

Várias medidas podem ser tomadas na tentativa de alcançar este objetivo, uma delas está na prática de gerenciar projetos de uma forma profissional e planejada.

O grande diferencial está em como fazer para minimizar os fatores problemáticos, desde a escolha do projeto que mais se adapte a Empresa até a sua manutenção e garantia que a implantação acontecerá de forma adequada ao processo de mudança organizacional.

O objetivo deste trabalho é apresentar de forma clara, os requisitos básicos para a elaboração bem sucedida de projetos nas organizações, bem como, apresentar algumas vantagens que uma metodologia de projetos aplicada corretamente pode contribuir em muito para os sucessos dos projetos nas Empresas.

CAPÍTULO I

O CONHECIMENTO

...Compreensão da teoria, dos conceitos e

práticas da Gerência de Projetos.

O que é Gerenciamento de Projetos ?

O Gerenciamento de Projetos surgiu como ciência no início da década de 60, mais foi a partir da criação do PMI ® (Project Management Institute) em 1969, que a sua divulgação ocorreu com maior intensidade. O PMI® é a mais importante associação profissional de gerência de projetos, e vem crescendo com rapidez em mais de 100 países, fornecendo a sinergia para intercâmbios técnicos através de seminários, simpósios e programas de treinamentos. Seu principal objetivo é difundir a gestão de projetos no mundo, de forma a promover ética e profissionalismo no exercício desta atividade. Em 1987, o PMI® revisou a primeira versão do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), o qual fornece uma referência básica a nível de conhecimentos e práticas do gerenciamento de projetos, constituindo-se em um padrão mundial.

a) Definições:

Na definição do PMBOK*. Gerenciamento de Projetos é "a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para projetar atividades que visem atingir ou exercer as necessidades e expectativas das partes envolvidas, com relação ao projeto".

Para Vargas**. O Gerenciamento de Projetos pode ser aplicado a qualquer situação onde exista um empreendimento que foge ao que é fixo e rotineiro na empresa.

Segundo Prado***. A boa prática do gerenciamento de projetos produz resultados expressivos para a sobrevivência e progresso das organizações. Alguns resultados podem ser citados:

a) Redução no custo e prazo de desenvolvimento de novos produtos – Na fase de planejamento, são feitos cálculos para determinar o custo provável do projeto. É importante que os custos sejam acompanhados e controlados de forma que não ultrapassem o valor apresentado.

Da mesma forma, o cumprimento das datas para apresentação do produto deve ser respeitado.

b) Aumento do tempo de vida de novos produtos – Com o gerenciamento de projetos acontecendo de forma correta, é possível dimensionar uma vida útil maior para o produto, evitando a necessidade de retrabalho.

c) Aumento de Vendas e Receita – Com o gerenciamento de projetos bem desenvolvido, o Marketing das organizações pode trabalhar adequadamente, com confiança na capacidade produtiva, melhorando com isso, o processo de vendas e gerando índices melhores de receita para a organização.

d) Aumento do número de clientes e sua satisfação – O nível de confiança na entrega do produto no prazo solicitado, o preço combinado, a qualidade, entre outros aspectos, devem estar em acordo, para a completa satisfação dos clientes.

e) Aumento da chance de sucesso dos projetos – Há maior satisfação por parte dos envolvidos na equipe de projetos, melhora nas comunicações com os setores, melhor definição do produto entre outros benefícios que o gerenciamento de projetos proporciona para a organização.

O gerenciamento de projetos oferece uma visão integrada de todos os fatores envolvidos para que sejam atingidos os objetivos assumidos. Tem um enfoque humanístico e participativo, orientado para a obtenção de resultados, com a premissa de que os resultados são atingidos por meio do trabalho de pessoas. Uma equipe de projetos é uma unidade organizacional única, dedicada a apresentar resultados no prazo previsto, dentro do orçamento e com especificações técnicas predeterminadas.

O gerenciamento de projetos compreende a concepção de metas e objetivos do projeto, a elaboração de um plano, a execução do plano e a revisão e controle do projeto. Por fim, o gerenciamento de projetos oferece uma grande variedade de princípios, procedimentos, habilidades, ferramentas e técnicas que são necessárias para que se possa atingir os objetivos planejados.

* PMBOK® Guide, 2000 Edition, Project Management Institute.

** Vargas, Ricardo Viana, Gerenciamento de Projetos, Rio de Janeiro, RJ, Brasport, 2000.

*** Prado, Darcy, Gerenciando Projetos nas Organizações, BH – MG, EDG, 2000.

Os projetos estão presentes na maioria das Empresas

Os projetos estão assumindo papéis importantes dentro das organizações. Mesmo as Empresas que exercem atividades consideradas essencialmente rotineiras podem se ver diante da necessidade de execução de projetos, pois a maioria dos produtos ou serviços hoje considerados rotineiros são resultados de projetos que foram bem sucedidos. Os projetos muitas vezes ocorrem em conjunto com as atividades do dia-a-dia da Empresa ou ainda, existem Empresas que mesmo realizando suas operações rotineiras, possuem em sua estrutura organizacional departamentos voltados para a realização de projetos. E por último, empresas que têm sua sobrevivência dependente exclusivamente de projetos, é o caso das Empresas que desenvolvem softwares.

Trabalhar em projetos não é uma tarefa simples, a menos que sejam projetos pequenos e de baixa complexidade. O ambiente de projeto é um ambiente propenso às tensões de prazo, custos e qualidade. No projeto existem diferentes níveis de interesses e necessidades. Existe também, geralmente, um ambiente multi-disciplinar com profissionais oriundos de diversos setores ou Empresas. Dessa forma, a questão de autoridade fica comprometida e muitas vezes conflituosa. Existe também um grande desafio que é a comunicação. É uma tarefa árdua fazer com que todos tenham as informações válidas, consistentes e no tempo necessário.

A administração tradicional baseava-se no princípio de que havia pessoas que deveriam mandar e outras que deveriam obedecer. Porém a administração participativa, reconhece que as pessoas precisam possuir auto-determinação para que possam oferecer o melhor de si. Os métodos de administração participativa permitem que as pessoas participem de forma responsável e organizada na administração das tarefas, contribuindo com seus conhecimentos, seus valores e suas percepções. E esta participação, faz com que os projetos devam ser executados por equipes integradas, mesmo sendo profissionais vindos de diversas áreas ou até diferentes empresas. O objetivo da integração da equipe de projeto é a execução eficaz e eficiente de todas as tarefas pertencentes ao programa.

CAPÍTULO II

A DESTREZA

...Uso das técnicas e recursos para a obtenção

de resultados adequados.

Benefícios da Gerência de Projetos

Os benefícios advindos de um processo empresarial relacionam-se diretamente à eficiência da organização e à sua capacidade de administrar mudanças de maneira mais eficaz. Eficácia e eficiência combinam-se para dar a medida dos benefícios produzidos. Nos projetos, os benefícios estão relacionados diretamente às metas.

Obtêm-se benefícios dos processos quando há um emprego mínimo de recursos e um máximo de satisfação dos envolvidos no projeto. Em qualquer área, o desperdício é um benefício negativo, ou uma oportunidade, para que um projeto seja aperfeiçoado.

Os processos bem desenvolvidos adaptados à empresa fornecem a maior parte dos benefícios. Esses processos também devem ser seguidos bem de perto para garantir que as práticas estejam de acordo com os resultados pretendidos.

Um planejamento fraco ou defeituoso fará com que o projeto se desvie do seu curso, desperdiçando esforços. Conseguem-se benefícios positivos na melhora da produtividade e na eficácia quando o planejamento fornece à equipe de projetos uma orientação adequada em direção à conclusão de todo o trabalho.

Os benefícios da gerência de projetos abrangem diversas áreas. Esses benefícios são classificados como melhoramentos ou aprimoramentos para o grupo. Os grupos mais comuns são:

A organização. Os benefícios para a organização são a melhora da produtividade com a redução do desperdício de tempo e de energia, a melhora de ânimo e competitividade dentro da indústria com a apresentação de resultados mais rápidos, mais sucessos e menos fracassos pela maior concentração de atenção no trabalho, melhores tomadas de decisões na continuação e no término dos esforços de trabalho e a integração mais fluida dos resultados do projeto na organização.

Altos Administradores. Os benefícios para os altos administradores visam a confiança nos resultados dos esforços de trabalho mediante melhor previsibilidade, redução da quantidade de mudanças para os esforços de trabalho durante a execução, apresentação mais rápida de produtos que satisfaçam às exigências do cliente, melhores níveis de informações para tomadas de decisões de liderança, melhora nas comunicações em todos os níveis nos esforços de trabalho e confiança na capacidade empresarial para melhora no processo de aprovação de novos trabalhos e exigências.

Líderes de projetos e membros da equipe. Os benefícios para esses membros visam a maior satisfação no trabalho, com menos disputas que são geralmente originadas de mudanças nas exigências para o trabalho. A confiança na habilidade para administrar soluções também é considerado um benefício de grande importância, bem como a melhora nas comunicações entre clientes e a alta administração e também o melhor acompanhamento e controle por meio de informações melhores e mais confiáveis.

Clientes. O maior benefício para o cliente é a confiança na alta administração, no líder de projetos e na equipe, a confiança na apresentação do produto e na entrega no prazo e preço e com isso, a maior satisfação com o produto e a melhora no relacionamento de trabalho com a equipe de projetos.

Os benefícios derivados de processos aperfeiçoados incluem mais confiança no resultado do projeto, menos tensão na equipe de projetos que está atuando, índices mais elevados de produtividade, menor disperdício de recursos valiosos, redução nos custos dos projetos e um tempo mais rápido para o mercado. Os benefícios incluem uma imagem melhor da organização como uma empresa que tem a gerência de projetos como competência principal. Uma organização pode visar outros benefícios a partir do emprego das melhores práticas de gerência de projetos e também pode melhorar de maneira significativa a sua posição relativa na indústria.

Requisitos para um projeto bem sucedido

Considerando as organizações como sistemas de infinitas incógnitas, a melhor opção é a criação de projetos, especialmente nas áreas mais críticas. De início é preciso, preferencialmente, efetuar um diagnóstico inicial e analisar o ambiente, ou seja, analisar o conjunto de forças que possam ter alguma influência sobre o funcionamento desse sistema, dentro ou fora da organização. O conhecimento mais profundo do comportamento dos sistemas e da recíproca entre as diversas forças atuantes, permite às organizações propor ações mais efetivas não só a curto prazo, mais principalmente a médio e longo prazos.

Para que se tenha um melhor controle do projeto e se crie interdependência entre as atividades, os projetos em sua maioria são divididos por fases fixas, contendo uma série de passos principais para colocar em operação uma determinada necessidade do projeto. Constituindo com isso o chamado ciclo de vida do projeto, que também define técnicas de trabalho e tipos de pessoas que estarão envolvidas em cada fase.

Cada fase do projeto é caracterizada por completar um ou mais "marcos". Os marcos são os resultados de trabalhos que podem ser verificados e medidos. Por exemplo, um estudo de viabilidades ou a elaboração de um protótipo. A conclusão de uma fase do projeto é caracterizada pela revisão dos trabalhos e dos padrões de desempenhos, para determinar se o projeto terá continuidade e detectar ou corrigir possíveis desvios.

Existem diferentes versões para um ciclo de vida de um projeto, desde as que contém poucas fases até aquelas que contém inúmeras fases, dependendo do que é considerado como uma fase ou apenas um componente de uma delas. Além disso, depende do tipo de projeto e da complexidade envolvida, o que gera a necessidade de um detalhamento minucioso das fases do projeto.

2.1 – Fatores que contribuem para o sucesso do projeto:

No contexto de gerência de projetos, a palavra sucesso é empregada quando se quer exprimir que foi alcançada alguma coisa que se desejava, que foi planejada ou tentada – ou seja, a entrega do projeto acontece no prazo certo, dentro do orçamento, e adequado estratégica ou operacionalmente à missão, aos objetivos e às metas da empresa.

Alguns fatores que contribuem para o sucesso do projeto:

Acompanhamento adequado da alta administração – Entende-se por alta administração, o gerente de gerentes de projetos até o presidente da organização. Esta alta administração é que oferece todo o tipo de suporte necessário ao projeto.

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