ADM - O Processo Administrativo - O planejamento

ADM - O Processo Administrativo - O planejamento

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O Processo Administrativo

O planejamento, a organização a direção e o controle, considerados separadamente, constituem as funções administrativas; quando visualizadas no conjunto para o alcance dos objetivos, elas formam o processo administrativo.

Processo é qualquer fenômeno que apresente mudanças contínuas no tempo, fazendo com que os acontecimentos e as relações sejam dinâmicos, e não uma coisa parada, estática. Deve ser móvel, não tendo começo, nem fim, nem seqüência fixa de eventos. Os elementos do processo agem uns sobre os outros, e cada um pode afetar todos os demais.

Os elementos do processo administrativo, (as funções), não são entidades separadas, mas parte integral de uma entidade maior. O processo administrativo quando visto de forma simplista apresenta as funções do administrador apenas como um processo seqüencial:

Planejamento organização direção controle

Veremos a seguir, cada uma dessas funções separadamente

Planejamento Organização Direção Controle p/alcançá-los; - Programar atividades

- Designar as atividades

- Agrupá-las em órgãos e cargos; - Alocar os recursos

- Definir a autoridade e

- Designar as pessoas - Coordenar os esforços

- Liderar Orientar

- Monitorar o desempenho

- Avaliar o desempenho - Ação corretiva

O Processo Administrativo: Planejamento, organização, direção e controle

O Planejamento

A necessidade de um bom relacionamento entre a organização e seu ambiente externo, fica cada vez mais evidenciada com o advento da globalização, pois as mesmas procuram se estruturar, reduzindo hierarquias e corrigindo distorções, para buscar uma adequação de seus custos juntamente com uma qualificação primorosa, e com isto obter uma maior qualidade nos seus serviços.

Necessário se faz então o planejamento. Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los, pois as empresas não trabalham na base da improvisação. O planejamento define aonde se quer chegar, o que deve ser feito, quando deve ser feito e em que seqüência, sendo uma técnica para absorver a incerteza permitir mais consistência no desempenho da empresa.

Com esta nova realidade, os administradores das organizações serão julgados por sua capacidade de identificar, cultivar e explorar as competências essenciais que tornam o crescimento possível e sustentável, o que implica necessariamente repensar o conceito da corporação.

Devemos considerar que tais organizações devam ser flexíveis, se adaptando às mudanças de ambientes externos. Tal flexibilidade deve levar em consideração o mercado de mão-de-obra, os fornecedores, o sistema financeiro, os sindicatos, a concorrência, a comunidade, a tecnologia e, principalmente, os consumidores dos serviços. Para entendermos o planejamento, vamos considerar algumas definições:

Objetivo é o alvo que se pretende atingir, podendo ser geral ou específico. Exemplo de objetivo geral é aumentar a competitividade da organização; objetivo específico é aumentar a fatia de mercado.

Meta é um objetivo quantificado com prazo de duração. Exemplo de meta é atingir e manter de maneira lucrativa e ética, fatia de mercado de 40% em doze meses.

Desta forma, Planejamento significa:

- a formulação sistemática de objetivos e ações alternativas, que ao final, a escolha se dará sobre a melhor ação;

- Diz respeito a implicações futuras de decisões presentes, pois é um processo de decisões inter-relacionadas e interdependentes que visam alcançar objetivos previamente estabelecidos;

- Definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los. - É onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando e em que seqüência, como dito anteriormente.

O processo de planejamento é mais importante que seu produto final se identificando com prováveis mudanças, estabelecendo assim uma harmonia entre a organização e seu meio ambiente. Cabe salientar que deve ser feita a diferenciação entre planejar e improvisar dentro das organizações. Planejar é a elaboração de um esquema para agir e alcançar o objetivo proposto. Improvisar é agir ao acaso. Com isto, podemos identificar dois tipos de organizações. A primeira, com alta capacidade de planejar, praticamente não terá necessidade de improvisar. A Segunda, com baixa capacidade de planejar, certamente terá grande necessidade de improvisar; as empresas não podem trabalhar na base da improvisação.

As etapas do planejamento

O planejamento possui três etapas: - O estabelecimento dos objetivos a alcançar

- Tomada de decisões a respeito das ações futuras - Elaboração de planos

1. Estabelecimento dos objetivos

A definição dos objetivos e a elaboração dos planos para alcançá-los é o começo do planejamento. Mas o que é objetivo? Objetivos são resultados previamente estabelecidos, que devem ser atingidos em certo período de tempo (metas), ou ainda, são pretensões futuras que, alcançadas deixam de ser objetivos e se tornam realidade.

Os objetivos em relação ao tempo podem ser: imediatos, acessíveis e imaginários.

Explicando melhor, quanto mais os objetivos distanciam-se no tempo, mais se tornam imaginários.

À medida que o tempo passa e os objetivos imediatos vão sendo alcançados, os objetivos acessíveis tornam-se imediatos e os objetivos imaginários tornam-se acessíveis, havendo uma contínua evolução dos objetivos que vão sendo redefinidos à medida que são alcançados.

Hierarquia dos objetivos

As empresas buscam geralmente alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, havendo assim a necessidade de uma hierarquia de objetivos. Os objetivos da empresa são os mais importantes e predominam sobre todos os outros objetivos, e os objetivos de cada divisão predominam sobre os objetivos de cada especialista. Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos específicos.

Desdobramentos dos objetivos

Como conseqüências da hierarquia dos objetivos surgem os desdobramentos dos objetivos, que podem ser fixados pela empresa em políticas organizacionais, diretrizes, metas, programas, procedimentos, métodos e normas. Com base nos objetivos almejados, a organização define a estratégia para alcançá-los.

Por estratégia entende-se como o conjunto de objetivos, finalidades, metas, diretrizes fundamentais e de planos , postulados de forma a definir em que situação a organização se encontra, que tipo de organização ela é ou deseja ser.

Existem vários conceitos e interpretações sobre o que é ser estratégico, sendo que todos estão associados ao conceito de escolha de rumo, um caminho, que uma vez constatado onde se está localizado, decide-se aonde se quer chegar, relacionando-se direta ou indiretamente a noções de planejamento.

A estratégia e os objetivos descrevem um conceito do campo de atuação da organização. Eles especificam o volume, a área e as direções do crescimento, os principais pontos fortes e as metas de responsabilidades.

A estratégia permite a definição das políticas, o seu desdobramento em diretrizes, e a partir daí, em metas dos diversos departamentos, programas, procedimentos, métodos e normas. Vejamos um a um. (Pol DIMEPP menor)

Políticas – As políticas organizacionais são regras que vão orientar o comportamento e o procedimento interno e externo das organizações, tendo como características principais, a flexibilidade, a abrangência, a coordenação e a ética, podendo ser dividida em políticas gerais e políticas específicas e utilizam verbos como: manter, seguir, usar, prover, assistir, etc. Direcionam a execução das ações e proporcionam marcos ou limitações para demarcar as áreas nas quais a ação administrativa deverá se desenvolver.

Exemplos de políticas gerais:

O critério básico para qualquer decisão é a relação rentabilidade/custo;

A busca do consenso na tomada de decisão é prioritária. Exemplo de políticas específicas:

Remunerar os funcionários com salários compatíveis com o mercado de trabalho e com as funções exercidas;

Não será tolerado atraso superior a 30 minutos.

Diretrizes – São princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos pretendidos. Sendo os objetivos o fim, as diretrizes servem para balizar os meios adequados para atingi-los. Exemplo: Diretrizes de pessoal, diretrizes de compra, diretrizes de venda, etc

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