sistema de informaçãoo gerencial

sistema de informaçãoo gerencial

Sistemas de Informação Aula 5

Fatec – Jahu – Curso: Logística 1

Introdução

A finalidade principal de um SIG é ajudar uma organização a atingir as suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações regulares da empresa, de modo que se possa organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos administradores não apenas informação e suporte para efetiva tomada de decisão, bem como as respostas às operações diárias, agregando, assim, valor aos processos da organização.

O SIG precisa fornecer a informação certa, para a pessoa certa, do modo certo e na hora certa.

As fontes internas de dados mais significativas para um SIG são seus SPTs. Na maioria dos casos, as empresas que mais conhecem os dados a serem obtidos, como e quando relatá-los com propriedade, e para quais gerentes apresentá-los representam aquelas que sabem aproveitar de forma mais significativa seus SIGs. As informações reduzidas (relatórios), principal modo de apresentação do SIG, que são fundamentais para que os gerentes executem as suas funções na empresa (processos de decisão), são apresentadas através de vários relatórios resumidos. Estes relatórios resumidos podem ser obtidos pela filtragem e análise de dados altamente detalhados em bancos de dados de processamento de transações e apresentação de resultados aos administradores de forma que façam sentido. Esses relatórios ajudam os administradores, fornecendo-lhes dados e informações para a tomada de decisões, de forma que possam utilizá-los prontamente.

Diferença entre relatórios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG

A principal diferença entre os relatórios gerados pelo SPT e os gerados pelo SIG é que os relatórios gerados pelo SIG dão suporte a tomada de decisão gerenciais dos níveis mais altos de gerenciamento, onde as decisões tendem a ser menos estruturadas (semi-estruturadas) e menos rotineiras. Enquanto um SPT dá suporte mais freqüentemente à eficácia da organização, um SIG dá suporte à eficácia gerencial.

Integração de Informações Gerenciais através do SIG

Como já discutido, uma empresa ou uma organização é um sistema e seus departamentos ou áreas funcionais são seus subsistemas organizados em linhas funcionais (finanças, marketing, industrial, e assim por diante).

A maior parte dos subsistemas funcionais, é claro, compartilha certos recursos de hardware, dados e, freqüentemente, até pessoas. Alguns subsistemas, porém, não o fazem. Esses subsistemas são totalmente auto-suficientes dentro de uma área funcional e são úteis para finalidades específicas.

Um dos papéis do administrador de SI é aumentar a eficiência global do SIG através do aperfeiçoamento da integração desses subsistemas. Por exemplo, poderia haver grupo de dados que se sobrepõem significativamente e, no entanto, estão sendo mantidos em dois departamentos funcionais diferentes (por exemplo: listas de clientes mantidas pelo departamento de vendas e pelo departamento financeiro).

Então, deve-se projetar um SIG para que ele seja uma coleção integrada de subsistemas funcionais dentro da organização. Para tanto, recursos de hardware e banco de dados devem ser compartilhados para que haja a integração.

Quando uma abordagem funcional é adotada, é necessário tentar ligar os vários sistemas de informação gerencial. Um meio de unificar e integrar vários sistemas é através de um banco de dados compartilhado. O uso de banco de dados comum serve não apenas para integrar os

Sistemas de Informação Aula 5

Fatec – Jahu – Curso: Logística 2 vários SIG como também pode ligar os diversos SPTs da organização, tornando mais fácil o acesso a informações reduzindo custos e aumentando a eficiência e eficácia dos relatórios gerenciais.

Como outros recursos corporativos, o investimento em SIG deve ser maximizado pela redução e da subutilização. Embora o aumento da eficiência global do SIG seja importante, todos os administradores (incluindo os gerentes de SI) devem considerar que um importante papel do SIG é aperfeiçoar a eficácia através do fornecimento da informação certa à pessoa certa da maneira certa e no momento certo.

Entradas para um SIG

Tecnicamente falando, todos os dados que entram num SIG são dados internos. Isto é, antes de entrarem no SIG os dados estão contidos dentro da empresa. No entanto, os dados que entram em um SIG podem ser originários tanto de fontes internas e externas.

Fontes de Dados Internas para o SIG

Os sistemas de informações gerenciais são as principais fontes de dados de entrada para um SIG. A missão estratégica ou plano da organização é uma outra importante fonte interna de dados.

Fontes de Dados Externas para o SIG

Clientes, fornecedores, concorrentes e acionistas cujos dados não foram coletados pelo SPT.

O SIG usa os dados obtidos dessas fontes, processando-os em informações mais úteis para administradores do que mera coleta de dados, basicamente através do fornecimento de relatórios predeterminados. Por exemplo, mais do que apenas obter uma listagem cronológica das atividades de vendas durante as últimas semanas, um gerente nacional de vendas poderia obter os dados semanais de venda da sua organização, em um formato tal que ele possa facilmente ver a atividade de vendas por região, por representante local de vendas, por produto e mesmo em comparação às vendas do último ano.

Saídas de um Sistema de Informações Gerenciais

A saída da maioria dos sistemas de informações gerenciais é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores. Esses relatórios incluem relatórios programados, relatórios por solicitação e relatórios de exceção.

Relatórios programados: são produzidos periodicamente ou de forma programada, diária, semanal ou mensal. Por exemplo, um gerente de produção poderia utilizar um relatório resumido semanal que liste os custos totais com folha de pagamento com a finalidade de monitorar os custos de mão-de-obra e das tarefas.

Relatório indicador de pontos críticos: um tipo especial de relatório programado, resume as atividades críticas do dia anterior e fica disponível caracteristicamente a cada dia de trabalho. Os relatórios indicadores de níveis críticos podem resumir níveis de estoques, atividades de produção, volume de vendas, etc. Os relatórios indicadores de pontos críticos estão geralmente ligados aos fatores críticos de sucesso (FCS) de uma organização, de modo que os administradores e executivos possam usar esse relatório para tomar medidas rápidas e de ações corretivas sobre aspectos significativos do negócio.

Relatórios sob solicitação: são desenvolvidos para dar certas informações a pedido de um administrador. Em outras palavras, esses relatórios são produzidos sob solicitação. Um executivo, por exemplo, pode querer saber o nível de estoque de um item em particular.

Sistemas de Informação Aula 5

Fatec – Jahu – Curso: Logística 3

Relatórios de exceção: são relatórios produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer uma atitude da administração. Por exemplo, um gerente poderia estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens de estoque com menos de 50 unidades disponíveis. O relatório de exceção gerado por esse parâmetro conteria apenas aqueles itens com menos de 50 unidades no estoque. Um relatório de todos os empregados que trabalharam mais de 40 horas na semana é outro exemplo de relatório de exceção. Como acontecem com os relatórios indicadores de pontos críticos, os relatórios de exceção são freqüentemente usados para monitorar aspectos críticos para o sucesso de uma organização. Em geral, quando um relatório de exceção é produzido, um gerente ou executivo toma uma atitude.

Importante: A determinação de parâmetros ou ponto de cortes para um relatório de exceção deve ser feita cuidadosamente. Um ponto de corte muito baixo pode resultar em uma abundância de relatórios de exceção; um ponto de corte muito alto poderia acarretar em problemas que precisariam de ações poderiam ficar negligenciadas.

Exemplo: se um gerente quer um relatório que contenha todos os projetos do seu orçamento de $ 10,0 para cima, ele pode descobrir que quase todos os projetos da empresa excedem o seu orçamento em no mínimo esta quantia. O ponto de corte $10,0 é provavelmente muito baixo. Um ponto de partida de $500,0 poderia ser mais apropriado.

Orientações para Desenvolver Relatórios SIG

Orientações Explicações

Ajustar cada relatório às necessidades do usuário. Requer o envolvimento do usuário e a alimentação de dados.

Gastar tempo e esforços na produção apenas daqueles relatórios que serão usados.

Uma vez instituídos, muitos relatórios continuam a ser gerados mesmo que ninguém os usem mais; eles ficam apenas esquecidos.

Prestar atenção ao conteúdo e à apresentação do relatório.

Mostrar a informação que é a mais procurada de forma mais destacada. Não sobrecarregue o relatório com dados desnecessários. Use palavras e frases de aceitação geral.

Ao relatar, usar gerenciamento por exceção. Alguns relatórios só devem ser produzidos quando há um problema a ser solucionado a uma ação que deve ser tomada.

Estabelecer parâmetros cuidadosamente Baixos parâmetros podem resultar em relatórios em excesso; altos parâmetros podem negligenciar informações valiosas.

Produzir todos os relatórios pontualmente Relatórios desatualizados são de pouco ou nenhum valor.

Gerar relatórios de formatos fixos e padronizados Exemplo: relatórios para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informações colocados nos mesmos locais nos relatórios.

Produção de relatórios impressos e em tela de computador.

Podem ser realizados relatórios apresentados em tela, mas que apresentem o mesmo formato que os relatórios impressos.

Relacionamento entre Profissionais de SI e os Usuários do SIG

Tipicamente, os programadores e analistas de sistemas estão envolvidos no desenvolvimento e implementação dos relatórios SIG.

Muitas vezes, é comum a solicitação de relatórios por parte dos usuários sem muita formalidade, o que acarreta, muitas vezes, em falta de prioridade, necessidade, podendo comprometer o funcionamento do SIG.

Portanto, os profissionais do departamento de SI devem exigir solicitação formal para a elaboração de relatórios por parte dos usuários.

Sistemas de Informação Aula 5

Fatec – Jahu – Curso: Logística 4

Bibliografia:

STAIR, R.M, 1998. Princípios de Sistemas de Informação – uma abordagem gerencial. ITP. São Paulo.

BRIEN, J.A, 2001. Sistemas de Informação e as Decisões Gerenciais na era da Internet. Saraiva. São Paulo.

LAUDON, K. C. & LAUDON, J. P, 1999. Sistemas de Informação. LTC. Rio de Janeiro.

1. Explique o que é um sistema de informações gerenciais – SIG. 2. Quais são os tipos de relatórios de SIG. Explique-os sucintamente.

3. Qual é a importância da integração dos SIGs de uma empresa no que se refere a funcionalidade entre áreas ou departamentos?

4. Grandes companhias estão disponibilizando informações de SIG na Web. Na sua opinião, esta atitude é um fator positivo ou negativo para a organização ?

5. Apresente fontes de entrada e saída para um dos modelos de SIG. Você pode usar para desenvolver este trabalho a empresa que trabalha como exemplo. Aproveite para destacar pontos positivos ou negativos neste processo. Desta maneira, você poderá estar contribuído para uma melhoria no sistema que existe ou implantação de um modelo que fornecerá informações para a empresa.

Comentários