Comunicação através da redação de documentos oficiais

Comunicação através da redação de documentos oficiais

(Parte 1 de 2)

CURSO GESTÃO EM SAÚDE PÚBLICA

COMUNICAÇÃO ATRAVÉS DA REDAÇÃO DE DOCUMENTOS OFICIAIS

Profa. Jéssica Jeórgia

OFÍCIO

UTILIZAÇÃO: para comunicação, mas não estritamente, entre órgãos do serviço público.

DETALHES:

• Cada ofício deve conter um único assunto.

• A numeração dos ofícios recomeça a cada ano.

• A paragrafação pode seguir o estilo americano (sem entradas de parágrafo), ou estilo tradicional.

a) TIMBRE: impresso no alto do papel.

b) NÚMERO: cerca de 3 linhas do timbre, e à esquerda da folha. Escreve-se: Ofício nº na margem esquerda, seguido do número do ofício com os algarismos do ano. Se houver mais de um órgão autorizado a emitir ofícios, coloca-se a sigla do órgão antes do número.

MODELO DE OFICIO PARA PATROCÍNIO

À(empresa ou órgão)(departamento, se conhecido)Ref.Apoio / PatrocínioVimos pelo presente expor e solicitar a Vossa Senhoria apoio para o (nome do evento) a ser realizado no dia (dia) de (mês) de (ano), no (informar o local de realização).O evento vai proporcionar (descrever todos os benefícios e a visibilidade alcançada pelo evento a ser patrocinado, seja na TV, rádio, jornais ou pela quantidade de participantes).Anexo a este ofício, segue projeto do evento, programação e cotas de patrocínio, que podem ser alteradas conforme acordo entre as partes.Certos de que poderemos contar com seu importante apoio, nos colocamos à disposição no aguardo da resposta.Atenciosamente,(assinatura)(nome completo)(instituição, se for o caso)(endereço e telefones de contato)

localidade

MODELO DE OFÍCIO – deve ser feito em papel timbrado da Unidade

São Paulo,........ de ........................... de 2010.

Ofício nº .........../2010

Assunto: Pedido de autorização

Prezado Senhor,

A (nome da entidade), inscrita no CNPJ nº (informar), com sede à (endereço), vem respeitosamente à presença de Vossa Senhoria solicitar autorização para realização de (informar o evento) na (endereço onde ocorrerá o evento) em (data e horário do evento). O evento se destina à (informar a que se refere o evento, qual seu objetivo, qual o público esperado e outras informações relevantes).

Certos do deferimento do pedido, aguardamos a autorização.

Atenciosamente,

.......................................

(assinatura e carimbo)

Ilmo. Sr.

Valderlei Fontes Silva

Dirigente Regional de Ensino

São Paulo-SP

CARTA COMERCIAL

CONCEITO

A "Carta Comercial"  é um meio de comunicação muito utilizado na indústria e no comércio, e tem por o objetivo iniciar, manter e encerrar transações.

É a comunicação escrita, acondicionada em envelope (ou semelhante) e endereçada a uma ou várias pessoas, enviada pelo correio. Ultimamente, cartas comerciais também são enviadas por fax ou e-mail.

Características

  • O papel para uso dela é em geral, timbrado, no alto, com o nome e especialidade da firma.

  • Logo abaixo e a direita do timbre, deve estar o nome da localidade e a data.

  • O nome do destinatário ficam à esquerda do papel, abaixo da epígrafe (localidade e data).

  • Abaixo do endereço, com espaços intermediários, vem a invocação, que deve ser impessoal (prezado(s) Sr(s), Senhor Presidente, etc.).

  • O texto deve ser redigido com clareza e concisão.

  • O fecho é em geral imutável e consta de votos de amizade e de respeito (ex: Atenciosamente, Respeitosamente).

  • Toda correspondência comercial deve ser realizada com cópia, ou manter o arquivo no computador.

  • A margem esquerda será mais larga que a direita.

  • Pode conter exposição de assunto na referência

Estrutura da carta comercial

      a) local e data

b) destinatário

      c) vocativo

      d) contexto ou assunto

      e) despedida

      f) assinatura

MODELO ANTIGO

TIMBRERua X - Porto Alegre - caixa postal, 47 - ..........

Porto Alegre, 6 de novembro de 1996.

A (1)Fernando de Barros & Cia. Ltda.Av. Rio Branco, 123 - conj. 7Rio de Janeiro - RJ (2)

Prezados Senhores: (3)

(4)............................Em resposta (5) à solicitação feita pelo escritório de V.Sas., representado, em nossa cidade, pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via aérea, dez (10) (6) caixas dos medicamentos pedidos.

(4)............................Outrossim (7), comunicamos que a duplicata no. 0860133, no Banco da Amizade S.A., emitida por V.Sas, em 3 de outubro do corrente ano, já foi encaminhada, em 29 de outubro (8) p.p. (9) ao Departamento de Cobrança, para as providências cabíveis (10).

(4)............................Sem mais que se apresenta no momento (11), subscrevemo-nos (12)

Atenciosamente

_______________________________ (13)Tiago AlmeidaDiretor

Comentários sobre o modelo antigo

      1. Elimina-se a preposição "A", desnecessária no caso.

      2. Elimina-se o endereço do destinatário, uma vez que ele consta do envelope.

      3. Suprimem-se os dois pontos na invocação.

      4. Não é necessário marcar o parágrafo. Basta deixar espaço duplo vertical, indicando-o.

      5. Retirar a expressão "em resposta", porque o destinatário sabe que se está respondendo a algo.

      6. Suprime-se o número 10, uma vez que a palavra dez já está mencionada.

      7. Expressão desnecessária.

      8. A data em que o título foi encaminhado é um dado desnecessário.

      9. Dispensa-se a expressão próximo passado, porém dentro do próprio mês, é aconselhável.

      10. "...para providências cabíveis..." é uma expressão desnecessária, considerada como tapa-margem. A margem direita da carta comercial não precisa ser uniforme.

      11. Um fecho óbvio como este é desnecessário, pois, se houvesse algo mais, seria acrescentado à carta. Há secretárias que consideram pouco caso do emissor a falta do fecho.

      12. Expressão desnecessária, porque está implícita no final.

      13. Não se usa mais a pauta para a assinatura do remetente.

 MODELO NOVO

      A carta ficaria assim:

TIMBRERua X - Porto Alegre - caixa postal, 47 ......

Porto Alegre, 6 de novembro de 1995. (A)

Fernando de Barros & Cia. Ltda. (B)

Prezados senhores (C)

À solicitação feita pelo escritório de V.Sas., representado, em nossa cidade, pelo Sr. Marcelo Silveira, informamos que seguiram, via aérea, dez caixas dos medicamentos pedidos.

Comunicamos que a duplicata no. 086013 foi encaminhada ao Departamento de Cobrança.(D)

Atenciosamente(E)

Tiago Almeida (F)Diretor

MODELO DE CARTA COMERCIAL

**Timbre**

DRH 123/08 (departamento e contagem deve ser reiniciada a cada ano)

Cidade, XX de maio de 2008.Ref.: assunto tratado na carta (opcional).Senhor Diretor

Informamos a vossa senhoria que será oferecido, no dia 21 de agosto de 2008, curso sobre segurança no trabalho. Assim, solicitamos a liberação de todos os funcionários da diretoria.

Atenciosamente,

Fulano de tal,

Diretor de Recursos Humanos.

Anexo: Programação do curso.

MEMORANDO

Este documento é uma forma de comunicação escrita entre unidades dentro de uma empresa ou instituição.

O memorando pode ser usado por unidades administrativas de mesmo nível hierárquico ou de níveis diferentes. Seu uso é eminentemente interno.

Não é tão formal quanto a carta comercial ou ofício, mas também não pode ser tão informal a ponto de ser mandados por eles abraços e beijos.

"É um modo de comunicar políticas, decisões e instruções. Na atualidade, quando há uma rede de lojas ou repartições públicas, o memorando é passado como fac-símile (fax).

      Difere da carta comercial e do ofício por ter circulação limitada ao âmbito da empresa, enquanto que a carta e o ofício destinam a interesses externos, a clientes, consulentes, representantes, fornecedores, autoridades.

Sua característica principal é a agilidade (tramitação rápida e simplicidade de procedimentos burocráticos).

  Observações: 

      a) Tratar um só assunto em cada memorando.

      b) A empresa ou repartição poderá ter um impresso próprio para memorando, com diagramação adequada, logotipo.

c) O papel usado para qualquer tipo de memorando é o de meio-ofício.

d) O destinatário dever ser mencionado pelo cargo que ocupa, nunca pelo nome.

Ex.: De: Pró-Reitor de Administração

Para: Diretora de Recursos Humanos

MEMORANDO INTERNO

(MODELO)

Data: .........../........./.......... N _____/_____

Para: ................................

De: ...................................

Assunto: ................................

Conforme o contrato ..........., encaminhado ao Sr. .........., venho respeitosamente apresentar o meu parecer e respectiva solicitação de revisão dos procedimentos internos no que tange à ............... .

Os contratos não vinculados ao Contrato de Trabalho não podem ser padronizados, muito pelo contrário, devem ser individuais.

Solicito, assim, dar prosseguimento ..............., com a devolução dos originais da carta de solicitação de cancelamento do respectivo contrato.

Atenciosamente,

________________________

Nome

Cargo

CONVOCAÇÃO

CONCEITO

A convocação é o ato pelo qual se faz o convite para que alguém compareça a determinado evento. Sua forma normalmente é a escrita, devendo informar objetiva e claramente os dados necessários. Na elaboração do texto, é necessário especificar local, data, finalidade. A garantia da inteligibilidade do texto advém da escolha de um vocabulário simples (palavras conhecidas, utilizadas no dia-a-dia) e uso das frases curtas. O objetivo da convocação deve ser reconhecido prontamente.

MODELO DE CONVOCAÇÃOAo Senhor,(nome)Venho por meio deste convocar Vossa Senhoria para a Assembléia Geral Extraordinária a ser realizada no auditório de eventos deste Condomínio no dia 22 de fevereiro deste ano, às 20 horas, onde serão deliberados os seguintes temas:- Apresentação da Prestação de Contas;- Deliberação sobre Alteração do Estatuto;- Assuntos Gerais.Sem mais para o momento,(localidade), (dia) de (mês) de (ano).(assinatura)(nome completo)(cargo)(empresa, instituição ou órgão)

PROTOCOLO

CONCEITO

É o registro dos atos públicos ou registro das audiências nos tribunais. Comercialmente, é assim denominado um livro de registro da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se registra saída ou entrada de objetos.

CIRCULAR

      Quando a empresa ou a repartição pública precisam de passar uma informação a vários destinatários, elas usam a circular. Seu texto é informal e direto, dispensa-se as formalidades. É reproduzida na quantidade necessária, por meio de mimeógrafo, xérox, telefax ou outro meio. É, portanto, correspondência multidirecional...", esclarecem ainda que "na circular não consta destinatário, pois ela não é unidirecional. O endereça-mento vai no envelope. Por outro lado, se um memorando, um ofício ou uma carta forem dirigidos multidirecionalmente, serão chamados de memorando-circular, ofício-circular e carta-circular".

      Modelo

      Indústria Gimenes S.A.

      Campinas - Jundiaí - Curitiba - Araçatuba

      Circular nº 36/95

      Prezados funcionários

      Convidamos a todos e seus familiares para nossa "Festa Junina", no dia 30 próximo, a partir das 17h na Chácara São José. O transporte até o local será feito pelos ônibus que servem a empresa, cujo horário de saída será oportunamente divulgado. Para os que preferirem condução particular, encontra-se à disposição, nesta gerência, roteiro de percurso.

      Compareçam e participem das inúmeras atrações.

      Araçatuba, 15 de junho de 1996.

      Gerência de Relações Públicas

REQUISIÇÃO

A requisição é o documento por meio do qual se faz a solicitação ao departamento responsável para aquisição de determinados materiais necessários à atividade desenvolvida.Segue um modelo de requisição de compra de material:

REQUISIÇÃO DE COMPRA

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).

À: (departamento)Sr(a). (nome do(a) responsável)Venho por meio desta apresentar a lista de compra com os materiais necessários para execução das atividades do escritório no próximo mês, conforme previamente mencionado.Segue a lista:- Primeiro item;- Segundo item;- Terceiro item;- Etc.Atenciosamente,

(assinatura)(nome e cargo)

Requerimentos

Requerimentos são instrumentos utilizados para os mais diferentes tipos de solicitações às autoridades ou órgãos públicos. A seguir, apresentamos um modelo, que pode ser adaptado para os diferentes casos. Nele, podemos observar as seguintes partes:NOME E QUALIFICAÇÃO DO REQUERENTEEXPOSIÇÃO E SOLICITAÇÃOPEDIDO DE DEFERIMENTOLOCALIDADE E DATAASSINATURAMODELO DE REQUERIMENTO    

SOLICITAÇÃO DE INSTALAÇÃO DE DISTRITO POLICIALExmo. SenhorSecretário de Segurança Pública do Estado de São PauloSenhor Secretário,__(nome completo)___, brasileiro(a),__(estado civil)__, __(profissão)__, portador da Cédula de Identidade R.G. nº ___________, residente na Rua _____________, nº ______, Bairro de _________, cidade e Município de _______________, vem à presença de V.Exa. para expor e requerer o que segue:

(Exemplo)

Na localidade em que o requerente reside tem aumentado muito o número de assaltos, agressões e até mortes, dada a insegurança que passou a existir no local nos últimos tempos. Já não é possível transitar com o mínimo de tranqüilidade nem mesmo durante o dia.Diante do exposto, a fim de garantir a segurança dos moradores e facilitar o acesso à Polícia, requer a V.Exa. sejam adotadas as providências necessárias para a instalação de um Distrito Policial no bairro, bem como a presença ostensiva de policiamento.Pede Deferimento__________________________Local/data_______________________Nome/assinatura

DECLARAÇÃO

O Modelo de Declaração é utilizado quando se quer atestar / confirmar algum fato para garantir um direito a uma determinada pessoa.

MODELO DA DECLARAÇÃO

(timbre da empresa ou instituição com nome e endereço)

D E C L A R A Ç Ã O

Declaramos para fins de comprovação perante a UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO, Diretoria de Registros Acadêmicos, que _________________________ _______________________ estagiou nesta empresa, _______________________ (Departamento/Seção), cumprindo ___________horas, com o objetivo específico de efetuar o trabalho sob o título _____________________________________necessário para a obtenção do diploma de Bacharel em Administração.

A seguir, uma breve descrição das atividades exercidas pelo aluno no período de estágio:

(Data)

______________________

nome e assinatura

cargo

A declaração de trabalho é o documento por meio do qual uma empresa declara, para os fins devidos, de maneira formal, que uma determinada pessoa integra o seu quadro funcional.Segue abaixo um modelo de declaração de trabalho:-----------------(papel timbrado com dados da empresa)

Modelo de Declaração de Trabalho

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