Apostila Excel Avançado CEFET PDF

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(Parte 1 de 4)

Utilizando funções no Microsoft Excel1
Uma Introdução às Funções Básicas do Microsoft Excel13

SUMÁRIO 2

Como as fórmulas calculam valores?

Uma fórmula é uma equação que analisa e faz cálculos com os dados em uma planilha. As fórmulas efetuam operações como adição, multiplicação e comparação em valores da planilha; além disso, podem combinar valores.

As fórmulas podem referir-se a outras células na mesma planilha (por exemplo: A1, C25, Z34, etc), a células em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células em planilhas em outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir adiciona o valor da célula B4 e 25 e divide o resultado pela soma das células D5, E5 e F5.

Observe: neste exemplo, estamos utilizando a função SOMA. Trataremos, em detalhes, sobre funções, nas demais lições deste Curso.

Sobre a sintaxe da fórmula:

As fórmulas calculam valores em uma ordem específica conhecida como sintaxe. A sintaxe da fórmula descreve o processo do cálculo. Uma fórmula no Microsoft Excel começa com um sinal de igual (=), seguido do cálculo da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir subtrai 1 de 5. O resultado da fórmula é exibido na célula.

Obs: o sinal de menos (-) é chamado de operador de subtração. Na próxima lição falaremos mais sobre operadores.

Sintaxe da fórmula

É a estrutura ou ordem dos elementos em uma fórmula. As fórmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe específica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados (os operandos) e dos operadores de cálculo. Cada operando pode ser um valor que não se altera (um valor constante), uma referência de célula ou intervalo, um rótulo, um nome ou uma função de planilha.

Por padrão, o Microsoft Excel calcula uma fórmula da esquerda para a direita, iniciando com o sinal de igual (=). Você pode controlar a maneira como os cálculos são efetuados, alterando a sintaxe da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir fornece 1 como resultado, pois o Microsoft Excel calcula a multiplicação antes da adição. A fórmula

SENAC/INFORMÁTICA 5 multiplica 2 por 3 (tendo como resultado 6) e, em seguida, adiciona 5. =5+2*3

Por outro lado, se usar parênteses para alterar a sintaxe, você pode adicionar primeiro 5 e 2 e, em seguida, multiplicar esse resultado por 3 para obter 21 como resultado.

Sobre as referências da célula:

Uma fórmula pode referir-se a uma célula. Se você desejar que uma célula contenha o mesmo valor que outra, insira um sinal de igual seguido da referência da célula, por exemplo =A10; a célula onde você inserir essa fórmula irá conter o mesmo valor da célula A10. A célula que contém a fórmula é denominada dependente – seu valor depende do valor de outra célula. Sempre que a célula à qual a fórmula fizer referência for alterada, a célula que contiver a fórmula será atualizada. A fórmula a seguir multiplica o valor na célula B15 por 5. A fórmula será recalculada sempre que o valor na célula B15 for alterado.

As fórmulas podem fazer referência a células ou intervalos de células, ou a nomes ou rótulos que representem as células ou intervalos.

Sobre as funções de planilha:

O Microsoft Excel contém muitas fórmulas predefinidas ou internas conhecidas como funções de planilha. As funções podem ser usadas para efetuar cálculos simples ou complexos. A função mais comum em planilhas é a função SOMA( ), que é usada para somar os valores de um intervalo de células. Embora você possa criar uma fórmula para calcular o valor total de algumas células que contêm valores, a função de planilha SOMA() calculará diversos intervalos de células.

Apresentação: nesta lição, vamos tratar sobre os principais operadores que podemos utilizar em fórmulas do Excel. Os operadores especificam o tipo de cálculo que você deseja efetuar nos elementos de uma fórmula. O Microsoft Excel inclui quatro tipos diferentes de operadores de cálculo:

• aritméticos •de comparação

•de texto

•de referência

Operadores aritméticos:

6 MICROSOFT EXCEL2000

Efetuam operações matemáticas básicas como adição, subtração ou multiplicação, combinam números e produzem resultados numéricos. Na tabela a seguir, temos uma descrição desses operadores utilizados em fórmulas do Excel:

Operador Descrição Exemplo + Adição =B2+B3+B4 - Subtração =C5-D5 * Multiplicação =C5*2 / Divisão =A20/B4

% Porcentagem. Utilizado para especificar porcentagens. Por exemplo, para inserir o valor de cinco por cento em uma célula, digite o seguinte: 5% ou 0,05.

Exponenciação. É utilizado para elevar o primeiro operando ao expoente definido pelo segundo operando. O seguinte exemplo eleva 2 no expoente 3: =23

Operadores de comparação:

Comparam dois valores e produzem o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, se utilizarmos a seguinte fórmula:

Se o valor contido na célula F2 for menor do que o valor contido na célula F5, a fórmula irá retornar VERDADEIRO; caso contrário, irá retornar FALSO. A seguir, a descrição desses operadores disponíveis no Excel:

Operador Descrição Exemplo

= Igual

Retorna verdadeiro quando os dois valores forem iguais.

> Maior do que

Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for maior do que o segundo.

< Menor do que

Retorna menor quando o primeiro valor for menor do que o segundo.

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>= Maior ou igual a

Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for maior ou igual ao segundo.

<= Menor ou igual a

Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for menor ou igual ao segundo.

<> Diferente

Retorna verdadeiro quando os dois valores comparados forem diferentes

Operadores de texto:

O operador de texto & é utilizado para concatenar (juntar) texto. Por exemplo, se tivermos o nome do contribuinte na coluna A e o sobrenome na coluna B, podemos utilizar o operador & para gerar o nome completo na coluna C. Para isso, utilizaríamos a seguinte fórmula:

Observe que utilizamos um espaço em branco entre aspas (" "). Esse espaço em branco é utilizado para que o sobrenome não fique "grudado" com o nome. Utilizamos o operador & para concatenar as diferentes partes que formam o nome completo:

1. O nome que está na coluna A.

2. Um espaço em branco (" "). 3. O sobrenome que está na coluna B.

Operadores de referência:

Combinam intervalos de células para cálculos. Operador: (dois pontos)->Operador de intervalo: produz uma referência a todas as células entre duas referências, incluindo as duas referências, como por exemplo: B5:B15. Utilizaremos esse operador quando aprendermos a utilizar fórmulas no Excel. Apenas a título de exemplo, considere a fórmula: =SOMA(A1:A30). Essa fórmula irá retornar a soma de todos os valores contidos na faixa de célula A1 até A30. Essa fórmula é equivalente à seguinte fórmula:

Operador união ";" (ponto-e-vírgula): Esse operador é utilizado para "unir" vários intervalos de células, de tal forma que os mesmos sejam tratados como um único intervalo. Por exemplo, para somarmos os valores dos intervalos B5:B15, mais os valores do intervalo C32:C200 mais o valor da célula X45, utilizamos a seguinte fórmula:

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=SOMA(B5:B15;C32:C200;X45) ORDEM DE AVALIAÇÃO DOS OPERADORES NO MICROSOFT EXCEL:

Vamos a alguns exemplos práticos para entender a ordem de avaliação. Ex. 1. Qual o resultado da seguinte fórmula: =5*6+32

R: 39. Primeiro, o 3 é elevado ao quadrado e nossa expressão fica assim: =5*6+9. Depois, é feita a multiplicação e nossa expressão fica assim: =30+9. Finalmente, é feita a soma, obtendo-se o resultado 39.

Ex. 2. Vamos utilizar parênteses para modificar a ordem de avaliação da expressão anterior. Qual o resultado da seguinte fórmula:

R: 405. Primeiro, é feita a operação entre parênteses e a nossa expressão fica assim: =5*92. Entre a multiplicação e a exponenciação, primeiro é efetuada a exponenciação e a nossa expressão fica assim: =5*81. A multiplicação é calculada e o resultado 405 é obtido. Veja como um simples parêntese altera completamente o resultado de uma expressão.

Apresentação: vamos trabalhar com um exemplo que ilustra a utilização de fórmulas no Excel.

Abra o Excel e digite os dados indicados na figura a seguir:

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Nesse exemplo, vamos utilizar fórmulas para calcular o desconto para o sindicato (coluna F) e o valor do salário líquido (coluna G). Os valores do INSS (coluna D) e do IRPF (coluna E) já são os valores finais em R$. A seguir, orientações para o cálculo das colunas F e G:

Nota: os percentuais e formas de cálculo utilizados no exemplo não têm qualquer relação com a legislação do INSS e do IRPF. Estamos utilizando percentuais e fórmulas de cálculo fictícios, apenas para ilustrar a utilização de fórmulas no Microsoft Excel.

1.O desconto para o sindicato é correspondente a 3% do salário bruto. Para isso, na célula F6, digite a seguinte fórmula: =C6*3%. Estamos multiplicando o valor do salário bruto (C6) por 3%, para obter o valor do desconto para o sindicato. Estenda a fórmula para as demais células, até a célula F24. Para informações sobre como estender uma fórmula para uma faixa de células.

2O valor do salário líquido, coluna G, é calculado subtraindo, do salário bruto (coluna

C), os valores do INSS (coluna D), IRPF (coluna E) e Sindicato (coluna F). Para isso, na célula G6, digite a seguinte fórmula: =C5-D5-E5-F5. Estenda a fórmula para as demais células, até a célula F24.

Após a utilização dessas fórmulas, você deverá obter os resultados indicados na figura a seguir:

Nota: os resultados, no seu caso, podem não aparecer formatados com o sinal de R$ e com duas casas decimais

Utilizando funções no Microsoft Excel

Apresentação: nesta lição, veremos como a utilização das funções do Excel pode facilitar bastante a realização de cálculos em planilhas. Apresentaremos o conceito de função, bem como a sintaxe básica para a utilização de funções.

O uso de funções:

Uma função é uma fórmula especial, predefinida, que toma um ou mais valores (os parâmetros), executa uma operação e produz um valor ou valores. As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas. O uso de funções simplifica as planilhas, especialmente aquelas que realizam cálculos extensos e complexos. Por exemplo, ao invés de digitar a fórmula =A1+A2+A3+A4+...+A200, você pode usar a função SOMA(A1:A200), para calcular a soma das células do intervalo entre a célula A1 e a célula A200.

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Se uma função aparecer no início de uma fórmula, anteceda-a com um sinal de igual, como em qualquer fórmula. Os parênteses informam ao Excel onde os argumentos iniciam e terminam; lembre-se de que não pode haver espaço antes ou depois dos parênteses. Os argumentos podem ser números, textos, valores lógicos ou referências.

Para usar uma função, basta incluí-la nas fórmulas da planilha. A seqüência de caracteres usada em uma função é chamada sintaxe. Todas as funções têm basicamente a mesma sintaxe. Se você não a seguir, o Microsoft Excel exibirá uma mensagem indicando que há um erro na fórmula. Seja qual for o tipo de fórmula, ao incluir uma função no início de uma fórmula, inclua um sinal de igual antes da função.

Os argumentos são especificados sempre dentro dos parênteses. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos, matrizes, valores de erro ou referências a uma célula ou faixa de células. Para que o argumento seja válido, é preciso que ele gere um valor válido. Algumas funções aceitam argumentos opcionais, não necessários para que a função execute os cálculos.

Os argumentos também podem ser constantes ou fórmulas. As fórmulas podem conter outras funções. Uma função que tem como argumento uma outra função é chamada função aninhada. No Microsoft Excel, você pode aninhar até sete níveis de funções em uma fórmula. Veremos exemplos de funções aninhadas no decorrer deste Curso.

As funções são fórmulas predefinidas que efetuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem, denominada sintaxe. Por exemplo, a função SOMA() adiciona valores ou intervalos de células, e a função PGTO() calcula os pagamentos de empréstimos com base em uma taxa de juros, na extensão do empréstimo e no valor principal do empréstimo.

Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos como VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro como #N/D, ou referências de célula. O argumento atribuído deve produzir um valor válido para esse argumento. Os argumentos também podem ser constantes, fórmulas ou outras funções.

A sintaxe de uma função começa com o nome da função, seguido de um parêntese de abertura, os argumentos da função separados por ponto-e-vírgula (;) e um parêntese de fechamento. Se a função iniciar uma fórmula, digite um sinal de igual (=) antes do nome da função. Essa sintaxe não possui exceções, ou seja:

1. Em primeiro lugar vem o nome da função e uma abertura de parênteses. Por Ex. =Soma(

2. Em seguida, vem uma lista de parâmetros separados por ponto-e-vírgula (;). O número de parâmetros varia de função para função. Algumas possuem um único parâmetro, outras possuem dois ou mais, e assim por diante. Por exemplo, a função soma pode conter, no mínimo, um parâmetro e, no máximo, trinta parâmetros. Por Ex. =Soma(A1;C3;F4). Essa fórmula retorna o valor da soma dos valores das células passadas como parâmetros, ou seja, essa fórmula é equivalente à: =A1+C3+F4.

3. Após a lista de parâmetros, fechamos os parênteses. Por Ex. =Soma(A1;C3;F4). Agora nossa fórmula está completa.

Na tabela a seguir temos mais alguns exemplos de utilização da função SOMA().

Exemplo – função SOMADescrição =SOMA(A1:A20) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20.

=SOMA(A1:A20;C23) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20, mais o valor da célula C23.

=SOMA(A1:A20;C23;235) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20, mais o valor da célula C23, mais o valor 235, o qual foi passado diretamente como parâmetro.

=SOMA(A1:A20;C10:C50) Soma dos valores no intervalo de células de A1 até A20 mais os valores do intervalo de C10 até C50.

Na tabela a seguir temos mais alguns exemplos de utilização da função SOMA().

Uma Introdução às Funções Básicas do Microsoft Excel

Apresentação: vamos aprender algumas funções básicas do Excel. Nesta lição aprenderemos a utilizar as seguintes funções:

Essa função produz a soma de todos os números incluídos como argumentos, ou seja, que estiverem dentro do intervalo especificado.

Sintaxe:=SOMA(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...)

São permitidos de 1 a 30 argumentos. Os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números.

Exemplo: Se A1, A2 e A3 contiverem respectivamente os números 5, 8 e 2, então:

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Essa função produz a média (aritmética) dos argumentos. Ela aceita de 1 a 30 argumentos, e os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números.

Importante: o nome da função deve ser escrito com o acento; caso contrário será gerado um erro.

Sintaxe:=MÉDIA(núm1;núm2;intervalo 1;intervalo 2;...)

Por ex.: =MÉDIA(5;6;7) irá retornar o valor 6. =MÉDIA(A1:A20) irá retornar a média dos valores na faixa de A1 até A20.

Essa função retorna o maior número da lista de argumentos, ou seja, fornece o valor do maior número que estiver dentro do intervalo de células passado como parâmetro. A função MÁXIMO( ) aceita até 30 argumentos. Os argumentos devem ser números ou matrizes ou referências que contenham números.

Importante: o nome da função deve ser escrito com o acento; caso contrário será gerado um erro.

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