Baixe Manual de Normas de auditoria e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Políticas Públicas, somente na Docsity! MINISTÉRIO DA SAÚDE Secretaria Executiva Subsecretaria de Assuntos Administrativos Departamento de Controle, Avaliação e Auditoria MANUAL DE NORMAS DE AUDITORIA BRASÍLIA 1998 © Ministério da Saúde 1998 É permitida a reprodução total, desde que citada a fonte. 1ª Edição – 1996 2ª Edição – 1998/agosto Tiragem: 2.000 exemplares Edição, distribuição e informações: Ministério da Saúde Departamento de Controle, Avaliação e Auditoria/DCAA Esplanada dos Ministérios, bloco G, Edifício Anexo, 2º andar, Ala B Tel.: (061) 315 2458 - (061) 223 5974 Fax: (061) 225 6516 e-mail: dcaa@saude.gov.br CEP.: 70058-900 Brasília - DF - Brasil Grupo técnico de elaboração da 1ª edição – 1996 Deildes de Oliveira Prado Coordenadora Geral/CAUDI Deraldo Lima de Souza DIC/ERE/AL Haley Almeida CAUDI/CCATE Maria Aparecida R. Amorim DIC/ERE/PB Maria Elane de Souza Araújo CAUDI/CCATE/DICAT Nivaldo Valdemiro Simão DIC/ERE/SC Raimunda Nina C. Cordeiro DIC/ERE/CE Ridette Julieta G. Carvalho CAUDI/CCATE/DICAT Grupo técnico de revisão – 2ª edição - 1998-07-31 Deildes de Oliveira Prado Diretora DCAA Haley Almeida DCAA/CGEAG Leonor Hermínia Zortéia Bringhenti DIVAD/GEREST/ES Maria Aparecida R. Amorim DIVAD/GEREST/PB Maria Elane de Souza Araújo DCAA/CGCAD Maria Lúcia de Freitas DIVAD/GEREST/AC Nélson Moura da Silva DIVAD/GEREST/RS Nivaldo Valdemiro Simão DIVAD/GEREST/SC Olga Amaral DCAA/DIPROA Raimunda Nina C. Cordeiro DIVAD/GEREST/CE Tereza de Fátima Alecrim Coelho DIVAD/GEREST/PE Vera Maria Sampaio Acevedo DCAA/DITEG Colaboração Adriana Nascimento Santos DCAA Andréa Carla França de Lima DCAA Anselmo Ferreira Gonçalves DCAA Candido de Miranda Soares Filho DCAA Manual de Normas de Auditoria / Diretora, Deildes de Oliveira Prado et allii. - Brasília : Ministério da Saúde, 1998. 48 p. ISBN ................... 1. Normas de Auditoria. I. Prado, Deildes de Oliveira. II. Brasil. Ministério da Saúde. 8 III - DESCRITIVO DAS ATIVIDADES DO SNA Para melhor entendimento sobre as atividades de controle, destacamos a revisão de alguns conceitos. Auditoria Consiste no exame sistemático e independente dos fatos obtidos através da observação, medição, ensaio ou outras técnicas apropriadas, de uma atividade, elemento ou sistema, para verificar a adequação aos requisitos preconizados pelas leis e normas vigentes e determinar se as ações de saúde e seus resultados, estão de acordo com as disposições planejadas. Através da análise e verificação operativa, avalia-se a qualidade dos processos, sistemas e serviços e a necessidade de melhoria ou de ação preventiva/corretiva/saneadora. Tem como objetivo maior propiciar à alta administração informações necessárias ao exercício de um controle efetivo sobre a organização ou sistema, contribuir para o planejamento e replanejamento das ações de saúde e para o aperfeiçoamento do Sistema. Controle Consiste no monitoramento de processos (normas e eventos), com o objetivo de verificar a conformidade dos padrões estabelecidos e de detectar situações de alarme que requeiram uma ação avaliativa detalhada e profunda. Avaliação Trata da análise de estrutura, processos e resultados das ações, serviços e sistemas de saúde, com o objetivo de verificar sua adequação aos critérios e parâmetros de eficácia, eficiência e efetividade estabelecidos para o Sistema de Saúde. Fiscalização Consiste em submeter à atenta vigilância, a execução de atos e disposições contidas em legislação, através do exercício do ofício de fiscal. Inspeção Realizada sobre um produto final, sob uma fase determinada de um processo ou projeto, visa detectar falhas ou desvios. Supervisão Trata da ação de orientação ou inspeção em plano superior. 9 Acompanhamento Consiste no processo de orientação, em que o orientador mediante contato com o processo, serviço ou sistema, acompanha o desenvolvimento de determinada(s) atividade(s) objeto do acompanhamento. IV - FINALIDADES DA AUDITORIA 1. Aferir a preservação dos padrões estabelecidos e proceder o levantamento de dados que permitam ao SNA conhecer a qualidade, a quantidade, os custos e os gastos da atenção à saúde; 2. Avaliar objetivamente os elementos componentes dos processos da instituição, serviço ou sistema auditado, objetivando a melhoria dos procedimentos, através da detecção de desvios dos padrões estabelecidos; 3. Avaliar a qualidade, a propriedade e a efetividade dos serviços de saúde prestados à população, visando a melhoria progressiva da assistência à saúde; 4. Produzir informações para subsidiar o planejamento das ações que contribuam para o aperfeiçoamento do SUS e para a satisfação do usuário. O cumprimento de suas finalidades, far-se-á através do desenvolvimento de atividades de auditoria analítica e operativa, objetivando: a) determinar a conformidade dos elementos de um sistema ou serviço, verificando o cumprimento das normas e requisitos estabelecidos; b) levantar subsídios para a análise crítica da eficácia do sistema ou serviço e seus objetivos; c) verificar a adequação, legalidade, legitimidade, eficiência, eficácia e resolutividade dos serviços de saúde e a aplicação dos recursos da União repassados a Estados, Municípios e Distrito Federal; d) avaliar a qualidade da assistência à saúde prestada e seus resultados, bem como apresentar sugestões para seu aprimoramento; e) avaliar a execução das ações de atenção à saúde, programas, contratos, convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres; f) verificar o cumprimento da Legislação Federal, Estadual, Municipal e normatização específica do setor saúde; g) observar o cumprimento pelos órgãos e entidades dos princípios fundamentais de planejamento, coordenação, descentralização, delegação de competência e controle; h) avaliar o desenvolvimento das atividades de atenção à saúde desenvolvidas pelas unidades prestadoras de serviços ao SUS; i) prover ao auditado oportunidade de aprimorar os processos sob sua responsabilidade. 10 Desta forma constituem objeto do exame de auditoria: 1. A aplicação dos recursos transferidos pelo Ministério da Saúde à entidades públicas, filantrópicas e privadas; 2. A gestão e execução dos planos e programas de saúde do MS, SES e SMS que envolvam recursos públicos observando os seguintes aspectos: • organização; • cobertura assistencial; • perfil epidemiológico; • quadro nosológico; • resolubilidade/resolutividade; • eficiência, eficácia, efetividade e qualidade da assistência prestada à saúde; • adequação dos recursos repassados e a sua aplicação financeira. 3. Os contratos firmados pelo Ministério da Saúde com as Secretarias Estadual e Municipal e destas com a rede complementar, para a prestação de serviços no Sistema de Informações Ambulatoriais - SIA / Sistema de Informações Hospitalares - SIH - SUS, execução de obras e fornecimento de materiais; 4. Os convênios, acordos, ajustes e instrumentos similares; 5. A prestação de serviços de saúde na área ambulatorial e hospitalar. V - ÁREAS DE ATUAÇÃO As áreas de atuação incluem: 1. Estruturas organizacionais (Serviços de Saúde sob Gestão Federal, Secretarias de Saúde e Unidades Prestadoras de Serviços - UPS); 2. Procedimentos administrativos operacionais; 3. Áreas de trabalho, operações e processos; 4. Grau de conformidade do serviço (procedimentos documentados e especificações). VI - NÍVEIS DE EXECUÇÃO 1. Auditoria no Nível Central - desenvolvida sob a responsabilidade do Departamento de Controle, Avaliação e Auditoria e suas Coordenações, em conjunto com as projeções das UF, ou em cooperação técnica com Estados e Municípios. 13 recomendações, cumprir as normas gerais e o adequado emprego dos procedimentos de auditoria geral ou específica. • COMPORTAMENTO ÉTICO - Como servidor público, o auditor se obriga a proteger os interesses da sociedade, respeitar as normas de: conduta ético profissional, confidencialidade das informações recebidas, salvo nos casos de obrigação legal e profissional de assim proceder; habilidade; precaução; prudência; zelo profissional; bom senso em seus atos e recomendações. • SIGILO E DISCRIÇÃO - O sigilo profissional é regra mandatória e indeclinável no exercício da auditoria. O auditor é obrigado a utilizar os dados e as informações do seu conhecimento tão somente e exclusivamente na execução dos serviços que lhes foram confiados. Salvo determinação legal ou autorização expressa da alta administração, nenhum documento, dados, informações e demonstrações poderão ser fornecidos ou revelados a terceiros, nem deles poderá utilizar-se o auditor, direta ou indiretamente, em proveito e interesses pessoais ou de terceiros. • OUTRAS RECOMENDAÇÕES PARA O AUDITOR: ♦ pontualidade; ♦ boa apresentação; ♦ bom preparo; ♦ independência; ♦ calma, educação e paciência; ♦ clareza nas perguntas; ♦ evitar juízo de valor sobre como um elemento deve ser descrito e/ou implementado; ♦ manter a mente aberta; ♦ usar corretamente a linguagem do corpo; ♦ não fazer “inferências”, mas basear-se em evidências objetivas; ♦ atuar de acordo com as necessidades inerentes à auditoria; ♦ permitir que o auditado exponha as suas razões e tenha oportunidade de melhorar o sistema da qualidade; ♦ manter os documentos/registros referentes à auditoria em arquivos seguros e confidenciais. 7.2 - Relativos à Execução dos Trabalhos de Auditoria Operacionalização da Auditoria Sendo uma atividade programada, todas as auditorias deverão ser organizadas com datas marcadas para sua realização mediante a Programação Anual de Atividades de Auditoria (P.A.A.A.), mesmo as eventuais (solicitações, apuração de denúncia). Desta forma as fases de uma auditoria, compreendem: 1. Programação da Auditoria; 2. Preparação da Auditoria; 14 3. Planejamento da Auditoria; 4. Condução da Auditoria e Avaliação dos Resultados; 5. Apresentação dos Resultados (Relatório); 6. Acompanhamento das Ações Corretivas/Saneadoras Propostas. 1. Programação da Auditoria - consta de: – Elementos da auditoria • Assistência; • Recursos; • Programas Especiais; • Convênios; • Apuração de Denúncias; • Gestão; • Sistemas; • Outros. – Ação • Atuação do Sistema ou Entidade auditada, assim como sua adequação aos requisitos. – Regulamentação • Adequação das práticas às normas e leis. 2. Preparação da Auditoria Neste processo alguns cuidados devem ser tomados. Em primeiro lugar deve ser conhecido qual o escopo da auditoria. Assim, alguns aspectos devem ser considerados quando da preparação da auditoria. a) Por que realizá-la? Qual o seu propósito? b) Quais os requisitos que ela envolve? O que deve ser procurado? c) Quando e quem deve proporcionar os recursos de suporte para a equipe de auditoria? d) Quem e como será informado da auditoria? e) Quais as áreas/unidades auditadas? f) Quem comporá a equipe de auditores? g) Quem será o coordenador da equipe? h) Onde será realizada a auditoria e quais os desdobramentos que terá? i) Onde serão realizadas as reuniões de abertura e encerramento da auditoria? j) Quando deverá ser realizada a auditoria? k) Quando deverá ser iniciada e qual a duração? l) Quando deverá ser apresentado o relatório final da auditoria? 15 m) Como será realizada a auditoria? – Fases da Preparação, inclui os seguintes aspectos: a) Equipe da auditoria e coordenador da equipe; b) As atividades e elementos a serem auditados; c) A documentação, procedimentos, instituições relacionadas com as atividades ou com o(s) elemento(s) s ser(em) auditado(s); d) Material a ser utilizado; e) Os aspectos críticos das atividades ou pontos chave; f) As pessoas/técnicos envolvidos e seu grau de capacitação; g) A elaboração do check list (lista de verificação). – Plano de Auditoria, deve estabelecer e/ou definir os critérios e programação de atividade. Este plano deve incluir: a) Objetivo e escopo da auditoria; b) Identificação dos documentos de referência (relatórios, roteiros, normas e instruções vigentes, legislação aplicável, resultado das últimas auditorias realizadas, outros registros); c) Local e data da auditoria; d) Áreas ou unidades a serem auditadas; e) Tempo programado para as principais atividades; f) Exigência de confidencialidade. 3. Planejamento da Auditoria O Planejamento da Auditoria, consta de: Exame Preliminar - com o objetivo de obter os elementos necessários à realização da auditoria, o auditor procede os exames preliminares a respeito da natureza e características das atividades e/ou elementos que serão auditados e em que áreas eles estão. Para possibilitar a verificação correta da adequação dos processos sob análise, considerar: a) Relatórios e documentos que vão ser analisados/cruzados (SIA, SIH, SIAFI); b) Relatórios de apoio que vão ser elaborados após cruzamento dos dados (criados pelos auditores); c) Relatórios de auditorias anteriores; d) Normas e instruções vigentes; e) Legislação específica; f) Outros documentos pertinentes. Objetivando prover a natureza, a extensão e a profundidade dos procedimentos que serão empregados nos trabalhos, bem como a oportunidade de sua 18 • Estabelecer/definir os arranjos logísticos (sala de trabalho dos auditores etc.). II - Execução da Auditoria Considerada a fase operacional, em que as verificações vão ser realizadas “in loco”, os auditores deverão atentar para os seguintes pontos durante a realização da auditoria: • Utilizar roteiros e check list, mas não se ater só a eles; • Ser preciso nas anotações efetuadas. Elas serão de máxima utilidade quando da elaboração do relatório, e por isso, não podem merecer qualquer dúvida; • Procurar sempre evidências objetivas que sustentem as não conformidades; • Os documentos solicitados (relação de pessoal, notas fiscais etc.) devem ser comprovados com assinatura do responsável pelo setor; • Sempre que possível falar com as pessoas que executam as tarefas, não se restringindo somente à análise de documentos ou observação durante a visita; • Ouvir mais e atentamente e, falar menos; • Não permitir que o auditado estabeleça o ritmo da auditoria; • Ficar atento às atividades “destrutivas” do auditado - interrupções freqüentes, documentos não encontrados, pessoa chave com atividade de última hora. III - Avaliação da Auditoria Terminado o trabalho analítico ou operativo, na fase da avaliação dos resultados serão analisadas todas as informações e os dados obtidos durante a auditoria, incluindo as evidências objetivas que reforçam as anotações de não conformidade, com o objetivo de evitar contestação. Caso não haja evidência objetiva de não conformidade, esta poderá ser mencionada no relatório como “observação”, que merece ser considerada. Este é o princípio que norteia o fato de que para cada distorção, impropriedade ou irregularidade, deve haver um padrão de normalidade (norma ou Lei). IV - Reunião de Fechamento Terminada a avaliação in loco, torna-se necessário dar conhecimento ao auditado/áreas, a compreensão dos resultados genéricos da auditoria, apontando as distorções para as quais cabe a correção imediata (orientações). V - Relatório de Auditoria Deve ser elaborado tempestivamente para permitir que as ações preventivas/corretivas/saneadoras recomendadas sejam levadas ao conhecimento do auditado ou outros órgãos/autoridades em tempo hábil e diligenciadas as providências. 19 VI - Ações de Acompanhamento (Follow up) Destinam-se a confirmar a efetividade das ações corretivas/saneadoras implementadas. Sem estas ações, a auditoria perde boa parte de sua efetividade. A verificação da efetividade da ação corretiva (Anexo X), é da responsabilidade do coordenador/equipe de auditores e deve considerar: a) período e a forma de acompanhamento; b) Uma resposta escrita do auditado sobre a implantação da ação corretiva/ saneadora; c) Confirmação/comprovação de que a ação corretiva foi implementada (atentar para o fato de que a efetividade de algumas ações corretivas/saneadoras, por serem mais complexas, demoram bastante tempo). 5. Apresentação dos Resultados (Relatório) Verificação da Ocorrência - no âmbito do serviço público, a opinião do auditor, com atribuição de auditoria, deverá ser expressa através de Relatório de Auditoria e Parecer. a) Relatório de Auditoria: De caráter formal, refletirá os resultados dos exames efetuados de acordo com a forma e tipo de auditoria. Para cada auditoria realizada, o auditor deverá elaborar relatório que refletirá os resultados dos exames efetuados, de acordo com a forma ou tipo de auditoria. As informações nele contidas quanto aos atos, fatos ou situações observadas, devem reunir principalmente o seguinte conteúdo: • escopo e objetivo da auditoria; • identificação da equipe de auditoria; • data da auditoria; • documentos auditados e/ou relacionados; • descrição das não conformidades encontradas; • apreciação/julgamento das auditorias quanto à importância das não conformidades detectadas e sua influência na efetividade do sistema ou serviço; • relação de encaminhamentos do relatório. Atributos de Qualidade • Concisão - linguagem clara e concisa, de fácil entendimento, sem necessidade de explicações adicionais por parte de quem o elaborou; • Objetividade - mensagem clara e direta, para entendimento fácil do que se pretendeu transmitir; 20 • Convicção - o relato das evidências conduzem o leitor prudente às mesmas conclusões a que chegou o auditor; • Clareza - a estrutura e a terminologia empregadas permitem o entendimento a qualquer pessoa, ainda que não domine a matéria; • Integridade - incluir nos relatórios os fatos relevantes observados na sua integralidade, sem nenhuma omissão, proporcionando uma visão objetiva das impropriedades/irregularidades apontadas, recomendações efetuadas e conclusão; • Coerência - os resultados da auditoria devem corresponder aos objetivos determinados; • Oportunidade - os relatórios devem ser emitidos tempestivamente, para que os assuntos neles abordados possam ser objeto de oportunas providências; • Apresentação - os assuntos devem ser apresentados numa seqüência lógica, segundo os objetivos do trabalho, de forma correta - linguagem perfeita, isenta de erros ou rasuras que possam prejudicar o entendimento; • Conclusivo - o relatório deve permitir a formação de opinião sobre as atividades realizadas. O relatório deve seguir o padrão adotado pelo DCAA, admitindo-se em determinadas circunstâncias, adaptações necessárias à interpretação e à avaliação dos resultados dos trabalhos. Requisitos do Relatório: 1- Primeira Página: CAPA a) Nome do Ministério; b) Nome da Gerência Estadual; c) Nome da Divisão; d) Número do Relatório / Ano; e) Unidade Auditada; f) Data da Realização da Auditoria. 2- Segunda Página: a) Equipe de Auditores - relacionar o nome e matrícula dos componentes da equipe. 3- Terceira Página: a) Identificação - neste item registrar os dados de identificação da unidade auditada tais como: Razão Social; Nome Fantasia; CGC/CPF; 23 É com base nas evidências objetivas de não conformidade, que são feitas as recomendações. Este é o princípio que norteia o fato de que para cada impropriedade/irregularidade, deve haver um padrão de normalidade (norma ou lei). IV - Recomendações Registrar as sugestões pertinentes aos problemas abordados. Para cada distorção registrada corresponderá uma recomendação ao auditado e/ou autoridade(s) competente(s) embasada nas normas vigentes. Quando a situação identificada exigir ação corretiva/saneadora imediata a(s) recomendação(ões) deverá(ão) ser encaminhada(s) ao gestor e auditado, através de ofício, expedido pela chefia imediata para conhecimento e atendimento, independente da finalização do relatório. V - Conclusão Em função da análise realizada ou dos fatos apurados situar as condições de funcionamento e operacionalidade do objeto da auditoria, registrando o parecer técnico da equipe e/ou perspectiva para novos trabalhos além dos encaminhamentos devidos. Data e assinatura dos integrantes da equipe. Nota: Deverão ser rubricadas as folhas do relatório a partir da introdução, bem como folhas com registro de distorções. Exemplo: Demonstrativo de AIH com Distorções, Demonstrativo das Distorções encontradas na Análise dos Documentos do SIA, etc. b) Parecer: Deverá ser emitido quando o auditor verificar a qualidade e efetividade da assistência à saúde, serviços de saúde, aplicação, utilização ou guarda dos bens e valores públicos e para todo aquele que der causa à perda, subtração ou estrago de valores, bens e materiais de propriedade ou responsabilidade da União, Estados e Municípios. • Definição do Parecer a ser emitido: O auditor deverá usar de toda acuidade e prudência no momento de definir o tipo de parecer que emitirá como resultado dos seus exames, devendo levar em conta principalmente que: a) determinados achados de auditoria relacionados com falhas, omissões e impropriedades encontradas, podem significar ao mesmo tempo situações simplesmente impróprias (distorções para as quais caberá a emissão de parecer restritivo) ou até mesmo irregulares; b) a adequação do parecer emitido, dependerá do acurado exame de todas as circunstâncias e/ou evidências objetivas envolvidas nas situações de julgamento, que deverão ser avaliadas em conjunto, levando-se em conta fatores, tais como: • freqüência da incidência ou de reincidência do achado; 24 • descumprimento às recomendações de auditorias anteriores; • evidência de intenção ou não; • efetivo prejuízo à União, Estados e Municípios; • outros fatores consistentes que possam contribuir para a adequada definição do tipo de parecer a ser emitido. 6.Acompanhamento das Ações Corretivas/Saneadoras Propostas Qual terá sido o valor da auditoria se não forem efetuadas ações de acompanhamento? Se as falhas detectadas não foram corrigidas? Certamente a efetividade da auditoria ficará comprometida, já que o verdadeiro ganho está na mudança que as ações corretivas/saneadoras provocam. O acompanhamento e a avaliação da implementação (Anexo X) das ações corretivas deve ser realizado pela chefia imediata, devendo ser considerado: a) resposta escrita do auditado sobre a implantação da ação corretiva e sua efetividade; b) confirmação/comprovação de que a ação corretiva foi implementada e se mostrou efetiva, conforme programado através de ações de supervisão ou acompanhamento continuado por período determinado, quando for o caso. Nota: Esgotado o prazo para o cumprimento das recomendações, sem que as mesmas tenham sido atendidas ou justificadas, a chefia da Divisão deve reiterá-las, sob aprazamento, através de ofício. 7.3 - Relativos à Coordenação dos Trabalhos Por delegação do titular do órgão de controle, será constituído um coordenador para a equipe de auditoria, assegurando-se o conhecimento técnico e sua capacidade profissional, estabelecendo mecanismos e procedimentos adequados de coordenação a fim de garantir o cumprimento das atribuições que lhes são conferidas, desde o planejamento até a conclusão dos trabalhos e o conseqüente acompanhamento dos resultados. Das Atividades de Coordenação: a) promover a participação dos componentes da equipe na elaboração dos trabalhos, propiciando maior compreensão dos objetivos, alcance, enfoques, procedimentos e técnicas a serem aplicadas; b) instruir e dirigir, adequadamente, a equipe quanto à execução dos trabalhos e cumprimento dos programas de auditoria; c) definir a intensidade da supervisão de acordo com o conhecimento e capacidade profissional dos membros da equipe, grau de dificuldade previsível dos trabalhos, alcance de prováveis impropriedades ou irregularidades a detectar no órgão ou entidade auditada, sem contudo cercear a liberdade e a flexibilidade necessárias aos técnicos. 25 Áreas e enfoques da coordenação: a) planejar a auditoria, preparar documentos de trabalho (relatórios, check list etc.) e orientar a equipe; b) aplicar os procedimentos e técnicas, com vistas à obtenção das metas/objetivos previstos, de acordo com o programa de auditoria; c) observar fielmente os objetivos da auditoria definindo em conjunto com a equipe as necessidades específicas da auditoria; d) representar a equipe de auditoria perante o auditado; e) elaborar tempestivamente, em conjunto com a equipe, o relatório de auditoria; f) observar e concluir de forma consistente, definindo em conjunto com a equipe as necessidades específicas da auditoria; g) relatar à chefia imediata os resultados da auditoria, bem como quaisquer dificuldades encontradas na realização das atividades; h) acompanhar as ações de follow up a serem desencadeadas, informando a chefia imediata os resultados. 7.4 - Relativos à Obtenção de Evidências Consideram-se evidências todas as informações colhidas durante a realização de uma auditoria. Para atender aos objetivos da atividade de auditoria, o auditor deverá realizar, na extensão julgada necessária, os testes ou provas adequadas, com vistas à obtenção de evidências qualitativamente aceitáveis que fundamentem, de forma objetiva, suas recomendações e conclusões. É importante que o auditor obtenha informações representativas e suficientes para confirmar os dados colhidos/apurados, inde- pendentemente dos mesmos se relacionarem com conformidades ou não. Finalidade da Evidência - consiste na obtenção suficiente de elementos para sustentar a emissão do seu parecer, que possam permitir ao auditor chegar a um grau razoável de convencimento da realidade dos fatos e situações observadas, da veracidade da documentação examinada, da consistência do somatório dos fatos e fidedignidade das informações e registros gerenciais para fundamentar, solidamente, sua opinião. Tipos de Evidência: a) Física - a que pode ser comprovada materialmente; b) Documental - a que pode ser comprovada através de registros em papéis e/ou documentos; c) Circunstancial - a que apenas fornece impressão ao auditor, não podendo servir como evidência de uma auditoria, pois não é suficientemente objetiva para embasar uma não conformidade; d) Admissível - é a que é obtida através de declaração verbal. 28 • a equipe de auditoria em conjunto com a chefia imediata, acompanhará através de cronograma, a correção das distorções apontadas. 7.7 - Formalização do Processo Toda auditoria deve ser iniciada com a formalização do processo administrativo. Os documentos que devem fazer parte do processo de auditoria são: a) Documento que originou a auditoria (determinação do Ministério, denúncia, solicitação dos Conselhos de Saúde etc.); b) Cópia do ato designando a equipe de auditoria (Portaria); c) Cópia do Ofício de apresentação devidamente assinada pela Direção da Unidade Auditada (recibo); d) Comunicação de Auditoria; e) Relatório de Auditoria; f) Mapa de Análise de AIH e/ou dos Documentos do SIA devidamente preenchido(s) e assinado(s) pelo(s) médico(s) da equipe de auditoria; g) Cópia do Relatório Demonstrativo de AIH pagas destacando as AIH que apresentaram irregularidades e/ou Síntese de Produção Ambulatorial; h) Os Relatórios de Saída dos Sistemas de Informações que serviram de parâmetro na auditoria analítica quando for o caso; i) Cópias de outros documentos que a equipe considerar indispensável para compor o processo; j) Cópia do ofício endereçado à Direção da unidade auditada, solicitando apresentação da defesa escrita e cópia do Aviso de Recebimento - AR; k) Defesa encaminhada pela unidade com respectivos anexos; l) Planilha de cálculo das impugnações, quando for o caso; m) Cópia da Guia de Recolhimento - GR e/ou Boletim de Diferença de Pagamento - BDP; n) Cópia do ofício comunicando o valor do débito ao auditado e cópia do AR; o) Cópia do documento em que o prestador autoriza o desconto do débito em processamento, se for o caso; p) Cópia dos expedientes de encaminhamento do processo e/ou relatório de auditoria às outras instâncias. 29 A N E X O S 30 ANEXO I ATOS LEGAIS 1 - ATOS LEGAIS - são dispositivos da legislação em vigor, emanados de autoridades competentes, relativos a Administração Pública Federal. 1.1 - Origem: Congresso Nacional, Presidência da República, Tribunais Superiores e Ministros de Estado; 1.2 - Espécie: Constituição Federal, Leis, Medidas Provisórias, Decretos Legislativos, Decretos, Jurisprudência dos Tribunais Superiores, Portarias, Decisões Ministeriais e outros; 1.3 - Destinatários: Órgãos ou Entidades da Administração Pública Federal; 1.4 - Finalidade: Conhecer e observar o cumprimento. 2 - NORMAS DISCIPLINARES EXTERNAS - são atos emanados de órgãos/entidades externos ao Sistema de Controle Interno, com aplicação no âmbito do Sistema. 2.1 - Origem: Tribunal de Contas da União, Departamento de Orçamento da União, Secretaria da Administração Federal, Procuradoria da Fazenda Nacional, Comissão de Valores Mobiliários, Banco Central do Brasil, Departamento da Receita Federal, Conselhos Federais de Classes e outros; 2.2 - Espécie: Resoluções, Instruções Normativas, Portarias, Pareceres Normativos, Normas de Execução, Decisões Normativas e outros; 33 durante o ano, com destaque para: quantitativo dos recursos humanos e financeiros utilizados; total das auditorias realizadas; eficácia dos resultados obtidos; pendências existentes, se for o caso, com as justificativas pertinentes; e as solicitações ou sugestões necessárias ao melhor desempenho das atividades. 8.1 - Origem: Unidade Regional de Auditoria DIVAD/SEAUD. 8.2 - Destinatário: DCAA/SE/MS. 8.3 - Periodicidade: Até março de cada ano. 8.4 - Finalidade: Avaliar o desempenho das atividades de auditoria. 34 PR O G R A M A Ç Ã O A N U A L D E A TI VI D A D ES D E A U D IT O R IA - PA A A A N EX O II E X E R C ÍC IO :_ __ __ U .F .:_ __ __ _ E le m en to s da A ud ito ria Lo ca l A ud ita do (2 ) Ti po (3 ) Fo rm a (4 ) Lo ca l d e Tr ab al ho P er ío do ( 6) E qu ip e (7 ) C us to (8 ) O bs er va çã o (1 ) (5 ) E xe cu çã o C on cl us ão D iá ria s P as sa ge m S up .F un do (9 ) A ss in at ur a e C ar im bo d o C he fe d a D iv is ão A ss in at ur a e C ar im bo d o C he fe d a G E R E S T A ne xo II .x ls 35 LEGENDA DA PAAA 1 - Elementos de Auditoria - Auditoria de Assistência de Saúde Prestada (SIA/SIH)/ Gerência do Serviço (A.A.G) - Auditoria na Aplicação de Recursos (AR) - Auditoria em Programa Especial (APE) - Auditoria em Convênio (AC) - Auditoria na Gestão (AG) - Auditoria para Apuração de Denúncia (AD) - Outros 2 - Local Auditado - Instituição/Órgão - Unidade Prestadora de Serviço ( hospital, ambulatório, serviço ou atividade específica - convênio, alto custo/complexidade, programa especial, etc.) 3 - Tipo Analítica e/ou Operativa 4 - Forma - Direta - Realizada pelo nível federal do SNA (AD) - Compartilhada - Com outros órgãos ou instituições (AC) - Integrada - Através da programação pactuada com outros níveis do SNA (AI) 5 - Local de Trabalho - Ambiente de trabalho, Unidade Prestadora de Serviço, Secretaria de Saúde, outros. 6 - Período - Dias previstos para a execução dos trabalhos, incluindo os de deslocamento e conclusão de auditoria. 7 - Equipe - Mencionar os auditores que executarão os trabalhos segundo a forma contida no item 4. 8 - Custo - Mencionar (em R$) o custo com diárias, passagens e suprimentos de fundos. 9 - Observação - Mencionar observações julgadas pertinentes a elucidação do plano. Obs.: As auditorias especiais, por não serem previsíveis, devem quando de sua ocorrência estarem descritas no Plano, da mesma forma que para as programadas/ano. A modelo destas, também devem ter sua execução planejada. Anexo II_1.doc 38 A N EX O IV R O TE IR O D E VI SI TA A O S PA C IE N TE S IN TE R N A D O S N O D IA _ __ __ /_ __ __ /_ __ __ H O SP IT A L: M U N IC ÍP IO : N O M E D O P A C IE N TE D A TA IN TE R . EN FE R M . E LE IT O D IA G N Ó ST IC O D O P R O N TU Á R IO O B SE R VA Ç Õ ES D O A U D IT O R A N E XO IV rtv 39 A N EX O V R O TE IR O D E VI SI TA A O S PA C IE N TE S IN TE R N A D O S N A U TI N O D IA _ __ __ /_ __ __ /_ __ __ H O SP IT A L: N º D E LE IT O S: U TI : N º D E LE IT O S O C U PA D O S: N O M E D O P A C IE N TE D A TA IN TE R . U TI N º D O LE IT O D IA G N Ó ST IC O D O PR O N TU Á R IO M O N IT O R A M EN TO EX A M ES O B SE R VA Ç Õ ES D O A U D IT O R A N EX O V R VU 40 A N EX O V I D EM O N ST R A TI VO D A S D IS TO R Ç Õ ES - A IH ’S /P R O N TU Á R IO S H O SP IT A L: LO C A LI D A D E C G C : PR O C ES SA M EN TO : C O M PE TÊ N C IA : N º A IH PE R ÍO D O D E IN TE R N A Ç Ã O PR O C ED . C O B R A D O D IA G N Ó ST IC O PE R M . D IS TO R Ç Õ ES M ED ID A S PR O PO ST A S 43 A N EX O V III D EM O N ST R A TI VO D A S D IS TO R Ç Õ ES E N C O N TR A D A S N O S D O C U M EN TO S D O S IA U N ID A D E: C O M PE TÊ N C IA : C G C : Q U A N TI TA TI VO C Ó D IG O PR O C ED IM EN TO PR O C ED IM EN TO A PR O VA D O PR O C ED IM EN TO C O M PR O VA D O D IS TO R Ç Õ ES M ED ID A P R O PO ST A A N EX O V III D D S 44 ANEXO IX HOSPITAL CRUZAMENTO DE INTERNAÇÃO HOSPITALAR Nº AIH DATA DA CIRURGIA HORÁRIO CPF DOS MÉDICOS TIPO ANEXO IX CIH 45 ANEXO X FORMULÁRIO PARA ACOMPANHAMENTO/VERIFICAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO DAS AÇÕES PREVENTIVAS/CORRETIVAS ACOMPANHAMENTO DE AÇÕES CORRETIVAS/PREVENTIVAS (FOLLOW UP) UNIDADE AUDITADA: C.G.C./C.P.F.: TITULAR: RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº : GESTÃO: DATA DA AUDITORIA: PENDÊNCIA LIMITE RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES RESPONSÁVEL: DATA: 6 6 ANEXO XIII ÓRGÃO ANALISADO: __________________________________________________ PROCESSO Nº: _______________________________________________________ TITULAR DO ÓRGÃO: __________________________________________________ DATA DA AUDITORIA: _____________ PERÍODO EM EXAME: _____________ ANALISTA NOME: __________________________ MATRÍCULA: _______________ CONTROLE INTERNO DE FARMÁCIA SIM NÃO OBSERVAÇÃO Espaço físico adequado Ventilação Armazenamento adequado Ficha de controle de estoque - FCE Atualizadas Ficha de prateleiras Anotações na FCE conf. Cap.02.03.01.6/IN/DTN-10/91 Estoque físico=Estoque FCE Medicamentos Controlados Livro MC atualizado (*) Medicamentos vencidos (relacionar no verso) Medicamento fora da farmácia Profissional especializado Extintor _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _________________________________________________________ (*) MC: MEDICAMENTOS CONTROLADOS 7 7 ANEXO XIV ÓRGÃO ANALISADO: __________________________________________________ PROCESSO Nº: _______________________________________________________ TITULAR DO ÓRGÃO: __________________________________________________ DATA DA AUDITORIA: _____________ PERÍODO EM EXAME: _____________ ANALISTA NOME: __________________________ MATRÍCULA: _______________ CONTROLE INTERNO DE TRANSPORTES VEÍCULO CONSUMO KM/rodados PEÇAS TIPO PLACA ANO SOMA 8 8 ANEXO XV ÓRGÃO ANALISADO: __________________________________________________ PROCESSO Nº: _______________________________________________________ TITULAR DO ÓRGÃO: __________________________________________________ DATA DA AUDITORIA: _____________ PERÍODO EM EXAME: ____________ ANALISTA NOME: _________________________ MATRÍCULA: ________________ RELAÇÃO DE PESSOAL NOME E VÍNCULO CATEGORIA FUNCIONAL FED. EST. MUN. PREST. SERV. OUTROS TOTAL