relatorio administrativo

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RELATÓRIO ADMINISTRATIVO1

Quando se deseja informar sobre planos, projetos e operações de interesse bem como expor fatos, ocorrências e situações, utiliza-se o relatório, que assim é definido por Martins e Zilberknop (2003, p. 243, grifo das autoras): “Relatório é o documento através do qual se expõem os resultados de atividades variadas”. Outra definição possível é assim apresentada por Magioli

Relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores. Eles podem ser uma simples carta ou memorando ou, ainda, uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela. Se o relato do fato ocorrer em conversa, o relatório administrativo será oral.

Sua relevância, no setor administrativo, ocorre, visto que, atualmente, o ocupante de um cargo executivo superior não consegue acompanhar de perto tudo o que acontece em uma empresa sob sua responsabilidade, devendo, pois, delegar funções, as quais podem ser inspecionadas, principalmente, por um relato escrito. Entretanto, os orais, apesar de menos recomendáveis, têm a sua importância, a saber:

É importante realçar que a maioria dos relatórios produzidos nas mais diversas circunstâncias [...] não são realizados por escrito, nem são formais. São relatos breves, orais, mas nem por isso menos importantes. O bom desempenho de um profissional medese também pela capacidade de organizar sua exposição, ser claro, sistematizado, persuasivo adequado. E ser profissional de sucesso significa carregar bons resultados para si e para a organização à qual presta serviço. (ZANOTTO, 2002, p. 141).

Importa-se, ainda, utilizar esse documento sempre levando em consideração a sua finalidade (o quê?, para quem?, por quê?) e a adequação às circunstâncias, já que pode servir ao setores público e privado bem como a classificações diversas. Estas podem ser identificadas: a) quanto à estrutura: - simples (pouco extensos),

- médios (mais extensos),

- complexos (em volumes); b) aos tipos: individual ou coletivo, confidencial ou público, de rotina ou eventual, quinzenal, diário dentre outros; c) quanto ao assunto: visita, viagem, desempenho de setor, processo, acidente, gestão, contábil dentre outros; d) quanto ao destinatário: ascendente, descendente ou horizontal.

Abordando, agora, a redação, Andrade e Henriques (1999, p. 160) expõem que a linguagem deve ser “[...] simples, objetiva e correta [sem omissão de qualquer dado importante], não se admitindo construções rebuscadas, torneios de linguagem. O indispensável é organizar o pensamento, torná-lo claro e expressá-lo, de preferência, em linguagem denotativa”. Além disso, Martins e Zilberknop (2003) apresentam como normas para a elaboração de um bom relatório: extensão adequada, redação precisa (impessoalidade, pontuação e ortografia corretas, principalmente) objetividade, exatidão das informações, conclusão (recomendação/ providências) e apresentação gráfica adequada. Também servem, para orientar a feitura, os questionamentos: o quê?, por quê?, quem?, como?, onde?, quando?, quanto?, e daí? Na verdade, a redação do relatório deve proporcionar ao leitor-alvo condições para que se avaliem setores de atividades, melhore o processo produtivo e até mesmo favoreça a tomada de decisões.

1 Para fazer referência: MENDES, Renata dos Santos. Relatório Administrativo. 2. ed. rev. e ampl. João Monlevade: FaEnge, 2010.

Por sua vez, quanto às partes que o estruturam, serão apresentadas as comumente utilizadas no setor administrativo2 . São elas:

a) Timbre: identificação da empresa em que o relator trabalha; b) Título: denominação específica do documento; c) Cabeçalho: indicação do destinatário (nome e/ou cargo), remetente (nome e/ou cargo), assunto e data (se vier ao final do texto, coloca-se local e data); d) Vocativo: geralmente identificado pelo cargo (Senhor Coordenador); e) Texto: relato do assunto, devendo ter como base que o destinatário depende das informações ali delineadas para tomar decisões; f) Fecho: palavra ou expressão, facultativa, com que se encerra o relatório; g) Local e data: quando não utilizado no cabeçalho; h) Assinatura: nome completo, seguido do cargo ou função (sem linha).

É prudente, ainda, identificar a diferença entre os três tipos mais utilizados: relatório empresarial, relatório no serviço público e relatório-formulário. O primeiro é indicado às empresas privadas, onde o relato é uma atividade frequente e apresenta informações importantes para a tomada de decisões, podendo, diante da simplicidade, ter o formato de memorando ou carta. Já o segundo, indicado às repartições públicas, não se diferencia muito do primeiro. Diante da simplicidade de apresentação, é redigido em forma de ofício, devendo, pois, apenas narrar fatos ou descrição de situações constatadas (não devem ser abordados assuntos diversos). Por fim, o terceiro, utilizado tanto em empresas privadas quanto em repartições públicas, é destinado a preenchimentos rotineiros, com formulários previamente esquematizados.

A seguir, um exemplo de relatório empresarial simples, adaptado da obra de Zanotto (2002, p. 144):

2 Quando o relatório for médio ou complexo, convém que seja estruturado com capa (timbre da empresa, título do relatório, setor que o elaborou, data e nome do autor), folha de rosto (repetição das informações contidas na capa e acréscimo do destinatário), sumário, sinopse (resumo do trabalho), introdução (justificativa do trabalho e apresentação das diretrizes), contexto (desenvolvimento do relato), conclusões e anexos.

Timbre da empresa

Para: Pedro Alves – Gerente de Vendas De: Carlos A. Dantas – Supervisor de Vendas Assunto: Pontos de venda Data: 3 de janeiro de 2002

Senhor Gerente,

Envio-lhe, anexo, mapa com os pontos de venda visitados e avaliação do nosso atendimento. Embora cada revendedor tenha uma realidade, há alguns aspectos gerais que destaco: a) Atendimento do vendedor: principal deficiência da nossa empresa, já que falta qualificação aos nossos vendedores. Alguns compradores se queixam do tratamento recebido do nosso representante e afirmam que as visitas não obedecem a cronograma rigoroso; b) Produtos: são de boa qualidade e de grande aceitação pelos clientes que a eles têm acesso. Este, na verdade, é o problema que ocorre, especialmente, nos médios e grandes supermercados. Ocupamos poucas frentes nas prateleiras e quase não temos pontas de gôndolas. Alguns itens, como o Achocolatado Diet, andam quase sumidos.

Após análise do exposto, recomendo: a) treinar e até, em alguns casos, substituir vendedores; b) intensificar as visitas dos supervisores; c) contratar mais degustadoras; d) enfatizar as chances que temos de crescer muitos pontos na participação das vendas do setor de alimentos enlatados.

Atenciosamente,

Carlos A. Dantas Supervisor de Vendas

4 REFERÊNCIAS

ANDRADE, Maria Margarida de; HENRIQUES, Antônio. Língua Portuguesa: noções básicas para cursos superiores. 6. ed. SP: Atlas, 1999.

MAGIOLI, Tatiana Souza. Comunicação empresarial, módulo I. Santa Cruz, RJ: Faculdade Machado de Assis, c2009. Disponível em: <http://famanet.br/pdf/cursos/semipre/comunicacao_empresarial_md2.pdf>. Acesso em: 2 abr. 2010.

MARTINS, Dileta Silveira; ZILBERKNOP, Lubia Scliar. Português Instrumental: de acordo com as atuais normas da ABNT. 24. ed. revista e ampliada. Porto Alegre: Sagra Luzzatto, 2003.

ZANOTTO, Normelio. Correspondência e redação técnica. Caxias do Sul: EDUCS, 2002. (Coleção Hotelaria).

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