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CIÊNCIA DO SUCESSO – COMO DELEGAR TAREFAS - PROFº: ROBERT HELLER

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Delegar é parte essencial do trabalho de qualquer gerente. Delegar tarefas mostra o caminho para conseguir os melhores resultados ao atribuir um encargo a alguém; de missões rotineiras a trabalhos de grande responsabilidade. Dividido em quatro partes - O que Significa Delegar, A Busca da Eficiência, A Avaliação do Progresso e O Salto de Qualidade-, este livro traz informações e conselhos práticos sobre como priorizar tarefas, como planejar e passar a orientação, como reconhecer e superar obstáculos, como avaliar riscos e como monitorar resultados. Além disso, 101 lembretes ao longo do livro destacam os pequenos segredos do sucesso nessa área. Um teste exclusivo também lhe permite avaliar seu desempenho como gerente que busca delegar tarefas.

Saber delegar é requisito fundamental para qualquer gerente. Para obter os melhores resultados, você precisa identificar tanto os benefícios desse processo como seus obstáculos e riscos. COMO DEFINIR DELEGAÇÃO

A complexidade crescente das organizações torna difícil definir as responsabilidades de cada um. Muitas vezes parece que uns desempenham as funções dos outros. Nesse contexto, delegar é a chave da eficiência e traz benefícios a todos.

1. Delegue de forma a beneficiar você mesmo, sua equipe e sua empresa

Delegar é dar a outra pessoa uma tarefa cuja responsabilidade, em última instância, cabe a quem a delega. Essa tarefa pode variar de pequenos afazeres cotidianos de uma empresa - como organizar confraternizações ou entrevistar o candidato para uma vaga - a trabalhos tais como liderar uma equipe que está desenvolvendo um novo produto. A análise da estrutura de uma empresa revela uma complexa teia de "autoridades delegadas", geralmente na forma de cadeias de gerentes, e provê à organização um mecanismo para obtenção de informações e para controle.

ﺽ O CAMINHO DO SUCESSO GERENCIAL O profissional eficiente deve monitorar as tarefas delegadas, assumindo responsabilidades e dando autonomia.

OS aspectos básicos do ato de delegar são autonomia e controle. Até onde o "delegado‖ pode exercer autoridade sem consultar seu superior? Até que ponto o superior pode influenciar diretamente o trabalho? Ao escolher a quem delegar, você está supondo que aquela pessoa é capaz de realizar uma determinada tarefa com as ferramentas disponíveis. Depois da escolha, você deve garantir que o encarregado tenha autonomia suficiente para realizar a tarefa a seu modo, obedecendo a orientação preliminar e fornecendo regularmente relatórios sobre a evolução do trabalho.

Delegar é uma função permanente e de responsabilidade integral do gerente. O processo começa com a seleção das tarefas que o gerente pode - e deve - transferir para outros.

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Depois, é necessário definir os parâmetros para a execução de cada uma, o que ajuda a escolher a pessoa apropriada e a transmitir instruções precisas. Qualquer que seja o trabalho, dar uma orientação precisa é essencial. Alguma forma de monitoramento também é essencial, mas deve ser usada para supervisionar e direcionar o trabalho sem interferir diretamente. O estágio final é o da avaliação. Como foi o desempenho do funcionário? Que modificações devem ser feitas, nos dois lados da delegação, para melhorar a eficiência?

2. Seja positivo ao avaliar – esteja pronto para ouvir boas notícias.

3. Mostre confiança em seu escolhido, mesmo que haja objeções de outros.

Delegar tarefas trás uma série de benefícios. Quando você reduz sua carga de trabalho, aumenta o tempo disponível para se dedicar a funções essenciais de gerência. Seu pessoal fica mais motivado e o nível de estresse diminui.

4. Delegue para aumentar o moral, criar confiança e reduzir estresse.

É comum ver executivos reclamar que exigências operacionais de curto prazo e tarefas menores tornam impossível dedicar tempo suficiente para assuntos mais relevantes. Planejamento estratégico, controle e treinamento estão entre as atividades de alto nível que sofrerão sob o peso de tarefas rotineiras que você tenta equivocadamente abraçar sozinho. Para evitar isso, você deve passar adiante um volume maior de trabalhos rotineiros, por meio da delegação. Quanto mais você delega, mais experiência seu pessoal adquire e menos tempo você perde orientando e treinando.

5. Reserve um tempo diário para se concentrar em projetos de longo prazo.

As pressões que pesam sobre os executivos em situações desafiadoras podem levar a um aumento acentuado dos níveis de estresse. Os sintomas se tornam visíveis em comportamentos dispersivos; acúmulo de papelada sobre a mesa e agendas lotadas. Delegar tarefas é a melhor forma de se livrar da papelada e limpar a agenda. Quando eficaz, a delegação beneficia não apenas você, mas também o profissional encarregado e a equipe ou o departamento como um todo. Antes de atribuir trabalhos, estude com cuidado seus requisitos e faça uma avaliação realista das habilidades dos profissionais disponíveis.

Pergunte-se:

ﺽ Eu dedico tempo e recursos suficientes para planejamento estratégico e monitoramento?

ﺽ Minha mesa está abarrotada de tarefas inacabadas?

ﺽ Meu pessoal está entusiasmado e motivado?

ﺽ Eu delego tarefas rotineiras – porém necessárias - à equipe?

ﺽ O treinamento do pessoal tem prioridade suficiente para assegurar futuras delegações?

O sentimento de realização é fundamental para a satisfação no trabalho. Delegar com eficiência traz o estímulo gerado pelo aumento da responsabilidade e pode proporcionar maior satisfação e auto-estima. Delegar significa também promover o ―empowerment”, ou seja, atribuir poder a alguém - e esta é a mola mestra de um trabalho mais eficiente. Sua equipe só se desenvolverá se receber tarefas que aumentem suas habilidades, sua experiência e sua autoconfiança. Os profissionais desempenham melhor em ambientes estruturados, em que todos estejam cientes das tarefas e responsabilidades e se possa contar com as habilidades e recursos necessários. Faça sessões de avaliação para manter a motivação das pessoas "delegadas".

6. Assegure-se de ter experiência adequada para lidar com os outros.

7. Se a delegação vai mal, pergunte-se: “O que estou fazendo errado?”

Delegar toma tempo, mas deixar de fazê-lo pode custar muito mais. O executivo que

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Página 3 concentra o trabalho ou delega pouco não apenas parecerá, desorganizado mas gastará horas toda semana tratando de assuntos de baixa prioridade: Isso pode resultar em excesso de trabalho, moral baixo entre o pessoal, postergação de processos básicos devido a sobrecarregamentos, qualidade baixa de trabalho e perda de prazos. Juntos, todos esses fatores poderão ter deito nocivo sobre o desempenho de longo prazo.

ﺽ SINAL DE INEFICIÊNCIA O profissional que evita delegar não pode espera cumprir com eficiência todas as tarefas que chegam a sua mesa.

Alguns gerentes têm dificuldade para delegar tarefas. Em geral, a dificuldade está associada à insegurança e a desconfiança. Supere esses sentimentos e aprenda a confiar no pessoal; as vantagens serão bem maiores do que os possíveis erros e falhas.

8. Evite concentrar tarefas só porque você é capaz de executá-las melhor.

Como gerente, você com certeza é mais eficiente do que seus funcionários em muitas funções. Mas se tentar fazer tudo porque é mais rápido, seguro e competente, vai acabar sobrecarregado. Dessa forma, não terá tempo suficiente para se dedicar a tarefas mais complexas - que só você pode dar conta. Além disso, como sua equipe vai adquirir competência se não tem a oportunidade de aprender e desempenhar novas funções?

ﺽ USANDO MAL O TEMPO Este executivo não esta fazendo apenas seu trabalho. Esta desperdiçando tempo que poderia ser aproveitado, em funções mais complexas. Todas essas tarefas rotineiras poderiam e deveriam ser delegadas a funcionários.

O receio de sobrecarregar a equipe é um obstáculo para quem delega tarefas; é natural querer assegurar que seu pessoal não tenha excesso de trabalho. Se os subordinados parecem estar trabalhando a sobrecarregá-los? Uma solução é não repassá-las e encontrar tempo para fazê-las você mesmo. A alternativa mais sensata, porém, é estimular todos a avaliar como estão aproveitando toda a capacidade ociosa. Se a falta de pessoal e o problema, a solução é contratar mais. É importante nã6deixar que a preocupação com a sobrecarga de trabalho termine em excesso de tarefas para você mesmo.

Pergunte-se:

ﺽ Quanto tempo eu dedico a coisas que eu poderia delegar a meus colaboradores?

ﺽ Posso aprender pelo modo como meu chefe delega tarefas?

ﺽ Minha papelada está sobre controle?

ﺽ Porque me incomodar se alguém realiza bem partes de meu trabalho?

ﺽ Qual é a capacidade ociosa de minha equipe?

O mecanismo básico do processo de delegar envolve aptidões administrativas que o profissional que delega deve desenvolver, inclusive a habilidade de supervisionar e avaliar. O desafio para profissionais com pouca experiência em delegar é dominar os aspectos mais complexos do processo, como desenvolver um estilo de liderança eficiente e apropriado. Delegar é algo que se aprende na prática - você desenvolve e aprimora suas habilidades durante o processo, e sua confiança e desempenho aumentam quanto mais você delega tarefas.

9. Eficiência ao delegar melhora seu desempenho.

10. Seja leal com sua equipe e ela será leal com você.

O desejo de ter controle sobre tudo é natural. Delegar é abrir mão do controle direto sobre o trabalho e essa é uma das barreiras enfrentadas por muitos gerentes. Ao delegar, o executivo passa adiante a responsabilidade pela execução de algo. Quem delega, no entanto, mantém o controle geral quando escolhe a pessoa certa, sabe exatamente como deve ser o

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Página 4 desenvolvimento da tarefa e mantém um canal regular de informação.

1. Espere resultados que estejam, no mínimo, dentro de seus parâmetros.

O medo é uma das principais barreiras quando o assunto é delegar tarefas. Às vezes, executivos temem que os encarregados tenham desempenho bom o bastante para ameaçar sua posição. Outro medo é o de que ―perder‖ parte do trabalho diminui o status pessoal. Esses temores podem ainda encobrir um terceiro: o de que o encarregado se sairá mal. Resolva tais tensões perguntando-se: a tarefa é adequada para ser delegada? A pessoa é capaz de desempenhar a tarefa? Ela será instruída de forma correta? Ela terá todo o apoio, autoridade e recursos necessários? Se as respostas forem positivas, então não há o que temer.

ﺽ O sentimento possessivo a era do trabalho é improdutivo.

ﺽ Tomar para si tarefas menores impede o desenvolvimento da gerencia eficiente.

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