MPU Tecnico Arquivologia 05

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Introdução01
Revisão dos principais tópicos de Arquivologia02
Simulado12
Resolução de questões17
Bibliografia30

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Introdução

Prezado Aluno, Finalmente chegamos à nossa última aula.

Nosso objetivo, hoje, é revisar tudo que aprendemos e avaliar, por meio de um simulado, se esse conhecimento está sedimentado.

Assim, começaremos nossa aula com uma rápida revisão dos principais tópicos de arquivologia. Posteriormente queremos que tente resolver, sem consultar nada, 30 questões que ainda não trabalhamos em nossas aulas.

Finalmente, queremos que veja as questões que acertou/erro e, principalmente, entenda o porquê dos seus acertos/erros. Para isso, comentamos essas questões no final da aula.

Preparado? Pois chega de papo e mãos a obra!

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Revisão dos principais tópicos de Arquivologia

Faremos, agora, uma breve revisão dos principais conceitos que vimos nos últimos dias.

Dentro do tópico “conceitos fundamentais de arquivologia”, a banca sempre traz questões envolvendo a definição de Arquivo. Portanto, temos que ter em mente que:

Arquivo pode ser definido como a designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação.

Guarde, especialmente, os dois pontos destacados acima:

1. O arquivo é caracterizado pela natureza orgânica que existe entre seus documentos, que surge em função das atividades da administração. Não se compreende o documento de arquivo fora do meio que o produziu.

2. Os documentos servem de prova das transações realizadas pela instituição.

Atenção: documentos de arquivo não podem ser colecionados, pois fazem parte de um conjunto orgânico. Portanto, uma coleção particular, reunida por uma pessoa ou instituição (ex.: museus e bibliotecas) não pode ser considerada como arquivo.

Outro ponto sempre cobrado nas provas se refere ao valor primário e ao valor secundário dos arquivos.

O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

O valor secundário é atribuído ao valor histórico, probatório e informativo, que o documento conserva para a entidade que o produziu e para terceiros.

Um assunto que está diretamente relacionado ao valor do arquivo é a Teoria das Três Idades. Sobre isso, você tem que saber quais são as características dos arquivos correntes, intermediários e permanentes.

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• Arquivo corrente (=primeira idade): documentos com valor primário e consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.

• Arquivo intermediário (=segunda idade, “limbo”, “purgatório”): documentos que ainda conservam seu valor primário, mas deixaram de ser consultados frequentemente, aguardam sua destinação final.

• Arquivo Permanente (=terceira idade): documentos que perderam todo valor primário, que se conservam em razão de seu valor secundário, constituindo, assim, meios de conhecer o passado e a evolução da organização e da sociedade.

Atenção: documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

O CESPE, em suas questões, adora associar os conceitos de valor dos documentos com as diferentes idades do arquivo. Pode ter certeza, que uma questão sobre isso é certa na sua prova!

Ainda dentro de “conceitos fundamentais de arquivologia”, outro ponto bastante explorado é a classificação dos documentos com relação à natureza do assunto, que pode ser:

• Documento ostensivo: trata de assunto sem qualquer restrição legal de acesso.

• Documento sigiloso: aquele que, pela natureza de seu conteúdo, deve ser de conhecimento restrito.

Lembre, ainda, que os documentos sigilosos se subdividem em quatro graus de sigilo: reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto, sendo esse grau crescente do primeiro para o último.

Continuando nesse contexto, o CESPE costuma elaborar questões sobre os direitos de acesso aos documentos sigilosos.

Sobre isso, temos que saber que, mesmo que o conteúdo de um documento seja sigiloso, o cidadão pode acessar esse documento em duas situações:

• Naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente; e

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• Naquilo que não diga respeito à própria pessoa, ao seu interesse particular ou ao interesse coletivo ou geral, mas que seja indispensável à defesa de seu direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal, mediante autorização judicial.

Finalmente, um último destaque, dentro do primeiro tópico do edital, são as questões que misturam os conceitos de arquivo especial com arquivo especializado. Portanto, tenha em mente essa diferença:

Arquivo especial Arquivo especializado documentos de formas físicas diversas (iconográficos, cartográficos, audiovisuais etc.) ou de suportes específicos (CD, DVD, microfilme etc.) documentos de determinado assunto, independentemente da forma física, como arquivos médicos, de imprensa e militares.

Vamos passar, agora, para o tópico “gerenciamento da informação e a gestão de documentos”. Aqui temos que prestar atenção, principalmente, às três fases básicas da gestão de documentos.

1. Produção: elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor.

2. Utilização: atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação), expedição, organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, nessa fase, são elaboradas as normas de acesso à documentação e à recuperação de informações.

3. Avaliação e destinação: análise dos documentos para estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão recolhidos ao arquivo permanente e quais serão eliminados.

Queremos que você tome bastante cuidado, principalmente, com as duas últimas fases. Um tipo de “pegadinha” muito comum do CESPE é misturar atividades e fases, dizendo, por exemplo, que a classificação faz parte da fase de avaliação ou que a tramitação faz parte da fase de destinação.

Ainda “brincando” com as diferentes atividades de cada fase, a banca costuma explorar bastante o que faz parte do Protocolo.

Portanto, guarde bem: o protocolo executa os procedimentos de recebimento, classificação, registro e movimentação dos documentos.

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Vejamos um quadro que ilustra as diferentes fases do arquivo

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Dentro da “gestão de documentos”, há outro assunto que é muito cobrado nas provas: arquivamento, mais precisamente, os métodos de arquivamento.

Os métodos de arquivamento têm a tarefa de organizar o arquivo, de acordo com a natureza dos documentos e com a estrutura da entidade, de forma a permitir que os documentos sejam eficientemente acessados.

Esses métodos podem pertencer a dois grandes sistemas: direto (busca da documentação é feita diretamente no local onde está guardado) ou indireto (busca é feita mediante consulta de um índice ou código)

Algo importante para a sua prova é saber quais são os diferentes métodos existentes.

ser consultado no arquivo é

Métodos Elemento principal a Sistema

Básicos

Alfabético Nome direto Geográfico procedência ou local direto Numérico Número direto e indireto Ideográfico Assunto indireto

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Padronizados Variadex, Automático, Soundex, Rôneo e

Menmônico indireto

Aproveitando o embalo, vamos relembrar as regras de alfabetação. Acreditamos que esse seja o principal detalhamento, entre os métodos de arquivamento, cobrado em provas de concurso.

São 13 regras que precisamos saber (não se assuste com a quantidade, pois a maioria delas é bem intuitiva):

1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Barbosa, João Cabral, Pedro Teixeira, Aníbal Teixeira, Bernardo

Atenção: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Castelo Branco, Vitor Monte Alegre, Carlos Villa-Lobos, Heitor

3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

Santa Rita, Flávia São Paulo, Carlos São Pedro, Felipe

4. As iniciais abreviativas de pronomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Silveira, R. Silveira, Ricardo Silveira, Roberto

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5. Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d, do, e, um, uma, não são considerados.

Albuquerque, Rosana d’ Almeida, Pedro de Couto, Arnaldo do

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior,

Neto, Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Costa Filho, Jorge da Costa Neto, Jorge Damasceno Sobrinho, Carlos

Atenção: os graus de parentesco da alfabetação só serão considerados quando servirem de elemento de distinção.

7. Os títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome completo, entre parênteses.

Helena, Maria (Doutora) Marques, Armando (Juiz) Marques, Sílvia

8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (veja as regras 10 e 1)

Boy, John Freud, Sigmund Jung, Carl Gustav

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Capri, Guilio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles O’Brian, Michael

Atenção: muito cuidado para não confundir com a regra 5.

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10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de família do pai.

Arco y Molinero, Angel Del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Rios, Antonio de los

1. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.

Li Xian Xin Li Yutang Yong Po Yuan

12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos sejam colocados entre parênteses após o nome.

Colegial (A) Embratel Fundação Getúlio Vargas Library of Congress (The) Monte Verde Peças e Acessórios

13. Nos títulos de congressos, conferência, reuniões, assembléias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Conferência de Cirurgia Cardíaca (IV) Congresso de Engenharia Civil Urbana (Oitavo) Congresso de Geologia (3º)

Ainda no segundo tópico, outro ponto muito importante refere-se às normas criadas pela instituição para fixar diretrizes e prazos para destinação dos documentos, denominadas instrumentos de destinação.

Existem dois principais instrumentos de destinação: tabela de temporalidade e lista de eliminação.

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• Tabela de Temporalidade: determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes e/ou intermediários, ou recolhidos aos arquivos permanentes. Guarde bem esse instrumento, pois é o “preferido” do CESPE.

Atenção: não há um prazo genérico pré-definido para que os documentos permaneçam nos arquivos correntes e intermediários. Cada caso é um caso.

• Lista de Eliminação: consiste em uma relação específica de documentos a serem eliminados de uma só vez (necessita aprovação da autoridade competente).

Dentro da fase de avaliação e destinação, outro ponto que merece destaque é a diferença entre transferência e recolhimento.

Transferência é passagem do arquivo corrente para o intermediário e recolhimento é passagem para o arquivo permanente.

No que se refere ao tópico do edital “arquivo permanente”, o que importa saber são as suas funções: reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta aos documentos sob sua custódia.

E mais importante ainda, o que quer dizer cada uma delas.

• Arranjo: consiste na reunião e ordenação adequada dos documentos no arquivo permanente.

• Descrição e publicação: são instrumentos de pesquisa para a localização dos documentos no acervo, que permitem a consulta e divulgação.

• Conservação: medidas de proteção dos documentos e do seu lugar de guarda.

• Referência: consiste nas políticas de acesso e uso dos documentos.

Mais uma vez, não podemos confundir o que quer dizer cada atividade. Por exemplo, uma “pegadinha” clássica é dizer que referência se refere aos instrumentos de pesquisa. Não erre isso!

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Atenção: ao tratar do arquivo permanente, deve-se sempre levar em consideração o princípio da proveniência (=respeito aos fundos).

Já no último tópico do edital, “tipologias documentais e suportes físicos”, destacamos alguns pontos importantes sobre microfilmagem.

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