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Manual Prático

Microsoft Excel 2007

Pedro Filipe C. Jesus Abril / 2008

Manual Prático Microsoft® Excel 2007 Pedro Filipe C. Jesus

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APRESENTAÇÃO6
AMBIENTE DE TRABALHO7
A folha de cálculo7
O ambiente de trabalho do Excel8
Os frisos do Excel9
- Separador Base9
- Separador Inserir9
- Separador Esquema de Página10
- Separador Fórmulas10
- Separador Dados10
- Separador Rever10
- Separador Ver10
- Separador Programador1
Usar as funcionalidades do friso1
O BOTÃO DO OFFICE12
Comando Novo13
Comando Abrir13
Comando Guardar13
Comando Guardar Como14
Comando Imprimir14
Comando Preparar15
Comando Enviar15
Comando Publicar16
Comando Fechar16
Barra de Ferramentas de Acesso Rápido17
Barras de ferramentas flutuantes17
OUTROS COMANDOS E OPÇÕES18
Ajuda18
Comando Zoom19
Barra de Estado20
PERSONALIZAÇÃO DO EXCEL20

INDICE Opções do Excel - Popular .......................................................................................................... 21

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Opções do Excel - Fórmulas2
Opções do Excel - Guardar2
Opções do Excel - Personalizar23
OPERAÇÕES COM FOLHAS DE CÁLCULO24
Criar um documento novo24
Abrir um documento preexistente26
Abrir múltiplos documentos27
Guardar um documento28
Fechar o documento29
Visualização de documento29
CONCEITOS BÁSICOS31
Trabalhar com folhas31
- Alterar o nome31
- Inserir folha32
- Mover ou Copiar3
Colunas, linhas e células34
Movimentação com o rato35
Seleccionar, cortar, copiar e colar37
Inserir e apagar linhas e colunas39
INTRODUÇÃO DE DADOS41
Tipos de dados41
- Numéricos41
- Texto41
- Datas e horas41
- Fórmulas41
Introdução de dados41
Introdução de dados num conjunto de células42
Introdução de séries de dados – dados repetidos43
Introdução de séries de dados – sequências numéricas4
Introdução de séries de dados – sequências de datas45
Edição de dados numa célula46
Formatação de células – Dimensões47

4 | Página w.pedrojesus.net Formatação de células – Cores e Limites ................................................................................... 49

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Formatação de células – Dados50
CÁLCULOS53
Fazer contas53
Fórmulas com operadores básicos53
Fórmulas com funções54
Funções mais usadas58
Média58
Mediana (Med)58
Moda59
Contar, Contar.Val e Contar.Vazio59
Máximo e Mínimo60
Correcção de erros60
O EXCEL COMO BASE DE DADOS61
GRÁFICOS63
Gráficos de Barras63
Gráficos Circulares64
Copiar um gráfico65
IMPRESSÃO67
Imprimir67
Impressão rápida68
Pré-visualizar68
Definir área de impressão69

w.pedrojesus.net Página | 5 NOTAS ............................................................................................................................................ 71

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O Excel® 2007 faz parte do pacote de produtividade Microsoft® Office System de 2007, que sucede ao Office 2003.

Relativamente à versão anterior (Excel 203), o novo programa introduz inúmeras alterações, a maioria das quais são ao nível da facilidade de utilização. O produto é mais fácil de usar, através de um novo paradigma de interface, que substitui os familiares menus por um “friso” (ribbon, em inglês) que agrupa os comandos principais que são necessários de acordo com o que estejamos a fazer na altura.

Contudo, se esta nova interface é mais fácil de usar, sobretudo para quem não conhece o Excel, ela requer alguma habituação para os utilizadores que já estavam familiarizados com as versões anteriores.

Um dos principais objectivos deste manual consiste precisamente em facilitar a migração dos utilizadores de versões anteriores do Office – e neste caso concreto, do Excel – para a versão 2007, bem como introduzir novos utilizadores ao novo paradigma.

Face ao manual da versão anterior do programa, são ainda abordadas novas facetas do Excel, como é o caso da criação de listas de contactos ordenáveis. Além disso, é dedicada especial atenção à criação de vários tipos de gráficos, bem como a diferentes aspectos da impressão que, dadas as características específicas das folhas de cálculo, requer algum cuidado.

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A folha de cálculo

O conceito original da folha de cálculo para computadores pessoais foi popularizado nos anos 80 do século X com programas como o Visicalc™ (apresentado originalmente em 1979) e, sobretudo, pelo Lotus 1-2-3.

Mas devemos ao Excel o facto de ter trazido a este conceito uma facilidade de utilização que possibilita o seu uso por praticamente qualquer pessoa dotada de um mínimo de conhecimentos informáticos.

A metáfora da folha de cálculo electrónica – do Excel ou de qualquer outro programa do mesmo género – é a de uma folha de papel quadriculado. Mas uma folha muito especial, pois não só podemos nela introduzir valores como é possível, como veremos mais adiante, fazer automaticamente cálculos que, de outra forma, seriam muito morosos ou impraticáveis de realizar.

A quadrícula virtual da folha e cálculo electrónica consiste numa série de células que são fruto do cruzamento e linhas horizontais, numeradas de 1 até 1 048 576, e de colunas verticais, com denominações de A até XFD, num total de 17 179 869 184 células, que podem conter números, datas, texto e/ou fórmulas e funções. Relativamente ao Excel 2003, estes valores representam um aumento de 1500% no número de linhas e de 6300% no número de colunas.

Além da realização de cálculos, as folhas de Excel podem também ser usadas como bases de dados simples, bem como conjugar estas duas funcionalidades.

Um poderoso módulo de geração de gráficos possibilita a apresentação e análise de dados de forma visual. Os gráficos produzidos pelo Excel podem ser usados na própria folha de cálculo, exportados para outras aplicações (como o Word) ou até gravados como imagens.

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O ambiente de trabalho do Excel

Um documento no Excel chama-se um livro; cada livro pode ter uma ou mais folhas (de cálculo). A predefinição do programa é a de criar automaticamente três folhas em branco por cada livro novo.

1. Barra de título 2. Friso (agrupa as antigas barras de menus e barra de ferramentas) 3. Botão do Office 4. Barra de ferramentas de acesso rápido 5. Botão de acesso à Ajuda 6. Ponto de inserção 7. Barra de fórmulas 8. Caixa de nome 9. Título de linhas (1, 2, 3, …) e colunas (A, B, C, …) 10. Barra de deslocação vertical

1. Separadores de folhas 12. Botão de macros 13. Modo de visualização normal 14. Modo de esquema de página 15. Pré-visualização de quebras de páginas 16. Cursor de ampliação/redução da página visível 17. Página anterior 18. Página seguinte 19. Comando de divisão do documento

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Os frisos do Excel

Nas principais aplicações do Office, casos do Excel e Word, a Microsoft criou um novo paradigma de interface gráfica, reunindo numa só ferramenta, designada friso, o que anteriormente estava dividido entre barra de menus (com os comandos Ficheiro, Editar, etc.) e a barra de ferramentas (com ícones de acesso rápido a funções). Além de reunir estas funcionalidades, o friso possui comandos e ícones de diferentes tamanhos, de acordo com a sua importância. O programa detecta automaticamente o que pretendemos fazer num dado momento e passa para primeiro plano o friso respectivo. Tal como o Word, há sete frisos no Excel, mais um oitavo, chamado Programador, que pode ser activado a partir das opções de personalização e que se destina a pessoas que criem macros (conjunto de instruções complexas) com o Excel. Sempre que possível, os frisos usados nas diversas aplicações do Office retêm os mesmos nomes e as mesmas posições relativas. Por exemplo, quer no Word quer no Excel, os frisos Base, Inserir e Esquema de Página são os três primeiros da esquerda para a direita, e os frisos Rever, Ver e Programador são os três últimos. As alterações, necessárias para as funcionalidades específicas de cada programa, surgem no friso Fórmulas (que substitui Referências no Word) e Dados (Mailings no Word). A exibição de cada friso pode ser alternada manualmente, com um clique do rato sobre o separador respectivo.

- Separador Base

Este é o separador que surge no friso quando criamos um documento novo e estamos a introduzir dados. Inclui comandos e ferramentas relacionados com formatação básica: tipo de letra, alinhamento, estilos, cor, formato de números (data, divisa, …), etc.

- Separador Inserir

Separador referente aos comandos de inserção de tabelas, imagens, gráficos, hiperligações, etc.

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- Separador Esquema de Página

Contém comandos relacionados com a formatação do documento, incluindo margens, dimensões da folha, espaçamento, etc.

- Separador Fórmulas

Este separador agrupa comandos e funções relativos às funções e às fórmulas do Excel. - Separador Dados

Há um separador específico para usar bases de dados no Excel, uma funcionalidade muito interessante do programa que é frequentemente descurada.

- Separador Rever

Para quem usa funções de revisão de documentos no Excel, existe um separador específico, onde estão também agrupados os comandos de correcção ortográfica e gestão de comentários e alterações.

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