Apostila de redação oficial completa para concursos

Apostila de redação oficial completa para concursos

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Conteúdo: 1. Redação Oficial: qualidade e técnica

Modelos e descrição de documentos 2. Apostila 3. Ata 4. Atestado 5. Aviso 6. Ato declaratório 7. Alvará 8. Autorização 9. Carta 10. Certidão 1. Circular 12. Contrato 13. Convênio 14. Correspondência interna 15. Decreto 16. Deliberação 17. Despacho 18. Declaração 19. Edital 20. Exposição de motivos 21. Informação 2. Instrução normativa 23. Lei 24. Mensagem 25. Memorando 26. Ofício 27. Ordem de serviço 28. Parecer 29. Pauta de reunião 30. Portaria 31. Procuração 32. Relato de reunião 3. Relatório 34. Requerimento 35. Resolução 36. Termo aditivo

Apêndices 37. Abreviaturas 38. Siglas 39. Expressões de tratamento e vocativos 40. Glossário

A comunicação é necessidade básica da pessoa humana, do homem social: constitui o canal pelo qual os padrões de sua cultura lhe são transmitidos e, mediante o qual, aprende a ser membro de uma sociedade. A vida em sociedade supõe intercâmbio e comunicação, que se realizam fundamentalmente pela língua, cujo papel é cada vez mais importante nas relações humanas.

As relações de trabalho demandam atenção especial com a forma escrita da língua e seu registro adequado, para que estabeleça o entendimento comum. E comunicação é isso: participação, transmissão, troca de idéias, conhecimentos e experiências.

Os textos constituem a expressão materializada da comunicação humana, pois com eles os homens se tornam contemporâneos do passado e do futuro a um só tempo. O próprio conceito de história vem da noção de escrita: quem deixa documentos escritos está num período de história; quem não escreve, está na pré-história. Logo, a responsabilidade de cada cidadão é muito grande, seja com sua história pessoal, da comunidade e, até, da própria humanidade.

Os funcionários públicos não expedem mensagens para exibir conhecimentos; escrevem-nas para trocar informações, reconhecer direitos e vantagens, estabelecer obrigações, comunicar intenções, realizar negócios.

Assim, um texto oficial de boa qualidade, especialmente aqueles que podem criar direitos, obrigações e compromissos, depende de certos pré-requisitos, aqui chamados fundamentos. Esses fundamentos são de ordem ética, legal, lingüística e estética.

Fundamentos Éticos

Aética é a parte da filosofia que propõe discutir o bem comum - ou seja, o interesse da sociedade que, muitas vezes, se contrapõe ao interesse individual. Não se pretende apresentar aqui uma lista de obrigações, nenhum decálogo de moral e civismo. Mas, ao exercer suas funções, o servidor público se obriga a colocar o interesse coletivo acima do particular.

No caso de elaboração e emissão de documentos, essas preocupações presidem as ações.

Ao lado da boa-vontade, a honestidade deve pautar a conduta funcional, e os documentos elaborados representar obrigatoriamente a verdade, sem nada acrescentar ou subtrair.

Todo cidadão tem direito de receber do funcionário público tratamento correto quando recorre aoGOVERNO, instituição impessoal que deve representar a vontade pública do bem comum. Dessa forma, espera-se que todos os que utilizarem este Manual não percam de vista o compromisso de bem servir, tendo a verdade e o bem comum como metas da sua atuação.

Redação oficial é a maneira de redigir própria da Administração Pública. Sua finalidade básica é possibilitar a elaboração de comunicações e normativos oficiais claros e impessoais, pois o objetivo é transmitir a mensagem com eficácia, permitindo entendimento imediato.

A eficácia da comunicação oficial depende basicamente do uso de linguagem simples e direta, chegando ao assunto que se deseja expor sem passar, por exemplo, pelos atalhos das fórmulas de refinada cortesia usuais no século passado. Ontem o estilo tendia ao rebuscamento, aos rodeios ou aos circunlóquios; hoje, a vida moderna obriga a uma redação mais objetiva e concisa.

Considere-se, entretanto, que não há uma forma específica de linguagem administrativa, mas sim qualidades comuns a qualquer bom texto, seja ele oficial ou literário, aplicáveis à redação oficial: clareza, coesão, concisão, correção gramatical. Além disso, merecem destaque algumas características peculiares identificáveis na forma oficial de redigir: formalidade, uniformidade e impessoalidade.

A seguir, apresenta-se análise pormenorizada de cada uma dessas qualidades e características.

QUALIDADES E CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTAIS DA REDAÇÃO OFICIAL Clareza

Clareza é a qualidade do que é inteligível, facilmente compreensível. Já que se busca, então, com a clareza, fazer-se facilmente entendido, é preciso que o pensamento de quem comunica também seja claro, com as idéias, ordenadas; a pontuação, correta; as palavras, bem dispostas na frase; as intercalações, reduzidas a um mínimo; a precisão vocabular, uma constante.

Da mesma forma, a indispensável releitura do texto contribui para obtenção da clareza. A ocorrência de trechos obscuros e de erros gramaticais em textos oficiais provém principalmente da falta da releitura, que torna possível sua correção.

Além disso, a falsa idéia de que “escreve bem quem escreve difícil” também contribui para a obscuridade do texto. Ora, quem escreve difícil dificilmente é compreendido. Cada palavra dessa natureza é um tropeço para a leitura e só pode desvalorizar o que se escreve.

Alguns preceitos para a redação de textos claros:

a) utilizar preferencialmente a ordem direta ou lógica (sujeito, verbo, complementos); às vezes essa ordem precisa ser alterada em benefício da própria clareza; b) usar as palavras e as expressões em seu sentido mais comum; c) evitar períodos com negativas múltiplas; d) transformar as orações negativas em positivas, sempre que possível; e) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto; f) escolher com cuidado o vocabulário, evitando o jargão técnico; g) evitar neologismos (palavras, frases ou expressões novas, ou palavras antigas com sentidos novos), preciosismos (delicadeza ou sutileza excessiva no escrever) e regionalismos; h) utilizar palavras ou expressões de língua estrangeira somente quando indispensável.

Exemplos de textos obscuros, que devem ser evitados: a) mudança de sentido com a mudança da pontuação: Aprovas? Não discordo. (Compare-se: Aprovas? Não! Discordo.); b) má disposição das palavras na frase: A Defesa Civil pede, neste ofício, cobertores para casal de lã. (Compare-se: A Defesa Civil pede, neste ofício, cobertores de lã para casal.); c) ambigüidade: Ela pensava no tempo em que trabalhara com o Cassiano e concluía que a sua falta de visão teria contribuído para o fracasso do projeto.

(Ambigüidade ocasionada peloemprego do pronome sua, que é válido tanto para ela como para ele; falta de visão dele ou dela?); d) excesso de intercalações: O planejamento estratégico, que é um instrumento valioso para a gestão da empresa pública, e esta, uma alavanca indispensável ao desenvolvimento econômicosocial, deve periodicamente passar por um processo de revisão, que o atualiza perante as velozes mudanças do mundo moderno. (Compare-se: O planejamento estratégico deve periodicamente passar por um processo de revisão.).

Coesão

O termo coesão pode ser conceituado como a união íntima das partes de um todo. Assim, o texto coeso é aquele em que as palavras, as orações, os períodos e os parágrafos estão interligados e coerentemente dispostos.

Às vezes, o cuidado com a estrutura do parágrafo pode induzir ao equívoco de encará-lo como redação autônoma, bastante em si mesmo. Apesar de ser uma unidade lógica completa (começo, meio e fim), não pode estar solto do restante do texto.

Para que esse desligamento não ocorra, temos de trabalhar com mecanismos de ligação entre os parágrafos. A utilização desses mecanismos chama-se transição ou coesão.

A transição não é necessariamente feita por partículas ou expressões. Ela pode ocorrer, por exemplo, com a utilização do mesmo sujeito da oração precedente. O importante nos mecanismos de transição é manter a fluência do texto.

Exemplos de algumas partículas e expressões de transição: damesma forma, aliás, também, mas, por fim, pouco depois, pelo contrário,assim, enquanto isso, além disso, a propósito, em primeiro lugar, noentanto, finalmente, em resumo, portanto, por isso, em seguida, então,já que, ora, daí, dessa forma, além do mais.

Concisão

A concisão consiste em expressar com um mínimo de palavras um máximo de informações, desde que não se abuse da síntese a tal ponto que a idéia se torne incompreensível. Afinal, o tempo é precioso, e quanto menos se rechear a frase com adjetivos, imagens, pormenores desnecessários ou perífrases (rodeios de palavras), mais o leitor se sentirá respeitado.

Para que se redija um texto conciso, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o tempo necessário para revisá-lo depois de pronto. É nessa revisão que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. Veja-se, por exemplo, o seguinte texto:

A partir desta década, o número cada vez maior e, por isso mesmo, mais alarmante de desempregados, problema que afligeprincipalmente os países em desenvolvimento, tem alarmado asautoridades governamentais, guardiãs perenes do bem-estarsocial, principalmente pelas conseqüências adversas que tal fato gera na sociedade, desde o aumento da mortalidade infantil pordesnutrição aguda até o crescimento da violência urbana queaterroriza a família, esteio e célulamater da sociedade.

Se esse mesmo trecho for reescrito sem a carga informativa desnecessária, obtém-se um texto conciso e não prolixo:

O número cada vez maior de desempregados tem alarmado asautoridades governamentais, pelas conseqüências adversas quetal fato gera na sociedade, desde o aumento da mortalidade infantilpor desnutrição aguda até o crescimento da violência urbana.

Vê-se, assim, como é importante o texto enxuto. Economizar palavras traz benefícios ao texto: o primeiro é errar menos; o segundo, poupar tempo; o terceiro, respeitar a paciência do leitor. Pode-se adotar como regra não dizer mais nem menos do que precisa ser dito. Isso não significa fazer breves todas as frases, nem evitar todo o detalhe, nem tratar os temas apenas na superfície; significa, apenas que cada palavra é importante.)

Procedimentos para redigir textos concisos: a) eliminar palavras ou expressões desnecessárias: ato de natureza hostil => ato hostil; decisão tomada no âmbito da diretoria => decisão da diretoria; pessoa sem discrição => pessoa indiscreta; neste momento nós acreditamos => acreditamos; travar uma discussão => discutir; na eventualidade de => se; com o objetivo de => para; b) evitar o emprego de adjetivação excessiva: o difícil e alarmante problema da seca => o problema da seca; c) dispensar, nas datas, os substantivos dia, mês e ano: no dia 12 de janeiro => em 12 de janeiro; no mês de fevereiro => em fevereiro; no ano de 2000 = > em 2000; d) trocar a locução verbo + substantivo pelo verbo: fazer uma viagem => viajar; fazer uma redação => redigir; pôr as idéias em ordem => ordenar as idéias; pôr moedas em circulação => emitir moedas; e) usar o aposto em lugar da oração apositiva:

O contrato previa a construção da ponte em um ano, que era prazo mais do que suficiente => O contrato previa a construção da ponte em um ano, prazo mais do que suficiente.

O que se tem é a anarquia, que é a bagunça pura e simples, irmã gêmea do caos => O que se tem é a anarquia, bagunça pura e simples, irmã gêmea do caos; f) empregar o particípio do verbo para reduzir orações: Agora que expliquei o título, passo a escrever o texto => Explicado o título, passo a escrever o texto. Depois de terminar o trabalho, ligo pra você => Terminado o trabalho, ligo pra você.

Quando terminar o preâmbulo, passarei ao assunto principal => Terminado o preâmbulo, passarei ao assunto principal; g) eliminar, sempre que possível, os indefinidos um e uma: Dante quer (um) inquérito rigoroso e rápido. Timor-Leste se torna (uma) terra de ninguém. A cultura da paz é (uma) iniciativa coletiva.

Correção gramatical

Correção gramatical é a utilização do padrão culto de linguagem, ou seja, é escrever sem desrespeitar os fatos particulares da língua e as regras apropriadas para o seu perfeito uso. As incorreções gramaticais desmerecem o redator e põem em dúvida sua autoridade para falar sobre qualquer assunto.

Além disso, conhecer a própria língua não é privilégio de gramáticos, senão dever de todos aqueles que dela se utilizam. É erro de conseqüências imprevisíveis acreditar que só os escritores profissionais têm a obrigação de saber escrever. Saber escrever a própria língua faz parte dos deveres cívicos. A língua é a mais viva expressão da nacionalidade.

Formalidade e uniformidade

A formalidade consiste na observância das normas de tratamento usuais na correspondência oficial. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma autoridade de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no tratamento do assunto do qual cuida a comunicação.

É importante salientar que a formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, se a Administração Pública (municipal, estadual, distrital ou federal) é una, é natural que suas comunicações sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão exige atenção a todas as características da redação oficial e cuidado com a apresentação dos textos. O uso de papéis uniformes e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais.

Impessoalidade

A finalidade pública está sempre presente na redação oficial, daí a necessidade de ser ela isenta de interferência da individualidade de quem a elabora. O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos constantes das comunicações oficiais decorre:

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