fluxogramas1, Notas de estudo de Cultura

Baixe fluxogramas1 e outras Notas de estudo em PDF para Cultura, somente na Docsity! Fluxograma Prof. Washington Grimas – Washington@wsgrimas.com Página 1 Técnicas de Fluxograma Neste capítulo, é analisada a importante técnica da representação gráfica que permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Entre as técnicas de representação gráfica, a mais usada pelo analista sistemas, organização e métodos é a do fluxograma. Por meio dos fluxogramas, o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, circuitos de informações relacionadas ao processo decisório, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo. Por outro lado, deve-se ter conhecimento de que os métodos administram são os meios manuais, mecânicos ou eletrônicos pêlos quais as operações administrativas individuais e/ou das unidades organizacionais são executadas, métodos são relacionados com a maneira pela qual o trabalho é executado; processos, com o tipo de trabalho feito. O sistema corresponde a um conjunto de processos relacionados. Todas as empresas possuem numerosos sistemas necessários à consecução de seus objetivos, tais como planejamento da produção (que engloba os processos de programação e controle da produção, reaplicação de material etc.), suprimentos (que engloba os processos de compra, de recebimento etc.). Os executivos das empresas devem estar cientes de que maior rapidez no circuito das informações, economias de mão-de-obra e de material, maior exatidão etc. são obtidas pela simplificação dos métodos administrativos. Neste capítulo, são apresentados os principais aspectos das representações gráficas que visam auxiliar o analista de sistemas, organização e métodos em suas tarefas básicas. No fim deste capítulo, você estará em condições de responder a algumas perguntas, tais como: o Quais as técnicas de representação gráfica à disposição do analista de sistemas, organização e métodos? o O que representa a técnica de fluxogramas? o Como o analista de sistemas, organização e métodos poderão utilizar, da melhor maneira possível, a técnica de representação gráfica? Fluxograma Prof. Washington Grimas – Washington@wsgrimas.com Página 2 10.2 TÉCNICA DO FLUXOGRAMA Neste capítulo, o estudo dessa técnica é efetuado com mais profundidade, pois o fluxograma é de intenso e amplo uso universal. Ele representa com racionalidade, lógica, clareza e síntese rotinas ou procedimentos em que estejam envolvidos documentos, informações recebidas, processadas e emitidas, bem como seus respectivos responsáveis e/ou unidades organizacionais. O fluxograma, por meio de símbolos convencionais, representa de forma dinâmica o fluxo ou a sequência normal de trabalho. O fluxograma mostra como se faz o trabalho e penetra em problemas cuja solução interessa, diretamente, ao exercício de uma administração racional. Mostrando a circulação de papéis e formulários entre as diversas unidades organizacionais da empresa ou entre pessoas, ele é usado para a pesquisa de falhas na distribuição de cargos e funções nas relações funcionais, na delegação de autoridade, na atribuição de responsabilidade e em outros aspectos do funcionamento do processo administrativo. Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo. O fluxograma, ou flow-chart, é conhecido com os nomes de carta de fluxo de processo, gráfico de sequência, gráfico de processamento etc. O fluxograma objetiva, entre outros, os seguintes aspectos principais: o padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; o maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; o facilitar a leitura e o entendimento; o facilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; o maior flexibilidade; e o melhor grau de análise. O fluxograma objetiva evidenciar a sequência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos. Constitui o fundamento básico de todo trabalho racionalizado, pois não basta fazer sua divisão, sendo necessário bem dispô-lo no tempo e no espaço. É o meio pelo qual o analista de sistemas, organização e métodos consegue articular as diversas etapas de uma rotina depois da imprescindível divisão e distribuição das tarefas. Por meio de uma completa, ordenada, detalhada e fidedigna disposição; fatores pertinentes ao funcionamento de uma empresa, os fluxogramas auxiliam a descobrir os pontos que, representando falhas de naturezas diversas podem responder pelas deficiências constatadas na execução dos trabalhos, fluxograma pronto abrange grande número de operações, em um espaço relativamente pequeno. No estudo da organização empresarial, muito se fala da Necessidade simplificar o trabalho; a grande maioria dos autores, todavia, esquecem de apontar os instrumentos capazes de obter a tão desejada eliminação do supérfluo. Pode afirmar que a grande maioria fala da necessidade de aumentar a produtividade diminuir os custos; os mais esclarecidos complementam dizendo que é necessário eliminar os movimentos inúteis, combinar as tarefas afins, visando encurtar percursos, mas ainda não dizem como alcançar o esperado resultado. Os fluxogramas procuram mostrar o modo pelo quais as coisas são feitas, não o modo pelo qual o chefe diz aos funcionários que as façam; não a maneira segundo a qual o chefe pensa que são feitas, mas a forma pela qual o manual normas e procedimentos manda que elas sejam feitas. Eles são, portanto, fotografia exata de uma situação real em foco. 10.2.1 Vantagens do fluxograma Fluxograma Prof. Washington Grimas – Washington@wsgrimas.com Página 5 10.2.5 Tipos de fluxogramas Os principais tipos de fluxogramas que o analista de sistemas, organização e métodos pode utilizar são: o Fluxograma vertical; o Fluxograma parcial ou descritivo; e o Fluxograma global ou de coluna. A seguir, são apresentados os aspectos básicos de cada um desses tipos de fluxograma. 10.2.5.1 Fluxograma vertical O fluxograma vertical, também, é denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho ou diagrama de processo. O fluxograma vertical é, normalmente, destinado à representação de rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade organizacional. Esse tipo de fluxograma possui quatro vantagens. A primeira consiste em poder ser impresso como formulário padronizado. A segunda consiste na rapi¬dez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos. A terceira consiste em maior clareza de apresentação. A quarta, na grande facili¬dade de leitura por parte dos usuários. O fluxograma vertical, como o próprio nome indica, é formado de colunas verticais; em cada coluna são colocados os símbolos convencionais de operação transporte, arquivamento, demora e inspeção; em outra, a descrição do método atual e, por último, aquela em que consta o elemento que executa a operação. Alguns fluxogramas verticais possuem mais uma coluna, para que sejam anotadas as clássicas perguntas: por quê? onde? quando? quem? o quê? como?, objetivando fornecer elementos para posterior simplificação do trabalho, por meio de automático levantamento das condições e razões operacionais. Outros fluxogramas apresentam colunas em que são anotados a distância do percurso dos passos e o tempo médio de dispêndio de cada fase, bem como apresentam duas colunas: uma para os procedimentos atuais e outra para os propostos. Pela análise do fluxograma vertical, a empresa pode obter melhoramentos que resultam em eliminação, combinação, reclassificação, redistribuição e sim¬plificação dos detalhes e grupos de detalhes. Por essa razão, inquire-se cada de¬talhe, aplicando-se as seguintes perguntas: POR QUE Esse sistema é necessário? Podem-se eliminar o sistema, o processo, os passos? O QUE É feito? Quais os passos? Estão todos eles incluídos? ONDE - deve isso ser feito? Pode ser feito em outro lugar? QUANDO Deve ser feito? é feito na referência correta? Pode ser combinado ou simplificado, movendo-o para frente ou para trás? QUEM Deve executar a tarefa? Quem manipula é a pessoa indicada? Outra pessoa pode executá- la melhor? COMO Fluxograma Prof. Washington Grimas – Washington@wsgrimas.com Página 6 Está sendo executada a tarefa? Pode ser executada com equipamento diferente? Com esquema diferente? O analista de sistemas, organização e métodos deve inquirir sobre cada detalhe e tomar notas para indicar os melhoramentos possíveis. Por outro lado, as espécies de ação a serem praticadas, combinação, seqüência da modificação etc. são anotadas em impresso auxiliar. Do estudo original deve-se, sempre, preparar um roteiro de trabalho para orientar a instalação dos melhoramentos e certificar-se de que o sistema não retorne aos antigos métodos de operação. De maneira resumida, verifica-se que os aspectos básicos do fluxograma vertical são: a) Facilitar a descrição das rotinas e dos procedimentos existentes; e isso porque os símbolos são impressos de maneira que permitem que o analista de sistemas, organização e métodos, à medida que transcorre a entrevista, simplesmente interligue esses símbolos para descrever o sistema existente; b) Reduzir as divergências entre entrevistador e entrevistado, pois, enquanto o entrevistado explica o sistema, o entrevistador procura entender e escrever, detalhadamente, ao mesmo tempo; e c) Estruturar a proposição de novos sistemas, embora seu maior uso seja em levantamentos da situação existente. Os símbolos mais comuns utilizados no fluxograma vertical são apresentados no Quadro 10.1: A operacionalização do fluxograma vertical é realizada por meio da união dos símbolos, interligados em ordem sequencial. Numa situação mais resumida, tem-se a seguinte situação: o lado esquerdo da folha: símbolos; o centro da folha: áreas de responsabilidade por onde circulam os documentos e as informações do sistema; o direita da folha: descrição dos passos do sistema. De maneira mais detalhada, o fluxograma vertical pode conter: o lado esquerdo da folha: descrição da rotina atual; o parte central da folha: símbolos da situação atual e proposta; o lado direito da folha: descrição da rotina proposta; e o centro superior da folha: análise do número de passos para cada símbolo na situação atual e na situação proposta, bem como as diferenças identificadas. Fluxograma Prof. Washington Grimas – Washington@wsgrimas.com Página 7 Com base na representação, é apresentado, a seguir, um exemplo de fluxograma vertical que representa um sistema de recepção de materiais numa empresa fictícia (Quadro 10.2).