Setor de Compras

Setor de Compras

(Parte 1 de 2)

FACULDADE CAPIVARI

SETOR DE COMPRAS

Tamires Mendes FernandesSandra Marcolino

Capivari de Baixo (SC), Abril de 2010.

TAMIRES MENDES FERNANDESSANDRA MARCOLINO

SETOR DE COMPRAS

Trabalho apresentado como requisito para obtenção de nota na disciplina de Administração de Recursos de Materiais e Patrimônio da Faculdade Capivari sob orientação da Prof. Magda Ternes Dittrich.

Capivari de Baixo (SC), Abril de 2010.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 02

1.0 IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA 03

2.0 IDENTIFICAÇÃO DO SETOR DE COMPRAS 04

2.1- PESQUISA DE FORNECEDORES 05

2.2- AQUISIÇÃO. 05

2.3-ADMINISTRAÇÃO 06

3.0-ESTRUTURA ORGANIZACIONAL 06

4.0- OPERAÇÃO DO SISTEMA DE COMPRAS 07

4.1- SOLICITAÇÃO DE COMPRAS 07

4.2- COLETA DE PREÇOS........................................................................................ 07

4.3-PEDIDO DE COMPRA 08

5.0-FONTES DE FORNECIMENTO 08

5.1- SELEÇAO E AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES 096.0- RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES 10

INTRODUÇÃO

O dinamismo e a complexidade das empresas é fator que praticamente as

obriga a se fazer assessorar por um sistema de informação eficiente, que forneça com segurança e agilidade subsídios para a tomada de decisões. Um outro aspecto muito importante para a utilização de um sistema de informações é a descentralização de funções, tendo em vista a necessidade de se agilizar a tomada de decisões. Quanto maior for a empresa e maior o grau de descentralização, mais dependente será sua alta administração de um eficiente sistema de informações.

No presente trabalho apresenta-se o fluxo de informações do setor de

expedição de um campo de futebol. O referido setor de expedição está

subordinado hierarquicamente ao setor de compras e operacionalmente ao setor de vendas. As principais funções deste setor são:

♦ recebimento e conferência de documentos de entrega dos produtos

vendidos;

♦ baixa do estoque;

♦ entrega dos produtos;

♦ arquivamento dos documentos dos produtos entregues; e

♦ controle atualizado dos documentos referentes a produtos pendentes de

entrega por indisponibilidade de estoques.

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  1. IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA

O Planeta Bola - Campo Sintético e Lanchonete foi inaugurado em 10 de agosto de 2005 na cidade de Capivari de Baixo/SC, com seguimento em esportes e lazer.Com publico alvo de todas as idades, oferecem serviços de esportes, tais como campo sintético de futebol, escolinha de futebol para crianças de 4 a 12 anos, lanchonete e área com churrasqueira para os clientes. Além desses serviços oferecem estacionamento gratuito, e sempre realizam campeonatos de futebol. Inicialmente o estabelecimento contava com sete funcionários, atualmente o Planeta Bola possui no seu quadro nove funcionários incluindo o proprietário Leandro da Silva.

Sendo que o proprietário é o próprio gerente e responsável pelo setor de compras e atendimento. A empresa também tem como responsabilidade social, serviços comunitários para crianças carentes no qual os pais não podem pagar uma escolinha de futebol para os pequenos, o proprietário fornece a quadra para alunos da instituição da APAE gratuitamente todas as sextas-feiras no período vespertino e uma vez ao mês organiza um bingo ou outro evento beneficente para os necessitados das comunidades mais carentes.

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  1. IDENTIFICAÇÃO SETOR DE COMPRAS

O termo compras frequentemente lembra o processo de compras da administração de materiais. Nesse processo de compras, existem as seguintes atividades centrais:

  • Assegurar descrição completa das necessidades;

  • Selecionar fontes de suprimento;

  • Conseguir informações de preços;

  • Colocar os pedidos em ordem (ordens de compras);

  • Acompanhar os pedidos;

  • Verificar notas fiscais;

  • Manter registros e arquivos;

  • Manter relacionamento com os vendedores.

O setor de compras ou suprimentos, como atualmente é denominado, tem responsabilidade preponderante nos resultados de uma empresa em face de sua ação de suprir a organização com os recursos materiais para seu perfeito desempenho e atender as necessidades de meracdo.

No estabelecimento analisado, Planeta Bola, o responsavel pelas compras é o gerente Leandro da Silva, no qual ele nao busca novos preços, pois possuem representantes de marcas que visitam assiduamente a lanchonete, o gerente afirma:“ Por falta de tempo, compramos sempre dos mesmos distribuidores sem pesquisar preços”.O mesmo já sabe a quantidade de refrigerantes, agua, cerveja, salgadinhos consumidos por mês e sempre pede a mesma quantidade todos os meses.

Quando acontece de faltar algo, geralmente naquele dia deixam de fornecer ao cliente e no dia seguinte fazem o pedido aos fornecedores, raramente aconteceram casos assim.

O processo de pedidos é realizado por ele mesmo, quem confere o estoque , se realmente esta tudo certo, o mesmo recebe as mercadorias, confere as notas fiscais e efetua o pagamento geralmente por boletos bancarios ou diretamente para o fornecedor.

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2.1- PESQUISA DE FORNECEDORES

Uma das atividades típicas para a organização do setor de compras é a pesquisa de fornecedores que são:

  • Estudo de Mercado

  • Estudo dos Materiais

  • Analise dos Custos

  • Investigação das fontes de fornecimento

  • Inspeção na fabrica dos fornecedores

  • Desenvolvimento de fontes de fornecimento

  • Desenvolvimento de fontes de materiais alternativos.

A seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e produtos. O seu balanço deve ser cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo dos fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas serão evitados.

A pesquisa é o elemento básico para a própria operação da seção de compras.

A busca e a investigação estão vinculadas diretamente às atividades básicas de compras:

A determinação e o encontro da qualidade certa.

Na lanchonete Planeta Bola, não existe a pesquisa de fornecedores, pois os fornecedores são sempre os mesmo habituais, talvez por ser uma empresa familiar e também não ser um grande empresa não exista esse setor na mesma.

2.2- AQUISIÇÃO

Sistemas de aquisição de compras:

  • Negociar contratos;

  • Efetivar as compras;

  • Analisar cotações;

  • Analisar requisições;

  • Analisar condições de contratos;

  • Verificar recebimento dos materiais;

  • Conferir faturas de compras;

  • Contatar vendedores;

  • Negociar Redução de preços;

  • Relacionamento Interdepartamental.

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No estabelecimento visitado muitas das etapas de aquisição não são efetuadas. O gerente que efetua as compras, verifica o recebimento, confere e efetua pagamentos das notas fiscais e o próprio que negocia preços e prazos.

2.3- ADMINISTRAÇÃO

As funções do setor de administração de materiais são:

  • Garantir atendimento das requisições;

  • Manutenção de estoques;

  • Evitar excesso de estoques;

  • Melhorar giro de estoques;

  • Garantir transferências de materiais;

  • Padronizar embalagens;

  • Elaborar relatórios.

No estabelecimento analisado, todas as funções de administração de materiais são organizadas por uma única pessoa, porem o mesmo controla o estoque, o excesso de estoque, não elabora relatórios, pois segundo ele, como somente ele confere esses materiais, ele sabe de tudo como deixou e como os materiais estão.

  1. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

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