ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Unidade 1

ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Unidade 1

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ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS

Objetivo:

Ao concluir esta disciplina o aluno será capaz de analisar o processo de administração de materiais e patrimônio, com vistas gerência, de uma forma integrada, do conjunto de fluxos de materiais envolvidos no processo de produção. Para isso estará apto a explicar os conceitos fundamentais de administração de estoques e os conceitos fundamentais de administração de compras e de património.

Unidade 1 Módulo 1 Sistema de Materiais

1 - Administração de materiais na empresa

Administrar materiais é uma atividade realizada nas empresas desde os primórdios da administração. Essa atividade tomou um novo impulso a partir do momento em que a logística se estendeu muito além das fronteiras das empresas, tendo como principal objetivo atender as necessidades e expectativas dos clientes.

Antes de iniciar o nosso estudo é importante atentarmos para os seguintes dados:

• 16% de um programa de produção não podem ser executados em virtude de falta de ferramentas destinadas à produção;

• 30% a 60% do estoque de ferramentas estão espalhados pelo chão da fábrica, perdidos, deteriorando-se ou não disponíveis;

• 20% do tempo dos operadores são desperdiçados procurando por ferramentas. Se somarmos meia hora por turno, chegaremos a mais de três semanas de trabalho perdidas por ano;

• 40% a 80% do tempo do encarregado são perdidos procurando e expedindo materiais e ferramentas.

Dessa forma, conclui-se que é de fundamental importância a administração dos materiais e patrimônio no processo produtivo, pois são recursos usualmente escassos em todas as empresas.

Nenhuma empresa funciona sem matéria-prima, produtos, equipamentos, instrumentos, peças de manutenção e tantos outros materiais. E todos eles precisam ser guardados, conservados, movimentados de um setor para outro, ou seja, precisam ser administrados.

A administração de materiais é um conjunto de atividades que tem a finalidade de assegurar o suprimento de materiais necessários ao funcionamento da organização, no tempo correto, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo melhor preço.

Trata de todas as etapas de movimentação e de guarda desses materiais, e visa garantir que o investimento em estoques seja de rentabilidadesegura, em termos de lucro e de atendimento às metas da organização.

Para atingir esse objetivo, os profissionais da administração de materiais devem tornar eficientes os meios de planejamento e controle, de modo a diminuir as necessidades de capitalpara o estoque.

A função produção é necessária para transformar recursos em produtos úteis. A cada estágio de desenvolvimento do produto final, acrescenta-se valor, criando, desse modo, mais riqueza.

As empresas fabricantes estão no negócio de converter matéria-prima em algo de valor e de utilização muito maiores para o cliente do que a matéria-prima original. Madeira é transformada em mesas e cadeiras, minério de ferro em aço, em carros e latas de refrigerantes. Esse processo de conversão, chamado de fabricação ou de produção torna a sociedade mais rica e cria um padrão de vida melhor.

Rentabilidade é o grau de êxito econômico obtido por uma empresa em relação ao que nela é investido.

Capital aqui tem o sentido de riqueza, valores disponíveis.

Para se obter o máximo valor dos recursos, devem-se projetar processos produtivos que tornem os produtos eficientes ao máximo. Uma vez definido o processo, é necessário administrar sua operação para produzir bens de maneira mais econômica. Administrar as operações significa planejar e controlar os recursos utilizados nos processos: trabalho, capital e material.

Todos são importantes, mas é por meio de um fluxo de materiais que a administração melhor irá planejar e controlar. O fluxo de materiais controla o desempenho do processo. Se o material certo, nas quantidades exatas, não estiver disponível no tempo preciso, o processo não poderá produzir o que deveria. Trabalho e maquinário seriam mal utilizados.

O grau de importância de uma área de material está diretamente relacionado com o ramo de atividade da empresa. Porém, podemos garantir que a referida área sempre estará presente, pois qualquer atividade requer materiais e serviços.

Um adequado sistema de gestão de materiais permite:

Oportunidade de trabalhar com menores níveis de estoques e, portanto menores níveis de custos operacionais (capital empatado, espaço de armazenagem, iluminação, mão de obra de manuseio e controle, segurança, obsolescência entre outros);

Reduzir os riscos e correspondentes custos associados à falta de materiais necessários ao processo de prestação de serviço, a qual pode comprometer substancialmente a percepção do cliente quanto à qualidade do serviço.

Em geral, no comércio, o envolvimento com materiais atinge de 70% a 85% do orçamento, na indústria, entre 50% a 65 %, e em prestadoras de serviços está entre 10% a 15%.

São atribuições da área:

Administração de estoques:

  • Controle das compras pendentes de entrega

  • Determinação dos níveis de estoques

  • Estudos dos métodos de ressuprimento

  • Classificações de materiais

  • Controle físicos de materiais

Administração de compras

  • Cadastro de fornecedor

  • Processo de compra

  • Negociação

  • Deligenciamento de compras

Administração Física

  • Recebimento e expedição de materiais

  • Movimentação de materiais

  • Armazenagem

  • Alienação de materiais

2 - Sistema de Materiais

A articulação constante entre necessidade de estoque, controle de estoque e capital é feita pelo sistema de materiais da empresa.

Os setores que compõem o sistema de materiais são:

• Planejamento e controle da produção

• Controle de estoques

• Compras

• Almoxarifado

• Transporte e distribuição

Importação

Planejamento e Controle de Produção - responsável pela programação e pelo controle do processo produtivo. Está presente em empresas industriais, no comércio e serviços. A produção, propriamente dita, fornece a previsão de utilização dos diversos insumos, matérias-primas e componentes necessários para a produção de bens e serviços.

Controle de Estoques - O estoque é necessário para que o processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. O objetivo principal da gestão de estoques é dar garantia do suprimento dos materiais necessários ao bom funcionamento da empresa, evitando faltas, paralisações eventuais na produção e satisfazendo às necessidades dos clientes.

Os estoques podem ser de:

• matéria-prima;

• produtos em fabricação;

produtos acabados.

O controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido em qualquer tipo de empresa.

Sistema de Materiais é o conjunto dos setores da empresa que são responsáveis por todo o material nela existente. Ele cuida do fluxo de circulação dos materiais, desde o momento em que entram na empresa.

Compras - O objetivo principal da área de gestão de compras é assegurar o suprimento dos bens e serviços necessários, tanto para a produção quanto para as demais atividades da empresa. O setor de compras planeja e coordena o processo de aquisição de materiais, preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. A gestão de compras começa pela seleção de fornecedores que tenham condições de oferecer bens e serviços de boa qualidade, dentro dos requisitos estabelecidos pela empresa, atendendo aos prazos fixados e entregando os bens e serviços dentro das especificações, com boas condições de fornecimento.

Almoxarifado - É responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores.

Transporte e Distribuição - É nesse setor que se executa a Administração da frota de veículos da empresa, e onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços. Realiza a entrega dos produtos aos clientes, bem como dos materiais às áreas da empresa.

Importação - Todo processo de importação compreende a realização de uma compra, só que no exterior. É responsável por todo o processo de importação de mercadorias para a empresa e, em alguns casos, acompanha e realiza o processo burocrático de exportação, que é uma venda.

3 - Administração de Recursos

Uma das maiores preocupações dos gerentes, engenheiros, administradores e de todos aqueles, direta ou indiretamente ligados às atividades produtivas, tem sido administrar corretamente recursos escassos.

As empresas precisam e têm à sua disposição cinco tipos de recursos: materiais, patrimoniais, de capital ou financeiro, humano e tecnológico.

Recursos

Materiais

Patrimoniais

Capital

Humanos

Tecnológicos

A administração de materiais engloba a sequência de operações: identificação do fornecedor, compra do bem, recebimento, transporte interno e acondicionamento, transporte durante o processo produtivo, armazenagem como produto acabado e, finalmente, a distribuição ao consumidor final.

A administração de recursos patrimoniais trata da sequência de operações que, assim como a administração de recursos materiais, tem início na identificação do fornecedor.

Fatores de Produção - Recurso é tudo aquilo que tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Assim, os clássicos fatores de produção – capital, terra e trabalho – são recursos e, como tal, devem ser administrados.

Um item em estoque é um recurso, pois agregado a um produto em processo, irá constituir-se em produto acabado, que será vendido por preço superior ao somatório de todos os custos incorridos em sua fabricação. De modo análogo, um edifício que abriga as instalações de uma empresa é recurso, já que é fundamental para o seu funcionamento.

Os funcionários da empresa constituem, também, recursos, pois com seu conhecimento geram novas ideias, que são transformadas em novos produtos, novos métodos de trabalho, serviços cada vez mais adequados ao uso dos consumidores.

O capital é o recurso mais facilmente reconhecido, por sua característica de liquidez, levando-o a poder ser utilizado até mesmo na aquisição de outros recursos.

A tecnologia é outro recurso que vem ganhando cada vez mais importância. Assim, tecnologias mais avançadas produzem um diferencial em relação às anteriores, normalmente traduzido em menores custos, ou outro diferencial que possa ser transformado em algum tipo de vantagem econômica, como maior lucro.

Recursos Tecnológicos - A maioria dos teóricos da área de administração de materiais é unânime em considerar a tecnologia como um fator de produção, ao lado dos recursos clássicos:

• natureza;

• trabalho;

capital.

Ao se falar em tecnologia, em geral a associamos com algo intangível incorporado a entidades concretas, a bens físicos, como máquinas, ferramentas e produtos químicos. Na realidade, a tecnologia abrange bem mais do que isso – ela é o corpo de conhecimentos com o qual a empresa conta para criar produtos ou serviços. Então, do mesmo modo que temos que gerenciar o fluxo de materiais, patrimônio, recursos humanos e de capital, temos de gerir o conhecimento dentro das empresas. Isso significa saber como ele é adquirido, como se aprimora e como é transmitido, aplicado e preservado.

O conhecimento integra a cultura da empresa, e os fatos têm demonstrado que ele não é de nenhuma forma ilimitada, isto é, cada empresa tem competências básicas que lhe permitem ser líder em determinados campos, mas não em todos.

O negócio essencial – também conhecido como core business, ou foco da atividade – é fundamental para a competitividade. Isso precisa ser bem entendido, já que não significa uma atitude drástica: não é necessária nem a superespecialização – que restringe o campo de atuação -, nem a extrema diversificação – que enfraquece a consecução dos objetivos.

Fala-se cada vez mais na organização que aprende, isto é, que dedica uma parcela considerável de seus esforços no sentido de utilizar as experiências do cotidiano como fonte de feedback de seu conhecimento acumulado, possibilitando acertos de rumo em função de novos conhecimentos adquiridos.

Os recursos tecnológicos da empresa devem ser planejados, desenvolvidos, adquiridos e controlados, e ter ações sobre eles tomadas de acordo com informações geradas interna ou externamente à empresa.

4 - Tecnologia: produto, processo, gestão e informação.

Ao se falar em produtos, imediatamente pensamos em bens materiais, físicos e tangíveis utilizados para consumo ou reprodução de outros bens. Quando o assunto é serviço, no entanto, imaginamos algo difícil de mensurar, algo intangível.

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