50 maneiras de cortar custos

50 maneiras de cortar custos

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Confira a seguir ideias de como reduzir despesas em todas as áreas da empresa: gestão estratégica, recursos humanos, compras, tecnologia, marketing, vendas, tarifas bancárias, impostos, linhas de crédito, produção, frota, logística, material de escritório, contas de água, telefone e energia. Um melhor uso dos recursos significa produtos ou serviços mais competitivos, ganho no posicionamento de mercado e margem de lucro mais alta

Allan Acaiaba Dilly

1 50 MANEIRAS DE CORTAR CUSTOS

GESTÃO3
1. FAÇA UMA ANÁLISE DOS CUSTOS3
2. DEFINA METAS DE REDUÇÃO3
3. ENVOLVA A EQUIPE3
4. CUIDE DO ATENDIMENTO AO CLIENTE3
RECURSOS HUMANOS3
5. OTIMIZE A JORNADA DE TRABALHO3
6. CALCULE OS CUSTOS DA DEMISSÃO3
7. ADOTE O BANCO DE HORAS4
8. CONSIDERE A TERCEIRIZAÇÃO4
9. REVEJA A CESTA DE BENEFÍCIOS4
10. DÊ FÉRIAS COLETIVAS4
1. OTIMIZE OS PROCESSOS4
12. ATENTE ÀS FORMAS DE CONTRATAÇÃO5
INFRAESTRUTURA5
13. CORTE NAS PEQUENAS COISAS5
14. DIMINUA A FROTA DE CARROS5
15. ECONOMIZE NO TELEFONE5
16. REDUZA PERDAS NA PRODUÇÃO5
17. INVISTA EM MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS6
18. OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA6
19. REAVALIE A LOGÍSTICA6
20. TERCEIRIZE A GESTÃO DOS PAGAMENTOS6
21. DIGITALIZE DOCUMENTOS6
2. CONSIDERE A VENDA DE ATIVOS6
FINANÇAS7
23. VERIFIQUE O REGIME TRIBUTÁRIO7
24. RENEGOCIE DÍVIDAS7
25. ANALISE O FLUXO DE CAIXA7
26. PLANEJE O ENDIVIDAMENTO7
27. APRESENTE BONS PROJETOS AO BANCO7
28. NEGOCIE AS TARIFAS BANCÁRIAS7

Sumário FORNECEDORES ................................ ................................ ................................ ................... 8

29. COMPRE EM VOLUME E ALUGUE8
30. DIVERSIFIQUE OS FORNECEDORES8
31. PEÇA REDUÇÃO DE PREÇO DA MATÉRIA-PRIMA8
32. UNA FORÇAS PARA TER PREÇOS MELHORES8
3. REDUZA O ESTOQUE QUE NÃO TEM GIRO8
MARKETING E VENDAS9
34. INVISTA NAS REDES SOCIAIS9
35. DÊ PRÊMIOS CASEIROS9
36. SEJA AMIGO DO REVENDEDOR9
37. ENCONTRE UMA MARCA PARCEIRA9
38. CONCENTRE-SE NO ESTRATÉGICO9
39. MONITORE PELA INTERNET9
40. ECONOMIZE NO SHOWROOM10
41. APOSTE NOS CONSUMIDORES LEAIS10
42. LIBERE A CRIATIVIDADE10
43. AUTOMATIZE A FORÇA DE VENDAS10
TECNOLOGIA10
4. ALINHE TECNOLOGIA E ESTRATÉGIA10
45. PESQUISE OS PREÇOS1
46. GASTE NOS APLICATIVOS QUE IMPORTAM1
47. PONDERE O SOFTWARE LIVRE1
48. SISTEMATIZE OS PROCESSOS1
49. INSTALE PROGRAMAS DE COMUNICAÇÃO1

2 50 MANEIRAS DE CORTAR CUSTOS 50. ADOTE UM SOFTWARE DE GESTÃO INTEGRADA ........................................................ 1

3 50 MANEIRAS DE CORTAR CUSTOS

1. FAÇA UMA ANÁLISE DOS CUSTOS

Quando se veem em um momento de apuro, muitas empresas começam a reduzir custos sem avaliação prévia e acabam limando recursos importantes para os resultados da companhia. Por isso, a regra é elencar todos os custos da empresa e manter um histórico deles, realizando cortes naqueles que têm menos participação no lucro. Na multimarcas virtual OQVestir, as sócias Rosana Sperandéo e Mariana Mendes Medeiros reúnem-se mensalmente com a área financeira para analisar as despesas. “Cortamos aquilo que não afeta a produtividade e o bem-estar dos funcionários”, afirma Rosana.

2. DEFINA METAS DE REDUÇÃO

O planejamento estratégico da empresa deve incluir não só as metas de aumento de vendas como também as de diminuição de gastos, obtidas com o estudo dos custos. Assim é possível definir os caminhos para alcançar os índices determinados.

3. ENVOLVA A EQUIPE

Os funcionários são protagonistas da redução de custos e a comunicação interna deve ser reforçada para que os colaboradores façam parte dessa causa. Uma maneira de otimizar os cortes é envolver a equipe na definição de metas e usar parte da economia para premiar o time quando elas forem atingidas, sugere Luís Lobrigatti, consultor do Sebrae-SP. Essa estratégia pode ser aplicada na redução de itens como material de escritório, energia e manutenção de equipamentos.

4. CUIDE DO ATENDIMENTO AO CLIENTE

Ao planejar quais custos devem ser diminuídos, é preciso manter a atenção na qualidade e na eficiência do atendimento, para que o corte não cause uma percepção negativa nos clientes. Uma padaria que reduz a iluminação no salão, por exemplo, pode causar incômodo aos fregueses e, com isso, perder vendas.

5. OTIMIZE A JORNADA DE TRABALHO

Quando o horário de trabalho é bem aproveitado, o funcionário passa menos tempo na empresa. Ganham a companhia, que economiza com hora extra e energia elétrica, e o trabalhador, que tem mais qualidade de vida. Essa foi a aposta da OQVestir. As sócias Rosana Sperandéo e Mariana Mendes Medeiros orientam os empregados a não acessar redes sociais durante o horário de trabalho e a moderar nas pausas para almoço e cigarro. “Em vez de trabalhar por longas horas, fazemos um período mais compacto e eficiente”, afirma Rosana.

6. CALCULE OS CUSTOS DA DEMISSÃO

Antes de demitir funcionários, coloque no papel os custos da rescisão de contrato. Devem-se somar a isso os gastos com contratação e treinamento de novo pessoal

4 50 MANEIRAS DE CORTAR CUSTOS no futuro, quando as condições permitirem. Se o plano for trocar empregados antigos por mais jovens, também se deve considerar o tempo que estes levarão para chegar ao nível de expertise daqueles demitidos. “E, se os processos de trabalho não forem bem registrados, aqueles que deixam a empresa poderão levar embora o conhecimento construído”, diz Liana Bittencourt, diretora de marketing do Grupo Bittencourt.

7. ADOTE O BANCO DE HORAS

Uma alternativa para reduzir os gastos com horas extras é registrar o tempo excedente de trabalho em um banco de horas, sugere Lobrigatti, do Sebrae-SP. O empregado pode recuperar as horas trabalhadas a mais em folgas, emendas de feriados ou férias mais longas. Entretanto, a empresa deve fazer essa compensação no ano corrente. Caso contrário, é preciso remunerar o funcionário pelas horas extras, alerta Sônia Mascaro Nascimento, doutora em Direito do Trabalho pela USP.

8. CONSIDERE A TERCEIRIZAÇÃO

A terceirização pode ser uma maneira de economizar com pessoal, desde que as funções não incluam a atividade-fim da empresa. Profissionais requeridos esporadicamente, como especialistas em seleção e recrutamento, podem ser retirados do quadro fixo e contratados somente quando necessários, diz Dariane Castanheira, professora do Programa de Capacitação da Empresa em Desenvolvimento da Fundação Instituto de Administração (ProCED/FIA). Se alguns serviços terceirizados forem muito procurados, poderá ser mais barato manter um profissional para a função.

9. REVEJA A CESTA DE BENEFÍCIOS

Diversas empresas gastam mais do que o necessário com benefícios pouco utilizados pelos colaboradores, aponta Luis Augusto Lobão, professor de estratégia da Fundação Dom Cabral. A solução é reavaliar o que é oferecido, calibrando os itens de acordo com o perfil do quadro de funcionários. Se são jovens, dão mais importância a subsídio para cursos, por exemplo. Já os mais velhos querem plano de saúde completo e previdência privada. Antes de fazer essa mudança, verifique quais benefícios fazem parte de acordo sindical.

10. DÊ FÉRIAS COLETIVAS

Se houver necessidade de uma redução acentuada na produção, considere dar férias coletivas aos funcionários. Isso pode ser feito no final do ano ou quando há sazonalidade na demanda pelos produtos ou serviços. Assim, a empresa economiza com as despesas de manutenção da infraestrutura, como luz e água. “O período pode ou não ser descontado das férias normais dos empregados”, diz a advogada Sônia Nascimento.

1. OTIMIZE OS PROCESSOS

Ao fazerem um diagnóstico do negócio, os donos da NGO, que presta serviços de assessoria e gerenciamento de risco, verificaram que faltava visão dos funcionários nos processos amplos do negócio. “Cada um se concentrava mais no seu departamento, e o fluxo de trabalho muitas vezes empacava na dependência de uma pessoa”, diz Daniel Cossi, diretor administrativo. Com a troca de parte dos

5 50 MANEIRAS DE CORTAR CUSTOS colaboradores e a reciclagem de outros, foi possível otimizar processos, ganhar qualidade e reduzir o tempo — e, portanto, o custo — da operação.

12. ATENTE ÀS FORMAS DE CONTRATAÇÃO

A empresa deve sempre tomar cuidado com as formas de contratação dos funcionários para evitar despesas com multas e processos trabalhistas. “É comum contratar quem é empregado como prestador de serviço e vice-versa”, afirma Sônia Nascimento. Dependendo da situação, a pessoa pode trabalhar como autônoma, com contrato eventual, como celetista, como temporária e por prazo determinado. Verifique se a sua empresa faz isso de maneira correta.

13. CORTE NAS PEQUENAS COISAS

Alguns itens, isolados, não representam um custo muito grande, mas quando somados podem pesar bastante nas finanças da empresa. Desde que foi inaugurada, a sede do site OQVestir passou por algumas mudanças: a cafeteira sofisticada, cujos sachês custavam R$ 130 por mês, foi trocada pelo clássico sistema de coador, e o gasto, reduzido a R$ 30 mensais. O material de limpeza, que era adquirido em um hipermercado, passou a ser comprado a granel.

14. DIMINUA A FROTA DE CARROS

Possuir uma frota de veículos gera custo com manutenção mecânica, seguro, IPVA e depreciação. Considere a possibilidade de trabalhar com carros alugados ou com uma frota gerenciada por uma empresa terceirizada, que se encarrega da manutenção e dos demais cuidados. Outra opção é o leasing, em que se paga pelo uso do produto e é possível comprá-lo ao final do contrato.

15. ECONOMIZE NO TELEFONE

Após ter constatado um custo de telefonia elevado, José Roberto de Arruda Filho, sócio-diretor da JR&M Assessoria Contábil, instalou um software que, ligado à central telefônica, registra quais funcionários falam mais ao telefone e quais clientes demandam mais ligações. Com isso, foi feito um programa de conscientização e se obteve uma economia de 35% na conta do telefone. Outra opção para reduzir essa despesa é negociar com a empresa de telefonia um pacote mais ajustado ao perfil das ligações da empresa.

16. REDUZA PERDAS NA PRODUÇÃO

Para economizar no processo produtivo, minimize as perdas. Além de investir em máquinas mais modernas, é preciso conscientizar e qualificar os profissionais da linha de produção. A alta rotatividade dos funcionários colabora para a perda de qualidade de produtos de maior valor agregado, destaca Fernando Macedo, CEO Brasil da Expense Reduction Analysts.

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17. INVISTA EM MÁQUINAS E EQUIPAMENTOS

Quando as máquinas da empresa estão defasadas ou lentas demais, geram gastos com manutenção e com horas extras dos funcionários. “Muitas vezes, vale a pena considerar um financiamento para adquirir equipamentos novos”, diz Dariane Castanheira, do ProCED/FIA. Os bancos oferecem linhas de crédito subsidiadas, como o Finame.

18. OTIMIZE O GASTO COM ENERGIA

O gasto com energia elétrica pode ser reduzido a partir de mudanças na estrutura da empresa, nos equipamentos e nos hábitos. Na sede da OQVestir, para aproveitar melhor a luz natural, foram abertas duas janelas. As luminárias velhas foram trocadas por modelos que usam lâmpadas mais eficientes e têm espelhos para refletir a luz. A geladeira foi substituída por uma que gasta menos energia. Além disso, os funcionários são orientados a desligar a luz quando saem de um ambiente. A economia tem sido de R$ 60 mensais, mesmo com a chegada do verão, quando o ar-condicionado fica ligado constantemente.

19. REAVALIE A LOGÍSTICA

O transporte de funcionários e o serviço de entrega de materiais podem ser administrados por uma mesma empresa terceirizada. Assim, o número de viagens é otimizado e o gasto, reduzido. Essa foi a solução encontrada pela JR&M Assessoria Contábil para organizar a logística do negócio. Na FastFrame/Moldura na Hora, um dos três motoristas foi cortado, e a rede passou a utilizar mais os serviços de entrega de fornecedores. “Eles absorveram os custos”, afirma Rodrigo Pitangui Viegas, diretor da rede.

20. TERCEIRIZE A GESTÃO DOS PAGAMENTOS

Em empresas em que há gastos excessivos com combustível, uma solução é contratar um serviço de controle de frota. Essa foi a iniciativa da NGO, que presta serviços de assessoria e gerenciamento de risco. A firma costumava pagar o combustível quando o funcionário apresentava notas fiscais, mas se deparava com oscilação de custos e dificuldade para justificá-los aos clientes. Com a contratação do Ticket Car, os funcionários receberam cartões com créditos pré-definidos. A economia com combustível foi de 36%, segundo Daniel Cossi, diretor administrativo da NGO.

21. DIGITALIZE DOCUMENTOS

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