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Guias e Dicas
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Secretariado, Manuais, Projetos, Pesquisas de Informática

TRABALHO DE PESQUISA

Tipologia: Manuais, Projetos, Pesquisas

2012
Em oferta
30 Pontos
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Oferta por tempo limitado


Compartilhado em 15/06/2012

joao-maria-nhimi-nhimi-10
joao-maria-nhimi-nhimi-10 🇧🇷

4.6

(12)

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Baixe Secretariado e outras Manuais, Projetos, Pesquisas em PDF para Informática, somente na Docsity! 1 INTRODUÇÃO O secretário precisa estar totalmente sintonizada com os novos tempos. Buscar reciclagem constante e maneiras de contribuir efetivamente para o sucesso e para a lucratividade da empresa. A exigência por uma postura participativa e gerencial aumenta diariamente. O Secretário moderno precisa e quer ser auxiliado, igualmente moderna, actualizado e comprometido, que saiba aperfeiçoar as suas competências, desenvolver suas habilidades e redirecionar o seu perfil para um crescimento conjunto. As mudanças são rápidas e constantes, portanto, deve estar preparado para estes novos desafios." Definição Secretariado é o conjunto de assessores diretos de uma determinada pessoa que ocupa um cargo de grande importância e complexidade em uma administração pública ou privada. O profissional de Secretariado Executivo Bilingue é gerenciador de informações e serviços, assessor qualificado, fluente em dois idiomas, hábil comunicador, conhecedor de informática avançada, organizado, ativo e discreto. 2 CONCEITO DE SECRETARIADO Tecnicas De Secretariado 1. Planear e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direcção, providenciando pelo cumprimento dos compromissos agendados: 1.1 Organizar a agenda, efectuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, tendo em conta a sua duração e localização e procedendo a eventuais alterações; 1.2 Organizar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio; 1.3 Organizar deslocações efectuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas. 2. Assegurar a comunicação da chefia /direcção com interlocutores, internos e externos, em língua portuguesa ou estrangeira: 2.1 Receber chamadas telefónicas e outros contactos, efectuando a sua filtragem em função do tipo de assunto, da sua urgência e da disponibilidade da chefia/direcção, ou encaminhando para outros serviços; 2.2 Acolher os visitantes e encaminhá-los para os locais de reunião ou entrevista; 2.3 Contactar o público interno e externo no sentido de transmitir orientações e informações da chefia/direcção. 3. Organizar e executar tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia/direcção: 3.1 Seleccionar, registar e entregar a correspondência urgente e pessoal e encaminhar a restante a fim de lhe ser dada a devida sequência; 5 23. Utilizar as técnicas de tradução e retroversão de textos de rotina administrativa. 24. Aplicar as técnicas de protocolo empresarial/institucional no apoio a reuniões e outros eventos. 25. Aplicar as técnicas de organização e pesquisa da informação. 26. Identificar necessidades de material de apoio e utilizar os procedimentos adequados com vista à sua reposição. 27. Organizar o posto de trabalho de forma a permitir responder às solicitações da chefia/direcção e do público interno e externo à empresa ou serviço público. 28. Comunicar assertivamente com os públicos, tendo em conta os objectivos e a cultura da empresa ou serviço público. 29. Facilitar o relacionamento com interlocutores diferenciados. 30. Promover um clima de confiança nas relações desenvolvidas no seio da empresa. 31. Tomar iniciativa na resolução de situações concretas com recurso à criatividade, inovação, espírito crítico e qualidade. FORMAÇÃO PROFISSIONAL - ÁREAS TEMÁTICAS DOMÍNIO SÓCIO- CULTURAL · Segurança, higiene e saúde no trabalho. · Desenvolvimento pessoal, profissional e social. DOMÍNIO CIENTÍFICO-TECNOLÓGICO · Organização e administração de empresas · Organização do trabalho e gestão do tempo · Legislação laboral · Legislação fiscal · Legislação comercial 6 · Informática (introdução à informática na óptica do utilizador; aplicações de secretariado; Internet) · Documentação e circuitos administrativos · Técnicas de arquivo e documentais · Comunicação e relações interpessoais · Língua portuguesa aplicada à função (técnica; comercial; protocolar) · Atendimento e protocolo · Inglês ou francês técnico e outra língua estrangeira técnica · Técnicas de tradução e retroversão. · Normas de sistemas de gestão da qualidade. Obs. Os cursos de formação profissional nesta área devem integrar uma componente teórica e uma componente prática a desenvolver em contexto de formação e em contexto real de trabalho. Requisitos de uma secretária eficaz Longe vão os tempos em que uma secretária ficava no escritório sentado o dia todo a desenvolver unicamente tarefas rotineiras e de baixo valor acrescentado para a empresa como o atendimento telefónico, a datilografia de cartas, a marcação de viagens, ou até, o serviço de cafés. Este tipo de tarefas ainda fazem parte das atividades de uma secretária, mas estão longe de serem as principais atribuições dessa nova profissional. A secretária do século XXI mantém um papel cada vez mais ativo e importante no desenvolvimento e sucesso da empresa. Ela deverá ser como uma “sombra” do seu director e o principal elo de contacto entre a empresa e os clientes internos (funcionários e colaboradores) e externos (consumidores e distribuidores). Por isso, a secretária deverá ter alguns requisitos essenciais para desenvolver as suas importantes funções da forma mais eficiente possível. Competências a nível de 7 organização pessoal, flexibilidade, domínio de línguas e das novas tecnologias, assim como uma personalidade ativa e cativante são imprescindíveis para ser uma excelente profissional nesta área. Fique agora a conhecer mais a fundo outros dos requisitos essenciais para ser uma secretária eficaz: Boa capacidade de comunicação Grande parte das funções de uma secretária passam por conseguir comunicar eficientemente com o seu superior hierárquico, assim como com os restantes executivos internos ou até externos à empresa. Muitas das vezes a secretária é o primeiro elo entre quem tenta entrar em contado com as chefias, devendo por isso saber comunicar e prestar um bom atendimento ao cliente. Boas competências técnicas A secretária dos tempos modernos precisa de estar familiarizada com a utilização de equipamentos de escritório, tais como fotocopiadoras, máquinas de fax, computadores pessoais, entre outros. Parte das tarefas da secretária são feitas com recurso ao computador, sendo fundamental que saiba trabalhar com determinado software, que depende das necessidades específicas de cada empresa e gestores. Uma secretária está, por exemplo, encarregue de manter a agenda do seu diretor atualizada e de marcar e controlar compromissos, reuniões e viagens. As suas principais funções envolvem também redigir relatórios, apresentações e outros documentos. Um dos problemas diários mais importantes de uma secretária é o de saber fazer um bom arquivo, uma tarefa que requer não só boas capacidades de sistematização de processos, como também de organização pessoal. Boa gestão de tempo e tarefas Uma secretária eficiente precisa de saber gerir todas as suas tarefas, quer sejam diárias, semanais ou a até de longo prazo. A secretária deve saber administrar e estabelecer os assuntos prioritários que constituem a sua agenda e, sobretudo, as do seu
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