Baixe Planilha 5W2H: ferramenta administrativa e outras Notas de estudo em PDF para Engenharia de Produção, somente na Docsity! Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 160 13 Planilha 5W2H Ao término deste capítulo o leitor deve estar capacitado a: A) entender o que é uma Ferramenta Administrativa; B) elaborar uma planilha 5W2H 1.2.Pré-requisitos Nenhum. 1.3.Ferramentas administrativas Sumário: 1.3.1 Ferramentas Administrativas 1.3.1.1Ferramentas Administrativas Tradicionais 1.3.1.2Uso das Ferramentas Administrativas 1.3.2.Planilha 5W2H 1.3.1Introdução às Ferramentas Administrativas A partir de agora vamos começar o estudo das mais importantes ferramentas administrativas que o Administrador pode dispor. As ferramentas administrativas são essencialmente técnicas para a gestão da empresa e para solucionar problemas administrativos — geralmente ligados ao fraco desempenho de processos. Devemos estar atentos para algumas coisas muito importantes: 1. Não basta conhecer a ferramenta. É preciso saber discernir onde e quando usá-la. Podemos saber usar um martelo e uma serra — mas também devemos saber onde e quando usar um martelo e onde e quando usar uma serra; 2. Segundo Deming, 94% de todos os problemas administrativos devem-se a causas comuns que podem ser atribuídas a processos, aos métodos; e apenas 6% podem ser atribuídas aos operários. Ishikawa afirma algo do mesmo nível: 65% a 80% dos problemas que afetam uma empresa são de responsabilidade da gerência, isto é, não são de responsabilidade dos operários. 3. O uso de ferramentas administrativas dissociado de uma cultura adequada não costuma trazer resultados duradouros. Isso já foi estudado no volume anterior quando abordamos Sashkin e Kiser. Estes autores são enfáticos ao afirmar: A maior importância das ferramentas, entretanto, é que elas ensinam duas lições importantes, porém sutis. Primeiro, elas ensinam o significado de variabilidade, que se encontra no âmago da Administração da Qualidade Total. Usar a Qualidade total para buscar a melhoria contínua exige que as pessoas compreendam as causas dos problemas: a variação não controlada. Segundo: aprendendo a usar as ferramentas da Qualidade Total, as pessoas aprendem a controlar a variabilidade, e o controle da variação é o caminho técnico para a Qualidade Total. A administração da Qualidade Total funciona quando as pessoas usam as ferramentas estatísticas e as técnicas comportamentais básicas para manipular ou coletar dados a fim de analisar e resolver problemas. As pessoas não fazem isso por um interesse abstrato em estatística ou resolução de problemas. fazem porque esta é a única forma de atender — e exceder — os desejos e as necessidades dos clientes. Mas nada disto pode acontecer sem o apoio da cultura organizacional 1.3.1.1—Ferramentas Administrativas Tradicionais Os Círculos de Qualidade e o TQC —Total Quality Control, desde o seu início fizeram uso de algumas ferramentas administrativas específicas. [Ver Figura 1]. São as chamadas 7 ferramentas tradicionais: Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 161 Figura 1: As sete ferramentas administrativas tradicionais difundidas pelos Círculos de Qualidade e pelo TQC. [Fonte: Fundação Christiano Ottoni] 1.Folha de Verificação; 2.Diagrama de Pareto 3.Estratificação 4.Diagrama de Causa-Efeito; 5.Histograma; 6. Diagrama de Dispersão; 7. Carta de Controle 1.3.1.2—Uso das Ferramentas As ferramentas têm uso diferenciado no campo da administração. Para cada etapa do Ciclo PDCA (ver figura 2) há ferramentas que são mais apropriadas do que as outras. Algumas ferramentas são adequadas a duas ou mais etapas do Ciclo PDCA. X Manuel Meireles — Ferramentas Administrativas 164 Planilha 5W2H USO DAS FERRAMENTAS n q O Prosa TMESTIGAR AS CARACTERÍSTICAS DO PROBLEIA AMALISAR (Causas) PLEIMBITO VERIFICAR [PADRONIZAR / RELATAR * BRAINSTORNING x x TNG - TÉCNICA NOMINAL DE GRUPO MATRIZ DE PRIORIZAÇÃO FoLHa DE VERIFICAÇÃO FLUXOGRAMA DIAGRAMA DE PARETO CARTA DE TENDÊNCIAS x| x] x] x] x) x] x x x HISTOGRANA | xX|x| x x ESTRATIFICAÇÃO DIAGRAMA CAUSA/EFEITO DIAGRAMA DISPERSÃO DIAGRAMA ÁRVORE x CAPACIDADE PROCESSO CARTA DE CONTROLE P.P.O PROCEDIMENTO PADRÃO OPERACIONAL x ESPECIFICAÇÃO PRODUTO P.N.C. PLANILHA DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO 3 GERAÇÕES x x MATRIZ DE COMPARAÇÃO PLANILHA SW IH x x ATA DE REUNIÃO ÍNDICE DE NIHANS x x x x Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 165 PLANILHA 5W2H A planilha 5W2H é uma ferramenta de planejamento e constitui-se de um relatório por colunas, cada uma delas encabeçada por um título (em inglês, na sua origem): What? O quê? Why? Por quê? Who? Quem? Where? Onde?(geralmente descrito no “Como”) When? Quando? (Cronograma) How? Como? Versões ampliadas são chamadas 5W2H porque consideram How much? Quanto? (Orçamento) Por uma questão de comodidade de leitura, muitas planilhas deixam de considerar a coluna Where — por ser geralmente na empresa— e pelo fato de o local poder ser especificado no How?. Esta planilha é um instrumento importante de planejamento e é aplicada especialmente em desdobramento de planos e projetos. O desdobramento pode ser feito continuamente para níveis cada vez mais próximos do nível operacional. O último nível — não desdobrável — é, evidentemente o Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 166 nível de ação operacional: aquele em que cabe ao Operador executar a ação planejada. Vejamos como esta planilha é elaborada. O quê? Aqui é especificada a meta, aquilo que se quer atingir. Normalmente contém o número do item para facilitar a referência e o acompanhamento do desdobramento. Por quê? É uma justificativa da coluna anterior O quê? Num nível inferior contém o conteúdo d’O quê anterior. O primeiro Por quê? obviamente responde aos objetivos do Projeto Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 169 Cada item desdobra-se em sub-itens e estes, por sua vez, em outros sub-itens. O número de desdobramentos é aquele que a experiência recomenda — mas, em tese, tudo deve ser desdobrado até ao nível de ação operacional executável pelo operador. O responsável pelo resultado (Quem?) é quem deve prover o desdobramento daquilo que lhe é atribuído. Neste caso após fazer o desdobramento ele deve retornar com o plano para o responsável imediatamente superior. Muitas vezes se faz uso da planilha 5W1H: neste caso não existe a coluna correspondente ao orçamento ou custeio da atividade How much? Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 170 POR QUÊ QUEM subitem Quem Diretriz= Meta+ como Data Limite 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 1.1 José Diminuir desiquilíbrio teoria prática 19/8/96 1.2 Paulo Apropriar / dimensionar conteúdos 25/1/97 1.3 Rui Aumentar diálogo prof. / alunos 10/5/97 Elevar a satisfação de alunos Celso 2.1 Celso Elaborar minuta para facilitar paga- mento de mensalidade 4/9/96 1.1.1 José Variar metodologia de apresentação 4/7/96 1.1.2 Mário Ilustrar com exemplos do cotidiano 19/8/96 1.2.1 Mário Retirar conteúdos irrelevantes 10/10/96 1.2.2 Olga Ordenar adequadamente assuntos 25/1/97 1.3.1 Rui Acatar sugestões de alunos 7/5/97 1.3.2 Pedro Diminuir comunição de uma só via 10/5/97 1.3.3 Olga Descontrair o ambiente 10/5/97 1.3.4 Jo'se Aumentar perguntas e debates 10/5/97 1.1.1.1 José Aumentar atividades extra-classe 5/6/96 1.1.1.2 Nanci Diminuir allas apenas expositivas 12/6/96 1.1.1.4 Olga Aumentar trabalhos em grupo 4/7/96 RuiAumentar competên cia didática dos professores José Aumentar competên- cia didática dos professores Paulo Aumentar competên- cia didática dos professores JoséDiminuir desequilíbrio teoria / prática Elevar a satisfação de alunos José CRONOGRAMA Projeto: Elevar a satisfação de alunos C O M O 1996 1997 . Planilha 5W2H: Acima: exemplo; abaixo: modelo. POR QUÊ QUEM item subitem Quem Diretriz= Meta+ como Data Limite Planilha 5W1H O QUÊ Projeto: C O M O CRONOGRAMA Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 171 1.APLICAÇÃO PREDOMINANTE DA PLANILHA 5W2H A planilha 5W2H é muito usada no Planejamento de empresas, especialmente no desdobramento da Visão de futuro de longo alcance. VISÃO da empresa. tempo hoje 1 ano 3 anos 5 anos A VISÃO DE FUTURO é traçada levando em conta os diversos níveis de estratégia, em especial a GRANDE ESTRATÉGIA: Redefinição do mix (quantitativo e qualitativo) das bases para o sucesso ou da entrada ou saída de certos negócios orienta outros tipos de estratégia; define o caminho escolhido para o sucesso Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 174 A AT&T usa este modelo para transformar VISÃO em REALIDADE Objetivos a longo prazo práticas cotidianas Mission & Vision= Missão e Visão 3-5 Year Plan = Planos para 3 e 5 anos Draft Annual Objectives= Objetivos anuais = Metas de Sobrevivência Voice of Business = Voz dos negócios; experiência; tendências; tecnologias Voice of Customer=Voz do cliente; desejos e expectativas dos clientes Deploy objectives= Desdobramento de objetivos [ por meio 5W2H] Negotiate Final Objetives= Objetivos finais comprometidos [ As pessoas dos escalões inferiores comprometem-se com os objetivos ] Develop Plans = Desenvolvimento de Planos (correspondentes aos objetivos) Implement Plans = Implementação dos planos Conduct Regular Review and Diagnosis = Revisão e diagnóstico operacional dos planos [gerentes / diretores ] Conduct Annual Review and Diagnosis = Revisão e diagnóstico anual dos planos [ alta administração ] Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 175 O DESDOBRAMENTO da VISÃO em planos operacionais Plano n-anual ALTA DIREÇÃO Plano anual Metas de Sobrevivência DIRETORIA PROJETOS @ SUB-PROJETOS GERÊNCIA PLANOS DE AÇÃO OPERADORES AÇÕES OPERACIONAIS exige o COMPROMETIMENTO dos níveis hierárquicos menores assumem o COMPROMISSO de buscar RESULTADOS que conduzem às METAS que realizam os OBJETIVOS que constituem a V-I-S-Ã-O Os objetivos a alcançar são: ♦ explicados ♦ traduzidos ♦ definidos num processo VAI & VEM Manuel Meireles  Ferramentas Administrativas Planilha 5W2H 176 Ao processo de compartilhar objetivos enfrentando e aplainando resistências; traduzindo as metas; chama-se CATCHBALL [kétch-ból] Leadership Team= Alta administração; Diretores Project Teams= Diretores / Gerentes que desdobram grandes objetivos em projetos Process / Task teams= Gerentes / Supervisores / Operadores que desdobram os projetos em processos e tarefas Objetives = Qualificação do que se pretende alcançar Targets [targits] = Alvo; meta = Quantificação do objetivo Indicators= Indicadores Measures [mêjârs] = medidas Schedule [ské-di-ul] = plano / programa = desdobramento do nível anterior Resources [ri-çórs] = recursos