(Parte 1 de 6)

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 1 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

Treinamento de Excel

MÓDULO I: Fórmulas e Funções

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 2 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 3 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 4 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

1. INTRODUÇÃO

Grande parte do poder do Excel está na sua capacidade de executar desde cálculos simples até funções mais específicas e complexas. E antes de você começar a usar todo esse poder, entenda o que são as fórmulas e funções.

As fórmulas, como na matemática, são equações com o objetivo de chegar a algum resultado a partir de valores, ou seja, instruções matemáticas seqüenciais com a finalidade de automatizar processos dentro de uma planilha. Toda fórmula no Excel deve, obrigatoriamente, começar com o sinal de “=”. Nas fórmulas, você utiliza os já conhecidos operadores matemáticos: “+”, “-“, “*” e “/” para construí-la. As fórmulas são compostas por:

Valores Referências de Células Nomes Operadores Funções

1.1. Trabalhando com Operadores

Operadores servem para especificar uma operação a ser executada nos valores das fórmulas. O Excel utiliza 4 tipos de operadores:

Aritméticos: executam operações básicas e combinam valores numéricos obtendo-se valores numéricos.

Concatenação: junta dois ou mais valores de texto em um único valor de texto combinado (útil na utilização de funções que resultem em texto).

Comparação: compara dois valores e cria um valor lógico: verdadeiro ou falso.

Referência: combina duas referências.

: Intervalo ; União

= Igual

>Maior que <Menor que >=Maior ou igual a <=Menor ou igual a

<> Diferente

& Concatenação

+ Adição

-Subtração

/ Divisão * Multiplicação % Percentual

Exponencial

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 5 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

1.2. Referências

Uma referência identifica uma célula ou um grupo de células em uma planilha. As referências informam ao

Excel quais células verificar para encontrar os valores que você deseja usar em uma fórmula. Com referências, em uma fórmula você pode usar dados contidos em diferentes partes de uma planilha, bem como, o valor de uma célula em diversas fórmulas. Existem 4 tipos de referências, são elas:

Remotas: são referências feitas a dados de outros aplicativos (expl: uma planilha com referência a uma tabela do Access).

Externas: são referências feitas a células de outras planilhas. Internas: são referências feitas a células da mesma planilha.

Nas referências externas e internas existem 2 categorias de referências:

Relativas: uma referência relativa (padrão) é como dar à alguém instruções que expliquem para onde ir a partir de onde esta pessoa iniciou, exemplificando: suba 2 quadras e vire a direita.

Absolutas: uma referência absoluta informa ao Excel como localizar uma célula com base no local exato desta célula na planilha. Uma referência absoluta é designada pelo acréscimo de um cifrão ($) antes da letra da coluna e/ou do número da linha. Um $ antes da letra da coluna, indica que a coluna nunca será alterada. Um $ antes do número da linha, indica que linha nunca será alterada.

=$C$4 (manterá a célula) ou =$C4 (manterá a coluna) ou =C$4 (manterá a linha)

Você pode usar os rótulos de colunas e linhas em uma planilha para se referir às células dentro delas.

Pode, também, criar nomes, ou seja, uma palavra ou seqüência de caracteres que representa uma célula, um intervalo de células, uma fórmula ou um valor constante. Use nomes fáceis de compreender, como “Produtos”, para se referir a intervalos de difícil compreensão.

1.4. Funções

Você vai realizar uma soma simples com os valores digitados, o resultado aparecerá na mesma célula da fórmula. Bem, em vez de digitar: 12+30+27+45 você deve digitar: A1+B1+C1+D1. Isso porque se em outra ocasião os valores dessas células forem alterados, a fórmula continua sendo válida, pois para o Excel a soma será feita com o valor que estiver dentro de cada célula, seja ele qual for. Portanto, sempre que você for construir uma fórmula, utilize os endereços das células no lugar do seu conteúdo.

Após terminar a digitação, pressione a tecla Enter e, se a fórmula não contiver nenhum erro, o resultado aparecerá na célula da planilha.

Porém, como muitos tipos de cálculos se repetem com freqüência, como soma ou média, foram criadas as chamadas funções, que são fórmulas predefinidas pelo Excel. Para usar uma função, você deve seguir algumas regras. Você pode, por exemplo, usar uma função para calcular a soma de células, em vez de digitar o cálculo “na mão”.

Genericamente uma função consiste em uma série de operações matemáticas que agem sobre valores fornecidos pelo usuário e retorna obrigatoriamente algum resultado. Uma função se caracteriza pela seguinte estrutura:

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 6 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

Toda função é composta por um nome que é sucedido obrigatoriamente por parênteses. Dependendo da função, dentro dos parênteses podem existir argumentos, ou seja, valores ou referências a células e que serão usados pela função para retornar o resultado da função.

A função SOMA( ), por exemplo, exige como argumentos a especificação da célula inicial e da célula final separadas por dois-pontos ou, então, uma série de endereços de células separados por ponto-e-vírgula.

Cada função possui uma sintaxe própria, ou seja, espera-se que os seus argumentos sejam especificados em uma ordem determinada. Se isso não ocorrer, haverá um erro que faz com que o resultado não seja produzido ou uma mensagem de advertência seja exibida.

O número e tipo de argumentos requeridos variam de função para função. Um argumento pode ser:

Números Texto Valores lógicos Valores de erro Referências Matrizes

Usando referências a outras células, você pode especificar diretamente o endereço de uma célula ou então uma faixa de células, usando o símbolo de dois-pontos para separar a célula inicial e final.

Quando uma função possuir mais de um argumento, eles devem ser separados por um ponto-e-vírgula.

Exemplos: SOMA(A1;A15;A30) Soma as três células especificadas. SOMA(C1:C15;B1:B15) Soma as duas faixas especificadas.

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 7 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

2. FUNÇÕES DE DATA E HORA As funções apresentadas à seguir possibilitarão a manipulação de horários e datas, incluindo conversões.

Retorna o número de série seqüencial da data e hora atuais. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data.

ANO Retorna o ano correspondente a uma data. O ano é retornado como um inteiro no intervalo de 1900-9.

Retorna o mês de uma data representado por um número de série. O mês é fornecido como um inteiro, variando de 1 (janeiro) a 12 (dezembro).

Retorna o dia de uma data representado por um número de série. O dia é dado como um inteiro que varia de 1 a 31.

Retorna o dia da semana correspondente a uma data. O dia é dado como um inteiro, variando de 1 (domingo) a 7 (sábado), por padrão. As datas devem ser inseridas com a função DATA, como resultado de outras fórmulas ou funções ou digitadas em uma célula.

Exemplo: =DIA.DA.SEMANA(A2) retorna 7, ou seja, Domingo.

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 8 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

Retorna o número de série seqüencial que representa uma determinada data. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data.

Sintaxe: DATA(ano;dia;mês)

Exemplo: =DATA(2006;7;24) retorna 38922, se a célula estiver formatada como Geral.

Retorna a data atual numa célula. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data.

Comentário:

O Excel armazena datas como números de série seqüenciais para que eles possam ser usados em cálculos. Por padrão, 1° de janeiro de 1900 é o número de série 1 e 1° de janeiro de 2008 é o número de série 39448 porque está 39.448 dias após 1° de janeiro de 1900.

HORA Retorna a hora de um valor de tempo.

MINUTO Retorna os minutos de um valor de tempo.

SEGUNDO Retorna os segundos de um valor de tempo.

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 9 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

Retorna o número de série da data representada por texto_data. Use DATA.VALOR para converter uma data representada pelo texto em um número de série.

Sintaxe: DATA.VALOR(texto_data)

- Texto_data: é texto que representa uma data no formato de data do Microsoft Excel. Por exemplo, "30/1/1998" ou "30-jan-1998" são seqüências de caracteres de texto entre aspas que representam datas. Ao usar o sistema de data padrão no Excel para Windows, texto_data deverá representar uma data de 1º de janeiro de 1900 a 31 de dezembro de 9. Ao usar o sistema de data padrão no Microsoft Excel para o Macintosh, texto_data deverá representar uma data de 1º de janeiro de 1904 a 31 de dezembro de 9. DATA.VALOR retornará o valor de erro #VALOR! caso texto_data esteja fora deste intervalo.

Se a parte do ano de texto_data for omitida, DATA.VALOR utilizará o ano atual do relógio interno do computador. As informações de hora texto_data são ignoradas.

Comentários:

O Excel armazena datas como números de série seqüenciais para que eles possam ser usados em cálculos. Por padrão, 1° de janeiro de 1900 é o número de série 1 e 1° de janeiro de 2008 é o número de série 39448 porque está 39.448 dias após 1° de janeiro de 1900. O Excel para o Macintosh usa um sistema de data diferente como padrão.

A maior parte das funções converte automaticamente valores de data em números de série.

Exemplo:

Fórmula Descrição (resultado)

=DATA.VALOR("2/8/2008") O número de série da data do texto, usando o sistema de data de 1900 (39682)

=DATA.VALOR("2-AGO-2008") O número de série da data do texto, usando o sistema de data de 1900 (39682)

=DATA.VALOR("23/02/2008") O número de série da data do texto, usando o sistema de data de 1900 (39501)

=DATA.VALOR("5-JUL") O número de série da data do texto, usando o sistema de data de 1900 e presumindo que o relógio interno do computador esteja definido para 2008 (39634)

Retorna o número de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses de 30 dias). Use esta função para ajudar no cálculo dos pagamentos, se o seu sistema de contábil estiver baseado em doze meses de 30 dias.

Data_iniciale data_final: são as duas datas entre as quais você deseja saber o número de dias. Se

Sintaxe: DIAS360(data_inicial;data_final;método) data_inicial ocorrer após data_final, DIAS360 retornará um número negativo. As datas devem ser inseridas com a função DATA ou como resultado de outras fórmulas ou funções. Por exemplo, use DATA(2008,5,23) para 23 de maio de 2008. Poderão ocorrer problemas se as datas forem inseridas como texto.

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 10 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

Método: é um valor lógico que especifica que método será usado no cálculo, o americano ou o europeu.

Método Definido

FALSO ou omitido Método US (NASD). Se a data inicial for o dia 31 de um mês, ela se tornará igual ao dia 30 do mesmo mês. Se a data final for o dia 31 de um mês e a data inicial for anterior ao trigésimo dia de um mês, a data final se tornará igual ao dia primeiro do próximo mês. Caso contrário, a data final se tornará igual ao trigésimo dia do mesmo mês.

VERDADEIRO Método europeu. A data inicial e final que ocorrer no dia 31 de um mês se tornará igual ao trigésimo dia do mesmo mês.

Comentários:

O Microsoft Excel armazena datas como números de série seqüenciais para que eles possam ser usados em cálculos. Por padrão, 1° de janeiro de 1900 é o número de série 1 e 1° de janeiro de 2008 é o número de série 39448 porque está 39.448 dias após 1° de janeiro de 1900. O Microsoft Excel para o Macintosh usa um sistema de data diferente como padrão.

Retorna o número decimal para uma determinada hora. Se o formato da célula era Geral antes de a função ser inserida, o resultado será formatado como uma data. O número decimal retornado por TEMPO é um valor que varia de 0 (zero) a 0,9, representando as horas de 0:0:0 (12:0:0 AM) a 23:59:59 (1:59:59 PM).

Sintaxe: TEMPO(hora;minuto;segundo)

- Hora: é um número de 0 (zero) a 32767 que representa a hora. Qualquer valor maior que 23 será dividido por 24 e o restante será tratado como o valor de hora. Por exemplo, TEMPO(27;0;0) = TEMPO(3;0;0) = ,125 ou 3:0 AM.

- Minuto: é um número de 0 a 32767 que representa o minuto. Qualquer valor maior que 59 será convertido em horas e minutos. Por exemplo, TEMPO(0;750;0) = TEMPO(12;30;0) = ,520833 ou 12:30 PM.

- Segundo: é um número de 0 a 32767 que representa o segundo. Qualquer valor maior que 59 será convertido em horas e minutos. Por exemplo, TEMPO(0;0;2000) = TEMPO(0;3;2) = ,023148 ou 12:3:20 AM

Comentários:

O Microsoft Excel para Windows e o Microsoft Excel para o Macintosh usam sistemas de data diferentes como seus padrões. Os valores de tempo são uma parte do valor de data e são representados por um número decimal (por exemplo, 12:0 PM é representado por 0,5 porque é a metade de um dia).

Retorna o número decimal da hora representada por uma seqüência de caracteres de texto. O número decimal é um valor que varia de 0 a 0,9 e que representa as horas entre 0:0:0 (12:0:0 AM) e 23:59:59 (1:59:59 PM).

Sintaxe: VALOR.TEMPO(texto_hora)

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 1 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

- Texto_hora: é uma seqüência de caracteres de texto que representa uma hora em qualquer um dos formatos de hora do Microsoft Excel, por exemplo, as seqüências de caracteres de texto entre aspas "6:45 PM" e "18:45" representam hora.

Comentários: As informações de data em texto_hora são ignoradas.

Retorna o número de dias úteis entre duas datas. Sintaxe: ARRED(data_inicial;data_final;feriados) - Data_inicial e data_final: são as duas datas entre as quais você deseja saber o número de dias.

- Feriados: é a relação dos feriados no período entre a data inicial e data final para serem descontados dos dias úteis.

Treinamento de Excel e Power Point – Módulo I 12 Apostila desenvolvida por Leonardo Henrique Musso – fev/08

3. FUNÇÕES MATEMÁTICAS E TRIGONOMÉTRICAS Neste grupo serão encontradas as funções mais comuns, como por exemplo, a função Soma.

Retorna o valor absoluto de um número. O valor absoluto de um número é o próprio número sem o respectivo sinal.

Exemplos: =ABS(2) retorna o valor absoluto de 2 (2); =ABS(-2) retorna o valor absoluto de -2 (2).

Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos. Sintaxe: ARRED(núm;núm_dígitos) - Num: é o número que você deseja arredondar.

- Núm_dígitos: especifica o número de dígitos para o qual você deseja arredondar núm.

Comentários:

Se núm_dígitos for maior que 0, então núm será arredondado para o número especificado de casas decimais.

Se núm_dígitos for 0, então núm será arredondado para o inteiro mais próximo. Se núm_dígitos for menor que 0, então núm será arredondado para a esquerda da vírgula decimal.

(Parte 1 de 6)

Comentários