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Arquivologia Prof.: Ana Paula Abruzzi

Ministério Público da União Técnico

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Conceito

Documentação é um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção, sistematização, distribuição e utilização de documentos. Em seu conceito mais amplo, documentação envolve todas as técnicas de controle de informações, análise da produção bibliográfica, mecanização das informações, reprodução de documentos, controle e produção de traduções, trabalhos de referência em todas suas formas, publicação e divulgação de informações.

A legislação arquivística nacional, através da Lei nº 8.159/1991, define gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos.

Importância

Devido ao desenvolvimento e crescimento de vários setores tanto nos órgãos públicos como nas empresas é necessário cada vez mais estabelecer serviços especializados com o objetivo de facilitar a obtenção e localização de informações e dados atualizados.

Natureza

A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização e finalidade.

A documentação apresenta natureza comercial quando é, principalmente, organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais.

A natureza científica da documentação está presente quando o objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro.

A documentação assume natureza oficial quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a Administração Pública, atual e futura, pressupondo a coleta e classificação de documentos oficiais, como, por exemplo: Leis, Leis complementares, Decretos, Tratados, Convênios, Convenções, Portarias, Resoluções e demais atos normativos próprios da Administração, Federal, Estadual ou Municipal.

Finalidade

A documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Procura, também, facilitar o acesso e a obtenção de dados atualizados de modo que ofereça melhor rendimentos dos estudos e trabalhos. Numa abordagem restrita, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de

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Características

No passado, a documentação era tipicamente estática, já que significava uma coletânea de dados históricos, de papéis e documentos à disposição de poucos, ou funcionava apenas como simples arquivo. Nos dias atuais, porém, a documentação assume uma característica predominantemente dinâmica, que a impulsiona a alcançar com amis rapidez e eficácia sua principal finalidade, pois, atendendo de imediato às inúmeras exigências da pesquisa, levantamento de dados e informações, direta ou indiretamente, auxilia e influi na tomada de decisões.

Fases do processo de documentação

A documentação é basicamente dinâmica. Nos dias de hoje, perdeu seu caráter estático de simples arquivo e adquiriu um sentido muito mais amplo de apoio ao estudo, à pesquisa, ao planejamento e à tomada de decisão.

O processo de documentação desenvolve-se em três fases principais: recolhimento, leitura e classificação.

Recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil, imparcialidade na seleção de documentos.

Leitura: a leitura é fundamental, pois somente com base nela poderá tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento.

Classificação: a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.

Classificação

Com o surpreendente aumento do número de bibliotecas e arquivos através dos anos e em todas as partes do mundo, ficou provado ser mais conveniente a utilização de sistemas padronizados e aceitos internacionalmente do que criar e construir um sistema próprio de classificação.

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A classificação mais famosa e difundida é a de Melvil Dewey, que publicou sua

“Classificação Decimal” em 1876. O Plano de Dewey divide os ramos do conhecimento em 10 grupos, que são, por sua vez, subdivididos inúmeras vezes, a fim de que possam proporcionar grupos específicos de assuntos. Cada subdivisão recebe um número decimal, daí o nome de Sistema. Esse número é usado nas lombadas dos livros e nas fichas catalográficas para facilitar a localização.

Organizar documentos na empresa é uma atividade de grande importância, principalmente quando for simples, dinâmica e eficiente.

A classificação representa um agrupamento de documentos distribuídos em classes, que designam grupos de coisas, de assuntos, de ideias ou de pessoas ou de pessoas. Os procedimentos utilizados para a catalogação baseiam-se na semelhança do conteúdo das palavras dos documentos. De modo geral, determina-se que certos documentos pertencem à mesma classe se forem semelhantes entre si, dependendo das palavras que têm em comum. Pode-se, portanto, dizer que a classificação procura dar ordem aos documentos que se encontram desordenados.

Levando em consideração que a organização de documentos mais comumente se baseia em nome, assunto, origem, destino, ordem cronológica e local, os principais sistemas de classificação são: Alfabético;

Numérico;

Alfanumérico;

Assunto em ordem alfabética;

Assunto em ordem de codificação;

Cronológico;

Origem ou destino em ordem alfabética;

Origem ou destino em ordem de codificação;

Geográfico;

Natureza do documento.

Alfabético: é o sistema mis simples e mais utilizado. Os documentos podem ser ordenados por nome, assunto, origem, destino ou por local.

Numérico: esse método classifica os documentos pela ordem de entrada, sem considera sua ordem alfabética. Ignora qualquer outro tipo de planejamento. O sistema, para funcionar a contento, exigia antigamente organização de dois índices, preferencialmente em fichas. Num deles, as fichas eram dispostas em ordem alfabética, e no outro de acordo com a ordem numérica que o documento recebia ao dar-se entrada dele no fichário. Modernamente, tudo isso pode ser arquivado eletronicamente em disquetes. Esse sistema é também chamado de cronológico, pois a classificação vai-se desenvolvendo numericamente, conforme a entrada de novos documentos. A única exceção ocorre

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Prof. Ana Paula Abruzzi Página 4 quando se aproveita algum número baixo que ficou vago devido ao cancelamento do documento antigo, ou invasivo, ou em desuso. O sistema é realmente econômico, não pressupões qualquer planejamento, porém sua utilização é morosa, já que exige a consulta prévia a um ou aos dois índices.

Alfanumérico: esse sistema procura aproveitar as vantagens dos sistemas alfabético e numérico.

Assunto em ordem alfabética: esse sistema é uma derivação do sistema alfabético e já foi analisado.

Assunto em ordem de codificação: esse sistema pressupõe a organização de um índice. Assim, por exemplo: 1. Pedidos – A 2. Contratos – B 3. Correspondência – C 4. Catálogos – D 5. Reclamações – E

Naturalmente, a organização do índice, dos assuntos e dos catálogos correspondentes não obedece a nenhum outro critério que não seja o de facilitar o trabalho. A principal vantagem do sistema é que ele dificulta o acesso aos documentos, pois há necessidade de consultar previamente o índice. Uma carta em que se faz um pedido de mercadorias será classificada em A e poderá receber um número que significa uma ordem de chegada.

Cronológico: o sistema é também conhecido como numérico.

Origem ou destino em ordem alfabética: esse sistema deriva do sistema alfabético, e já foi analisado.

Origem ou destino em ordem de codificação: sistema semelhante ao assunto em ordem de codificação.

Geográfico: os documentos são classificados conforme divisão geográfica previamente estabelecida. Assim, o critério será determinado pela própria empresa, não havendo uma regra uniforme para todos os casos. É claro que uma empresa dedicada principalmente à exportação de seus produtos precisará de uma classificação que inclua os países importadores. Outra que esteja voltada para o mercado interno, com relações e negócios em todos os Estados da federação, deverá possuir classificação por estados, por cidades, talvez por regiões. Outra empresa, menor e com negócios apenas em um outro Estado, sem dúvida terá classificação por Estados,

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Prof. Ana Paula Abruzzi Página 5 cidades, mas dificilmente por região. No caso de uma empresa com grande atividade numa cidade, é provável que ela tenha classificação por distrito, por zona, por bairro.

Natureza do documento: esse sistema é bastante parecido com o de assunto em ordem de codificação. Por natureza do documento entende-se distinguir documentos, como, por exemplo, um contrato, um traslado, uma certidão, um ofício, um requerimento, um relatório, uma vistoria, um certificado, até mesmo uma carta.

Todos os sistemas são bons e proporcionam vantagens e desvantagens. A escolha de qualquer deles depende fundamentalmente do tipo de atividade, do porto e dos objetivos da empresa, assim como da frequência, da utilização e do sigilo dos documentos.

O documento, por si só, não pode ser encarado como um entrave ao correto desempenho da administração pública, por isso sua guarda e eliminação devem seguir critérios para evitar o aniquilamento de nossa memória nacional, por isso a importância do arquivo nas instituições.

Importância A importância dos arquivos é tão evidente que a própria Constituição Federal, em seus arts. 215 e 216, determina:

Artigos n° 215 e 216 da Constituição Federal CAPÍTULO I Da Educação, da Cultura e do Desporto SEÇÃO I Da Cultura

Art. 215. O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais.

§ 1.º O Estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional.

§ 2.º A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais

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Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem:

I - as formas de expressão; I - os modos de criar, fazer e viver; I - as criações científicas, artísticas e tecnológicas;

IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às manifestações artísticoculturais;

V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico.

§ 1.º O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.

§ 2.º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

§ 3.º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais.

§ 4.º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.

§ 5.º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos.

No Brasil, o Arquivo Nacional, previsto na Constituição de 1824, foi criado em 1836.

No passado, a preservação do patrimônio documental era encarada principalmente por seu valor histórico, Após a segunda Guerra Mundial, começaram a aparecer as primeiras preocupações comum a nova concepção arquivística, em que o documento perdia seu exclusivo enfoque histórico. Surgiam outros aspectos relevantes, como a racionalização da informação, a eficiência administrativa e a finalidade prática na toma da de decisões.

Organização O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione de: - Segurança

- Precisão

- Simplicidade

- Flexibilidade

- Acesso

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O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a todos e a todas as questões.

Conceitos fundamentais de arquivologia

Vamos começar diferenciando os acervos de ARQUIVO, Biblioteca e Museu:

ARQUIVO Biblioteca Museu

Origem/função Documentos produzidos e conservados com objetivos funcionais

Documentos produzidos e conservados com objetivos culturais e/ou de pesquisa

Documentos produzidos e conservados com objetivos culturais.

Aquisição ou custódia

Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão só das atividades públicas ou privadas. Ou os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias. Há uma significação orgânica entre os documentos.

Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação ou permuta.

Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra, doação.

Método de avaliação

Preserva-se a documentação referente a uma atividade, como um conjunto, e não como unidades isoladas. Os julgamentos são finais e irrevogáveis. A documentação não raro existe em via única.

Aplica-se a unidades isoladas. O julgamento não tem caráter irrevogável. O julgamento envolver questões de conveniência, e não de preservação.

Finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público.

Método de classificação

Estabelece classificação específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades. Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos.

Utiliza métodos predeterminados. Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar.

Métodos descritivo

Aplica-se a conjuntos de documentos. As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades funcionais ou grupos documentais da mesma espécie) são considerados unidades para fins de descrição.

Aplica-se a unidades discriminadas. Os documentos (anuários, periódicos, etc.) são unidades isoladas para catalogação.

Aplica-se a conjuntos e unidades de peças e objetos de valor cultural (escultura exclusiva, coleção de quadros)

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