Artigo Científico - Implantação da Gestão

Artigo Científico - Implantação da Gestão

(Parte 3 de 4)

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Setor: 01Nº. 02
Equipamento:03 Prioridade Produtiva: 04
Parada da Produção por Quebra: 05□Sim □Não Prazo: 06
Ocorrência:07
Patrimônio:08 □ Manutenção 10 □ Instalação
Causas:09
Obs1

Entrega da Ordem Recebimento da Ordem Encerramento da Ordem

Ass13 Ass. 15 Ass. 17

Data/Hora: 12 Data/Hora: 14 Data/Hora: 16

Fonte: Adaptado de Souza (1999) Figura 21: Formulário de Solicitação de Serviço aplicado na unidade de pesquisa

A documentação gerada com dados coletados nas empresas faz-nos refletir quanto à importância dos mesmos e de sua excessiva repetição. É comum os dados não serem transformados em informações, ou seja, organizados e sintetizados inteligentemente de forma a facilitar o uso e torná-los meios eficazes à tomada de decisão.

Essa falta de organização nos documentos acarreta um elevado tempo para análise dos mesmos, tempo este de difícil administração nos dias de hoje. Outro inconveniente, também vinculado ao fator tempo, é o de geração dos relatórios. Quando a empresa realiza seus relatórios manualmente, isto é, sem uma ferramenta computacional que lhe permita agilidade, o tempo empregado em tal tarefa é elevado, retardando as medidas devidas diante de circunstâncias indesejadas.

Os relatórios desempenham uma função importante ao transformarem dados em informações. Como anteriormente mencionado, não se gerencia sem informações, então se faz necessário desenvolvê-las e controlá-las. O meio empregado para o controle dos indicadores são os relatórios. Dessa forma, estabeleceram-se, para a geração de indicadores, relatórios estruturados que permitem o controle dos mesmos.

2.12 - Relatórios Gerenciais

Os relatórios gerenciais foram agrupados pelos seguintes temas: Causas,

Colaboradores, Confiabilidade, Manutenibilidade e Prioridades. Foram desenvolvidos diversos relatórios que dão suporte ao gerenciamento dos colaboradores e dos serviços prestados. Alguns desses relatórios, criados por Souza (1999), foram adaptados e aplicados por este projeto e serão apresentados a seguir.

O indicador Prioridade do Serviço aparece em alguns relatórios, auxiliando a análise gerencial e a geração de informações para gestão cotidiana.

Causas de Manutenção

Esse relatório classifica primeiramente por tipo de causas de manutenção e a seguir por prioridade de serviço. Há um campo que conta o número de cada causa, permitindo uma análise gerencial das causas mais significativas e como se pode anulá-las.

O relatório de Causas de Manutenção também apresenta o indicador Prioridade do

Serviço e permite realizar, não somente uma análise quantitativa das causas que estão gerando um maior número de solicitações de serviços, como também uma análise qualitativa, avaliando a média das prioridades dos serviços de cada causa. Esta análise é importante, porque nem sempre a causa mais presente é a que expressa os problemas mais significativos para a empresa. Esse relatório tem um significado especial nas ações da equipe, proporcionando à manutenção começar a atuar na causa dos problemas e não somente no efeito.

Segundo Souza (1999), existem dois aspectos a serem observados para a avaliação individual do quadro de colaboradores: o qualitativo e o quantitativo. Quanto ao primeiro, pode-se analisar o relatório Manutenibilidade por Colaborador; em relação ao segundo, o relatório Número de Solicitações de Serviço dos Colaboradores pode informar qual colaborador, em um determinado período, atendeu o maior número de S’s. O autor ainda defende que ambos permitem uma avaliação com objetivo de motivação através de gratificações e prêmios, valorizando os serviços prestados. Além dos relatórios, pode-se realizar uma votação interna com todos os integrantes da equipe para a escolha do melhor colaborador.

N° de Solicitações de Serviço por Patrimônio

Esse relatório serve de ponto de partida para a análise do indicador confiabilidade. A partir do número de solicitações de serviço de todos os equipamentos que tiveram manutenção corretiva em um determinado período, podem-se identificar quais os equipamentos que apresentam menor confiabilidade, que em outras palavras quer dizer maior número de S. A partir dessa informação gera-se o relatório Manutenção Corretiva por Patrimônio, com o intuito de saber mais sobre o equipamento desejado. Esse procedimento gerará um plano de ação. Caso existam procedimentos de manutenção planejada, esses serão revistos para identificar as falhas e corrigi-las. Caso contrário, se analisará a possibilidade de desenvolvê-las, sempre observando as explicações do responsável pelo equipamento, ou simplesmente serão tomadas ações buscando a causa das falhas no sentido de solucionar em definitivo os defeitos.

Manutenibilidade Geral

O relatório apresenta um histórico de todas as solicitações de serviço realizadas desde a implantação do sistema informatizado. Ao entrar no relatório, o sistema solicita o código do setor. É possível tirar uma cópia de um setor em específico digitando seu código; ou de todos os setores da empresa ao digitar um asterisco. Ele está organizado para classificar os dados na seguinte sequência: código do setor (crescente), manutenibilidade (decrescente), data de recebimento (crescente) e prioridade do serviço (decrescente).

Manutenibilidade por Período

O relatório de Manutenibilidade por Período apresenta um histórico de todas as solicitações de serviço realizadas dentro de uma faixa de datas predeterminadas pelo operador do aplicativo. Esse relatório apresenta os dados de somente um setor em específico. Está organizado de modo a classificar os dados em ordem decrescente primeiro por manutenibilidade e depois por prioridade de serviço. Ao entrar no relatório o programa solicitará essas informações: código do setor, data inicial e data final. As datas inicial e final devem ser digitadas novamente para que apareça no relatório o período compreendido entre as mesmas.

Esse relatório informa os indicadores Manutenibilidade e Prioridade do Serviço de cada solicitação de serviço de determinado setor por um período de tempo qualquer que o usuário deseje. Portanto, este relatório possibilita uma análise da eficiência da manutenção. Essa análise tem sido realizada em reuniões tanto com a manutenção como com os setores produtivos, diminuindo sensivelmente o volume de reclamações, principalmente porque a manutenção possui, após a implantação do programa, informações precisas para analisar o seu desempenho, o que anteriormente era realizado subjetivamente. Os chefes de setor reclamavam muito, porém também ficou provado que as reclamações eram provenientes de serviços pouco prioritários. Finalmente, esse contato maior, entre a manutenção e o setor produtivo, possibilitou a criação de um vínculo, aumentando o respeito entre as partes e a compreensão da realidade e da restrição de recursos da manutenção, sejam eles financeiros ou humanos.

Manutenção Corretiva Pendente

O relatório de Manutenção Corretiva Pendente informa quais as solicitações de serviço estão abertas de qualquer setor requerido e que ainda não foram fechadas, indicando serviços pendentes. Esse relatório também contém a Prioridade do Serviço e possibilita a orientação rápida de medidas que o chefe de manutenção deve tomar e a quem deve cobrar. Isto é possibilitado porque também contém quem é o funcionário responsável pelo serviço. Este relatório tem grande importância no gerenciamento da manutenção, pois orienta e prioriza as ações da equipe.

2.13 - Definições de Indicadores e Metas

O Sistema de Gestão da Manutenção estabeleceu alguns indicadores para gestão do departamento. Esses indicadores são basicamente a Manutenibilidade, a Confiabilidade, o Número de Solicitações de Serviço (NSS) e a Prioridade do Serviço.

Prioridade do Serviço

Em Souza (1999), encontra-se um meio para análise da manutenibilidade através da prioridade produtiva e da criticidade do equipamento. Criou-se então um indicador denominado Prioridade do Serviço, que é o produto da Criticidade do Equipamento pela Prioridade Produtiva multiplicado por 2. Este indicador pode variar de 2 a 100, em função de um maior ou menor grau de prioridade. Ele determina qual solicitação de serviço deve ser realizada por primeiro e auxilia, num segundo momento, a análise de relatórios como os de Manutenibilidade e Manutenções Corretivas Pendentes.

Para que se possa compreender perfeitamente a formação do indicador Prioridade do

Serviço, aprofundaremos o conceito, descrevendo a formação dos indicadores Prioridade Produtiva e Criticidade do Equipamento.

A Solicitação de Serviço (Figura 34) tem o campo 4 denominado Prioridade

Produtiva, onde, preferencialmente, o chefe do setor que o está requerendo, define seu grau de urgência. Segundo Souza (1999), é um indicador que permite à produção manifestar sua necessidade em relação ao equipamento ou instalação em função da situação atual do setor. Este indicador varia de 1 a 5 para facilitar o preenchimento do documento, conforme demonstrado a seguir. Um equipamento pode ter normalmente uma prioridade baixa e, numa circunstância de urgência, receber uma prioridade elevada: típico caso da injetora para exemplificar. O setor de Produção normalmente definiria a parada de uma injetora como nível 3 - média urgência, mesmo porque há uma injetora reserva. Porém, diante de um pedido de última hora, resultando em uma colaboração em massa, o mesmo equipamento teria Prioridade Produtiva máxima, grau 5. Portanto, esse indicador tem um importante significado na determinação da Prioridade do Serviço, possibilitando ao setor produtivo participar na formação do mesmo.

Prioridade

Produtiva Característica do Serviço

Nível 1 Nenhuma urgência Nível 2 Baixa urgência Nível 3 Média urgência Nível 4 Alta urgência Nível 5 Extrema urgência

Fonte: Adaptado de Souza (1999) Figura 34: Quadro de Prioridade Produtiva aplicado na unidade de pesquisa

Confiabilidade

A Confiabilidade também é um indicador importante no gerenciamento da manutenção. Conceitua-se confiabilidade como o tempo médio que fica um equipamento sem quebrar após o concerto.

O procedimento de levantamento da confiabilidade foi descrito no relatório N° de

Solicitações de Serviço por Patrimônio na Figura 30. Esse relatório fornece o número de S de todos os equipamentos em um período estabelecido conforme vontade do usuário. Os equipamentos que apresentaram maior número de S podem ser mais bem investigados por meio do relatório Histórico da Manutenção Corretiva por Patrimônio, não apresentado aqui por não ter transcorrido tempo ideal para a construção real e concreta de tal realtório. O intuito do referido documento é de saber mais sobre o equipamento desejado. Esse procedimento gerará um plano de ação com o objetivo de eliminar as causas das quebras mais frequentes.

Número de Solicitações de Serviço (NSS)

O Número de Solicitações de Serviço é um indicador que informa a ocorrência de quebra excessiva em determinado setor da empresa. Esse indicador foi desenvolvido e passou a ser monitorado para controlar os resultados da implantação dos planos de manutenção planejada. À medida que a equipe de manutenção passasse a atuar cada vez mais de forma pró-ativa, antecipando-se às quebras, e não mais somente de forma reativa, haveria uma tendência em reduzir o número de solicitações de serviço (SOUZA, 1999).

Os setores escolhidos para análise do indicador NSS foram o Fornecimento de AR e as Injetoras. A escolha ocorreu pela importância que representam para a indústria e pelo volume significativo de pedidos de serviço. Observando-se a Distribuição de AR no Gráfico 1, conclui-se que tem havido uma redução no NSS, com exceção dos meses de dezembro e janeiro. O gráfico 2, o das Injetoras, demonstra que o NSS caiu significativamente, tanto que o indicador se mantém abaixo da meta não apenas no final de dezembro e início de janeiro.

Conclui-se que a implantação dos planos de manutenção planejada tem surtido efeito positivo em ambos os setores. Nas Injetoras em particular, o efeito foi muito positivo pelas manutenções planejadas. Vale dizer que as reuniões, as metas estipuladas, as trocas de informações, a maior vinculação e colaboração entre os membros da equipe de manutenção, também têm uma contribuição importante na melhoria desses índices.

Os dados geradores dos gráficos 1 e 2 foram retirados do relatório Manutenibilidade por Período (Figura 32). Esses gráficos são realizados mensalmente e podem ser considerados como parte dos relatórios analisados para gestão do departamento.

Meta NSS - Distribuição de Ar

1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin. Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro

NSS Meta NSS

Fonte: Adaptado de Souza (1999) Gráfico 1: Meta NSS – Distribuição de Ar

Meta NSS - Setor Injetora

1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin.1º Quin.2º Quin. Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro

NSS Meta NSS

Fonte: Adaptado de Souza (1999) Gráfico 2: Meta NSS – Setor Injetoras

Manutenibilidade

A Manutenibilidade é um importantíssimo indicador no gerenciamento da manutenção. Ela representa o tempo que a equipe de manutenção leva para colocar em funcionamento um equipamento ou instalação após saber que o mesmo quebrou. Esse indicador dá uma ideia da agilidade da manutenção em sua capacidade de resolver os problemas quando já existem, ou seja, de forma corretiva ou reativa.

Os setores foram estudados individualmente. São apresentados os gráficos dos mesmos setores utilizados anteriormente: Centro Distribuição de Ar e Injetoras. O gráfico monitora o percentual de manutenibilidade do atendimento no mesmo dia (Real 0 dias) e do atendimento no máximo em um dia (Real 0-1 dias). No gráfico 3 temos uma linha escura mais abaixo (azul) que descreve o percentual de solicitações de serviço que foram atendidas no mesmo dia, com manutenibilidade 0 dias. Observa-se também uma outra linha (verde), mais acima, que descreve o percentual de solicitações de serviço que foram atendidas no máximo entre o dia seguinte. As linhas em vermelho são as metas estipuladas para a manutenibilidade 0 dia: 65% e para a manutenibilidade 0-1 dia: 83%. Isso significa que há duas metas para cada setor produtivo em relação a manutenibilidade. A primeira, no mínimo 65% dos pedidos de serviço à manutenção são realizados no mesmo dia em que foram solicitados. A segunda, no mínimo 83% dos pedidos são atendidos no prazo máximo de um dia.

Para serem estruturados os gráficos 3 e 4, os dados foram retirados do relatório de

Manutenibilidade por Período (Figura 32).

no índice de manutenibilidade das Injetoras (Gráfico 4)

Após a explicação inicial, passamos a analisar os gráficos dos dois setores. No gráfico da Distribuição de AR (Gráfico 3) pode-se observar que o trabalho realizado melhorou os indicadores nos meses de outubro de 2008 à novembro do mesmo ano. De dezembro a início de janeiro de 2009 houve uma queda na manutenibilidade, havendo uma melhora a partir de fevereiro. Pode-se identificar queda semelhante nos meses de janeiro e fevereiro

Existe uma possível explicação para a queda da manutenibilidade em ambos setores nos meses de dezembro de 2008 à janeiro de 2009. Nesse período houve a mudança de diretoria, o que gerou um desconforto natural nos colaboradores diante do novo, criando um clima desfavorável ao trabalho. Apesar das reuniões e do estímulo passado à equipe, notou-se uma diminuição no ânimo que resultou na queda da manutenibilidade. Muito trabalho já havia sido feito e a diretoria antiga estava a par do mesmo, portanto, havia-se conquistado o seu respeito e reconhecimento. Diante da nova diretoria, deveria-se realizar, no mínimo, o mesmo esforço para demonstrar-lhes a seriedade e a eficácia do trabalho.

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